10 продвинутых хитростей и советов по работе с Excel для маркетологов

Но независимо от того, в какую категорию вы попадаете, в какой-то момент вам придется иметь дело с Excel. Маркетологи ежедневно сталкиваются с огромным количеством данных, по большей части неорганизованными.

Excel может помочь вам разобраться в этом, и в правильных руках Excel станет мощным инструментом для организации огромных массивов данных.

Эти продвинутые приемы и советы по работе с Excel помогут вам стать лучшим маркетологом.

Важно: перед тем как начать, определите свою цель

Нет смысла проделывать замысловатые трюки с Excel, если у вас нет конечной цели. Прежде чем вы начнете работать с большим листом Excel, определите, как вы хотите, чтобы данные выглядели в конце процесса.

Например, если вы хотите создать таблицу, определите, какие столбцы вы хотите видеть в конце процесса:

Или, если вы хотите отображать диаграммы, попробуйте подумать, какие данные вы хотите отображать и как:

Понимание своей конечной цели поможет вам понять, как ее достичь с помощью этих советов.

Уловка 1 в Excel: объединение или «&»

Функция объединения помогает объединить содержимое нескольких ячеек в одну.

Когда мне следует использовать Concatenate?

Если у вас есть лист Excel, где UTM Source, Medium и Campaign находятся в отдельных столбцах, и вы хотите создать столбец, содержащий вашу полную ссылку с тегами UTM, вы можете легко сделать это с помощью Concatenate.

Как я могу использовать Concatenate?

Есть 2 варианта использования этой функции:

Вы можете использовать классическую функцию СЦЕПИТЬ.

Пример: = СЦЕПИТЬ (A1; B1; C1)

Или вы можете просто использовать «&» между ячейками, которые хотите объединить.

Пример: = A1 & B1 & C1

Содержимое не обязательно должно быть в ячейке, чтобы добавить его с помощью Concatenate - вы можете вручную ввести содержимое в функцию Concatenate.

Пример: = СЦЕПИТЬ (A1; "utm_campaign"; B1)

Уловка 2 в Excel: текст в столбцы

Эта функция позволяет невероятно легко разделить содержимое одной ячейки Excel на несколько разных ячеек.

Когда мне следует использовать текст в столбцы?

Допустим, у вас есть столбец, содержащий ссылку с тегами UTM. Вы можете использовать текст в столбцы, чтобы разделить ссылку на 4 разных столбца для URL и UTM Source, Campaign и Medium.

Как я могу использовать текст в столбцы?

Чтобы использовать эту функцию, перейдите на вкладку «Данные», выберите столбец, который вы хотите разделить, и нажмите «Текст в столбцы».

Отсюда нажмите «Далее». Затем установите символ в том месте, где вы хотите, чтобы Excel разделил столбцы. В этом примере теги UTM всегда начинаются с символа «?» поэтому я выбрал «Другое» и добавил «?». Затем нажмите «Готово».

Уловка 3 в Excel: удаление дубликатов

С помощью этой функции вы можете удалить повторяющиеся значения из столбца или таблицы на листе Excel.

Когда мне следует использовать функцию удаления дубликатов?

Удалить дубликаты идеально подходит, когда у вас есть большой список данных, в которых повторяются некоторые значения (например, список адресов электронной почты), и вам нужно только одно из каждого значения.

Как я могу использовать Удалить дубликаты?

Чтобы использовать его, перейдите на вкладку «Данные», выберите столбец, который нужно очистить, и нажмите «Удалить дубликаты».

Уловка 4 в Excel: условное форматирование

Эта функция позволяет выделять ячейки или изменять их цвет на листе Excel в зависимости от их значения.

Когда мне следует использовать условное форматирование?

Этот прием наиболее полезен, когда вам нужно выделить повторяющиеся значения или создать тепловую карту значений. Например, если у вас есть данные о трафике и вы хотите сразу увидеть, какая страница приносит больше всего трафика.

Как я могу использовать условное форматирование?

Чтобы использовать его для выделения дубликатов, выберите столбец, который вы хотите отформатировать, нажмите «Условное форматирование» на верхней панели, перейдите к «Правилам выделения ячеек» и выберите «Повторяющиеся значения».

Если вы сравниваете много разных значений (например, просматриваете CTR в 100 разных электронных письмах), вы можете создать тепловую карту с условным форматированием, которая сразу же покажет ваши лучшие или худшие результаты.

Для этого выделите столбец, который вы хотите отобразить, выберите «Условное форматирование», выберите «Цветовые шкалы» и выберите любой из этих параметров.

Уловка 5 в Excel: Специальная вставка

Есть несколько вариантов специальной вставки, которыми многие люди не пользуются.

