Cele mai bune instrumente de colaborare pentru a crește productivitatea afacerii dvs

Un birou la distanță are multe beneficii de economisire a timpului și a banilor.

Păstrezi 1.200 de dolari în buzunar, care ar fi de obicei serviți pentru plata transportului și economisești peste 200 de ore în fiecare an, sărind peste temutele navetei din orele de vârf.

Lucrul de la distanță poate crește productivitatea echipei dvs. ca niciodată.

Deci, de ce aveți nevoie exact pentru a vă sprijini echipa să lucreze din afara biroului?

Instrumente de colaborare: cheia pentru deblocarea unei afaceri agile

Lucrul la distanță eficient depinde de doi factori: instrumentele de colaborare și fluxurile de lucru potrivite.

Mulți știu că sistematizarea operațiunilor unei companii duce în mare măsură spre crearea unei afaceri fără mâini.

Probabil că utilizați în mod regulat instrumente de colaborare în afaceri fără să vă dați seama.

Instrumentele de colaborare sunt produse software ca serviciu (SaaS) concepute pentru a crește productivitatea și eficiența, oferind angajaților acces la datele esențiale stocate în cloud.

Aceste instrumente elimină nevoia de licențe pentru un singur utilizator sau de a instala și actualiza software-ul pe computerele unei organizații.

Instrumentele potrivite vă mențin echipa în contact în diferite fusuri orare, astfel încât să poată lucra împreună la un proiect fără a pierde informații.

Cu toate acestea, dintre multele produse SaaS de pe piață, de care aveți nevoie de fapt?

În acest articol, separăm instrumentele de colaborare în diferite categorii pentru a se potrivi nevoilor afacerii dvs.

Instrumente de comunicare

Comunicarea eficientă este cheia succesului afacerii tale.

Cele mai bune instrumente de colaborare în afaceri îmbină funcționalitatea e-mailului cu viteza mesageriei instantanee.

Software-ul dedicat menținerii echipei dumneavoastră în contact minimizează informațiile pierdute în traducere.

Mindmeister

Poate fi dificil să generezi idei între colegii care locuiesc oriunde, de la Ho Chi Minh la Houston.

Mindmeister este o tablă virtuală dedicată mapării minții. Este simplu de utilizat și poate mapa subiecte relevante din jurul unei idei de bază.

Preț : Mindmeister este gratuit pentru până la trei hărți mentale. Diverse opțiuni plătite sunt disponibile de la 4,99 USD pe lună dacă doriți să extindeți și să creați mai multe hărți mentale pentru diferite proiecte.

Yammer

Peste jumătate din populația lumii se află pe rețelele de socializare.

Echipa dvs. ar putea prefera o platformă cu aspectul și senzația rețelelor sociale pentru a comunica între ele.

Yammer de la Microsoft creează o rețea socială privată pentru angajații companiei dvs.

Echipele pot lucra împreună fără întreruperi externe și cu capacitatea de a găsi rapid membri ai diferitelor departamente.

Yammer permite oamenilor să se alăture numai cu o adresă de e-mail din domeniul companiei, menținând rețeaua strânsă.

Yammer vă permite să evitați dezordinea, adaptându-vă fluxul de știri pentru a conține informații de la anumite echipe sau persoane.

Preț : Nu există planuri gratuite pentru Yammer; vine într-un pachet cu aplicațiile Microsoft Office bazate pe web, începând de la 3 USD per utilizator în fiecare lună.

Slack

Slack găzduiește companiile care preferă comunicarea sincronă sau asincronă.

Această aplicație populară oferă servicii de mesagerie instantanee și se adresează persoanelor care preferă e-mailul.

Folosiți-l pentru a crea canale rezervate pentru anumite subiecte, pentru a menține conversațiile la punct.

Pentru a comunica liber cu persoane sau cu un grup, puteți crea conversații private în afara canalelor.

Preț : Vă puteți abona la un plan gratuit care va rămâne gratuit pentru o perioadă și este perfect pentru echipele mici. Întreprinderile mai mari vor trebui să se aboneze la un plan plătit pentru a beneficia de mai multe funcții.

Skype

Skype este unul dintre cele mai populare instrumente de colaborare, deoarece este gratuit de la începuturi.

Funcționalitățile sale de voce, video și mesagerie sunt simplu de utilizat.

