在 Google 表格中构建自动 PPC 支出跟踪器

通过昨天关于通过 Google Sheets 进行高效数据分析的网络研讨会，以及周二在他们自己的 March Madness 锦标赛中发布的 Excel 功能，本周在 PPC Hero 上，我们重点介绍了数字营销人员工具箱中最重要的部分之一：电子表格！ 今天，我们将通过展示 Google Sheets 的应用程序来延续这一趋势，利用上述网络研讨会中讨论的一些技术，以节省时间的方式解决问题，同时揭示可操作的见解。 无论您是否发现此处的方法可以转化为您自己的工作，希望这样的示例将激发您考虑应对各种挑战的创造性方法，并构建定制的新工具以使您的生活更轻松。

问题

在为您自己、内部团队或客户管理 PPC 帐户时，您肯定要面对的一个方面是在预算范围内工作并管理跨渠道、计划和许多其他可能维度的支出。 对于某些人来说，这可能是工作中压力很大的部分——尤其是如果有多个领域需要分配资源，或者如果频繁的预算或流量变化需要定期进行支出节奏评估。 如果是这种情况，我们可能很快会发现自己重复执行相同的任务，在给定的时间范围内衡量我们所有的广告支出，检查预算，确定问题区域，计算预测并实施更改以保持目标。 即使这些信息中的大部分都包含在每周报​​告中，但报告的日期范围可能会使数据变得不方便或过时。 例如，如果您想在周末根据当前每月支出进行预算调整，但最近的报告仅涵盖前一周，您应该怎么做？

在我们合作的一些帐户中遇到类似情况后，我们决定在 Google Sheets 中创建一个支出跟踪工具。 我们将其设计为每天自动提取所有必要的支出数据，汇总、组织和计算信息，因此所需要做的就是查看文档，根据其呈现的内容做出决定，并在体力劳动中感到解脱它已经完成了。 是什么让我们选择 Google 表格来完成这项任务？ 尽管在利用它与我们的一些客户进行沟通和合作后，它是一个自然选择，但还有一系列其他好处（上述网络研讨会中概述了一些），包括：

• 预期的 Excel/电子表格功能（例如函数、工具、图表）
• 与同事和客户轻松共享，以进行实时协作
• 能够从其他文档导入数据并立即同步更改
• 与其他工具相比，可根据自己的创造力进行定制
• 允许扩展可能性的附加组件和脚本
• 低成本（免费使用 Google 表格，但有些附加组件需要收费）

事不宜迟，让我们深入了解我们如何创建该工具！

第 1 步：列出您的预算（并了解您的预算时间表）

一般来说，您的预算决定了您如何组织支出，从而决定您将如何构建支出跟踪器。 请记住，每个帐户在其安排和预算方面都非常独特，在本练习中，我们将基于一个简单的示例来说明设置。 假设您在 Google、Bing 和 Facebook 上拥有帐户，对品牌和非品牌搜索活动以及社交活动中针对的三个不同区域有不同的预算。 在您的电子表格中为您的广告系列组及其预算创建列后，您的支出跟踪器最初可能如下所示：

在本演练中，我们假设 C 列中列出的预算是每月数字； 但是，如果您在构建时了解您的范围，上述构建可以适用于不同时间范围（例如季度）的预算。 我们可以选择根据需要手动更新预算，但如果您的预算已经存在于另一个 Google 表格中——也许在客户共享的计划文档中——您可以使用 IMPORTRANGE 功能自动获取此信息。 这样做的好处是，在此类电子表格中进行的任何更新都将直接传输到支出跟踪器，从而消除可能因手动更改而产生的不一致。

有几种方法可以使用 IMPORTRANGE 处理数据导入，下面仅描述了一种可能性。 例如，如果 Google 品牌活动的预算包含在不同 Google 表格中“2017 年第一季度预算”选项卡的单元格 K15 中，则相应的支出跟踪器单元格可以修改为：

第 2 步：整合您的支出数据

我们的下一个任务是提取给定时间范围内的支出信息，以便我们每次检查跟踪器时都能看到它与预算的叠加情况。 这一步从 Supermetrics 等附加组件中受益匪浅，它允许您将数据从营销平台直接提取到 Google 表格中，因为它将简化流程并为更轻松的自动化铺平道路。 但是，如果您无法使用此类工具，我们将概述如何使用更手动的方法实现相同的目标。

我们的逻辑是在我们的电子表格中创建一个新选项卡，其中包含每个相应平台的所有活动支出数据，然后我们将使用主跟踪选项卡中的公式过滤和聚合数据。 在我们的示例中介绍这些之后，文档选项卡栏看起来像这样：

让我们暂时假设我们使用 Supermetrics 来协助我们的构建 – 获取预算时间范围内的最新 Google 支出（在我们的例子中是当月），我们可以编写如下的小查询来填充“Google –所有广告系列”标签...

