Лучшие инструменты для совместной работы для повышения производительности вашего бизнеса

Удаленный офис имеет множество преимуществ, позволяющих сэкономить время и деньги.

У вас в кармане 1200 долларов, которые обычно идут на оплату проезда, и вы экономите более 200 часов каждый год, пропуская ужасные поездки в час пик.

Удаленная работа может повысить продуктивность вашей команды, как никогда раньше.

Так что именно вам нужно, чтобы ваша команда могла работать вне офиса?

Инструменты для совместной работы: ключ к открытию гибкого бизнеса

Эффективная удаленная работа зависит от двух факторов: правильных инструментов для совместной работы и рабочих процессов.

Многие знают, что систематизация деятельности компании имеет большое значение для создания независимого бизнеса.

Вы, вероятно, регулярно используете инструменты для совместной работы, даже не осознавая этого.

Инструменты для совместной работы - это продукты «Программное обеспечение как услуга» (SaaS), предназначенные для повышения производительности и эффективности за счет предоставления сотрудникам доступа к важным данным, хранящимся в облаке.

Эти инструменты устраняют необходимость в однопользовательских лицензиях или в установке и обновлении программного обеспечения на компьютерах организации.

Правильные инструменты позволяют вашей команде оставаться на связи в разных часовых поясах, поэтому они могут работать вместе над проектом, не теряя при этом никакой информации.

Однако какой из множества продуктов SaaS, представленных на рынке, вам действительно нужен?

В этой статье мы разделяем инструменты для совместной работы на разные категории в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Коммуникационные инструменты

Эффективное общение - ключ к успеху вашего бизнеса.

Лучшие инструменты для совместной работы сочетают в себе функциональность электронной почты и скорость обмена мгновенными сообщениями.

Программное обеспечение, предназначенное для поддержания связи с вашей командой, сводит к минимуму потерю информации при переводе.

Mindmeister

Может быть сложно генерировать идеи между коллегами, которые живут где угодно от Хошимина до Хьюстона.

Mindmeister - это виртуальная доска, предназначенная для отображения разума. Он прост в использовании и может отображать соответствующие темы, связанные с основной идеей.

Цена : Mindmeister распространяется бесплатно до трех интеллект-карт. Различные платные варианты доступны от 4,99 долларов в месяц, если вы хотите расширить и создать несколько интеллект-карт для разных проектов.

Yammer

Более половины населения мира пользуется социальными сетями.

Ваша команда может предпочесть платформу с макетом и ощущением социальных сетей для общения друг с другом.

Yammer от Microsoft создает частную социальную сеть для сотрудников вашего бизнеса.

Команды могут работать вместе без посторонних перерывов и быстро находить сотрудников из разных отделов.

Yammer позволяет людям присоединяться только с адресами электронной почты из домена компании, обеспечивая надежную сеть.

Yammer позволяет избежать беспорядка, настраивая ленту новостей так, чтобы она содержала информацию от определенных групп или отдельных лиц.

Цена : для Yammer нет бесплатных планов; он поставляется в комплекте с веб-приложениями Microsoft Office по цене от 3 долларов за пользователя в месяц.

Слабина

Slack подходит для компаний, предпочитающих синхронную или асинхронную связь.

Это популярное приложение предоставляет услуги обмена мгновенными сообщениями и обслуживает людей, предпочитающих электронную почту.

Используйте его для создания каналов, зарезервированных для определенных тем, чтобы поддерживать разговор по существу.

Чтобы свободно общаться с отдельными людьми или с группой, вы можете создавать частные беседы вне каналов.

Цена : вы можете подписаться на бесплатный план, который некоторое время будет бесплатным и идеально подходит для небольших команд. Более крупным предприятиям потребуется подписаться на платный план, чтобы воспользоваться дополнительными функциями.

Skype

Skype - один из самых популярных инструментов для совместной работы, потому что с момента его создания он был бесплатным.

Его функции голоса, видео и обмена сообщениями просты в использовании.

Вы можете зарегистрироваться даже с учетной записью Gmail.

Если у вас есть начальный бизнес и вы много общаетесь один на один, Skype может удовлетворить ваши требования к средству связи без дополнительных функций.

Цена : если вы используете Skype только для звонков по Skype, это совершенно бесплатно. Кредит в Skype доступен для тех, кто хочет, чтобы Skype был их основным способом связи, поскольку с его помощью можно звонить на телефоны, оставлять голосовую почту и отправлять текстовые сообщения.

Увеличить

К настоящему времени все и их бабушки слышали и, вероятно, использовали Zoom.

