كيفية عمل والحفاظ على قائمة المشروع

قائمة المشروع هي نقطة البداية لأي عملية إدارة مشروع. إنها طريقة رائعة للقيام بما يبدو أنه قدر لا يمكن التغلب عليه من المهام المتباينة وتنظيمها. يمكن أن تكون قائمة المشروع بسيطة مثل قائمة المهام أو الزريبة للعديد من المشاريع.

يعد استخدام قائمة المشاريع أمرًا في غاية الأهمية ، ومن الجدير قضاء بعض الوقت لاستكشاف ماهيتها وكيفية إنشاء واحدة ومدى ملاءمتها لإدارة مشروعك باستخدام أدوات برامج إدارة المشاريع.

ما هي قائمة المشاريع؟

الإجابة الأكثر وضوحًا هي أن قائمة المشروع هي قائمة مهام لمشروع ما. يمكنك استخدام قائمة المشاريع كما تفعل مع أي قائمة مهام ، وإنشاء قائمة بالمهام التي تحتاج إلى القيام بها اليوم أو هذا الأسبوع أو على مدار شهر.

ولكن يمكن أن تكون أكثر من مجرد قائمة مهام أيضًا. يمكنك استخدامه لتجميع مراحل مشروعك والفرق والمقاولين والبائعين الذين ستحتاجهم لإكماله والمعدات والأدوات والمزيد. يمكن أن تساعدك قوائم المشاريع في تأطير كل جزء من عمل المشروع بحيث يسهل إدارته.

لا يمكن المبالغة في تعدد استخدامات قائمة المشروع. إذا كنت تدير محفظة أو برنامجًا ولديك الكثير من المشاريع لتتبعها ، يمكن أن تكون قائمة المشاريع بمثابة الهيكل الذي يمنع محفظتك من التحول إلى فوضى عارمة. يمكن أن يذكرك بالتواريخ والمواعيد النهائية المهمة والموارد المشتركة والعناصر الأساسية الأخرى.

(تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الأحيان يتم استخدام مصطلح "قائمة المشروع" أيضًا لوصف مرفق يضيفه مدير المشروع إلى سيرته الذاتية عند البحث عن وظيفة. أي قائمة حرفية لجميع المشاريع التي عملوا عليها. على غرار نوع قائمة المهام لقائمة المشروع ، بشكل عام يتبع نفس القواعد للمخطط التفصيلي ، على الرغم من أنه يصف المشاريع الكاملة.)

لماذا إعداد قائمة المشاريع؟

يمكن أن تعمل قائمة المشروع كقائمة تحقق تتأكد من تسجيل جميع معلومات المشروع المهمة وإمكانية الوصول إليها. تريد أن تكون دقيقًا. من الأفضل أن يكون لديك عدد كبير جدًا من العناصر - يمكنك دائمًا تعديله لاحقًا.

سبب آخر للشمول هو أن قوائم المشاريع تبقيك منظمًا. خاصة في المشاريع التقليدية ، يتم تخصيص عملية ومستوى من الإلحاح لكل نشاط. يمكنك استخدام قائمة مشروع لتفصيل هذه الخطوات ، بما في ذلك الأولوية وتاريخ الاستحقاق والأشخاص المعينين والموارد المطلوبة والمزيد. بمجرد حصولك على هذه المعلومات ، سترغب في التخلص من الدهون. تريد القائمة قصيرة ، لكنها كبيرة.

قائمة المشروع هي مستند حي: يجب أن تكون دائمًا مفتوحة للتحديثات. تتغير معلومات المشروع أثناء تطوير خطة المشروع والجدول الزمني. حتى بمجرد تنفيذ المشروع ، من المحتمل أن تكون هناك قوى داخلية وخارجية ستجبرك على تعديل أو حذف بعض أجزاء قائمة المشروع.

كيف أقوم بإعداد قائمة بالمشروع؟

الآن بعد أن أصبحت جاهزًا لإعداد قائمة بالمشروع ، من أين يجب أن تبدأ؟ يبدأ معظم الأشخاص بقلم وورقة ، أو تطبيق الملاحظات على هواتفهم ، ويقومون فقط بتدوين الأشياء. لا حرج في هذا النهج الثابت ، لكنه لا يفسح المجال للتعاون ، وغالبًا ما تحتاج إلى مشاركة أشخاص آخرين للحصول على الصورة الكاملة.

هناك مشكلة أخرى في مجرد إنشاء قائمة وهي أن كل العمل الذي تقوم به هناك يجب أن يتم نقله إلى أي أداة تستخدمها لإدارة المشروع. تعتبر قطعة الورق رائعة للذهاب للتسوق في المتجر ، ولكنها ليست مفيدة إذا كنت تدير المهندسين المعماريين والمهندسين والمقاولين عند بناء الجسر.

بناء قائمة المشاريع باستخدام أدوات إدارة المشروع

إذا بدأت باستخدام أداة إدارة المشروع ، فأنت بالفعل في المقدمة. سيسمح لك معظمها باستيراد جدول بيانات إذا جمعت أفكارك الأولية هناك ، ومن ثم سيكون لديك القدرة على تعيين وتتبع وتقديم تقرير عن التقدم للتأكد من التزامك بالجدول الزمني.

