Comment créer et maintenir une liste de projets

Une liste de projets est le point de départ de tout processus de gestion de projet. Ils sont un excellent moyen de prendre ce qui semble une quantité insurmontable de tâches disparates et de les organiser. Une liste de projets peut être aussi simple qu'une liste de tâches ou un corral pour de nombreux projets.

L'utilisation d'une liste de projets est si importante qu'il vaut la peine de prendre un moment pour explorer ce que c'est, comment en créer une et comment elle s'intègre dans la gestion de votre projet avec des outils logiciels de gestion de projet.

Qu'est-ce qu'une liste de projets ?

La réponse la plus simple est qu'une liste de projets est une liste de tâches pour un projet. Vous pouvez utiliser une liste de projets comme vous le feriez pour n'importe quelle liste de tâches, en créant une liste de tâches que vous devez effectuer aujourd'hui, cette semaine ou au cours d'un mois.

Mais cela peut aussi être bien plus qu'une liste de choses à faire. Vous pouvez l'utiliser pour collecter les phases de votre projet, les équipes, les sous-traitants et les fournisseurs dont vous aurez besoin pour le mener à bien, l'équipement, les outils et plus encore. Les listes de projets peuvent vous aider à cadrer chaque partie du travail du projet afin qu'il soit plus facile à gérer.

La polyvalence d'une liste de projets ne peut pas être surestimée. Si vous gérez un portefeuille ou un programme et que vous avez de nombreux projets à suivre, une liste de projets peut servir de structure qui empêche votre portefeuille de se transformer en un gâchis chaotique. Il peut vous rappeler des dates et échéances importantes, des ressources partagées et d'autres éléments clés.

(Il convient de souligner que parfois le terme "liste de projets" est également utilisé pour décrire une pièce jointe qu'un chef de projet ajoute à son CV lors de la recherche d'un emploi. C'est-à-dire une liste littérale de tous les projets sur lesquels ils ont travaillé. Semblable à la type de liste de tâches de liste de projets, il suit généralement les mêmes règles pour un plan, bien qu'il décrive des projets complets.)

Pourquoi faire une liste de projets ?

Une liste de projets peut servir de liste de contrôle qui garantit que toutes les informations importantes sur le projet sont enregistrées et accessibles. Vous voulez être minutieux. Il vaut mieux avoir trop d'éléments que trop peu - vous pouvez toujours les modifier plus tard.

Une autre raison d'être minutieux est que les listes de projets vous permettent de rester organisé. Surtout dans les projets traditionnels, chaque activité se voit attribuer un processus et un niveau d'urgence. Vous pouvez utiliser une liste de projets pour détailler ces étapes, y compris la priorité, la date d'échéance, qui est affecté, quelles ressources sont nécessaires et plus encore. Une fois que vous avez cette information, vous aurez envie de couper la graisse. Vous voulez une liste courte, mais substantielle.

Une liste de projets est un document vivant : elle doit toujours être ouverte aux mises à jour. Les informations sur le projet changent au fur et à mesure que vous développez votre plan et votre calendrier de projet. Même une fois qu'un projet est en cours d'exécution, il existe probablement des forces internes et externes qui vous obligeront à adapter ou à supprimer certaines parties de la liste des projets.

Comment créer une liste de projets ?

Maintenant que vous êtes prêt à faire une liste de projets, par où commencer ? La plupart des gens commencent avec un stylo et du papier, ou l'application de notes sur leur téléphone, et se contentent de noter des choses. Il n'y a rien de mal à cette approche statique, mais elle ne se prête pas à la collaboration, et vous avez souvent besoin d'autres personnes impliquées pour obtenir une image complète.

Un autre problème lié à la simple création d'une liste est que tout le travail que vous y effectuez devra être transféré vers l'outil que vous utilisez pour gérer le projet. Un morceau de papier est idéal pour aller faire des emplettes au magasin, mais pas aussi utile si vous gérez des architectes, des ingénieurs et des entrepreneurs lors de la construction d'un pont.

Construire une liste de projets avec des outils de gestion de projet

Si vous commencez avec un outil de gestion de projet, vous avez déjà une longueur d'avance. La plupart vous permettront d'importer une feuille de calcul si vous y avez rassemblé vos premières réflexions, puis vous avez la possibilité d'attribuer, de suivre et de rendre compte des progrès pour vous assurer de respecter le calendrier.