Vă puteți înscrie chiar și cu un cont Gmail.

Dacă dețineți o afacere bootstrap și țineți multe conversații unu-la-unu, Skype vă poate îndeplini cerințele pentru un instrument de comunicare fără funcții suplimentare.

Preț : Dacă utilizați Skype numai pentru a efectua apeluri Skype, este complet gratuit. Creditul Skype este disponibil pentru cei care doresc ca Skype să fie metoda lor principală de comunicare, deoarece poate fi folosit pentru a apela telefoane, lăsa mesagerie vocală și trimite mesaje text.

Zoom

Până acum, toată lumea și bunica lor au auzit și probabil au folosit Zoom.

Dacă, printr-un miracol, nu ați auzit de Zoom, este o aplicație de videoconferință care acceptă grupuri mari de persoane la un singur apel.

Este simplu de utilizat și fără angajamente; nu aveți nevoie de autentificare pentru a găzdui sau a participa la o întâlnire. Cu toate acestea, se recomandă utilizarea unei date de conectare și a unei parole de întâlnire, deoarece oamenii au descoperit cum să ocolească securitatea aplicației.

Preț : Este gratuit la nesfârșit să efectuați apeluri unu-la-unu sau apeluri de grup de 40 de minute care acceptă până la 100 de participanți. Planurile cu funcții suplimentare, cum ar fi creșterea limitei de 40 de minute până la 24 de ore (dar ne îndoim că vă veți îndeplini atât de mult!), încep de la 14,99 USD.

Instrumente de management de proiect

Software-ul potrivit pentru managementul proiectelor pune bazele pentru fluxuri de lucru eficiente și pentru ca dvs. să supravegheați progresul mai multor proiecte.

Din fericire, instrumentele populare de management de proiect nu necesită cunoștințe de codificare pentru a crea automatizări și fluxuri de lucru.

Un software bun de gestionare a proiectelor permite membrilor echipei să colaboreze la proiecte, ținând evidența bugetului și a timpului.

Trello

Deținut de Atlassian, Trello folosește un sistem intuitiv de glisare și plasare.

Puteți crea panouri pentru diferite proiecte sau teme și puteți crea liste de verificare, numite „carduri”.

Cardurile pot fi actualizate prin comentarii pentru a vă anunța echipa despre progresul sau eșecurile.

Funcțiile importante, cum ar fi mementourile personalizate ale termenului limită, sunt ușor de utilizat. Un bonus major este opțiunea de a integra mai multe aplicații pentru a crea fluxuri de lucru fără întreruperi între instrumentele de colaborare în afaceri.

Preț : Este gratuit să vă înscrieți ca utilizator individual și să creați un număr nelimitat de carduri și panouri personale. Abonarea la un plan de afaceri deblochează funcții utile, cum ar fi o limită crescută a dimensiunii atașamentelor și posibilitatea de a vota carduri.

Asana

Din motive similare cu Trello, Asana este un alt instrument popular de management de proiect. Utilizatorii îi laudă interfața simplă și funcționalitatea de glisare și plasare, care facilitează crearea de liste de activități.

Aspectul curat permite proprietarilor de afaceri să supravegheze proiectele în derulare și să le monitorizeze progresul.

Profitați de șabloanele personalizate de la Asana pentru a documenta și urmări un flux de lucru și pentru a economisi timpul de a crea unul de la zero.

Personalizarea extinsă înseamnă că puteți atribui sarcini membrilor echipei, să notați datele scadente ale acestora și să le puteți codifica cu culori pentru a marca a cui sunt responsabilitatea.

Asana poate fi integrată și cu multe instrumente SaaS populare, cum ar fi Google Drive, Zapier și Evernote.

Preț : Planul gratuit este suficient pentru echipele mici, care pot găzdui până la 15 coechipieri. Organizațiile mai mari pot accesa aceleași funcții și asistență suplimentară de la 10,99 USD pe lună.

Podio

Echipele care lucrează frecvent de pe telefoanele mobile ar putea aprecia cel mai mult acest instrument de colaborare, deoarece Podio este renumit pentru aplicația sa optimizată pentru mobil.

Sistemul său de comunicare integrat face Podio să se distingă de alte instrumente de management de proiect.