والأفضل من ذلك ، إذا كنت تستخدم أداة إدارة مشروع عبر الإنترنت لقائمة مشاريعك. هذا يعني أنك ستتمكن من التعاون مع فريقك في التخطيط ، والحفاظ على أصحاب المصلحة في الحلقة والوصول إلى خطتك في أي مكان وفي أي وقت.

كيفية الحفاظ على قائمة المشاريع وتحديد أولوياتها

يمنحك استخدام برنامج إدارة المشروع لبناء قائمة مشروعاتك الأدوات اللازمة للحفاظ عليها على مدار كل مرحلة من مراحل المشروع. أولاً ، يمكنك جمع العناصر الموجودة في قائمتك. إذا كانت مهامًا ، أضف المدة والوصف ، حتى يعرف فريقك ما يجب القيام به.

أولوية العلامة

يعد وضع علامة على أولوية كل عنصر في قائمة مشروعك خطوة أخرى في تنظيم عملك. يساعدك على معرفة الأنشطة التي يجب أن تحدث أولاً ، وتلك الأنشطة التي لا تقل أهمية عن المشروع والتي يمكن تخطيها في حالة ندرة الوقت أو المال.

استخدم طرق عرض المخطط الزمني

يتيح لك نقل قائمة المشروع إلى مخطط زمني رؤية جميع العناصر في مكان واحد على مخطط زمني. يمنحك هذا نظرة عامة ويمكن أن يساعدك في معرفة المكان الذي يمكنك فيه تشديد الأمور أو الحاجة إلى إضافة المزيد من الأنشطة إلى قائمتك.

استخدم ميزات مخطط جانت

إذا كنت تستخدم مخطط جانت ، وهو عبارة عن جدول بيانات وجدول زمني ، فستحصل على مزيد من التحكم في قائمة مشروعك. قد تعتمد بعض العناصر على عناصر أخرى لتبدأ أو تنتهي قبل أن تبدأ أو تنتهي. ربط هذه التبعيات يحميك من الاختناقات لاحقًا.

تتبع الموارد

بمجرد تنفيذ قائمة مشروعك ، هناك أدوات أخرى لإدارة المشاريع ستساعدك على البقاء على المسار الصحيح. على سبيل المثال ، يمكن أن يساعدك امتلاك ميزات إدارة الموارد في معرفة مدى توفر فريقك وموازنة عبء العمل الخاص بهم للحفاظ على إنتاجيتهم بشكل أكبر.

كيفية عمل قائمة مشروع في ProjectManager

ProjectManager هي أداة لإدارة المشاريع مستندة إلى السحابة تساعدك على تنظيم مشروعك وفرقك ، بحيث يمكن للجميع التعاون في الخطط والمهام. يساعدك نقل خطة مشروعك إلى مخطط جانت التفاعلي في تحسين الجدول الزمني ، وربط التبعيات ، وتعيين المعالم والخط الأساسي لقياس تباين المشروع بمجرد تنفيذه.

جرب البرنامج مجانًا لمدة 30 يومًا ، ثم تعرف على ما يمكنه فعله لمنحك تحكمًا أكبر في قائمة مشاريعك والمزيد. بمجرد دخولك ، إليك كيفية البدء.

بناء قائمة المشاريع الخاصة بك

أضف المهام إلى مخطط جانت للبدء. يمكنك أيضًا استيراد قائمة مهام أو استخدام أحد القوالب الخاصة بالصناعة لمساعدتك على البدء.

إضافة المدد

عيّن تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق لكل مهمة من المهام في قائمة مشروعك. هذا يسمى المدة وسوف يملأ المخطط الزمني ، مع شريط المدة الذي يربط بين التاريخين.

تعيين الأولوية والعلامات

ضع علامة على أولوية كل عنصر في قائمة المشاريع الخاصة بك لتحديد الترتيب الذي يجب القيام به. يمكنك أيضًا إضافة علامات قابلة للتخصيص ، مما يسهل العثور على مهام محددة. قد يكون من الأسهل القيام بذلك في عرض القائمة ، بدلاً من طريقة عرض جانت.

ارتباط التبعيات

قم بسحب وإسقاط مهمة إلى التالية في الجدول الزمني الخاص بك وستكون متصلة بخط منقط لتذكيرك بأن هذه المهام تعتمد على بعضها البعض.

خطوة إضافية: شاهد كل مشاريعك في مكان واحد

استخدم صفحة نظرة عامة على المشاريع لرؤية جميع مشاريعك في القائمة الرئيسية للمشروع. من هذه الصفحة ، يمكنك الحصول على مقاييس عالية المستوى حول التقدم والمزيد.

ProjectManager هي أداة لإدارة المشاريع حائزة على جوائز لبناء وتنظيم وتتبع التقدم في قوائم مشروعك. لكن هذه فقط الأساسيات. يتم دمج قائمة مشروعك في مجموعة كاملة من الميزات التي تساعدك في التخطيط وإدارة الموارد وتتبع التقدم وإعداد تقرير عن الأداء ، سواء كنت تعمل في مشروع واحد أو محفظة. انقر هنا لبدء الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا!