Как составить и вести список проектов

Список проектов является отправной точкой для любого процесса управления проектами. Это отличный способ взять, казалось бы, непреодолимое количество разрозненных задач и организовать их. Список проектов может быть таким же простым, как список дел или загон для многих проектов.

Использование списка проектов настолько важно, что стоит уделить немного времени изучению того, что это такое, как его создать и как он вписывается в управление вашим проектом с помощью программных средств управления проектами.

Что такое список проектов?

Самый простой ответ заключается в том, что список проектов — это список дел для проекта. Вы можете использовать список проектов так же, как и любой список дел, создавая список задач, которые вам нужно выполнить сегодня, на этой неделе или в течение месяца.

Но это может быть и нечто большее, чем просто список дел. Вы можете использовать его для сбора сведений об этапах вашего проекта, командах, подрядчиках и поставщиках, которые вам потребуются для его завершения, оборудовании, инструментах и ​​многом другом. Списки проектов могут помочь вам структурировать каждую часть работы над проектом, чтобы упростить управление.

Универсальность списка проектов невозможно переоценить. Если вы управляете портфолио или программой и у вас есть много проектов, которые нужно отслеживать, список проектов может служить структурой, которая не позволит вашему портфолио превратиться в хаотичный беспорядок. Он может напоминать вам о важных датах и ​​сроках, общих ресурсах и других ключевых элементах.

(Стоит отметить, что иногда термин «список проектов» также используется для описания вложения, которое руководитель проекта добавляет к своему резюме при поиске работы. То есть буквальный список всех проектов, над которыми он работал. список проектов типа списка задач, он обычно следует тем же правилам для схемы, хотя и описывает полные проекты.)

Зачем составлять список проектов?

Список проектов может служить контрольным списком, который гарантирует, что вся важная информация о проекте зарегистрирована и доступна. Вы хотите быть тщательным. Лучше иметь слишком много элементов, чем слишком мало — вы всегда можете отредактировать их позже.

Еще одна причина тщательности заключается в том, что списки проектов позволяют вам быть организованными. Особенно в традиционных проектах каждому действию назначается процесс и уровень срочности. Вы можете использовать список проектов, чтобы детализировать эти шаги, включая приоритет, дату выполнения, назначенных, какие ресурсы необходимы и многое другое. Получив эту информацию, вы захотите обрезать жир. Список должен быть коротким, но содержательным.

Список проектов — это живой документ: он всегда должен быть открыт для обновлений. Информация о проекте меняется по мере разработки плана и расписания проекта. Даже после того, как проект запущен, скорее всего, внутренние и внешние силы заставят вас изменить или удалить некоторые части списка проектов.

Как составить список проектов?

Теперь, когда вы готовы составить список проектов, с чего начать? Большинство людей начинают с ручки и бумаги или приложения для заметок на телефоне и просто записывают. В этом статическом подходе нет ничего плохого, но он не подходит для совместной работы, и вам часто требуется участие других людей, чтобы получить полную картину.

Еще одна проблема с простым составлением списка заключается в том, что всю работу, которую вы там делаете, придется переносить на любой инструмент, который вы используете для управления проектом. Лист бумаги отлично подходит для похода за покупками в магазин, но не так полезен, если вы управляете архитекторами, инженерами и подрядчиками при строительстве моста.

Создание списка проектов с помощью инструментов управления проектами

Если вы начнете с инструмента управления проектами, то вы уже впереди игры. Большинство из них позволит вам импортировать электронную таблицу, если вы собрали там свои первоначальные мысли, а затем у вас есть возможность назначать, отслеживать и сообщать о прогрессе, чтобы убедиться, что вы придерживаетесь графика.

Еще лучше, если вы используете онлайн-инструмент управления проектами для своего списка проектов. Это означает, что вы сможете сотрудничать со своей командой в планировании, держать заинтересованные стороны в курсе событий и получать доступ к своему плану в любом месте и в любое время.

Как вести и расставлять приоритеты в списке проектов

Использование программного обеспечения для управления проектами для создания списка проектов дает вам инструменты для его ведения на каждом этапе проекта. Во-первых, вы можете собирать предметы из своего списка. Если это задачи, добавьте продолжительность и описание, чтобы ваша команда знала, что делать.

Приоритет тега

Пометка приоритета каждого элемента списка проектов — еще один шаг в организации вашей работы. Это поможет вам увидеть, какие действия должны выполняться в первую очередь, какие не так важны для проекта и какие можно пропустить, если времени или денег не хватает.

Используйте представления временной шкалы

Перемещение списка проектов на временную шкалу позволяет увидеть все элементы в одном месте на хронологической диаграмме. Это дает вам обзор и может помочь вам увидеть, где вы можете ужесточить ситуацию или нужно добавить больше действий в свой список.

Используйте функции диаграммы Ганта

Если вы используете диаграмму Ганта, которая представляет собой как электронную таблицу, так и временную шкалу, вы получаете еще больший контроль над своим списком проектов. Некоторые из элементов могут зависеть от других, чтобы начать или закончить, прежде чем они смогут начаться или закончиться. Связывание этих зависимостей избавит вас от узких мест в дальнейшем.

Отслеживание ресурсов

После того, как вы выполните свой список проектов, есть другие инструменты управления проектами, которые помогут вам не сбиться с пути. Например, наличие функций управления ресурсами может помочь вам увидеть доступность вашей команды и сбалансировать их рабочую нагрузку, чтобы сделать их более продуктивными.

Как сделать список проектов в ProjectManager

ProjectManager — это облачный инструмент управления проектами, который помогает организовать ваш проект и команды, чтобы каждый мог совместно работать над планами и задачами. Перемещение плана проекта на интерактивную диаграмму Ганта помогает лучше планировать, связывать зависимости, устанавливать контрольные точки и базовый уровень для измерения отклонений проекта после его выполнения.

Попробуйте программу бесплатно в течение 30 дней, а затем посмотрите, что она может дать вам, чтобы вы могли лучше контролировать свой список проектов и многое другое. Как только вы войдете, вот как начать.

Создайте свой список проектов

Добавьте задачи на диаграмму Ганта, чтобы начать. Вы также можете импортировать список задач или использовать один из наших отраслевых шаблонов, которые помогут вам начать работу.

Добавить продолжительность

Установите дату начала и срок выполнения для каждой из задач в вашем списке проектов. Это называется продолжительностью и будет заполнять временную шкалу полосой продолжительности, соединяющей обе даты.

Установить приоритет и теги

Отметьте приоритет каждого элемента в списке проектов, чтобы определить порядок их выполнения. Вы также можете добавить настраиваемые теги, которые облегчат поиск конкретных задач. Это может быть проще сделать в представлении списка, а не в представлении Ганта.

Связать зависимости

Перетащите одну задачу на другую на временной шкале, и они будут соединены пунктирной линией, чтобы напомнить вам, что эти задачи зависят друг от друга.

Бонусный шаг: просмотрите все свои проекты в одном месте

Используйте страницу «Обзор проектов», чтобы просмотреть все свои проекты в главном списке проектов. На этой странице вы можете получить высокоуровневые показатели прогресса и многое другое.

ProjectManager — это отмеченный наградами инструмент управления проектами для создания, организации и отслеживания хода выполнения ваших списков проектов. Но это только основы. Ваш список проектов интегрирован в полный набор функций, которые помогут вам планировать, управлять ресурсами, отслеживать прогресс и составлять отчеты о производительности, независимо от того, работаете ли вы над одним проектом или над портфелем. Нажмите здесь, чтобы начать 30-дневную бесплатную пробную версию!