Cu toate acestea, interfața cu pânză goală a aplicației poate fi copleșitoare. În timp ce unii ar putea aprecia nivelul de personalizare, alții pot prefera un sistem gata făcut, care este imediat utilizabil.

Preț : planul gratuit acceptă până la cinci colegi de echipă cu utilizare limitată. Accesați funcții mai bogate, cum ar fi fluxurile de lucru automate și capacitatea de a atribui diferite niveluri de permisiuni, de la 14 USD pe lună.

luni

Luni este unul dintre cele mai populare instrumente de colaborare în rândul afacerilor online, funcționând similar cu Asana.

Sunt preferate sistemele drag-and-drop, ceea ce explică ușurința de utilizare de luni. Puteți crea panouri pentru a găzdui diferite proiecte și puteți nota diferite sarcini prin „pulsuri”. În fiecare puls, puteți aloca membri ai echipei, puteți stabili termene limită și puteți oferi actualizări.

Este simplu să creezi automatizări fără nicio cunoștință de codificare, deoarece atribui instrucțiuni pe baza modificărilor de stare (de exemplu, schimbarea stării unui impuls de la „în curs” la „terminat”).

Funcția de integrare poate sincroniza datele de pe mai multe aplicații și platforme, minimizând pierderea de date atunci când treceți de la telefon la laptop.

Preț : după o perioadă de probă de 14 zile, va trebui să vă abonați la unul dintre planurile lor de prețuri pe niveluri; aceste planuri găzduiesc un număr diferit de utilizatori.

Tabăra de bază

Nu putem discuta despre software-ul de management al proiectelor fără să menționăm Basecamp.

Acesta este un instrument de management de proiect la nivel de intrare, cu anumite limitări, mai degrabă decât ceva cu care ai rămâne pe termen lung.

În cadrul instrumentului, un „Basecamp” este un spațiu comun cu șase panouri cu funcționalitate listă de activități; fiecare placă servește unui scop specific.

Este un instrument simplu plug-and-play pe care îl puteți folosi imediat ce vă abonați.

Cu toate acestea, instrumentele limitate de raportare pot face dificilă urmărirea progresului unui proiect.

Utilizatorii se plâng și de funcționalitatea sa limitată. De exemplu, nu puteți prioritiza sarcinile din listele de activități sau nu puteți modifica aspectul.

Preț : Opțiunea gratuită este potrivită pentru echipe mici, liber profesioniști sau antreprenori solo. Dacă aveți nevoie de asistență pentru mai mult de 20 de utilizatori, va trebui să vă abonați la planul lor lunar la o rată fixă ​​de 99 USD pe lună.

Instrumente de management al relațiilor cu clienții (CRM).

„Nu ai niciodată o a doua șansă să faci o primă impresie”, spune vechea zicală.

Evitați primele impresii proaste abordând eventualele probleme înainte ca acestea să apară.

Compania dvs. are nevoie de o modalitate de a urmări interacțiunile clienților și date în timp real pentru a oferi cea mai bună experiență posibilă pentru clienți.

Instrumentele de management al relațiilor cu clienții (CRM) vă ajută să gestionați ciclul de viață al unui client.

Caracteristicile comune ale celor mai bune instrumente CRM includ managementul clienților potențiali, analiza și raportarea datelor, prognoza și automatizarea fluxului de lucru.

HubSpot

Este posibil să fi întâlnit biblioteca extinsă de instruire gratuită a HubSpot despre inbound marketing.

Instrumentele CRM de la HubSpot ilustrează impactul conținutului dvs. prin prezentarea analizelor și a datelor într-un format ușor de digerat pentru ca dvs. să acționați și să cultivați clienții potențiali potriviți.

Tabloul de bord are o interfață curată, ușor de utilizat, iar software-ul se integrează bine cu instrumentele Google.

Cu toate acestea, personalizarea HubSpot poate fi dificilă, ceea ce este o problemă pentru companiile cu procese de vânzare mai sofisticate care au nevoie de o abordare personalizată.

Preț : caracteristicile de bază ale CRM HubSpot sunt libere de utilizat pe termen nelimitat. Un pachet all-inclusive care conține software suplimentar Sales Hub, Service Hub și Marketing Hub începe de la 50 USD pe lună. Ați putea lua în considerare trecerea la un plan plătit dacă aveți nevoie de funcții avansate, cum ar fi notificări privind deschiderile de e-mail și clicurile sau abilitatea de a sincroniza întâlnirile.

