Cara kerja para postmaster dari berbagai penyedia kotak surat

Dalam 56% kasus, email tidak masuk ke kotak masuk penerima karena skor reputasi pengirim yang rendah. Apa yang dapat Anda lakukan tentang itu? Baca terus untuk mengetahui apa yang memengaruhi reputasi pengirim Anda dan cara melacaknya menggunakan postmaster.

Reputasi pengirim

Misi utama dari setiap penyedia kotak surat adalah untuk mengirimkan pesan yang relevan dengan pengguna dan menyaring yang tidak. Saat menyortir email ke dalam folder dan memblokir pesan yang mencurigakan, penyedia kotak surat dipandu oleh reputasi pengirim. Skor ini rapuh, dan poin positif atau negatif diberikan mulai dari email pertama yang dikirim.

Semua penyedia kotak surat menggunakan algoritme yang berbeda untuk menghitung skor reputasi pengirim. Formula unik ini tetap di bawah radar dan mencakup lusinan parameter dan metrik, masing-masing dengan bobot tetap.

Apa yang memengaruhi reputasi pengirim?

Parameter teknik

• Reputasi domain pengirim dan alamat IP

Riwayat pengiriman diperiksa: untuk berapa lama dan dalam jumlah berapa domain atau alamat IP yang ditunjukkan telah mengirim email.

• Kunci DKIM, data SPF , dan protokol DMARC

Metode otentikasi ini menunjukkan apakah infrastruktur email dikonfigurasi dengan baik. Ini memungkinkan penyedia kotak surat untuk mengotentikasi identitas pengirim. Selain itu, memberikan informasi apakah domain tersebut sebelumnya digunakan untuk mengirim spam.

Parameter kualitatif

• Keluhan

Sebaiknya pertahankan nilai ini dalam 0,1–0,2% dari semua email yang dikirim.

• Pengguna tidak dikenal

Ini adalah akun email yang telah dihapus oleh penyedia kotak surat atau tidak lagi digunakan oleh pemiliknya. Jika Anda mengirim email ke pengguna yang tidak dikenal, Anda akan menerima kode kesalahan 500 sebagai tanggapan. Jika Anda menerima kesalahan itu, hapus alamat email dari surat Anda dengan cepat, sehingga reputasi pengirim Anda tidak terancam.

• Perangkap spam

Ini adalah alamat email yang digunakan untuk mengidentifikasi spammer dan memblokir domain dan IP pengirim mereka dengan praktik kualitas data yang buruk. Penyedia kotak surat, perusahaan pemfilteran, dan layanan anti-spam membuat perangkap spam dan kemudian menyebarkannya melalui web, tempat mereka dapat diuraikan.

• Tampilan alamat IP di daftar hitam

Anda dapat memeriksa kesehatan domain Anda di MXToolBox. Fungsinya untuk pengirim email mencakup analisis domain yang kompleks, operasi yang tepat dan konfigurasi SPF, DKIM dan DMARC yang benar, dan tampilan daftar hitam.

Keterlibatan pengguna

• Email dibuka dan diklik

Tingkat buka dan klik yang tinggi adalah indikator bahwa pelanggan tertarik dengan konten yang mereka terima.

• Email ditandai sebagai "Bukan spam"

Tindakan dari pengguna ini diperlakukan oleh penyedia kotak surat sebagai sinyal positif.

• Email ditandai sebagai spam
• Email diteruskan

Keterlibatan ini memiliki dampak positif pada reputasi pengirim, karena menunjukkan bahwa penerima menghargai pesan sejauh mereka ingin membagikannya.

• Email dibalas

Faktor ini mempengaruhi reputasi pengirim yang paling dari faktor apapun.

Berdasarkan metrik ini, pengirim menerima skor tertentu. Ini dapat dinyatakan sebagai angka dari 0 hingga 100 atau sebagai kategori dari netral hingga buruk. Semakin tinggi skor pengirim Anda, semakin percaya filter spam dengan kampanye email Anda. Jika Anda telah mendapatkan reputasi yang dapat dipercaya, filter spam bahkan mungkin memaafkan Anda karena menggunakan beberapa kata yang diketik menggunakan caps lock. Tetapi jika Anda telah meredam skor Anda, bahkan email yang dirancang dengan kompeten pun dapat disaring sebagai spam.

