I migliori strumenti di collaborazione per aumentare la produttività della tua azienda

Un ufficio remoto offre molti vantaggi in termini di risparmio di tempo e denaro.

Tieni in tasca 1.200 dollari che di solito servono a pagare il trasporto e risparmi più di 200 ore all'anno saltando il temuto pendolarismo dell'ora di punta.

Il lavoro a distanza può aumentare la produttività del tuo team come mai prima d'ora.

Di cosa hai bisogno esattamente per supportare il tuo team per lavorare fuori dall'ufficio?

Strumenti di collaborazione: la chiave per sbloccare un'attività agile

Il lavoro a distanza efficace dipende da due fattori: i giusti strumenti di collaborazione e flussi di lavoro.

Molti sanno che la sistematizzazione delle operazioni di un'azienda è molto importante per la creazione di un'attività a mani libere.

Probabilmente utilizzi regolarmente strumenti di collaborazione aziendale senza rendertene conto.

Gli strumenti di collaborazione sono prodotti Software as a Service (SaaS) progettati per aumentare la produttività e l'efficienza dando ai dipendenti l'accesso ai dati essenziali archiviati nel cloud.

Questi strumenti eliminano la necessità di licenze per utente singolo o di installare e aggiornare software sui computer di un'organizzazione.

Gli strumenti giusti mantengono il tuo team in contatto in diversi fusi orari, in modo che possano lavorare insieme su un progetto senza perdere alcuna informazione.

Tuttavia, tra i tanti prodotti SaaS sul mercato, di quale hai effettivamente bisogno?

In questo articolo separiamo gli strumenti di collaborazione in diverse categorie per soddisfare le esigenze della tua azienda.

Strumenti di comunicazione

Una comunicazione efficace è la chiave del successo della tua azienda.

I migliori strumenti di collaborazione aziendale coniugano la funzionalità della posta elettronica con la velocità della messaggistica istantanea.

Il software dedicato a mantenere i contatti del tuo team riduce al minimo le informazioni perse durante la traduzione.

maestro della mente

Può essere difficile generare idee tra colleghi che vivono ovunque, da Ho Chi Minh a Houston.

Mindmeister è una lavagna virtuale dedicata alle mappe mentali. È semplice da usare e può mappare argomenti rilevanti che circondano un'idea centrale.

Prezzo : Mindmeister è gratuito per un massimo di tre mappe mentali. Varie opzioni a pagamento sono disponibili a partire da $ 4,99 al mese se si desidera espandere e creare più mappe mentali per progetti diversi.

Yammer

Oltre la metà della popolazione mondiale è sui social media.

Il tuo team potrebbe preferire una piattaforma con il layout e l'atmosfera dei social media per comunicare tra loro.

Yammer di Microsoft crea un social network privato per i dipendenti della tua azienda.

I team possono lavorare insieme senza interruzioni esterne e con la capacità di trovare rapidamente membri di diversi reparti.

Yammer consente alle persone di partecipare solo con un indirizzo di posta elettronica dal dominio dell'azienda, mantenendo la rete stretta.

Yammer ti consente di evitare il disordine adattando il tuo feed di notizie per contenere le informazioni di determinati team o individui.

Prezzo : non ci sono piani gratuiti per Yammer; viene fornito in bundle con le app di Office basate sul Web di Microsoft, a partire da $ 3 per utente ogni mese.

allentato

Slack si adatta alle aziende che preferiscono la comunicazione sincrona o asincrona.

Questa popolare app fornisce servizi di messaggistica istantanea e si rivolge a chi preferisce la posta elettronica.

Usalo per creare canali riservati ad argomenti specifici per mantenere le conversazioni sul punto.

Per comunicare liberamente con singoli o con un gruppo, puoi creare conversazioni private al di fuori dei canali.

Prezzo : puoi iscriverti a un piano gratuito che rimarrà gratuito per un po' ed è perfetto per i piccoli team. Le aziende più grandi dovranno abbonarsi a un piano a pagamento per beneficiare di più funzionalità.

Skype

Skype è uno degli strumenti di collaborazione più popolari perché è gratuito sin dal suo inizio.