Forta de vanzare

Principalul avantaj al Salesforce este scalabilitatea; instrumentele sale sunt la fel de utile pentru întreprinderile mici și mari.

Printre caracteristicile sale remarcabile se numără automatizarea software-ului CRM și fluxurile de lucru optimizate.

Einstein Analytics de la Salesforce automatizează procesarea datelor, astfel încât să puteți urmări clienții potențiali și să estimați veniturile cu ușurință.

Dacă puteți depăși curba abruptă de învățare a interfeței pentru a o stăpâni și a-i maximiza utilitatea, CRM-ul Salesforce este cât mai aproape de un ghișeu unic de instrumente de colaborare online.

Preț : Există o perioadă de probă gratuită, după care va trebui să vă înscrieți la un plan plătit pentru a continua să beneficiați de toate aceste funcții. Începe de la 25 USD per utilizator pe o bază lunară.

Perspicac

În perspectivă, un alt software CRM puternic, cu integrări native în aplicații populare, este un instrument excelent de colaborare, cu un design fluid, ușor de utilizat.

Sistemul său de informații despre clienți vă oferă o vedere holistică a interacțiunilor fiecărui client potențial și a călătoriei clienților.

Utilizatorii au raportat probleme cu raportarea automată și cu integrarea altor aplicații.

Preț : Similar cu Salesforce, Insightly are o perioadă de încercare gratuită de 14 zile, după care trebuie să vă abonați la un plan plătit de la 29 USD pe lună.

Instrumente de partajare a fișierelor

Va trebui să stocați date importante, partajate, astfel încât să fie ușor accesibile echipei dvs. de lucru la distanță.

Multe instrumente de partajare a fișierelor au interfețe intuitive care simplifică recuperarea informațiilor și sunt sigure pentru a împiedica vizitatorii nejustificați să se aventureze în sistemul dvs. de stocare.

Aceste tipuri de instrumente de colaborare diferă în ceea ce privește vitezele de încărcare și descărcare și prețuri.

Google Drive

Acest software de stocare bazat pe cloud nu are nevoie de prezentare. Multe persoane folosesc deja acest instrument pentru depozitarea personală.

Vitezele de descărcare sunt rapide și, pentru confort suplimentar, puteți descărca o aplicație pentru a sincroniza fișierele pe desktop și invers.

Preț : Este gratuit să vă înscrieți ca persoană fizică și să primiți 15 GB spațiu de stocare. Dacă aveți nevoie de mai mult, un abonament lunar începe de la 1,99 USD pentru 100 GB.

OneDrive

Concurentul Google, Microsoft are un sistem de stocare la fel de competitiv în OneDrive.

După cum era de așteptat, OneDrive are o integrare excelentă cu Windows și rulează bine alături de instrumentele Office 365.

Cu toate acestea, acest software de stocare nu este la fel de util pe dispozitivele iOS. Pot exista opțiuni mai bune dacă nu aveți nevoie să utilizați Microsoft Office.

Preț : utilizatorii gratuit primesc doar 5 GB spațiu de stocare. Pentru 1,99 USD pe lună, sunt disponibile 100 GB, iar dacă vă înscrieți la un plan de abonament Office 365, primiți automat 100 GB de spațiu de stocare.

Dropbox

Orientat mai mult către întreprinderi și companii decât către indivizi, acest instrument simplu are o varietate de planuri individuale și de echipă.

Se integrează cu multe alte instrumente de colaborare, astfel încât fișierele pot fi trimise și primite rapid între platforme.

Preț : Un cont gratuit oferă 2 GB spațiu de stocare. O taxă de 12,50 USD pe lună oferă 5 TB de spațiu, în timp ce abonamentul lunar de 20 USD oferă spațiu nelimitat.

Instrumente de proiectare

Echipele creative au nevoie de o modalitate sigură de a-și împărtăși munca între membrii echipei și clienți, astfel încât design-urile să fie văzute așa cum au fost concepute inițial.

Instrumentele valoroase de proiectare pot automatiza procesele pentru a vă ajuta să creați proiecte noi, chiar dacă aveți puține abilități de proiectare.

