提高企業生產力的最佳協作工具

遠程辦公室有許多節省時間和金錢的好處。

您將 1,200 美元放在口袋裡，通常用於支付交通費用，並且通過跳過可怕的高峰時間通勤，您每年可以節省 200 多個小時。

遠程工作可以前所未有地提高團隊的生產力。

那麼，您究竟需要什麼來支持您的團隊在辦公室外工作？

協作工具：開啟敏捷業務的關鍵

有效的遠程工作取決於兩個因素：正確的協作工具和工作流程。

許多人都知道，將公司的運營系統化對創建不干涉業務大有幫助。

您可能在沒有意識到的情況下定期使用業務協作工具。

協作工具是軟件即服務 (SaaS) 產品，旨在通過讓員工訪問存儲在雲中的基本數據來提高生產力和效率。

這些工具不需要單用戶許可證，也不需要在組織的計算機上安裝和更新軟件。

正確的工具可以讓您的團隊跨不同時區保持聯繫，因此他們可以在項目上協同工作而不會丟失任何信息。

但是，在市場上眾多的 SaaS 產品中，您真正需要的是哪一種？

在本文中，我們將協作工具分為不同的類別以滿足您的業務需求。

通訊工具

有效的溝通是您企業成功的關鍵。

最好的業務協作工具將電子郵件的功能與即時消息的速度相結合。

致力於讓您的團隊保持聯繫的軟件可最大限度地減少翻譯中丟失的信息。

心靈大師

從胡志明市到休斯頓，在居住在任何地方的同事之間產生想法可能很棘手。

Mindmeister 是一個專門用於思維導圖的虛擬白板。 它操作簡單，可以映射圍繞核心思想的相關主題。

價格：Mindmeister 最多可免費獲得三張思維導圖。 如果您想為不同的項目擴展和創建多個思維導圖，則可以使用每月 4.99 美元的各種付費選項。

抱怨

世界上超過一半的人口使用社交媒體。

您的團隊可能更喜歡具有社交媒體佈局和感覺的平台來相互交流。

Microsoft 的 Yammer 為您企業的員工創建了一個私人社交網絡。

團隊可以在不受外部干擾的情況下協同工作，並且能夠快速找到不同部門的成員。

Yammer 允許人們僅使用公司域中的電子郵件地址加入，從而保持網絡緊密。

Yammer 可讓你通過定制新聞源以包含來自特定團隊或個人的信息來避免混亂。

價格：Yammer 沒有免費計劃； 它與 Microsoft 基於 Web 的 Office 應用程序捆綁在一起，每位用戶每月 3 美元起。

鬆弛

Slack 適合喜歡同步或異步通信的企業。

這個流行的應用程序提供即時消息服務並迎合喜歡電子郵件的人。

使用它來創建為特定主題保留的頻道，以保持對話的重點。

要與個人或團體自由交流，您可以在頻道之外創建私人對話。

價格：您可以訂閱免費計劃，該計劃將免費使用一段時間，非常適合小型團隊。 較大的企業需要訂閱付費計劃才能從更多功能中受益。

Skype

Skype 是最受歡迎的協作工具之一，因為它從一開始就免費。

它的語音、視頻和消息傳遞功能易於使用。

您甚至可以使用 Gmail 帳戶進行註冊。

如果您擁有自有業務並進行多次一對一對話，Skype 可能會滿足您對通信工具的要求，而無需其他功能。

價格：如果您僅使用 Skype 撥打 Skype 電話，則完全免費。 Skype 點數適用於希望 Skype 成為其主要通信方式的用戶，因為它可用於撥打手機、留下語音郵件和發送短信。

飛漲

到目前為止，每個人和他們的祖母都聽說過並可能使用過 Zoom。

如果您奇蹟般地沒有聽說過 Zoom，它是一款視頻會議應用程序，可在一次通話中支持大量人員。

它易於使用且無需承諾； 您無需登錄即可主持或參加會議。 但是，建議使用登錄名和會議密碼，因為人們已經發現如何繞過應用程序的安全性。

價格：無限期免費進行一對一通話或 40 分鐘的群組通話，最多可支持 100 名與會者。 具有附加功能的計劃，例如將 40 分鐘限制提高到 24 小時（但我們懷疑您會遇到這麼長時間！），起價為 14.99 美元。