Le sue funzionalità voce, video e messaggistica sono semplici da usare.

Puoi registrarti anche con un account Gmail.

Se possiedi un'azienda avviata e tieni molte conversazioni individuali, Skype potrebbe soddisfare i tuoi requisiti per uno strumento di comunicazione senza funzionalità aggiuntive.

Prezzo : se usi Skype solo per effettuare chiamate Skype, è completamente gratuito. Il credito Skype è disponibile per coloro che desiderano che Skype sia il loro principale metodo di comunicazione, in quanto può essere utilizzato per chiamare telefoni cellulari, lasciare messaggi vocali e inviare messaggi di testo.

Ingrandisci

Ormai, tutti e la loro nonna hanno sentito parlare e probabilmente hanno usato Zoom.

Se per miracolo, non hai sentito parlare di Zoom, è un'app di videoconferenza che supporta grandi gruppi di persone in una singola chiamata.

È semplice da usare e senza impegno; non è necessario un login per ospitare o partecipare a una riunione. Tuttavia, si consiglia di utilizzare un login e una password per la riunione perché le persone hanno scoperto come aggirare la sicurezza dell'app.

Prezzo : è indefinitamente gratuito effettuare chiamate individuali o chiamate di gruppo di 40 minuti supportando fino a 100 partecipanti. I piani con funzionalità aggiuntive, come l'aumento del limite di 40 minuti fino a 24 ore (ma dubitiamo che raggiungerai così tanto!), iniziano da $ 14,99.

Strumenti di gestione del progetto

Il giusto software di gestione dei progetti pone le basi per flussi di lavoro efficienti e per la supervisione dell'avanzamento di più progetti.

Per fortuna, i popolari strumenti di gestione dei progetti non richiedono alcuna conoscenza di codifica per creare automazioni e flussi di lavoro.

Un buon software di gestione dei progetti consente ai membri del team di collaborare ai progetti tenendo traccia del budget e del tempo.

Trello

Di proprietà di Atlassian, Trello utilizza un intuitivo sistema di trascinamento della selezione.

Puoi creare schede per diversi progetti o temi e creare liste di controllo, chiamate "schede".

Le carte possono essere aggiornate tramite commenti per informare il tuo team di progressi o battute d'arresto.

Funzionalità importanti, come i promemoria delle scadenze personalizzati, sono facili da usare. Un grande vantaggio è la possibilità di integrare più app per creare flussi di lavoro senza soluzione di continuità tra gli strumenti di collaborazione aziendale.

Prezzo : è gratuito registrarsi come utente individuale e creare un numero illimitato di carte e bacheche personali. L'abbonamento a un piano aziendale sblocca funzionalità utili, come un limite maggiore per le dimensioni degli allegati e la possibilità di votare sulle carte.

Asana

Per ragioni simili a Trello, Asana è un altro popolare strumento di gestione dei progetti. Gli utenti lodano la sua semplice interfaccia e la funzionalità di trascinamento della selezione che semplifica la creazione di elenchi di attività.

Il layout pulito consente agli imprenditori di supervisionare i progetti in corso e monitorare i loro progressi.

Approfitta dei modelli personalizzati di Asana per documentare e tenere traccia di un flusso di lavoro e risparmiare tempo per crearne uno da zero.

L'ampia personalizzazione significa che puoi assegnare compiti ai membri del team, annotare le loro date di scadenza e codificarli con colori per contrassegnare di chi sono le responsabilità.

Asana può anche essere integrato con molti strumenti SaaS popolari, come Google Drive, Zapier ed Evernote.

Prezzo : il piano gratuito è sufficiente per piccoli team, che possono ospitare fino a 15 compagni di squadra. Le organizzazioni più grandi possono accedere alle stesse funzionalità e al modulo di supporto aggiuntivo $ 10,99 al mese.

Podio

I team che lavorano spesso dai loro dispositivi mobili potrebbero apprezzare di più questo strumento di collaborazione, poiché Podio è famoso per la sua app ottimizzata per dispositivi mobili.