Когда мне следует использовать специальные приемы вставки?

Специальная вставка может помочь вам, когда у вас слишком много формул, а ваш Excel тормозит. Это также может помочь вам, если вы хотите скрыть формулы.

Как я могу использовать специальные приемы вставки?

1. Формулы : вставляются только формулы скопированного содержимого.
2. Значения : один из моих личных фаворитов, вставляет только значения без форматирования или формул.
3. Форматы : вставляет только форматирование скопированных ячеек.

Другой интересный вариант - «Транспонировать», который меняет столбцы скопированных данных на строки и наоборот.

Уловка 6 в Excel: удалите пробелы

Мало кто знает об этой уловке, но она очень важна, когда вы имеете дело с большим количеством данных Excel.

Когда нужно удалять пробелы?

Предположим, у вас есть список адресов электронной почты с множеством пробелов. В этом случае вы можете удалить пробелы, чтобы избавиться от них и видеть чистые данные.

Как убрать пробелы?

Чтобы удалить пробелы из столбца или строки, выберите столбец или строку, из которых вы хотите удалить пробелы, а затем нажмите CTRL + G.
Появится это окно:

Выберите «Особые», выберите «Пробелы», нажмите CTRL + - и нажмите «Сдвинуть ячейки вверх».

Уловка 7 в Excel: закрепить области

Функция «Закрепить области» блокирует определенный столбец или строку на листе, чтобы они были видны при прокрутке.

Когда мне следует использовать Freeze Panes?

Вы когда-нибудь прокручивали лист Excel так далеко, что забываете, какой столбец является каким? Freeze Panes для таких случаев. Закрепить панели можно использовать для создания закрепленного столбца или строки, которые будут следовать за вами при прокрутке. Это лучше всего для случаев, когда у вас есть большой лист Excel и вам нужно отслеживать данные или значения из столбца или строки рядом друг с другом при прокрутке.

Как я могу использовать Freeze Panes?

Выделите столбец или строку, которую хотите закрепить. Нажмите, чтобы просмотреть, а затем выберите «Закрепить верхнюю строку». Это позволит вам видеть верхнюю строку независимо от того, сколько вы прокручиваете.

Вы также можете выбрать «Закрепить первый столбец», если хотите видеть значения в столбце при прокрутке.

Уловка 8 в Excel: спарклайны

Спарклайны в Excel - это крошечные диаграммы, которые помогают отображать тенденции в серии значений.

Когда мне следует использовать спарклайны?

Спарклайны позволяют визуализировать тенденции для небольших объемов данных.

Как я могу использовать спарклайны?

Чтобы использовать спарклайны, выделите строку или столбец, для которых вы хотите отобразить спарклайны, Вставить> Спарклайны> Линии, выберите ячейку.

Чтобы добавить цвет, чтобы спарклайны выделялись, перейдите в меню «Дизайн спарклайнов», щелкните цвет маркера и выберите нужный цвет.

Уловка 9 в Excel: знак доллара

Знак доллара используется для привязки диапазона ячеек в функции.

Когда вы обычно копируете и вставляете функции Excel, функции копируются относительно - знак доллара привязывает определенные ячейки, так что функция будет относиться к самим ячейкам, а не к их относительному положению.

Когда мне следует использовать Знак доллара?

Пример того, когда этот трюк может быть полезен, - это если вы хотите посмотреть на частоту выполнения. Вы можете подписать ячейку знаком доллара с количеством дней, чтобы вы могли разделить это число на набор ячеек (а не на значения во всей строке или столбце).

В приведенном выше примере я добавил значение правой ячейки в список слева, используя знак доллара.

Без знака доллара:

Значение будет определяться относительным положением ячейки.

Уловка 10 в Excel: Группировка

Группировка отлично подходит, когда вы просматриваете большие таблицы данных и хотите сгруппировать различные фрагменты данных вместе.

Когда мне следует использовать группировку?

Допустим, у вас много дат, и вы хотите видеть все дни месяца сгруппированными вместе. В этом случае вы можете сгруппировать данные по месяцам, а не пытаться вручную складывать их.

Как я могу использовать группировку?

Выберите нужную строку или столбец, перейдите к «Анализ сводной таблицы» в меню, перейдите к «Выбор группы», выберите строку или столбец, которые вы хотите сгруппировать, и способ их группировки и wahlah

Вывод

Вот и все - наши лучшие подборки простых трюков в Excel, которые помогут вам стать более эффективным маркетологом. У вас есть еще какие-нибудь советы? Мы будем рады услышать - поделитесь своими трюками в комментариях ниже.