Если каким-то чудом вы не слышали о Zoom, это приложение для видеоконференцсвязи, которое поддерживает большие группы людей за один звонок.

Он прост в использовании и не требует никаких обязательств; вам не нужен логин, чтобы организовать встречу или присутствовать на ней. Однако рекомендуется использовать логин и пароль встречи, потому что люди узнали, как обойти безопасность приложения.

Цена : звонки «один на один» или групповые звонки продолжительностью 40 минут с поддержкой до 100 человек - это бесплатно на неопределенный срок. Планы с дополнительными функциями, такими как увеличение 40-минутного лимита до 24 часов (но мы сомневаемся, что вы соберетесь так долго!), Начинаются с 14,99 долларов.

Инструменты управления проектами

Правильное программное обеспечение для управления проектами закладывает основу для эффективных рабочих процессов и позволяет вам контролировать выполнение нескольких проектов.

К счастью, популярные инструменты управления проектами не требуют каких-либо знаний в области программирования для создания автоматизации и рабочих процессов.

Хорошее программное обеспечение для управления проектами позволяет членам команды совместно работать над проектами, сохраняя при этом бюджет и время.

Trello

Trello принадлежит Atlassian и использует интуитивно понятную систему перетаскивания.

Вы можете создавать доски для различных проектов или тем и создавать контрольные списки, называемые «карточками».

Карточки можно обновлять с помощью комментариев, чтобы уведомить вашу команду о прогрессе или неудачах.

Важные функции, такие как настраиваемые напоминания о сроках, просты в использовании. Основным преимуществом является возможность интеграции нескольких приложений для создания бесшовных рабочих процессов между инструментами для совместной работы.

Цена : Вы можете бесплатно зарегистрироваться как индивидуальный пользователь и создать неограниченное количество карточек и личных досок. Подписка на бизнес-план открывает доступ к полезным функциям, таким как увеличенный лимит размера вложений и возможность голосовать по карточкам.

Асана

По причинам, аналогичным Trello, Asana - еще один популярный инструмент для управления проектами. Пользователи хвалят его простой интерфейс и функциональность перетаскивания, которая упрощает создание списков дел.

Чистая планировка позволяет владельцам бизнеса контролировать текущие проекты и следить за их продвижением.

Воспользуйтесь преимуществами настраиваемых шаблонов Asana для документирования и отслеживания рабочего процесса и сэкономьте время на его создание с нуля.

Обширная настройка означает, что вы можете назначать задачи членам команды, отмечать их сроки выполнения и кодировать их цветом, чтобы обозначить, чьи обязанности они несут.

Asana также может быть интегрирована со многими популярными инструментами SaaS, такими как Google Drive, Zapier и Evernote.

Цена : бесплатного плана достаточно для небольших команд, вмещающих до 15 человек. Более крупные организации могут получить доступ к тем же функциям и дополнительной поддержке от 10,99 долларов в месяц.

Подио

Команды, которые часто работают со своих мобильных телефонов, могут больше всего оценить этот инструмент для совместной работы, поскольку Podio известен своим мобильным приложением.

Интегрированная система связи отличает Podio от других инструментов управления проектами.

Однако интерфейс приложения с пустым холстом может быть ошеломляющим. В то время как некоторые могут оценить уровень настройки, другие могут предпочесть готовую систему, которую можно сразу же использовать.

Цена : бесплатный план поддерживает до пяти товарищей по команде с ограниченным использованием. Получите доступ к более широким функциям, таким как автоматизированные рабочие процессы и возможность назначать различные уровни разрешений, от 14 долларов в месяц.

понедельник

Monday - один из самых популярных инструментов для совместной работы среди онлайн-компаний, работающий аналогично Asana.

Системы перетаскивания предпочтительнее, что объясняет простоту использования Monday. Вы можете создавать доски для размещения различных проектов и отмечать различные задачи с помощью «импульсов». В каждом импульсе вы можете назначать членов команды, устанавливать крайние сроки и предоставлять обновления.

Создать автоматизацию без каких-либо знаний о кодировании просто, потому что вы назначаете инструкции на основе изменений статуса (например, изменение статуса импульса с «выполняется» на «выполнено»).

Функция интеграции может синхронизировать данные из нескольких приложений и платформ, сводя к минимуму потерю данных при переходе с телефона на ноутбук.

Цена : после 14-дневного пробного периода вам нужно будет подписаться на один из их многоуровневых тарифных планов; эти планы рассчитаны на разное количество пользователей.

Базовый лагерь

Мы не можем обсуждать программное обеспечение для управления проектами, не упомянув Basecamp.

Это инструмент для управления проектами начального уровня с определенными ограничениями, а не то, что вы будете придерживаться в долгосрочной перспективе.

В этом инструменте «Базовый лагерь» представляет собой общее пространство с шестью досками с функциями списка дел; каждая доска служит определенной цели.

Это простой инструмент plug-and-play, которым вы можете пользоваться сразу после подписки.

Однако ограниченные инструменты отчетности могут затруднить отслеживание прогресса проекта.

Пользователи также жалуются на его ограниченную функциональность. Например, вы не можете расставить приоритеты задач в списках дел или изменить макет.

Цена : бесплатный вариант подходит для небольших команд, фрилансеров или индивидуальных предпринимателей. Если вам нужна поддержка для более чем 20 пользователей, вам необходимо подписаться на их ежемесячный план по фиксированной ставке 99 долларов в месяц.

Инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

«У вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление», - гласит старая пословица.

Избегайте плохого первого впечатления, устраняя любые потенциальные проблемы до того, как они возникнут.

Вашему бизнесу нужен способ отслеживать взаимодействия с клиентами и данные в режиме реального времени, чтобы обеспечить наилучшее качество обслуживания клиентов.

Инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) помогают управлять жизненным циклом клиента.

Общие особенности лучших инструментов CRM включают управление потенциальными клиентами, анализ данных и отчетность, прогнозирование и автоматизацию рабочих процессов.

HubSpot

Возможно, вы встречали обширную библиотеку бесплатного обучения HubSpot по входящему маркетингу.

Инструменты CRM HubSpot иллюстрируют влияние вашего контента, представляя аналитику и данные в легко усваиваемом формате, чтобы вы могли действовать и привлекать нужных потенциальных клиентов.

Его приборная панель имеет чистый интерфейс, простой в использовании, а программное обеспечение хорошо интегрируется с инструментами Google.

Однако настройка HubSpot может быть сложной задачей, что является проблемой для предприятий с более сложными процессами продаж, требующими индивидуального подхода.

Цена : основные функции CRM HubSpot можно использовать бесплатно на неопределенный срок. Полный пакет, включающий дополнительное программное обеспечение для центров продаж, сервисных центров и маркетинговых центров, начинается от 50 долларов в месяц. Вы можете подумать о переходе на платный план, если вам нужны расширенные функции, такие как уведомления об открытии и щелчках электронной почты или возможность синхронизировать собрания.

Salesforce

Главное преимущество Salesforce - его масштабируемость; его инструменты одинаково полезны как для малого, так и для крупного бизнеса.

Автоматизация программного обеспечения CRM и оптимизированные рабочие процессы - одни из его выдающихся особенностей.

Einstein Analytics от Salesforce автоматизирует обработку данных, поэтому вы можете легко отслеживать потенциальных клиентов и прогнозировать доход.

Если вам удастся преодолеть сложную кривую обучения интерфейсу, чтобы освоить его и максимизировать его полезность, CRM Salesforce станет как можно ближе к универсальному магазину инструментов для совместной работы в Интернете.

Цена : есть бесплатный пробный период, после которого вам нужно будет подписаться на платный план, чтобы продолжать пользоваться всеми этими функциями. Он начинается с 25 долларов за пользователя в месяц.

Проницательно

Insightly, еще одно мощное программное обеспечение CRM с встроенной интеграцией с популярными приложениями, представляет собой отличный инструмент для совместной работы с гибким дизайном, который прост в использовании.

Его система информации о клиентах дает вам целостное представление о взаимодействии каждого потенциального клиента и его пути к покупке.

Пользователи сообщали о проблемах с автоматической отчетностью и интеграцией других приложений.

Цена : аналогично Salesforce, Insightly предлагает бесплатную 14-дневную пробную версию, после которой вам необходимо подписаться на платный план от 29 долларов в месяц.

Инструменты обмена файлами

Вам нужно будет хранить важные общие данные, чтобы они были легко доступны для вашей удаленной рабочей группы.

Многие инструменты для обмена файлами имеют интуитивно понятные интерфейсы, которые упрощают получение информации, и они безопасны, чтобы предотвратить проникновение в вашу систему хранения неоправданных посетителей.

Эти типы инструментов для совместной работы различаются скоростью загрузки и выгрузки, а также ценами.

Гугл драйв

Это облачное хранилище не нуждается в представлении. Многие люди уже используют этот инструмент для личного хранения.

Скорость загрузки высокая, и для большего удобства вы можете загрузить приложение для синхронизации файлов с рабочим столом и наоборот.

Цена : Вы можете бесплатно зарегистрироваться как физическое лицо и получить 15 ГБ дискового пространства. Если вам нужно больше, ежемесячная подписка начинается с 1,99 доллара за 100 ГБ.