Il suo sistema di comunicazione integrato distingue Podio dagli altri strumenti di project management.

Tuttavia, l'interfaccia su tela vuota dell'app può essere opprimente. Mentre alcuni potrebbero apprezzare il livello di personalizzazione, altri potrebbero preferire un sistema già pronto e immediatamente utilizzabile.

Prezzo : il piano gratuito supporta fino a cinque compagni di squadra con un utilizzo limitato. Accedi a funzionalità più avanzate, come flussi di lavoro automatizzati e la possibilità di assegnare diversi livelli di autorizzazione, a partire da $ 14 al mese.

Lunedi

Il lunedì è uno degli strumenti di collaborazione più popolari tra le aziende online, che opera in modo simile ad Asana.

I sistemi drag-and-drop sono preferiti, il che rappresenta la facilità d'uso di lunedì. Puoi creare bacheche per ospitare diversi progetti e annotare diverse attività attraverso "impulsi". All'interno di ogni impulso, puoi assegnare membri del team, impostare scadenze e fornire aggiornamenti.

Realizzare automazioni senza alcuna conoscenza di codifica è semplice perché si assegnano istruzioni in base ai cambiamenti di stato (es. modifica dello stato di un impulso da “in corso” a “fatto”).

La funzione di integrazione può sincronizzare i dati da più app e piattaforme, riducendo al minimo la perdita di dati quando si passa dal telefono al laptop.

Prezzo : dopo un periodo di prova di 14 giorni, dovrai abbonarti a uno dei loro piani tariffari a più livelli; questi piani si adattano a un numero diverso di utenti.

Campo base

Non possiamo discutere del software di gestione dei progetti senza menzionare Basecamp.

Questo è uno strumento di gestione dei progetti entry-level con alcune limitazioni piuttosto che qualcosa a cui rimarresti a lungo termine.

All'interno dello strumento, un "Basecamp" è uno spazio condiviso con sei schede con funzionalità di elenco delle cose da fare; ogni scheda ha uno scopo specifico.

È un semplice strumento plug-and-play che puoi utilizzare non appena ti iscrivi.

Tuttavia, gli strumenti di reporting limitati possono rendere difficile tenere traccia dei progressi di un progetto.

Gli utenti si lamentano anche della sua funzionalità limitata. Ad esempio, non puoi assegnare la priorità alle attività all'interno di elenchi di cose da fare o modificare il layout.

Prezzo : l'opzione gratuita è adatta a piccoli team, liberi professionisti o imprenditori solisti. Se hai bisogno di supporto per più di 20 utenti, dovrai abbonarti al loro piano mensile a una tariffa fissa di $ 99 al mese.

Strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

"Non hai mai una seconda possibilità per fare una prima impressione", dice il vecchio adagio.

Evita brutte prime impressioni affrontando eventuali problemi prima che si presentino.

La tua azienda ha bisogno di un modo per tenere traccia delle interazioni con i clienti e dei dati in tempo reale per fornire la migliore esperienza possibile ai clienti.

Gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) ti aiutano a gestire il ciclo di vita di un cliente.

Le caratteristiche comuni dei migliori strumenti CRM includono la gestione dei lead, l'analisi e la reportistica dei dati, le previsioni e l'automazione del flusso di lavoro.

HubSpot

Potresti esserti imbattuto nella vasta libreria di HubSpot di formazione gratuita sul marketing in entrata.

Gli strumenti CRM di HubSpot illustrano l'impatto dei tuoi contenuti presentando analisi e dati in un formato facilmente digeribile per consentirti di agire e coltivare i lead giusti.

La sua dashboard ha un'interfaccia pulita che è semplice da usare e il software si integra bene con gli strumenti di Google.

Tuttavia, personalizzare HubSpot può essere difficile, il che rappresenta un problema per le aziende con processi di vendita più sofisticati che necessitano di un approccio su misura.

