วิธีการสร้างและรักษารายการโครงการ

รายการโครงการเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับกระบวนการจัดการโครงการใดๆ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการนำงานที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่งมาจัดการให้เป็นระเบียบ รายการโครงการสามารถทำได้ง่ายเหมือนรายการสิ่งที่ต้องทำหรือหลายโครงการ

การใช้รายการโปรเจ็กต์มีความสำคัญมาก จึงควรค่าแก่การสละเวลาสักครู่เพื่อสำรวจว่ามันคืออะไร จะสร้างได้อย่างไร และเหมาะสมกับการจัดการโปรเจ็กต์ของคุณด้วยเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์อย่างไร

รายการโครงการคืออะไร?

คำตอบที่ตรงไปตรงมาที่สุดคือรายการโครงการคือรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับโครงการ คุณสามารถใช้รายการโครงการได้เหมือนกับที่ทำกับรายการสิ่งที่ต้องทำ สร้างรายการงานที่คุณต้องทำวันนี้ สัปดาห์นี้ หรือตลอดทั้งเดือน

แต่มันก็เป็นได้มากกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำเช่นกัน คุณสามารถใช้เพื่อรวบรวมขั้นตอนของโครงการ ทีมงาน ผู้รับเหมา และผู้ขายที่คุณจำเป็นต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น อุปกรณ์ เครื่องมือ และอื่นๆ รายการโครงการสามารถช่วยคุณกำหนดกรอบงานทุกส่วนของโครงการได้ ดังนั้นจึงจัดการได้ง่ายขึ้น

ความเก่งกาจของรายการโครงการไม่สามารถพูดเกินจริงได้ หากคุณกำลังจัดการพอร์ตโฟลิโอหรือโปรแกรมและมีโครงการมากมายให้ติดตาม รายการโครงการสามารถใช้เป็นโครงสร้างที่ป้องกันไม่ให้พอร์ตโฟลิโอของคุณกลายเป็นความโกลาหลวุ่นวาย มันสามารถเตือนคุณถึงวันสำคัญและวันครบกำหนด ทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน และองค์ประกอบสำคัญอื่นๆ

(ควรสังเกตว่าบางครั้งคำว่า “รายการโครงการ” ยังใช้เพื่ออธิบายสิ่งที่แนบมาที่ผู้จัดการโครงการเพิ่มในประวัติย่อของพวกเขาเมื่อหางาน นั่นคือรายการตามตัวอักษรของโครงการทั้งหมดที่พวกเขาทำงาน คล้ายกับ ประเภทรายการงานของรายการโครงการ โดยทั่วไปจะเป็นไปตามกฎเดียวกันสำหรับโครงร่าง แม้ว่าจะอธิบายโครงการที่สมบูรณ์ก็ตาม)

ทำไมต้องสร้างรายการโครงการ?

รายการโครงการสามารถใช้เป็นรายการตรวจสอบที่ทำให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกข้อมูลโครงการที่สำคัญทั้งหมดและเข้าถึงได้ คุณต้องการให้ทั่วถึง การมีมากเกินควรดีกว่าน้อยเกินไป—คุณสามารถแก้ไขได้ในภายหลัง

อีกเหตุผลที่ต้องละเอียดถี่ถ้วนก็คือรายการโครงการช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการดั้งเดิม ทุกกิจกรรมถูกกำหนดกระบวนการและระดับความเร่งด่วน คุณสามารถใช้รายการโครงการเพื่อดูรายละเอียดขั้นตอนเหล่านั้น รวมถึงลำดับความสำคัญ วันที่ครบกำหนด ผู้ที่ได้รับมอบหมาย ทรัพยากรที่จำเป็น และอื่นๆ เมื่อคุณมีข้อมูลนี้แล้ว คุณจะต้องตัดไขมันออก คุณต้องการรายการสั้น แต่สำคัญ

