Suggerimenti per la presentazione: lezioni apprese tenendo oltre 100 conferenze e webinar

A Litmus, siamo orgogliosi di avere molti oratori per la prima volta alle nostre conferenze Litmus Live a Boston, San Francisco e Londra. Per aiutare a mettere a proprio agio questi esperti di email marketing di grande talento, ma spesso molto nervosi, facciamo tutto il possibile per fornire loro le informazioni e i suggerimenti di presentazione di cui hanno bisogno per rendere le loro sessioni di successo. Lungo la strada, ci presentiamo gli oratori l'un l'altro, diamo loro molte opportunità di ottenere feedback dallo staff di Litmus e persino eseguiamo chiamate individuali in cui i relatori possono scegliere il nostro cervello, lanciare idee e persino presentare una prova completa del loro discorso.

Il consiglio che offriamo ai nostri relatori Litmus Live si basa sulla produzione di più di una dozzina di conferenze Litmus Live, nonché sulle nostre esperienze personali. Tra Justine Jordan, Jason Rodriguez e me, abbiamo tenuto oltre un centinaio di presentazioni e webinar. Lungo la strada, ci sono stati punti alti e ci sono stati punti bassi.

Un recente punto debole personale mi ha ricordato che ho ancora miglioramenti da apportare e mi ha spronato a contattare Justine e Jason in modo che noi tre potessimo condividere alcuni suggerimenti di presentazione basati su quelle lezioni apprese.

Contenuto della presentazione

Justine Jordan: Tutte le presentazioni iniziano con un'idea, con un argomento. Assicurati che il tuo argomento sia adatto al pubblico di destinazione. Gli organizzatori di eventi possono aiutare in questo. Ad esempio, mentre stavamo accettando le presentazioni dei relatori per Litmus Live quest'anno, abbiamo pubblicato un post sul blog sugli argomenti che ci piacerebbe vedere a Litmus Live 2018. Ecco alcune altre cose da considerare:

Conosci bene il tuo argomento.

Jason Rodriguez: Le persone vogliono sentire gli esperti, quindi assicurati di conoscere a fondo il tuo argomento quando tieni un discorso. Più conosci il tuo argomento, più ti sentirai a tuo agio. Inoltre, se le cose vanno male, ad esempio perdi gli appunti o le diapositive smettono di funzionare, ecc., puoi comunque parlare con sicurezza del tuo argomento.

Detto questo, non aver paura di mostrare una certa vulnerabilità o presentare argomenti più recenti. Anche gli esperti imparano sempre, quindi va bene se non sai tutto. E a volte, il modo migliore per imparare profondamente è insegnare, quindi non esitare a tenere un discorso su qualcosa in cui stai appena iniziando ad approfondire.

Sii appassionato al tuo argomento.

Justine: Non dovresti solo conoscere il tuo argomento, dovresti avere una passione per esso. Abbiamo visto tutti presentazioni in cui l'oratore non sembrava preoccuparsi molto di ciò di cui stava parlando, anche se sembrava davvero ben informato. Stavano solo facendo i movimenti.

Se vuoi l'energia e l'attenzione del tuo pubblico, devi prima dargliela. È quasi impossibile da fare se non sei interessato al tuo argomento.

Rimani fedele a te stesso.

Justine: Non forzare l'umorismo se non ti senti a tuo agio. L'umorismo è solo un modo per entrare in contatto con un pubblico ed essere memorabile. Essere perspicaci, utili, riconoscibili, emotivi: questi sono solo alcuni altri modi per avere un impatto sul tuo pubblico.

Design della presentazione

Jason: Quando si tratta di design di diapositive, ho scritto alcuni dei miei consigli di presentazione più preziosi sul mio blog personale. Tuttavia, questo copre solo una piccola parte di ciò che serve per creare una presentazione di successo. Ecco altri suggerimenti per la presentazione:

Mantieni le cose semplici.

Jason: Concentrati sui tuoi contenuti e su ciò che dici, non sui design delle diapositive in sé. Più semplici sono le tue diapositive, più facilmente comprensibili. Punti bonus: il design minimale della diapositiva non è così rapido come le diapositive sovraprogettate, rendendo la tua presentazione molto più evergreen.

Chad S. White: Consiglio anche di evitare audio, video e demo, qualsiasi cosa in cui sia necessario collegarsi a Internet o qualsiasi cosa che susciti problemi audio/video. Circa la metà delle presentazioni che ho visto che includevano quegli elementi aveva un problema durante la presentazione dal vivo.