Prezzo : le funzionalità principali del CRM di HubSpot possono essere utilizzate a tempo indeterminato. Un pacchetto all-inclusive contenente il software aggiuntivo Sales Hub, Service Hub e Marketing Hub parte da $ 50 al mese. Potresti prendere in considerazione l'aggiornamento a un piano a pagamento se hai bisogno di funzionalità avanzate, come le notifiche di apertura e clic e-mail o la possibilità di sincronizzare le riunioni.

forza vendita

Il principale vantaggio di Salesforce è la sua scalabilità; i suoi strumenti sono ugualmente utili per le piccole e grandi imprese.

L'automazione del software CRM e i flussi di lavoro semplificati sono tra le sue caratteristiche distintive.

Einstein Analytics di Salesforce automatizza l'elaborazione dei dati, in modo da poter monitorare i lead e prevedere i ricavi con facilità.

Se riesci a superare la ripida curva di apprendimento dell'interfaccia per padroneggiarla e massimizzarne l'utilità, il CRM di Salesforce è il più vicino possibile a uno sportello unico di strumenti di collaborazione online.

Prezzo : c'è un periodo di prova gratuito, dopo il quale dovrai iscriverti a un piano a pagamento per continuare a beneficiare di tutte queste funzionalità. Si parte da $ 25 per utente su base mensile.

perspicace

Insightly, un altro potente software CRM con integrazioni native per app popolari, è un ottimo strumento di collaborazione con un design fluido e semplice da usare.

Il suo sistema di informazioni sui clienti ti offre una visione olistica delle interazioni di ciascun lead e del percorso del cliente.

Gli utenti hanno segnalato problemi con i rapporti automatici e con l'integrazione di altre app.

Prezzo : simile a Salesforce, Insightly ha una prova gratuita di 14 giorni, dopodiché è necessario abbonarsi a un piano a pagamento da $ 29 al mese.

Strumenti di condivisione file

Dovrai archiviare dati importanti e condivisi in modo che siano facilmente accessibili al tuo team di lavoro remoto.

Molti strumenti di condivisione di file hanno interfacce intuitive che semplificano il recupero delle informazioni e sono sicuri per impedire a visitatori ingiustificati di avventurarsi nel tuo sistema di archiviazione.

Questi tipi di strumenti di collaborazione differiscono per velocità di caricamento e download e per i prezzi.

Google Drive

Questo software di archiviazione basato su cloud non ha bisogno di presentazioni. Molte persone utilizzano già questo strumento per l'archiviazione personale.

Le velocità di download sono elevate e, per ulteriore comodità, puoi scaricare un'app per sincronizzare i file sul desktop e viceversa.

Prezzo : è gratuito registrarsi come individuo e ricevere 15 GB di spazio di archiviazione. Se hai bisogno di più, un abbonamento mensile parte da $ 1,99 per 100 GB.

Una guida

Il concorrente di Google, Microsoft, ha un sistema di archiviazione altrettanto competitivo in OneDrive.

Come ci si aspetterebbe, OneDrive ha un'eccellente integrazione con Windows e funziona bene insieme agli strumenti di Office 365.

Tuttavia, questo software di archiviazione non è così utile sui dispositivi iOS. Potrebbero esserci opzioni migliori se non hai bisogno di usare Microsoft Office.

Prezzo : gli utenti gratuiti ricevono solo 5 GB di spazio di archiviazione. Per $ 1,99 al mese, sono disponibili 100 GB e, se ti iscrivi a un piano di abbonamento a Office 365, ricevi automaticamente 100 GB di spazio di archiviazione.

Dropbox

Rivolto più alle imprese e alle aziende che agli individui, questo semplice strumento ha una varietà di piani individuali e di squadra.

Si integra con molti altri strumenti di collaborazione, quindi i file possono essere rapidamente inviati e ricevuti tra piattaforme.

Prezzo : un account gratuito fornisce 2 GB di spazio di archiviazione. Una tariffa di $ 12,50 al mese fornisce 5 TB di spazio, mentre l'abbonamento mensile di $ 20 offre spazio illimitato.

Strumenti di progettazione

I team creativi hanno bisogno di un modo sicuro per condividere il proprio lavoro tra i membri del team e i clienti in modo che i progetti vengano visti come erano originariamente previsti.