Один диск

У конкурента Google, Microsoft, есть такая же конкурентоспособная система хранения в OneDrive.

Как и следовало ожидать, OneDrive имеет отличную интеграцию с Windows и хорошо работает вместе с инструментами Office 365.

Однако это программное обеспечение для хранения не так полезно на устройствах iOS. Если вам не нужен Microsoft Office, могут быть лучшие варианты.

Цена : бесплатные пользователи получают только 5 ГБ хранилища. За 1,99 доллара в месяц доступно 100 ГБ, и если вы подпишетесь на план подписки на Office 365, вы автоматически получите 100 ГБ дискового пространства.

Dropbox

Этот простой инструмент, ориентированный больше на предприятия и компании, чем на отдельных лиц, имеет множество индивидуальных и групповых планов.

Он интегрируется со многими другими инструментами для совместной работы, поэтому файлы можно быстро отправлять и получать между платформами.

Цена : бесплатная учетная запись предоставляет 2 ГБ дискового пространства. Плата в размере 12,50 долларов в месяц обеспечивает 5 ТБ пространства, а ежемесячная подписка за 20 долларов обеспечивает неограниченное пространство.

Инструменты дизайна

Креативным командам нужен безопасный способ делиться своей работой между членами команды и клиентами, чтобы проекты воспринимались так, как они были задуманы изначально.

Ценные инструменты дизайна могут автоматизировать процессы, чтобы помочь вам создавать новые проекты, даже если у вас мало дизайнерских навыков.

Опытные дизайнеры оценят и смогут полностью использовать более сложные инструменты.

InVision

Многие цифровые дизайнеры высоко оценивают InVision.

Этот инструмент для совместной работы известен своей способностью превращать проекты в высокочувствительные прототипы с плавными интерактивными интерфейсами.

Инструмент InVision Studio адаптирует ваши проекты к разным разрешениям на разных устройствах, поэтому вам не нужно создавать несколько досок для настройки макетов экрана.

Пользователи отметили, что приложение может быть громоздким из-за размера программного обеспечения.

Цена : вы можете создать один прототип бесплатно, используя основные функции. Если вам нужно больше артбордов и / или сделать прототипы нескольких проектов, ежемесячные платные планы начинаются с 15 долларов.

Visme

Многие используют Visme для проектов, связанных с графикой, из-за его простого интерфейса и большой библиотеки шаблонов.

Visme особенно полезен для создания профессиональных презентаций, поскольку вы можете вводить необработанные данные, которые программа отображает в понятной графике.

Однако загрузка больших презентаций может занять много времени, а возможности редактирования программного обеспечения уступают другим инструментам для совместной работы над дизайном.

Цена : если вы планируете использовать его как физическое лицо, бесплатный план позволяет вам работать над пятью проектами и имеет лимит хранилища 100 МБ. Команды могут извлечь выгоду из опции платной подписки на 75 долларов в месяц, которая позволяет членам команды делиться проектами.

GoVisually

Этот инструмент более нишевый, но вы можете извлечь выгоду из GoVisually, если ваш процесс проверки будет строгим.

С помощью этого инструмента для совместной работы над дизайном вы можете комментировать творческие проекты в любой области файла, не затрагивая изображение.

Вы также можете хранить инструкции и отзывы клиентов в одном месте для удобства пользования.

Цена : для GoVisually доступны только ежемесячные платные планы, начиная с 20 долларов США для отдельных лиц или 10 долларов США за пользователя в команде.

Adobe XD

Когда большинство людей думают о графическом дизайне, на ум приходит Adobe.

Однако проблема использования Adobe заключалась в покупке отдельных лицензий для каждой машины.

Теперь ваша команда может использовать инструменты Adobe UX и UI-дизайна, работая из любой точки мира.

Дизайнеры, знакомые с пакетом Adobe, будут чувствовать себя как дома с этим программным обеспечением.

Adobe XD предлагает новые инструменты, которые позволяют вам редактировать проект одновременно с другими дизайнерами.

Некоторые пользователи отметили, что его неудобно использовать и он склонен к сбоям при работе с более крупными проектами, например, с интенсивным использованием векторной графики.

Цена : регистрация с хранилищем до 2 ГБ бесплатна. Для неограниченного количества дизайнов и большего пространства для хранения индивидуальные планы начинаются с 9,99 долларов США в месяц для каждого пользователя, а бизнес-планы - от 25 долларов США для каждого пользователя.

Фреска

Нужен инструмент для мозгового штурма?