รายการโครงการเป็นเอกสารที่มีชีวิต: ควรเปิดให้อัปเดตเสมอ ข้อมูลโครงการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณพัฒนาแผนและกำหนดการโครงการของคุณ แม้แต่เมื่อมีการดำเนินโครงการ ก็มีแนวโน้มว่ากองกำลังภายในและภายนอกมีแนวโน้มที่จะบังคับให้คุณปรับหรือลบบางส่วนของรายการโครงการ

ฉันจะสร้างรายการโครงการได้อย่างไร

เมื่อคุณพร้อมที่จะสร้างรายการโครงการแล้ว คุณควรเริ่มต้นที่ไหน คนส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยปากกาและกระดาษ หรือแอพโน้ตบนโทรศัพท์ แล้วจดสิ่งต่างๆ ลงไป แนวทางคงที่นี้ไม่มีความผิด แต่ก็ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกัน และคุณมักจะต้องการคนอื่นที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้ภาพรวมที่สมบูรณ์

ปัญหาอีกประการหนึ่งของการทำรายการคืองานทั้งหมดที่คุณทำจะต้องถูกถ่ายโอนไปยังเครื่องมือใดก็ตามที่คุณใช้ในการจัดการโครงการ กระดาษแผ่นหนึ่งเหมาะสำหรับการไปซื้อของที่ร้านค้า แต่ไม่ค่อยมีประโยชน์นักหากคุณต้องจัดการสถาปนิก วิศวกร และผู้รับเหมาเมื่อสร้างสะพาน

การสร้างรายการโครงการด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการ

หากคุณเริ่มต้นด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการ แสดงว่าคุณนำหน้าเกมแล้ว ส่วนใหญ่จะอนุญาตให้คุณนำเข้าสเปรดชีตได้หากคุณรวบรวมความคิดเบื้องต้นไว้ที่นั่น จากนั้นคุณจะสามารถมอบหมาย ติดตาม และรายงานความคืบหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำตามกำหนดเวลา

ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าคุณใช้เครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์สำหรับรายการโครงการของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณในการวางแผน ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ในวงจร และเข้าถึงแผนของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา

วิธีการรักษาและจัดลำดับความสำคัญของรายการโครงการ

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์เพื่อสร้างรายการโปรเจ็กต์ของคุณจะช่วยให้คุณมีเครื่องมือในการดูแลรักษาตลอดช่วงของโปรเจ็กต์ ขั้นแรก คุณสามารถรวบรวมรายการในรายการของคุณได้ หากเป็นงาน ให้เพิ่มระยะเวลาและคำอธิบาย เพื่อให้ทีมของคุณรู้ว่าต้องทำอย่างไร

ลำดับความสำคัญของแท็ก

การติดแท็กลำดับความสำคัญของแต่ละรายการในรายการโครงการของคุณเป็นอีกขั้นตอนหนึ่งในการจัดระเบียบงานของคุณ ช่วยให้คุณเห็นว่ากิจกรรมใดต้องเกิดขึ้นก่อน กิจกรรมใดที่ไม่สำคัญต่อโครงการ และสามารถข้ามได้หากเวลาหรือเงินเหลือน้อย

ใช้มุมมองไทม์ไลน์

การย้ายรายการโปรเจ็กต์ไปยังไทม์ไลน์ทำให้คุณสามารถดูรายการทั้งหมดในที่เดียวบนแผนภูมิลำดับเวลาได้ ข้อมูลนี้จะให้ภาพรวมและช่วยให้คุณเห็นว่าคุณสามารถกระชับเรื่องต่างๆ หรือต้องการเพิ่มกิจกรรมในรายการของคุณได้ที่ไหน

ใช้คุณสมบัติแผนภูมิแกนต์

หากคุณกำลังใช้แผนภูมิแกนต์ ซึ่งเป็นทั้งสเปรดชีตและไทม์ไลน์ คุณจะสามารถควบคุมรายการโครงการได้มากขึ้น บางรายการอาจต้องพึ่งพาผู้อื่นในการเริ่มต้นหรือสิ้นสุดก่อนจึงจะสามารถเริ่มต้นหรือเสร็จสิ้นได้ การเชื่อมโยงการพึ่งพาเหล่านี้ช่วยให้คุณประหยัดจากปัญหาคอขวดในภายหลัง