Preziosi strumenti di progettazione possono automatizzare i processi per aiutarti a creare nuovi progetti anche se hai poche capacità di progettazione.

I designer esperti apprezzeranno e saranno in grado di utilizzare pienamente gli strumenti più complessi.

InVision

Molti designer digitali lodano molto InVision.

Questo strumento collaborativo è noto per la sua capacità di trasformare i progetti in prototipi altamente reattivi con interfacce interattive fluide.

Lo strumento InVision Studio adatta i tuoi progetti per adattarsi a diverse risoluzioni su vari dispositivi, quindi non devi creare più schede per regolare i layout dello schermo.

Gli utenti hanno notato che l'app può essere ingombrante a causa delle dimensioni del software.

Prezzo : puoi creare un prototipo gratuitamente utilizzando le funzionalità principali. Se hai bisogno di più tavole da disegno e/o per realizzare prototipi di diversi progetti, i piani mensili a pagamento partono da $ 15.

Visme

Molti usano Visme per progetti relativi alla grafica grazie alla sua semplice interfaccia e alla grande libreria di modelli.

Visme è particolarmente utile per creare presentazioni professionali perché è possibile inserire dati grezzi, che il software visualizza in una grafica comprensibile.

Tuttavia, il download di presentazioni di grandi dimensioni può richiedere molto tempo e le capacità di modifica del software sono inferiori a quelle di altri strumenti di collaborazione progettuale.

Prezzo : se prevedi di utilizzarlo come individuo, il piano gratuito ti consente di lavorare su cinque progetti e ha un limite di archiviazione di 100 MB. I team possono beneficiare dell'opzione di abbonamento a pagamento mensile di $ 75, che consente la condivisione dei progetti tra i membri del team.

GoVisually

Questo strumento è più di nicchia, ma potresti trarre vantaggio da GoVisually se il tuo processo di revisione è rigoroso.

Con questo strumento di collaborazione progettuale, puoi annotare progetti creativi su qualsiasi area del file senza influire sull'immagine.

Puoi anche conservare le istruzioni e il feedback del cliente in un unico posto per facilità di riferimento.

Prezzo : per GoVisually sono disponibili solo piani a pagamento mensile, a partire da $ 20 per i singoli o $ 10 per utente in un team.

Adobe XD

Quando la maggior parte delle persone pensa al design grafico, viene in mente Adobe.

Tuttavia, il problema dell'utilizzo di Adobe è stato l'acquisto di licenze individuali per ogni macchina.

Ora il tuo team può sfruttare gli strumenti di progettazione dell'interfaccia utente e dell'esperienza utente di Adobe mentre lavora da qualsiasi parte del mondo.

I designer che hanno familiarità con la suite Adobe si sentiranno come a casa con questo software.

Adobe XD offre nuovi strumenti che ti consentono di modificare un progetto insieme ad altri designer.

Alcuni utenti hanno commentato che è goffo da usare e soggetto a crash durante la gestione di progetti più grandi, come quelli che utilizzano pesantemente la grafica vettoriale.

Prezzo : la registrazione è gratuita con spazio di archiviazione fino a 2 GB. Per design illimitati e più spazio di archiviazione, i piani individuali partono da $ 9,99 al mese per ogni utente e i piani aziendali a $ 25 per ogni utente.

Murale

Hai bisogno di uno strumento di brainstorming?

Mural è una lavagna virtuale alla quale puoi attaccare le tue idee. I team possono modificare e collaborare ai progetti, dal testo alle immagini caricate, tramite un tavolo da disegno HTML5.

Questo software è ottimizzato per iPad e supporta i gesti.

Prezzo : il piano di avviamento costa $ 12 al mese. Le aziende più grandi possono parlare con il team per piani personalizzati.

Penna rossa

Le aziende che richiedono la consegna rapida di feedback possono trarre grandi vantaggi dallo strumento unico che è Red Pen.

I compagni di squadra possono vedersi lavorare su un progetto in tempo reale e fornire simultaneamente un feedback costruttivo.

Questo può essere efficace per le attività online, come Merch by Amazon, per le quali potrebbe essere necessario sfornare il maggior numero possibile di modelli di t-shirt in breve tempo.