Di mana memeriksa reputasi pengirim Anda?

• Skor Pengirim
• Talos

Reputasi pengirim ditentukan, apa selanjutnya?

Pantau kinerja email Anda. Bukan hanya metrik pemasaran email standar, tetapi juga analisis yang lebih dalam dan kompleks. Seorang kepala pos dapat membantu Anda di sini.

Apa itu kepala pos?

Postmaster adalah alat khusus yang tersedia dari penyedia kotak surat. Dengan menggunakannya, Anda dapat memeriksa keterkiriman email Anda, mengenali reaksi pelanggan terhadap email Anda, mendapatkan informasi tentang jumlah dan jenis keluhan, mengidentifikasi kesalahan yang terjadi, dan melacak reputasi domain pengirim dan alamat IP Anda.

Postmaster dari penyedia kotak surat yang berbeda memiliki berbagai fungsi. Saat memilih postmaster, pertimbangkan layanan mana yang digunakan oleh mayoritas pelanggan Anda atau atur postmaster dari penyedia yang berbeda.

Cara mengatur kepala pos

Langkah 1. Daftar dengan penyedia kotak surat yang paling populer dengan pelanggan Anda, jika tidak, Anda tidak akan melihat data.

Langkah 2. Masukkan domain surat Anda dan verifikasi bahwa Anda memiliki kepemilikan.

Langkah 3. Pastikan autentikasi email dikonfigurasi dengan benar, karena postmaster mendapatkan informasi dari data SPF, DKIM, dan DMARC.

Mari kita lihat fitur postmaster yang tersedia dari empat penyedia kotak surat teratas yang digunakan oleh pengguna berbahasa Inggris.

Kepala Pos AOL

Ada tiga panel menu yang tersedia.

Panel Tautan Populer

• Kode Kesalahan

Anda dapat melihat kode kesalahan yang dikirim oleh AOL untuk setiap email yang tidak terkirim. Setiap kesalahan dijelaskan dengan deskripsi singkat dan beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengatasinya.

• Masalah tiket

Di sini Anda dapat melaporkan masalah pengiriman email ke pelanggan Anda yang menggunakan AOL. AOL menyediakan daftar kemungkinan kesalahan bersama dengan penjelasan singkat. Anda hanya dapat membuat tiket hanya untuk masalah yang sama untuk alamat IP yang diberikan. Jika tidak, Anda akan masuk daftar hitam pada formulir tiket.

• Permintaan Putaran Umpan Balik

Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat mengirim permintaan untuk menyiapkan Putaran Umpan Balik. Di bawah ini adalah contoh Laporan Loop Umpan Balik Email dari AOL.

• Permintaan Daftar Putih

Anda dapat mengajukan permohonan untuk masuk daftar putih. IP yang ada di Daftar Putih dilindungi dari sebagian besar filter spam AOL. Anda tidak bisa masuk daftar putih, namun, jika alamat IP Anda sudah masuk daftar hitam.

• Server Surat Keluar AOL

Jika ada perubahan pada server email AOL, Anda akan melihatnya di sini.

Alat & Panel Bantuan Teknis

• Pemeriksa Reputasi IP

Anda dapat memeriksa apakah reputasi IP Anda baik, buruk atau sedang.

• Verifikasi IP

Anda dapat melakukan tes otomatis atau manual untuk melihat apakah email Anda melewati firewall atau server proxy. Dengan kata lain, Anda akan melihat jalur yang diambil email yang meninggalkan sistem Anda.

• Tes Telnet SMTP

Anda dapat mengakses petunjuk tentang cara melakukan tes ini secara manual. Penting untuk memeriksa apakah ada masalah koneksi.

Panel Panduan & Praktik Terbaik

Di sini Anda dapat menemukan informasi berguna tentang meningkatkan reputasi pengirim Anda, daftar pertanyaan umum, dan persyaratan Teknis dan Kebijakan AOL.

Alat Postmaster dari Gmail

Data analitik disajikan dalam bentuk tabel dan grafik selama 7, 30, 60, 90 dan 120 hari. Laporan hanya dibuat bila ada volume harian lalu lintas email yang cukup besar yang berasal dari domain Anda. Anda harus mengirim lebih dari 200 email ke klien Gmail untuk melihat statistik.

