Come creare e mantenere un elenco di progetti

Un elenco di progetti è il punto di partenza per qualsiasi processo di gestione dei progetti. Sono un ottimo modo per prendere quella che sembra una quantità insormontabile di compiti disparati e organizzarli. Un elenco di progetti può essere semplice come un elenco di cose da fare o un recinto per molti progetti.

L'uso di un elenco di progetti è così importante che vale la pena dedicare un momento a esplorare di cosa si tratta, come crearne uno e come si adatta alla gestione del progetto con gli strumenti del software di gestione dei progetti.

Che cos'è un elenco di progetti?

La risposta più semplice è che un elenco di progetti è un elenco di cose da fare per un progetto. Puoi utilizzare un elenco di progetti come faresti con qualsiasi elenco di cose da fare, creando un elenco di attività che devi svolgere oggi, questa settimana o nel corso di un mese.

Ma può anche essere molto più di una lista di cose da fare. Puoi usarlo per raccogliere le fasi del tuo progetto, i team, gli appaltatori e i fornitori di cui avrai bisogno per completarlo, le attrezzature, gli strumenti e altro ancora. Gli elenchi di progetti possono aiutarti a inquadrare ogni parte del lavoro del progetto in modo che sia più facile da gestire.

La versatilità di un elenco di progetti non può essere sopravvalutata. Se stai gestendo un portfolio o un programma e hai molti progetti di cui tenere traccia, un elenco di progetti può fungere da struttura che impedisce al tuo portfolio di trasformarsi in un caos caotico. Può ricordarti date e scadenze importanti, risorse condivise e altri elementi chiave.

(Vale la pena sottolineare che a volte il termine "elenco dei progetti" viene utilizzato anche per descrivere un allegato che un project manager aggiunge al proprio curriculum durante la ricerca di lavoro. Cioè, un elenco letterale di tutti i progetti su cui ha lavorato. Simile al tipo di elenco attività di elenco progetti, generalmente segue le stesse regole per uno schema, sebbene descriva progetti completi.)

Perché fare un elenco di progetti?

Un elenco di progetti può fungere da elenco di controllo che assicura che tutte le informazioni importanti sul progetto siano registrate e accessibili. Vuoi essere completo. È meglio avere troppi elementi piuttosto che pochi elementi: puoi sempre modificarli in un secondo momento.

Un altro motivo per essere accurati è che gli elenchi di progetti ti tengono organizzato. Soprattutto nei progetti tradizionali, ad ogni attività viene assegnato un processo e un livello di urgenza. Puoi utilizzare un elenco di progetti per dettagliare questi passaggi, inclusa la priorità, la data di scadenza, chi è assegnato, quali risorse sono necessarie e altro ancora. Una volta che hai queste informazioni, ti consigliamo di tagliare il grasso. Vuoi l'elenco breve, ma sostanziale.

Una lista di progetti è un documento vivo: dovrebbe essere sempre aperta agli aggiornamenti. Le informazioni sul progetto cambiano man mano che sviluppi il piano e la pianificazione del progetto. Anche una volta che un progetto viene eseguito, sono probabili forze interne ed esterne che ti costringeranno ad adattare o eliminare alcune parti dell'elenco dei progetti.

Come faccio a creare un elenco di progetti?

Ora che sei pronto per creare un elenco di progetti, da dove dovresti iniziare? La maggior parte delle persone inizia con carta e penna o l'app per appunti sul telefono e si limita ad annotare le cose. Non c'è niente di sbagliato in questo approccio statico, ma non si presta alla collaborazione e spesso hai bisogno di altre persone coinvolte per avere il quadro completo.

Un altro problema con la semplice creazione di un elenco è che tutto il lavoro che fai lì dovrà essere trasferito a qualsiasi strumento tu stia utilizzando per gestire il progetto. Un pezzo di carta è ottimo per andare a fare acquisti in negozio, ma non è altrettanto utile se gestisci architetti, ingegneri e appaltatori quando costruisci un ponte.

Creazione di un elenco di progetti con gli strumenti di gestione dei progetti

Se inizi con uno strumento di gestione dei progetti, sei già in vantaggio. La maggior parte ti consentirà di importare un foglio di calcolo se hai raccolto lì i tuoi pensieri iniziali, e quindi hai la possibilità di assegnare, tracciare e segnalare i progressi per assicurarti di rispettare i tempi.