Designerii experimentați vor aprecia și vor putea utiliza pe deplin instrumentele mai complexe.

InVision

Mulți designeri digitali laudă foarte mult InVision.

Acest instrument de colaborare este cunoscut pentru capacitatea sa de a transforma design-urile în prototipuri foarte receptive, cu interfețe interactive fluide.

Instrumentul InVision Studio vă adaptează proiectele pentru a se potrivi cu diferite rezoluții pe diferite dispozitive, astfel încât să nu fie nevoie să creați mai multe plăci pentru a vă ajusta pentru aspectul ecranului.

Utilizatorii au observat că aplicația poate fi greoaie din cauza dimensiunii software-ului.

Preț : Puteți crea un prototip gratuit folosind funcțiile de bază. Dacă aveți nevoie de mai multe tablouri de artă și sau pentru a realiza prototipuri ale mai multor proiecte, planurile plătite lunare încep de la 15 USD.

Visme

Mulți folosesc Visme pentru proiecte legate de grafică datorită interfeței sale simple și a bibliotecii mari de șabloane.

Visme este deosebit de util pentru construirea de prezentări profesionale, deoarece puteți introduce date brute, pe care software-ul le afișează în grafică ușor de înțeles.

Cu toate acestea, descărcarea unor prezentări mari poate dura mult timp, iar capacitățile de editare ale software-ului sunt inferioare celor ale altor instrumente de colaborare de proiectare.

Preț : Dacă intenționați să îl utilizați ca persoană fizică, planul gratuit vă permite să lucrați la cinci proiecte și are o limită de stocare de 100 MB. Echipele pot beneficia de opțiunea de abonament plătit lunar de 75 USD, care permite partajarea proiectelor între membrii echipei.

GoVizual

Acest instrument este mai de nișă, dar ați putea beneficia de GoVisually dacă procesul dvs. de revizuire este strict.

Cu acest instrument de colaborare cu design, puteți adnota desene creative pe orice zonă a fișierului fără a afecta imaginea.

De asemenea, puteți păstra instrucțiunile clientului și feedback-ul într-un singur loc pentru ușurință de referință.

Preț : Doar planurile plătite lunare sunt disponibile pentru GoVisually, începând de la 20 USD pentru persoane fizice sau 10 USD per utilizator într-o echipă.

Adobe XD

Când majoritatea oamenilor se gândesc la design grafic, vine în minte Adobe.

Cu toate acestea, o problemă a utilizării Adobe a fost achiziționarea de licențe individuale pentru fiecare mașină.

Acum, echipa ta poate folosi instrumentele de proiectare UX și UI de la Adobe în timp ce lucrează de oriunde în lume.

Designerii familiarizați cu suita Adobe se vor simți ca acasă cu acest software.

Adobe XD oferă noi instrumente care vă permit să coeditați un proiect în același timp cu alți designeri.

Unii utilizatori au comentat că este neplăcut de utilizat și predispus la blocare atunci când se ocupă de proiecte mai mari, cum ar fi cele care folosesc intens grafica vectorială.

Preț : Înregistrarea este gratuită cu spațiu de stocare de până la 2 GB. Pentru design nelimitat și mai mult spațiu de stocare, planurile individuale încep de la 9,99 USD pe lună pentru fiecare utilizator și planurile de afaceri de la 25 USD pentru fiecare utilizator.

mural

Ai nevoie de un instrument de brainstorming?

Muralul este o tablă virtuală la care îți poți pune ideile. Echipele pot edita și colabora la design, de la text la imagini încărcate, prin intermediul unei planșe de desen HTML5.

Acest software este optimizat pentru iPad și găzduiește gesturi.

Preț : planul de pornire costă 12 USD pe lună. Întreprinderile mai mari pot vorbi cu echipa pentru planuri personalizate.

Stilou roșu

Companiile care necesită livrare rapidă de feedback pot beneficia foarte mult de instrumentul unic care este Red Pen.

Coechipierii se pot vedea reciproc lucrând la un proiect în timp real și pot oferi simultan feedback constructiv.

Acest lucru poate fi eficient pentru afacerile online, cum ar fi Merch by Amazon, pentru care ar putea fi necesar să produceți cât mai multe modele de tricouri într-un timp scurt.

Preț : După o perioadă de încercare gratuită de 14 zile, planurile plătite încep de la 20 USD.