項目管理工具

正確的項目管理軟件為高效的工作流程和監督多個項目的進度奠定了基礎。

值得慶幸的是，流行的項目管理工具不需要任何編碼知識來創建自動化和工作流。

好的項目管理軟件允許團隊成員在項目上進行協作，同時跟踪預算和時間。

特雷洛

Trello 歸 Atlassian 所有，使用直觀的拖放系統。

您可以為不同的項目或主題創建圖板，並創建稱為“卡片”的清單。

卡片可以通過評論進行更新，以通知您的團隊進度或挫折。

重要的功能，例如自定義的截止日期提醒，易於使用。 一個主要的好處是可以選擇集成多個應用程序以在業務協作工具之間創建無縫工作流。

價格：可以免費註冊為個人用戶並創建無限數量的卡片和個人圖板。 訂閱商業計劃可以解鎖有用的功能，例如增加附件大小限制和對卡片進行投票的能力。

體位法

出於與 Trello 類似的原因，Asana 是另一種流行的項目管理工具。 用戶稱讚其簡單的界面和拖放功能，可以輕鬆創建待辦事項列表。

乾淨的佈局使企業主可以監督正在進行的項目並監控其進度。

利用 Asana 的自定義模板來記錄和跟踪工作流程，並節省從頭開始創建的時間。

廣泛的自定義意味著您可以將任務分配給團隊成員，記下他們的截止日期，並對他們進行顏色編碼以標記他們的職責。

Asana 還可以與許多流行的 SaaS 工具集成，例如 Google Drive、Zapier 和 Evernote。

價格：免費計劃對於小團隊來說已經足夠了，最多可容納 15 名隊友。 較大的組織可以以每月 10.99 美元的價格訪問相同的功能和額外的支持。

跑道

經常使用手機工作的團隊可能最喜歡這款協作工具，因為 Podio 以其移動優化的應用程序而聞名。

其集成的通信系統使 Podio 與其他項目管理工具不同。

但是，該應用程序的空白畫布界面可能會讓人不知所措。 雖然有些人可能會欣賞定制水平，但其他人可能更喜歡可立即使用的現成系統。

價格：免費計劃最多支持五名隊友，但使用量有限。 訪問更豐富的功能，例如自動化工作流程和分配不同權限級別的能力，每月 14 美元起。

週一

星期一是在線企業中最受歡迎的協作工具之一，其運作方式與 Asana 類似。

拖放系統是首選，這是周一易於使用的原因。 您可以創建板來容納不同的項目並通過“脈衝”記錄不同的任務。 在每個脈衝中，您可以分配團隊成員、設置截止日期並提供更新。

無需任何編碼知識即可輕鬆創建自動化，因為您可以根據狀態變化分配指令（例如，將脈衝狀態從“進行中”更改為“完成”）。

集成功能可以同步來自多個應用程序和平台的數據，最大限度地減少從手機轉換到筆記本電腦時的數據丟失。

價格：經過 14 天的試用期後，您需要訂閱他們的分層定價計劃之一； 這些計劃適用於不同數量的用戶。

大本營

我們不能不提及 Basecamp 就討論項目管理軟件。

這是一個具有某些限制的入門級項目管理工具，而不是您長期堅持使用的工具。

在該工具中，“大本營”是一個共享空間，有六個具有待辦事項列表功能的板； 每個董事會都有一個特定的目的。

這是一個簡單的即插即用工具，您可以在訂閱後立即使用。

但是，有限的報告工具​​會使跟踪項目的進度變得困難。

用戶還抱怨其功能有限。 例如，您不能對待辦事項列表中的任務進行優先級排序或更改佈局。

價格：免費選項適用於小型團隊、自由職業者或個體創業者。 如果您需要為超過 20 個用戶提供支持，則需要以每月 99 美元的統一費率訂閱他們的月度計劃。

客戶關係管理 (CRM) 工具

“你永遠不會有第二次機會給人留下第一印象，”這句古老的格言說。

通過在問題出現之前解決任何潛在問題來避免糟糕的第一印象。

您的企業需要一種方法來跟踪客戶互動和實時數據，以提供最佳的客戶體驗。

客戶關係管理 (CRM) 工具可幫助您管理客戶的生命週期。

最佳 CRM 工具的共同特點包括潛在客戶管理、數據分析和報告、預測和工作流自動化。

HubSpot

您可能已經遇到過 HubSpot 廣泛的集客營銷免費培訓庫。

HubSpot 的 CRM 工具通過以易於理解的格式呈現分析和數據來說明您的內容的影響，以便您採取行動並培養正確的潛在客戶。

它的儀表板有一個乾淨的界面，易於使用，並且該軟件與 Google 工具很好地集成在一起。

但是，自定義 HubSpot 可能很困難，這對於需要定制方法的具有更複雜銷售流程的企業來說是一個問題。

價格：HubSpot CRM 的核心功能可無限期免費使用。 包含額外 Sales Hub、Service Hub 和 Marketing Hub 軟件的全包套餐起價為每月 50 美元。 如果您需要高級功能，例如電子郵件打開和點擊通知或同步會議的能力，您可以考慮升級到付費計劃。