Ancora meglio è se stai utilizzando uno strumento di gestione dei progetti online per il tuo elenco di progetti. Ciò significa che sarai in grado di collaborare con il tuo team nella pianificazione, tenere informati gli stakeholder e accedere al tuo piano ovunque e in qualsiasi momento.

Come mantenere e dare priorità a un elenco di progetti

L'utilizzo del software di gestione dei progetti per creare l'elenco dei progetti offre gli strumenti per mantenerlo nel corso di ogni fase del progetto. Per prima cosa, puoi raccogliere gli elementi della tua lista. Se si tratta di attività, aggiungi la durata e la descrizione, in modo che il tuo team sappia cosa fare.

Priorità tag

Contrassegnare la priorità di ogni elemento dell'elenco dei progetti è un altro passaggio nell'organizzazione del lavoro. Ti aiuta a vedere quali attività devono svolgersi per prime, quelle che non sono così importanti per il progetto e che possono essere saltate se il tempo o il denaro scarseggiano.

Usa le visualizzazioni della sequenza temporale

Spostare l'elenco dei progetti in una sequenza temporale consente di visualizzare tutti gli elementi in un unico punto su un grafico cronologico. Questo ti dà una panoramica e può aiutarti a vedere dove puoi rafforzare le cose o devi aggiungere più attività alla tua lista.

Usa le funzionalità del diagramma di Gantt

Se stai utilizzando un diagramma di Gantt, che è sia un foglio di calcolo che una sequenza temporale, hai ancora più controllo sull'elenco dei progetti. Alcuni degli elementi potrebbero dipendere da altri per iniziare o finire prima che possano iniziare o finire. Il collegamento di queste dipendenze ti salva dai colli di bottiglia in seguito.

Tieni traccia delle risorse

Una volta eseguito il tuo elenco di progetti, ci sono altri strumenti di gestione dei progetti che ti aiuteranno a rimanere in pista. Ad esempio, disporre di funzionalità di gestione delle risorse può aiutarti a vedere la disponibilità del tuo team e a bilanciare il carico di lavoro per mantenerlo più produttivo.

Come creare un elenco di progetti in ProjectManager

ProjectManager è uno strumento di gestione dei progetti basato su cloud che ti aiuta a organizzare il tuo progetto e i tuoi team, in modo che tutti possano collaborare su piani e attività. Spostare il tuo piano di progetto nel suo diagramma di Gantt interattivo ti aiuta a pianificare meglio, collegare le dipendenze, impostare pietre miliari e una linea di base per misurare la varianza del progetto una volta eseguito.

Prova il software gratuitamente per 30 giorni e poi scopri cosa può fare per darti un maggiore controllo sull'elenco dei tuoi progetti e altro ancora. Una volta entrato, ecco come iniziare.

Costruisci la tua lista di progetti

Aggiungi attività al diagramma di Gantt per iniziare. Puoi anche importare un elenco di attività o utilizzare uno dei nostri modelli specifici del settore per aiutarti a iniziare.

Aggiungi durate

Imposta la data di inizio e la data di scadenza per ciascuna delle attività nell'elenco dei progetti. Questa è chiamata durata e popolerà la sequenza temporale, con una barra della durata che collega entrambe le date.

Imposta priorità e tag

Contrassegna la priorità di ogni elemento nell'elenco dei progetti per determinare l'ordine in cui eseguirli. Puoi anche aggiungere tag personalizzabili, che facilitano la ricerca di attività specifiche. Questa operazione potrebbe essere più semplice nella visualizzazione elenco, piuttosto che nella visualizzazione Gantt.

Dipendenze di collegamento

Trascina e rilascia un'attività all'altra sulla sequenza temporale e sono collegate da una linea tratteggiata per ricordarti che queste attività dipendono l'una dall'altra.

Bonus Step: Visualizza tutti i tuoi progetti in un unico posto

Usa la pagina Panoramica dei progetti per vedere tutti i tuoi progetti in un elenco principale del progetto. Da questa pagina puoi ottenere metriche di alto livello sui progressi e altro ancora.

ProjectManager è uno strumento di gestione dei progetti pluripremiato per costruire, organizzare e tenere traccia dei progressi negli elenchi dei progetti. Ma sono solo le basi. Il tuo elenco di progetti è integrato in una suite completa di funzionalità che ti aiutano a pianificare, gestire le risorse, tenere traccia dei progressi e generare report sulle prestazioni, sia che tu stia lavorando su un progetto o su un portfolio. Clicca qui per iniziare la tua prova gratuita di 30 giorni!