Data berikut tersedia:

• Spam rate, di sini Anda dapat melihat jumlah email yang ditandai sebagai spam. Hanya pesan yang diautentikasi dengan kunci DKIM yang dihitung.

• IP dan reputasi domain. Ini adalah dua grafik terpisah. Reputasi dihitung dengan mempertimbangkan riwayat surat, volume, dan umpan balik pengguna.

Jenis reputasi alamat IP:

buruk (merah). Volume spam yang sangat tinggi berasal dari alamat IP ini.

Rendah (oranye) . Sejumlah besar spam dikirim dari alamat ini.

Sedang (kuning). Menunjukkan volume spam yang dikirim rendah.

Tinggi (hijau). Hampir tidak ada spam yang dikirim dari alamat IP ini.

• Putaran Umpan Balik. Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menyematkan header yang disebut dengan Umpan Balik-ID. Grafik menunjukkan informasi tentang pengidentifikasi masalah.

• Autentikasi. Dasbor ini berisi informasi tentang volume email yang lolos autentikasi SPF, DKIM, dan DMARC.

• Enkripsi, di sini Anda dapat melihat persentase email masuk dan keluar dalam perbandingan dengan volume keseluruhan yang telah melewati TLS.

• Kesalahan pengiriman. Menunjukkan persentase email yang ditolak atau gagal sementara.

Yahoo Postmaster

Statistik kinerja email tidak tersedia dengan alat ini. Satu-satunya hal yang dapat Anda atur adalah Loop Umpan Balik. Setelah Anda melakukannya, Anda akan menerima laporan tentang tingkat spam.

Sebagai pengirim, Anda juga dapat menemukan informasi berguna berikut:

• Kebijakan Yahoo DMARC
• FAQ pengiriman email Yahoo
• Daftar kode kesalahan SMTP
• Praktik terbaik dan kiat email massal

Kepala Pos Outlook.com

Dengan penyedia ini, informasi ditampilkan untuk tanggal yang dipilih. Perlu diingat bahwa perlu waktu untuk memproses data, jadi Anda akan melihat analitik beberapa hari setelah hari pengiriman yang sebenarnya.

Layanan Data Jaringan Cerdas (SNDS)

Ini adalah layanan yang memberi pengirim akses ke data terperinci tentang lalu lintas email untuk IP individu.

Data yang tersedia untuk pengguna SNDS meliputi:

• Periode aktivitas — periode selama aktivitas dari alamat IP berlangsung.
• Perintah RCPT , perintah DATA, dan penerima pesan — atau volume email yang direncanakan untuk dikirim, benar-benar dikirim, dan diterima.
• Hasil filter — atau keseluruhan hasil pemfilteran spam yang diterapkan ke semua pesan yang dikirim oleh IP selama periode aktivitas tertentu.
• Tingkat keluhan
• Periode pesan jebakan — atau waktu ketika email masuk ke jebakan spam.
• Jebakan hit — atau jumlah pesan yang dikirim ke alamat jebakan.
• Contoh HELO — atau perintah EHLO yang dikirim oleh IP.
• Contoh MAIL FROM —di mana contoh sebenarnya perintah MAIL yang dikirim oleh IP ditampilkan.
• Komentar — atau data tambahan apa pun tentang IP.

Program Pelaporan Surat Sampah (JMRS)

Ini adalah umpan balik yang memberikan laporan tentang email yang ditandai sebagai sampah oleh klien Outlook.

Untuk menyimpulkan

Untuk memastikan email Anda tidak masuk ke folder spam penerima, pertahankan reputasi pengiriman Anda:

• Mengawasi pengiriman email Anda.
• Lihat keterlibatan pelanggan dan coba pertahankan tingkat keluhan Anda di bawah 0,2%.
• Pantau kesalahan pengiriman.
• Verifikasi email di milis Anda dan bersihkan dari alamat yang buruk dan tidak valid secara teratur.

Reputasi pengiriman Anda selalu dalam kendali Anda, jadi manfaatkan fitur postmaster, analisis data, dan lihat skor Anda meningkat.