Encore mieux si vous utilisez un outil de gestion de projet en ligne pour votre liste de projets. Cela signifie que vous pourrez collaborer avec votre équipe à la planification, tenir les parties prenantes au courant et accéder à votre plan n'importe où et à tout moment.

Comment maintenir et hiérarchiser une liste de projets

L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet pour créer votre liste de projets vous donne les outils nécessaires pour la maintenir au cours de chaque phase du projet. Tout d'abord, vous pouvez collecter les éléments de votre liste. S'il s'agit de tâches, ajoutez la durée et la description afin que votre équipe sache quoi faire.

Priorité des balises

L'étiquetage de la priorité de chaque élément de votre liste de projets est une autre étape dans l'organisation de votre travail. Cela vous aide à voir quelles activités doivent avoir lieu en premier, celles qui ne sont pas aussi importantes pour le projet et celles qui peuvent être ignorées si le temps ou l'argent se font rares.

Utiliser les vues de la chronologie

Déplacer la liste des projets dans une chronologie vous permet de voir tous les éléments en un seul endroit sur un tableau chronologique. Cela vous donne un aperçu et peut vous aider à voir où vous pouvez resserrer les choses ou devez ajouter plus d'activités à votre liste.

Utiliser les fonctionnalités du diagramme de Gantt

Si vous utilisez un diagramme de Gantt, qui est à la fois une feuille de calcul et une chronologie, vous avez encore plus de contrôle sur votre liste de projets. Certains des éléments peuvent dépendre des autres pour commencer ou finir avant de pouvoir commencer ou finir. Lier ces dépendances vous évite les goulots d'étranglement par la suite.

Suivre les ressources

Une fois que vous avez exécuté votre liste de projets, il existe d'autres outils de gestion de projet qui vous aideront à rester sur la bonne voie. Par exemple, disposer de fonctionnalités de gestion des ressources peut vous aider à voir la disponibilité de votre équipe et à équilibrer sa charge de travail pour la maintenir plus productive.

Comment faire une liste de projets dans ProjectManager

ProjectManager est un outil de gestion de projet basé sur le cloud qui vous aide à organiser votre projet et vos équipes, afin que tout le monde puisse collaborer sur des plans et des tâches. Le déplacement de votre plan de projet dans son diagramme de Gantt interactif vous aide à mieux planifier, lier les dépendances, définir des jalons et une ligne de base pour mesurer la variance du projet une fois exécuté.

Essayez le logiciel gratuitement pendant 30 jours et voyez ensuite ce qu'il peut faire pour vous donner un meilleur contrôle sur votre liste de projets et plus encore. Une fois que vous y êtes, voici comment commencer.

Construisez votre liste de projets

Ajoutez des tâches au diagramme de Gantt pour commencer. Vous pouvez également importer une liste de tâches ou utiliser l'un de nos modèles spécifiques à l'industrie pour vous aider à démarrer.

Ajouter des durées

Définissez la date de début et la date d'échéance pour chacune des tâches de votre liste de projets. C'est ce qu'on appelle la durée et remplira la chronologie, avec une barre de durée reliant les deux dates.

Définir la priorité et les balises

Étiquetez la priorité de chaque élément de votre liste de projets pour déterminer l'ordre dans lequel les faire. Vous pouvez également ajouter des balises personnalisables, ce qui facilite la recherche de tâches spécifiques. Cela peut être plus facile à faire dans la vue liste que dans la vue Gantt.

Dépendances de lien

Faites glisser et déposez une tâche à l'autre sur votre chronologie et elles sont reliées par une ligne pointillée pour vous rappeler que ces tâches dépendent les unes des autres.

Étape bonus : affichez tous vos projets en un seul endroit

Utilisez la page Vue d'ensemble des projets pour voir tous vos projets dans une liste principale de projets. À partir de cette page, vous pouvez obtenir des mesures de haut niveau sur les progrès et plus encore.

ProjectManager est un outil de gestion de projet primé pour créer, organiser et suivre l'avancement de vos listes de projets. Mais ce ne sont que les bases. Votre liste de projets est intégrée dans une suite complète de fonctionnalités qui vous aident à planifier, gérer les ressources, suivre les progrès et rendre compte des performances, que vous travailliez sur un projet ou sur un portefeuille. Cliquez ici pour commencer votre essai gratuit de 30 jours !