Prezzo : dopo una prova gratuita di 14 giorni, i piani a pagamento partono da $ 20.

Sviluppo software e strumenti di collaborazione open source

Gli sviluppatori avranno bisogno di un editor di codice sorgente, un debugger e strumenti di automazione per creare strumenti personalizzati per la tua azienda.

È importante disporre di un ambiente di sviluppo integrato (IDE) che supporti diversi linguaggi di codifica e l'uso multipiattaforma.

Github

Questo popolare strumento per programmatori e sviluppatori consente alle persone di copiare il tuo progetto e creare nuove funzionalità su di esso o appianare i suoi bug.

Github è una piattaforma di deposito di file con un eccellente sistema di documentazione, ottimo per risolvere problemi e ampliare i progetti.

Prezzo : Github è gratuito sia per i team che per i singoli. Per accedere a funzionalità più sofisticate, come l'autenticazione dell'utente e la possibilità di assegnare i proprietari del codice, puoi iscriverti a Github Team a partire da $ 4 per utente ogni mese.

CodicePen

Ci vuole tempo e fatica per creare un software stabile.

CodePen è un ambiente di sviluppo in cui programmatori e sviluppatori possono sperimentare e testare progetti.

Molti sviluppatori di software hanno imparato a programmare tramite l'accademia gratuita di CodePen.

Prezzo : puoi creare un account gratuito per testare i tuoi progetti; tieni presente che saranno accessibili al pubblico. Le "penne" private richiedono un piano aggiornato, a partire da $ 8 al mese.

Gitlab

Da non confondere con Github, questo è un altro servizio di repository basato sul Web in cui gli utenti possono collaborare nel codice su determinati progetti.

La differenza tra questi due repository è la possibilità di modificare i livelli di autorizzazione degli utenti in base al loro ruolo in Gitlab; in Github, puoi solo consentire agli utenti di leggere o scrivere codice.

Un vantaggio di Gitlab è la funzione di integrazione continua incorporata, il che significa che il codice viene automaticamente integrato nel progetto mentre più persone ci lavorano.

Prezzo : i team possono iniziare con un piano gratuito, ma un piano a pagamento consente ai team leader o ai proprietari di approvare le richieste di unione; i piani partono da $ 4 per utente ogni mese.

Scegliere gli strumenti di collaborazione online giusti per la tua azienda

Hai bisogno della giusta combinazione di strumenti di collaborazione per portare le operazioni della tua azienda nel cloud.

Questo articolo ha trattato solo alcuni degli strumenti popolari utilizzati da startup e imprenditori. Non è affatto un elenco esaustivo, ma può essere estenuante scegliere tra troppe opzioni software.

Quando confronti gli strumenti di collaborazione, pensa ai loro prezzi e alle loro caratteristiche. Potresti non aver bisogno di tutte le funzionalità sofisticate offerte da un piano a pagamento, quindi l'opzione gratuita soddisferà spesso le esigenze del tuo marchio. Hai sempre la possibilità di aggiornare in un secondo momento.

È importante avere un'idea di questi strumenti. Una caratteristica unica dei prodotti SaaS è che offrono tutti un periodo di prova gratuito. Usa quel tempo per capire se il software soddisfa i tuoi obiettivi aziendali e, soprattutto, se facilita la gestione dell'azienda.

Un altro fattore è la compatibilità di uno strumento di collaborazione con altre applicazioni. Se un prodotto SaaS si integra con un software che conosci o prevedi di utilizzare, puoi creare flussi di lavoro e sinergie senza soluzione di continuità per potenziare la tua produttività.

Un'attività a mani libere richiede pochi input da parte tua, quindi puoi concentrarti sulla crescita dell'attività: le procedure operative standard (SOP) e gli strumenti di collaborazione giusti ti aiutano a raggiungere questo obiettivo.

Visita il nostro marketplace per trovare un esempio di attività chiavi in ​​mano. Scoprirai che le attività redditizie sono quelle in cui i proprietari lavorano meno di 10 ore alla settimana.