Mural - это виртуальная доска, к которой вы можете прикрепить свои идеи. Команды могут редактировать и совместно работать над проектами, от текста до загруженных изображений, с помощью доски для рисования HTML5.

Это программное обеспечение оптимизировано для iPad и поддерживает жесты.

Цена : стартовый план стоит 12 долларов в месяц. Более крупные предприятия могут обсудить с командой индивидуальные планы.

Красной ручкой

Компании, которым требуется быстрая обратная связь, могут извлечь большую выгоду из уникального инструмента Red Pen.

Товарищи по команде могут видеть друг друга в работе над проектом в режиме реального времени и одновременно давать конструктивную обратную связь.

Это может быть эффективным для онлайн-бизнеса, такого как Merch by Amazon, для которого вам, возможно, потребуется создать как можно больше дизайнов футболок за короткое время.

Цена : после 14-дневной бесплатной пробной версии платные планы начинаются с 20 долларов.

Инструменты разработки программного обеспечения и совместной работы с открытым исходным кодом

Разработчикам потребуются редактор исходного кода, отладчик и инструменты автоматизации сборки, чтобы создать индивидуальные инструменты для вашего бизнеса.

Важно иметь интегрированную среду разработки (IDE), которая поддерживает разные языки кодирования и кроссплатформенное использование.

Github

Этот популярный инструмент для программистов и разработчиков позволяет людям копировать ваш проект и встраивать в него новые функции или исправлять ошибки.

Github - это платформа для хранения файлов с отличной системой документации, которая отлично подходит для решения проблем и расширения проектов.

Цена : Github бесплатен как для команд, так и для отдельных лиц. Чтобы получить доступ к более сложным функциям, таким как аутентификация пользователей и возможность назначать владельцев кода, вы можете зарегистрироваться в Github Team по цене от 4 долларов за пользователя в месяц.

CodePen

Создание стабильного программного обеспечения требует времени и усилий.

CodePen - это среда разработки, в которой программисты и разработчики могут экспериментировать и тестировать проекты.

Многие разработчики программного обеспечения научились программировать в бесплатной академии CodePen.

Цена : Вы можете создать бесплатную учетную запись для тестирования своих проектов; просто имейте в виду, что они будут доступны для общественности. Для частных «загонов» требуется обновленный тариф от 8 долларов в месяц.

Gitlab

Не путать с Github, это еще одна веб-служба репозитория, где пользователи могут совместно работать над кодом над определенными проектами.

Разница между этими двумя репозиториями заключается в возможности изменять уровни разрешений пользователей в соответствии с их ролью в Gitlab; в Github вы можете разрешить пользователям только читать или писать код.

Одним из преимуществ Gitlab является встроенная функция непрерывной интеграции, означающая, что код автоматически интегрируется в проект, когда над ним работают несколько человек.

Цена : команды могут начать работу по бесплатному плану, но платный план позволяет руководителям или владельцам групп утверждать запросы на слияние; планы начинаются с 4 долларов за пользователя в месяц.

Выбор правильных инструментов для совместной работы в Интернете для вашего бизнеса

Вам нужна правильная комбинация инструментов для совместной работы, чтобы перенести бизнес-операции в облако.

В этой статье были рассмотрены лишь некоторые из популярных инструментов, используемых стартапами и предпринимателями. Это ни в коем случае не исчерпывающий список, но выбор между слишком большим количеством программных опций может быть утомительным.

Сравнивая инструменты для совместной работы, подумайте об их цене и характеристиках. Возможно, вам не понадобятся все сложные функции, предлагаемые платным планом, поэтому бесплатный вариант часто будет соответствовать потребностям вашего бренда. У вас всегда есть возможность выполнить обновление позже.

Важно прочувствовать эти инструменты. Уникальной особенностью продуктов SaaS является то, что все они предлагают бесплатный пробный период. Используйте это время, чтобы понять, соответствует ли программное обеспечение вашим бизнес-целям и, что немаловажно, упрощает ли оно управление бизнесом.

Другой фактор - совместимость инструмента для совместной работы с другими приложениями. Если продукт SaaS интегрируется с программным обеспечением, с которым вы знакомы или планируете использовать, вы можете создать плавные рабочие процессы и синергию, чтобы повысить свою продуктивность.

Бизнес без участия пользователя требует от вас небольшого участия, поэтому вы можете сосредоточиться на развитии бизнеса: стандартные операционные процедуры (СОП) и правильные инструменты совместной работы помогут вам в достижении этой цели.

Посетите нашу торговую площадку, чтобы найти образец бизнеса под ключ. Вы обнаружите, что прибыльный бизнес - это тот, владельцы которого работают менее 10 часов в неделю.