Guida con i contenuti, non con la tua biografia.

Ciad: Tradizionalmente, le presentazioni iniziano con una diapositiva del titolo e poi una diapositiva biografica. Uno dei grandi suggerimenti per la presentazione che ho ricevuto leggendo As We Speak di Peter Meyers e Shann Nix è di iniziare la presentazione saltando direttamente nel tuo argomento. Fai il tuo argomento centrale. Imposta la scena. Crea una connessione con il tuo pubblico e inizia a fornire un valore, quindi parla di chi sei e perché alle persone dovrebbe interessare.

Lo faccio nelle mie presentazioni da alcuni anni ormai e mi piace molto. Sembra molto naturale ora. Puoi vedere questo approccio nei nostri Flussi di lavoro e-mail che funzionano (bio nella diapositiva 7), Email Tactics Customers Hate (bio nella diapositiva 14) e The Root Cause of Poor Email Deliverability (bio nella diapositiva 12).

Non uscire con te stesso o i tuoi contenuti.

Jason: Può essere allettante inserire i meme e le GIF più interessanti nelle diapositive o fare una divertente battuta d'attualità. Ma se prevedi di fare di nuovo la tua presentazione in futuro, o se pubblichi le tue diapositive online, i contenuti di attualità possono datare rapidamente il tuo discorso e le tue diapositive. Evita vittorie facili e veloci con contenuti di attualità e concentrati invece sul tuo messaggio. È difficile (ho usato molte GIF animate) ma di solito ne vale la pena.

Mantieni le cose leggibili.

Jason: Mantieni il testo della diapositiva grande e ad alto contrasto. La qualità del proiettore dello schermo varia notevolmente, quindi più grande è il testo, meglio è. Un testo più grande e più audace ti aiuterà anche a mantenere le tue diapositive succinte. Troppa copia costringe il pubblico a leggere le tue diapositive invece di ascoltarti. Il testo grande aiuta a mantenere la copia breve e riporta l'attenzione al suo posto: l'oratore.

Avere una strategia post-presentazione per condividere le diapositive.

Chad: la maggior parte delle presentazioni finisce per essere condivisa in seguito, direttamente con i partecipanti o tramite SlideShare, o entrambi, quindi è necessaria una strategia per questo. Alcune persone creano un mazzo di presentazione dal vivo e poi uno separato ed espanso ottimizzato per la condivisione online. Alcune persone fanno un uso copioso delle note delle diapositive. L'organizzatore dell'evento potrebbe avere alcune preferenze qui.

Personalmente mi piace creare un unico slidedeck, senza nulla nascosto nelle note. Quello che vedi è quello che ottieni dopo. Ciò significa che c'è del testo narrativo extra lungo la strada, ma mi permette di concentrarmi su un singolo mazzo e mi fornisce guide più forti, quindi è meno probabile che dimentichi qualcosa di importante. Queste sono entrambe considerazioni importanti per me perché faccio un discreto numero di presentazioni—cinque durante i primi sei mesi del 2018—ed è raro per me fare una presentazione più di una volta. Le tue considerazioni possono essere diverse, ma questo è il mio calcolo.

Preparazione della presentazione

Chad: Non hai finito una volta che hai creato le tue diapositive. Ora devi fare la presentazione. Ciò implica la pratica.

Chiedi agli organizzatori TUTTO.

Jason: Quando ti prepari per il tuo discorso, non aver paura di porre agli organizzatori tutte le domande che ti vengono in mente. In particolare, assicurati di chiedere i dettagli tecnici per il tuo discorso o webinar. Cose come:

• In che proporzioni dovrebbero essere le diapositive? (standard vs. largo)
• Che software posso usare per presentare? (Keynote, PowerPoint, Presentazioni Google, ecc.)
• L'audio è supportato? Che ne dici di animazioni video o diapositive?
• Userò la tua macchina o la mia?
• Che tipo di microfono utilizzerò?
• Avrò il controllo sulla progressione della diapositiva? (controllo da tastiera o clicker)
• Quali caratteri posso usare?
• Quale software per webinar utilizzeremo?

Avere questi dettagli spiegati in anticipo eviterà molti problemi in cui in genere si imbattono in oratori alle prime armi.