銷售隊伍

Salesforce 的主要優勢是它的可擴展性； 它的工具對小型和大型企業同樣有用。

CRM 軟件的自動化和簡化的工作流程是其突出的功能之一。

Salesforce 的 Einstein Analytics 可自動處理數據，因此您可以輕鬆跟踪潛在客戶並預測收入。

如果您能夠克服界面陡峭的學習曲線來掌握它並最大限度地發揮其效用，那麼 Salesforce 的 CRM 將是您所能獲得的一站式在線協作工具商店。

價格：有一個免費試用期，之後您需要註冊付費計劃才能繼續受益於所有這些功能。 每位用戶每月 25 美元起。

洞察力

Insightly 是另一款功能強大的 CRM 軟件，與流行的應用程序本地集成，是一款出色的協作工具，其流暢的設計易於使用。

其客戶信息系統可讓您全面了解每個潛在客戶的互動和客戶旅程。

用戶報告了自動報告和集成其他應用程序的問題。

價格：與 Salesforce 類似，Insightly 有 14 天的免費試用期，之後您需要訂閱每月 29 美元起的付費計劃。

文件共享工具

您需要存儲重要的共享數據，以便您的遠程工作團隊可以輕鬆訪問這些數據。

許多文件共享工具都具有直觀的界面，使檢索信息變得簡單，而且它們是安全的，可以防止不正當的訪問者冒險進入您的存儲系統。

這些類型的協作工具在上傳和下載速度和定價方面有所不同。

谷歌云端硬盤

這種基於雲的存儲軟件無需介紹。 許多人已經將此工具用於個人存儲。

下載速度很快，為了進一步方便，您可以下載一個應用程序將文件同步到您的桌面，反之亦然。

價格：以個人身份免費註冊並獲得 15 GB 的存儲空間。 如果您需要更多，每月訂閱 100 GB 的起價為 1.99 美元。

一個驅動器

谷歌的競爭對手微軟在 OneDrive 中擁有同樣具有競爭力的存儲系統。

正如預期的那樣，OneDrive 與 Windows 具有出色的集成，並且與 Office 365 工具一起運行良好。

但是，此存儲軟件在 iOS 設備上的用處不大。 如果您不需要使用 Microsoft Office，可能有更好的選擇。

價格：免費用戶僅獲得 5 GB 的存儲空間。 每月 1.99 美元，可獲得 100 GB，如果您註冊 Office 365 訂閱計劃，您將自動獲得 100 GB 的存儲空間。

保管箱

這個簡單的工具更適合企業和公司而不是個人，有各種個人和團隊計劃。

它與許多其他協作工具集成，因此可以在平台之間快速發送和接收文件。

價格：免費帳戶提供 2 GB 的存儲空間。 每月 12.50 美元的費用提供 5 TB 的空間，而每月 20 美元的訂閱提供無限的空間。

設計工具

創意團隊需要一種安全的方式在團隊成員和客戶之間共享他們的工作，以便設計能夠按照最初的意圖被看到。

有價值的設計工具可以自動化流程以幫助您創建新項目，即使您的設計技能很少。

有經驗的設計師會欣賞並能夠充分利用更複雜的工具。

視界

許多數字設計師高度評價 InVision。

這種協作工具以其將設計轉變為具有流暢交互界面的高響應原型的能力而聞名。

InVision Studio 工具可調整您的項目以適應各種設備上的不同分辨率，因此您無需創建多個板來調整屏幕佈局。

用戶已經註意到，由於軟件的大小，該應用程序可能很麻煩。

價格：您可以使用核心功能免費創建一個原型。 如果您需要更多畫板和/或製作多個項目的原型，每月付費計劃從 15 美元起。

維密

許多人將 Visme 用於與圖形相關的項目，因為它具有簡單的界面和龐大的模板庫。

Visme 對於構建專業演示文稿特別有用，因為您可以輸入原始數據，軟件以易於理解的圖形顯示這些數據。

但是，大型演示文稿下載需要很長時間，並且該軟件的編輯能力不如其他設計協作工具。

價格：如果您打算作為個人使用，免費計劃允許您處理五個項目，並且有 100 MB 的存儲限制。 團隊可以從每月 75 美元的付費訂閱選項中受益，該選項允許團隊成員之間共享項目。