ติดตามทรัพยากร

เมื่อคุณดำเนินการตามรายการโครงการแล้ว จะมีเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ ที่จะช่วยให้คุณดำเนินการตามแผนได้ ตัวอย่างเช่น การมีฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรจะช่วยให้คุณเห็นความพร้อมของทีมและสร้างสมดุลให้กับปริมาณงานเพื่อให้พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น

วิธีสร้างรายการโครงการใน ProjectManager

ProjectManager คือเครื่องมือการจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยคุณจัดระเบียบโครงการและทีมของคุณ เพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในแผนและงานได้ การย้ายแผนโครงการของคุณไปยังแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบช่วยให้คุณกำหนดเวลา เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน กำหนดเหตุการณ์สำคัญ และเส้นฐานในการวัดความแปรปรวนของโครงการได้ดียิ่งขึ้นเมื่อคุณดำเนินการ

ลองใช้ซอฟต์แวร์ฟรีเป็นเวลา 30 วัน แล้วดูว่ามันทำอะไรได้บ้างเพื่อให้คุณควบคุมรายการโครงการของคุณได้ดียิ่งขึ้นและอีกมากมาย เมื่อคุณเข้ามาแล้ว ต่อไปนี้คือวิธีเริ่มต้น

สร้างรายการโครงการของคุณ

เพิ่มงานลงในแผนภูมิแกนต์เพื่อเริ่มต้น คุณยังสามารถนำเข้ารายการงานหรือใช้เทมเพลตเฉพาะอุตสาหกรรมของเราเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น

เพิ่มระยะเวลา

กำหนดวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดสำหรับงานแต่ละรายการในรายการโครงการของคุณ ซึ่งเรียกว่าระยะเวลาและจะเติมข้อมูลไทม์ไลน์ด้วยแถบระยะเวลาที่เชื่อมต่อวันที่ทั้งสอง

ตั้งค่าลำดับความสำคัญ & แท็ก

แท็กลำดับความสำคัญของแต่ละรายการในรายการโครงการของคุณเพื่อกำหนดลำดับที่จะทำ คุณยังสามารถเพิ่มแท็กที่ปรับแต่งได้ ซึ่งช่วยให้ค้นหางานที่เฉพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้น การดำเนินการนี้อาจทำได้ง่ายกว่าในมุมมองรายการ แทนที่จะเป็นมุมมองแกนต์

ลิงค์อ้างอิง

ลากและวางงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งบนไทม์ไลน์ของคุณ และงานเหล่านั้นจะเชื่อมต่อกันด้วยเส้นประเพื่อเตือนคุณว่างานเหล่านี้ต้องพึ่งพากันและกัน

ขั้นตอนโบนัส: ดูโครงการทั้งหมดของคุณในที่เดียว

ใช้หน้าภาพรวมโครงการเพื่อดูโครงการทั้งหมดของคุณในรายการต้นแบบโครงการ จากหน้านี้ คุณจะได้รับตัวชี้วัดระดับสูงเกี่ยวกับความคืบหน้าและอื่นๆ

ProjectManager เป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลเพื่อสร้าง จัดระเบียบ และติดตามความคืบหน้าในรายการโครงการของคุณ แต่นั่นเป็นเพียงพื้นฐาน รายการโครงการของคุณถูกรวมเข้ากับชุดคุณสมบัติเต็มรูปแบบที่ช่วยคุณวางแผน จัดการทรัพยากร ติดตามความคืบหน้า และรายงานประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการเดียวหรือพอร์ตโฟลิโอ คลิกที่นี่เพื่อเริ่มการทดลองใช้ฟรี 30 วันของคุณ!