Non fermarti nemmeno ai dettagli tecnici. Gli organizzatori di eventi sono (o dovrebbero essere) lì per aiutarti a rendere il tuo discorso un successo. Sentiti libero di chiedere loro l'abbigliamento, i dati demografici del pubblico, che tipo di snack sono disponibili o dannatamente vicino a qualsiasi altra cosa. Gli organizzatori sono una risorsa non solo per i partecipanti, ma anche per i relatori.

Assicurati che il tuo tempismo sia buono.

Chad: Esercitati nella tua sessione con un timer in esecuzione per assicurarti di riempire la tua fascia oraria, oltre a non superare il tempo assegnato. Terminare la presentazione con 20 minuti di anticipo non fa una grande impressione. E non aspettarti di colmare un grande deficit con domande e risposte, poiché a volte non ci sono domande. Poiché è un carattere jolly, non consiglierei di lasciare più di 10 minuti per domande e risposte, se gli organizzatori dell'evento lo consentono.

Abbiamo eliminato le domande e le risposte al Litmus Live, in parte perché essere messi sul palco con una domanda a cui non puoi o non vuoi rispondere è un enorme ostacolo, in particolare per i relatori alle prime armi. Invece, abbiamo una fascia oraria Chiedi a un esperto in cui tutti i relatori e alcuni esperti invitati hanno tavoli per due persone dove possono incontrare i partecipanti uno contro uno e rispondere a qualsiasi domanda possano avere.

Personalmente amo il nostro approccio perché poi le sessioni si concludono con note forti, piuttosto che con l'imprevedibilità delle domande. Inoltre, le persone possono porre domande molto più mirate e sfumate in un ambiente individuale, quindi è più vantaggioso per i partecipanti.

Rivedi le tue presentazioni passate.

Justine: Vuoi stare meglio? Guarda i video dei tuoi discorsi passati per migliorare. Presta attenzione a:

• Linguaggio del corpo, in particolare come usi le mani
• Contatto visivo con il pubblico
• Uso del palco e del leggio, se ce n'è uno
• Tic verbali, come dire "Umm"

Ho rivisto una presentazione che ho fatto al WistiaFest e mi sono resa conto di avere un tic verbale. Continuavo a dire: "Giusto?!" durante tutta la mia presentazione. Una volta che mi sono reso conto che lo stavo facendo, mi ha permesso di risolverlo. È stato doloroso da guardare, ma il mio stile di presentazione è migliorato notevolmente da (ammettiamolo) costringendomi a guardare ogni video di presentazione.

Riposati.

Jason: Infine, non sottovalutare quanto possa essere estenuante fare una presentazione. Riposati molto la sera prima del tuo discorso, mangia un po' di cibo prima di salire sul palco e mantieniti idratato. Molte conferenze hanno feste e open bar. Può essere allettante mangiare, bere o stare fuori troppo tardi, ma sii consapevole di ciò che il tuo corpo ti sta dicendo prima di parlare. Sentiti libero di partecipare alle feste, conosci i tuoi limiti e non esagerare. L'ultima cosa che vuoi è essere stanco, sbronzo, assetato e pigro sul palco. Questa è l'ultima cosa che vogliono anche i partecipanti.

Presentazione Pianificazione di emergenza

Justine: Preparati a qualsiasi cosa accada e preparati a un piano mentale su come gestirlo. Cosa ho avuto che non va? Beh, ho avuto...

• Il clicker non funziona (che è stato catturato in video per far divertire le generazioni future... ehhhhhh)
• Le mie diapositive lampeggiano all'infinito a causa di un proiettore difettoso
• Le mie diapositive non visualizzano la mia grafica
• Laringite in modo che la mia voce suonasse come Kermit la rana
• La mia fascia oraria si è ampliata e ridotta
• Il mio audio o video non funziona

Se può andare storto, alla fine andrà male. Ecco alcuni suggerimenti di presentazione per proteggerti:

Tieni a portata di mano più copie della tua presentazione.

Chad: Tieni la tua presentazione su un'unità USB e invia la tua presentazione in anticipo in modo che possano caricarla su un computer per conferenze, se ne viene utilizzato uno. Non fa male avere la tua presentazione salvata su Dropbox o OneDrive. Se hai utilizzato Presentazioni Google, esporta la tua presentazione in PPT e salvala anche in tutti quei luoghi.

Sapere come allungare o accorciare il tuo discorso al volo.