GoVisually

這個工具更適合小眾，但如果您的審查過程很嚴格，您可能會從 GoVisually 中受益。

使用此設計協作工具，您可以在文件的任何區域註釋創意設計，而不會影響圖像。

您還可以將客戶的說明和反饋放在一處以方便參考。

價格：GoVisually 僅提供按月付費的計劃，個人起價 20 美元，團隊用戶起價 10 美元。

Adobe XD

當大多數人想到圖形設計時，首先想到的是 Adob​​e。

然而，使用 Adob​​e 的一個痛苦是為每台機器購買單獨的許可證。

現在，您的團隊可以在世界任何地方工作時利用 Adob​​e 的 UX 和 UI 設計工具。

熟悉 Adob​​e 套件的設計人員會對這款軟件感到賓至如歸。

Adobe XD 具有新工具，可讓您與其他設計師同時共同編輯項目。

一些用戶評論說，在處理較大的項目（例如那些大量使用矢量圖形的項目）時，它使用起來很笨拙並且容易崩潰。

價格：免費註冊最多 2 GB 的存儲空間。 對於無限設計和更多存儲空間，個人計劃每位用戶每月 9.99 美元起，商業計劃每位用戶 25 美元起。

壁畫

需要頭腦風暴工具嗎？

Mural 是一個虛擬白板，您可以在上面表達您的想法。 團隊可以通過 HTML5 繪圖闆對設計進行編輯和協作，從文本到上傳的圖像。

該軟件針對 iPad 進行了優化並適應手勢。

價格：入門計劃每月收費 12 美元。 較大的企業可以與團隊討論定制計劃。

紅筆

需要快速提供反饋的企業可以從 Red Pen 獨特的工具中受益匪淺。

團隊成員可以實時看到彼此在項目上的工作，並同時提供建設性的反饋。

這對於在線業務（例如亞馬遜的 Merch）非常有效，您可能需要在短時間內製作盡可能多的 T 卹設計。

價格：經過 14 天的免費試用後，付費計劃的起價為 20 美元。

軟件開發和開源協作工具

開發人員將需要一個源代碼編輯器、一個調試器和構建自動化工具來為您的業務創建自定義工具。

擁有支持不同編碼語言和跨平台使用的集成開發環境 (IDE) 非常重要。

GitHub

這款受程序員和開發人員歡迎的工具允許人們複製您的項目並在其上構建新功能或消除其錯誤。

Github 是一個文件存儲平台，具有出色的文檔系統，非常適合解決問題和擴展項目。

價格：Github 對團隊和個人都是免費的。 要訪問更複雜的功能，例如用戶身份驗證和分配代碼所有者的能力，您可以從每位用戶每月 4 美元的價格註冊 Github Team。

代碼筆

創建穩定的軟件需要時間和精力。

CodePen 是一個開發環境，編碼人員和開發人員可以在其中試驗和測試項目。

許多軟件開發人員通過 CodePen 的免費學院學習瞭如何編碼。

價格：您可以創建一個免費帳戶來測試您的項目； 請注意，它們將對公眾開放。 私人“筆”需要升級計劃，每月 8 美元起。

GitLab

不要與 Github 混淆，這是另一個基於 Web 的存儲庫服務，用戶可以在其中對某些項目的代碼進行協作。

這兩個存儲庫的區別在於能夠根據用戶在 Gitlab 中的角色更改用戶的權限級別； 在 Github 中，您只能允許用戶閱讀或編寫代碼。

Gitlab 的一個好處是嵌入式持續集成功能，這意味著代碼會在多人同時處理時自動集成到項目中。

價格：團隊可以從免費計劃開始，但付費計劃允許團隊領導或所有者批准合併請求； 計劃從每位用戶每月 4 美元起。

為您的企業選擇合適的在線協作工具

您需要正確的協作工具組合，才能將您的業務運營轉移到雲端。

本文僅介紹了初創公司和企業家使用的一些流行工具。 這絕不是一個詳盡的列表，但在太多軟件選項之間進行選擇可能會讓人筋疲力盡。

在比較協作工具時，請考慮它們的價格和功能。 您可能不需要付費計劃提供的所有復雜功能，因此免費選項通常可以滿足您的品牌需求。 您始終可以選擇稍後升級。

了解這些工具很重要。 SaaS 產品的一個獨特之處在於它們都提供免費試用期。 利用這段時間了解該軟件是否滿足您的業務目標，重要的是，它是否使管理業務變得更容易。

另一個因素是協作工具與其他應用程序的兼容性。 如果 SaaS 產品與您熟悉或計劃使用的軟件集成，您可以創建無縫的工作流程和協同作用來提高您的工作效率。

無需干預的業務幾乎不需要您的投入，因此您可以專注於發展業務：標準操作程序 (SOP) 和正確的協作工具可幫助您實現這一目標。

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