Dezvoltare software și instrumente de colaborare open-source

Dezvoltatorii vor avea nevoie de un editor de cod sursă, un depanator și vor construi instrumente de automatizare pentru a crea instrumente personalizate pentru afacerea dvs.

Este important să existe un mediu de dezvoltare integrat (IDE) care să accepte diferite limbaje de codare și utilizarea pe mai multe platforme.

Github

Acest instrument popular pentru programatori și dezvoltatori le permite oamenilor să vă copieze proiectul și să construiască noi funcții pe acesta sau să-și rezolve erorile.

Github este o platformă de depozit de fișiere cu un sistem de documentare excelent, care este excelent pentru rezolvarea problemelor și extinderea proiectelor.

Preț : Github este gratuit atât pentru echipe, cât și pentru persoane fizice. Pentru a accesa funcții mai sofisticate, cum ar fi autentificarea utilizatorilor și capacitatea de a atribui proprietari de coduri, vă puteți înscrie la Echipa Github de la 4 USD pe utilizator în fiecare lună.

CodePen

Este nevoie de timp și efort pentru a crea un software stabil.

CodePen este un mediu de dezvoltare în care programatorii și dezvoltatorii pot experimenta și testa proiecte.

Mulți dezvoltatori de software au învățat cum să codeze prin intermediul academiei gratuite a CodePen.

Preț : Vă puteți crea un cont gratuit pentru a vă testa proiectele; trebuie doar să știți că acestea vor fi accesibile publicului. „Pixuri” private necesită un plan actualizat, începând de la 8 USD pe lună.

Gitlab

Nu trebuie confundat cu Github, acesta este un alt serviciu de depozitare bazat pe web, unde utilizatorii pot colabora în cod la anumite proiecte.

Diferența dintre aceste două depozite este capacitatea de a schimba nivelurile de permisiuni ale utilizatorilor în funcție de rolul lor în Gitlab; în Github, puteți permite utilizatorilor doar să citească sau să scrie cod.

Un beneficiu al Gitlab este caracteristica de integrare continuă încorporată, ceea ce înseamnă că codul este integrat automat în proiect pe măsură ce mai multe persoane lucrează la el.

Preț : echipele pot începe cu un plan gratuit, dar un plan plătit permite liderilor de echipă sau proprietarilor să aprobe cererile de fuziune; planurile încep de la 4 USD pe utilizator în fiecare lună.

Alegerea instrumentelor de colaborare online potrivite pentru afacerea dvs

Aveți nevoie de combinația potrivită de instrumente de colaborare pentru a duce operațiunile afacerii dvs. în cloud.

Acest articol a acoperit doar câteva dintre instrumentele populare folosite de startup-uri și antreprenori. Nu este nicidecum o listă exhaustivă, dar poate fi obositor să alegi între prea multe opțiuni de software.

Când comparați instrumentele de colaborare, gândiți-vă la prețurile și caracteristicile acestora. Este posibil să nu aveți nevoie de toate caracteristicile sofisticate oferite de un plan plătit, așa că opțiunea gratuită va satisface adesea nevoile mărcii dvs. Aveți întotdeauna opțiunea de a face upgrade mai târziu.

Este important să înțelegeți aceste instrumente. O caracteristică unică a produselor SaaS este că toate oferă o perioadă de probă gratuită. Folosiți acest timp pentru a înțelege dacă software-ul vă îndeplinește obiectivele de afaceri și, mai important, dacă face gestionarea afacerii mai ușoară.

Un alt factor este compatibilitatea unui instrument de colaborare cu alte aplicații. Dacă un produs SaaS se integrează cu software-ul cu care sunteți familiarizat sau intenționați să îl utilizați, puteți crea fluxuri de lucru fără întreruperi și sinergii pentru a vă spori productivitatea.

O afacere de tip hands-off necesită puțină contribuție din partea dvs., astfel încât să vă puteți concentra pe creșterea afacerii: procedurile de operare standard (SOP) și instrumentele de colaborare potrivite vă ajută să atingeți acest scop.

Vizitați piața noastră pentru a găsi un exemplu de afacere la cheie. Veți descoperi că afacerile profitabile sunt acelea la care proprietarii lucrează mai puțin de 10 ore pe săptămână.