...这将在运行查询后将选项卡转换为类似的外观：

如果您没有像 Supermetrics 这样的附加工具怎么办？ 您并非不走运 - 观察我们可以通过直接从平台下载定制的仅支出活动报告并将结果粘贴到同一位置来模拟相同的结果。 虽然它可能不是涉及更多手动工作的最佳解决方案，但它仍然允许您获得跟踪工具的好处，并在附加组件当前可能缺乏覆盖的地方保持畅通无阻。 或者，如果您精通编码或希望发展自己的技能，您可以编写自己的脚本来集成所需的信息并给予自己最大的控制权。

现在我们已经有了支出数字，我们需要将它们连接回我们的跟踪选项卡。 我们将使用 SUMIF 函数（如果您想过滤多个条件，则使用 SUMIFS）将数据合并到适当的单元格中，但如果您想利用 Google 中的 Google Visualization API 查询语言，则可以使用 QUERY 函数床单。 以下是我们将用于分别报告本月 Google 品牌和非品牌广告系列支出的函数：

在匹配的位置合并这些函数将使我们的跟踪器看起来像下面这样：

第 3 步：自动更新您的数据

我们已成功获取支出数据，但您可能已经注意到，我们需要不断重新运行查询或输入新版本的数据，以保持对支出的准确描述，随着月份的进展。 使用 Supermetrics，我们可以通过安排查询的自动刷新来使这项任务变得更加容易。 该选项位于文档附加组件下拉菜单中的 Supermetrics 菜单下。

通过将查询设置为每天早上刷新，我们将能够每天查看跟踪器，并在到达时立即准备好最新信息。 这就是将支出跟踪器转变为真正有用的省时工具的原因——大多数维护工作都围绕根据需要更新结构而不是提取和计算数据，从而为有价值的分析腾出更多时间。

如果您依赖手动粘贴信息，很遗憾，您在此步骤中讨论的自动化方面会受到限制。 这绝不会使该工具对您毫无用处——设置仍将完成大量跑腿工作，您只需选择在您方便的时候更新数据即可。

第4步：添加花里胡哨

我们已经基本建立了支出跟踪器的核心功能，所以剩下的就是通过额外的功能使其更加强大。 在这里，您可以根据自己的需求进行分化和定制，但我们将仅介绍支持现有功能的众多可能性中的几种。

剩余预算和花费百分比

好吧，所以也许这些是必需品——毕竟，简单地查看预算和支出而无法比较它们有什么好处？ 我们将添加两列以自动计算我们剩余的预算和我们已使用的百分比。 这些公式很简单：第一个是（预算 - 支出） ，第二个是（支出/预算） 。 以下是更改后我们的支出跟踪器的外观：

起搏

假设您对支出如何在预算时间范围内进行调整有疑问——例如，资金是否用得过快或移动过慢？ 为了实现目标，您平均每天应该花费多少？ 为了回答这些询问，我们首先需要一种方法来跟踪我们相对于整个时间段的位置。 在我们的案例中，对于每月预算，这需要知道今天的日期、当月总共有多少天以及剩余多少天。

幸运的是，Google 表格（和 Excel）具有大量与时间相关的内置函数，因此可以快速填写一些包含我们可以在整个文档中引用的所需信息的单元格。 单元格及其计算方法如下所示，使用 TODAY、EOMONTH 和 DAY 公式的组合。

这三个动态更新的信息为分析起搏和解决上述问题创造了几个新机会。 例如，我们可以通过计算（昨天的日期/当月的天数）来确定当月已经过去的百分比，然后将其与我们之前计算的预算支出部分进行比较，看看这两个数字如何对齐。 此外，我们可以通过应用（剩余预算/剩余天数）计算出为了实现目标每天需要花费的平均金额，从而使我们能够相应地调整当前趋势。

到目前为止，这为我们的支出跟踪器提供了几个新的补充，自其不起眼的开始以来，它已经显着增长：

包起来

除了上面讨论的想法之外，还有无数领域可以继续扩展； 在 Google 表格中构建我们的支出跟踪器的价值在于，您可以自由修改和定制解决方案，以最好地满足您的需求和所用帐户的需求。

也许在完成上述指南的过程中，您想到了如何以不同的方式做事或所介绍工具的其他潜在应用。 如果是这样，那么我们很想听听您的想法和想法！ 讨论这个特定应用程序的目的是展示我们如何处理一个可能性工具箱——在这种情况下是谷歌表格——以及我们利用它来构建有利于我们执行的工作的东西的思考过程。 我们希望通过这样做，我们培养了一种想象力和探索感，激发其他人思考他们也可以用他们周围的沙箱创造什么。