Justine: Nel caso in cui la tua fascia oraria si espanda (ehi, succede!) o si rimpicciolisce (a causa di un altro oratore, problemi tecnici o qualcos'altro), pianifica come adattare il tuo discorso di conseguenza. Sarai l'eroe dell'organizzatore dell'evento se riuscirai a rimettere in sesto il suo programma. Scopri dove puoi aggiungere (o sottrarre) dettagli da una storia, tagliare un esempio o approfondire un argomento.

Porta adattatori extra, clicker, ecc.

Chad: Non fare affidamento sull'organizzatore dell'evento o sulla sede per avere tutte le attrezzature di cui potresti aver bisogno. Ad esempio, prima di una recente conferenza a cui stavo parlando, ho inserito una richiesta A/V che indicava che volevo eseguire la mia presentazione dal mio computer e ho specificato che si trattava di un MacBook Pro, uno dei nuovi fantasiosi che ha solo porte USB-C [segnala musica minacciosa]. Tuttavia, quando sono arrivato in camera, non avevano l'adattatore giusto. Non è stato d'aiuto il fatto che l'oratore precedente avesse superato i cinque minuti, lasciandomi solo 5 minuti per l'impostazione. Poi ci sono voluti almeno 5 minuti per trovare una persona A/V dall'hotel, quindi quando ho ricevuto aiuto, ero nel mio tempo di presentazione.

Avevo portato con me un adattatore di rete USB-C con una porta HDMI, ma non avevano una connessione HDMI per il proiettore. Ho provato a eseguire la presentazione tramite Presentazioni Google, ma non veniva visualizzata correttamente nel browser apparentemente obsoleto del computer dell'organizzatore, quindi siamo passati alla versione PPT della mia presentazione che avevo salvato su Dropbox. Alla fine, siamo riusciti a farlo funzionare... ma mi ha portato a 10 minuti di ritardo all'inizio, il che mi ha fatto precipitare per recuperare il tempo.

Metti alla prova la tua presentazione all'evento prima dell'orario della sessione.

Ciad: Alcuni organizzatori di conferenze insistono su questo. Se non lo fanno, dovresti insistere. Se l'avessi fatto all'evento che ho appena menzionato, mi avrebbe avvisato dei problemi dell'adattatore. Mi avrebbe anche avvisato del fatto che il proiettore stava lavando le mie diapositive, rendendo alcuni dei miei grafici quasi impossibili da leggere, un problema che non è stato risolto a causa di quanto tardi fosse già in esecuzione.

Quella presentazione è stata frustrante sia per me che per il pubblico, come ha chiarito il feedback dei partecipanti. Alcuni hanno visto che stavo cercando di trarre il meglio da una brutta situazione. Altri si sono sentiti più o meno come la persona che ha detto: “La presentazione non è stata sottoposta a controllo di qualità e gran parte di essa non era visibile al pubblico. L'oratore era sulla difensiva e rifiutava la responsabilità, il che era scoraggiante". Ahia! Ed era tanto più doloroso perché era vero. Non mi sono preso abbastanza responsabilità per la situazione in cui mi trovavo e me ne pento. Sarò sicuramente più preparato la prossima volta.

Non scusarti.

Justine: Quando le cose vanno male o ti sembra di aver commesso un errore, sei tentato di scusarti o di trovare delle scuse. Non scusarti per essere nervoso, per problemi tecnici o per quel clicker difettoso. Ricorda che "lo spettacolo deve andare avanti" e tu sei la star, quindi sfrutta al meglio la situazione.

In quasi tutti i casi, sei molto più consapevole del problema rispetto al pubblico e le scuse serviranno solo a distogliere la loro attenzione dai tuoi contenuti e verso ciò per cui ti stai scusando. Mantieni il pubblico concentrato sui tuoi contenuti.

Quando le mie diapositive lampeggiavano costantemente durante il mio discorso di 45 minuti, ho fatto una battuta stupida sul test di rendering per le diapositive (un cenno al mio argomento, il rendering delle e-mail) e sono andato avanti, ignorando il battito delle palpebre. Quando la mia grafica è completamente scomparsa, ho dipinto un'immagine verbale, dicendo: "Immagina che questa sia una foto della tua email su un iPhone..." Quando l'audio o il video non funzionano, spiega cosa dovrebbe essere riprodotto o saltalo del tutto. Fai un respiro profondo e continua a muoverti: presto finirà!

Ciad: Wow. È stato catartico. Speriamo che le nostre lezioni apprese duramente ti aiutino ad avere presentazioni di maggior successo, sia che tu stia presentando a Litmus Live o un altro evento.

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