Email Permintaan Maaf: Seni Mengatakan Maaf

Lirik lagu terkenal mengatakan bahwa "Maaf tampaknya menjadi kata yang paling sulit," dan kata-kata ini terbukti tidak hanya berlaku untuk kehidupan kita sehari-hari tetapi juga untuk pemasaran email. Terkadang copywriter yang mengacaukan konten, dan terkadang masalah yang lebih kompleks seperti kerusakan server yang dapat memengaruhi bisnis Anda.

Tidak peduli apakah itu kesalahan ejaan kecil Anda atau kesalahan teknologi besar, satu hal yang jelas: sebagai pemasar email yang sadar akan reputasi, Anda harus meminta maaf kepada audiens Anda. Jadi, baca posting blog ini untuk menemukan prinsip utama dalam membuat email permintaan maaf yang bagus.

Apa itu email permintaan maaf?

Email permintaan maaf adalah pesan yang dikirim ke pelanggan setelah terjadi kesalahan di email sebelumnya. Untuk apa pemasar email dapat meminta maaf? Berikut daftar kesalahan langkah untuk mengirim email permintaan maaf:

• penawaran yang kedaluwarsa;
• tautan rusak;
• gangguan teknis yang membawa beberapa masalah bagi pengguna;
• email yang dikirim ke segmen yang salah;
• CTA yang salah;
• konten yang menyinggung dalam email.

Sementara beberapa kesalahan ini cukup dapat dimaafkan, yang lain dapat mempengaruhi reputasi perusahaan Anda dan menurunkan loyalitas pelanggan; sehingga mereka memerlukan email permintaan maaf tindak lanjut.

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Litmus, 49,4% pemasar email beruntung yang tidak mengirim email permintaan maaf dalam setahun:

Mudah-mudahan, 49,4% pemasar yang disebutkan di atas tidak pernah mengirim email permintaan maaf karena kampanye email mereka yang dijalankan dengan sempurna dan tanpa noda. Namun, jika menurut Anda kampanye email Anda sebelumnya memerlukan beberapa solusi pemecahan masalah, gulir ke bawah untuk beberapa tips tentang cara mengatasi kesalahan Anda dengan email permintaan maaf.

Cara menulis email permintaan maaf

Kami telah menyiapkan serangkaian kiat tentang cara membuat email permintaan maaf dan mengemasnya dengan contoh yang sesuai.

Katakan maaf

Meskipun mungkin tampak jelas, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah meminta maaf. Mulailah email Anda dengan "Maaf" langsung dan akui bahwa Anda mengetahui apa yang telah terjadi.

Katakanlah, Anda telah mencapai segmen database yang salah dengan email dan sekarang Anda perlu meminta maaf. Inilah cara Anda dapat memulai:

Hai, pelanggan yang terhormat! Kami di sini untuk mengatakan bahwa kami sangat menyesal atas email yang kami kirimkan secara tidak sengaja kepada Anda.

Akui kesalahanmu

Pelanggan Anda akan menghargai kejujuran Anda jika Anda mengakui bahwa Anda telah melakukan kesalahan. Tidak peduli seberapa besar atau kecil kesalahan Anda, tunjukkan bahwa Anda bertanggung jawab penuh atas tindakan Anda dan buktikan diri Anda sebagai pemasar yang peduli dengan perasaan pelanggan.

Kemarin Anda mendapat email yang mengatakan bahwa Anda telah dihapus dari database Premium kami karena tidak memperpanjang paket harga Anda. Tapi Anda benar-benar melakukannya! Dan email itu adalah kesalahan kami ;( Kami menyadari betapa bingungnya Anda, jadi ini dia lagi — maaf!

Jelaskan situasinya

Tidak ada lagi alasan untuk saat ini; sebagai gantinya, buatlah penjelasan yang matang tentang apa yang terjadi. Tidak menjauh dari kemunduran Anda dalam email panggilan untuk rasa hormat dan empati, jadi mencurahkan satu atau dua baris mengklarifikasi di mana Anda salah. Gunakan nada suara pilihan Anda untuk berbicara dengan pelanggan.

Masalahnya adalah wizard email kami tidak sehat kemarin, menekan tombol yang salah, dan Anda menerima apa yang seharusnya tidak Anda terima.

Datang dengan solusi

Terkadang mengatakan maaf atau itu tidak akan terjadi lagi sudah cukup untuk menyelesaikan masalah. Jika ada lebih dari ini, tawarkan hadiah hiburan — diskon atau penawaran terbatas — untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dengan hubungan dengan pelanggan Anda.

Namun, tidak semua kesalahan Anda layak untuk membuat email permintaan maaf. Misalnya, jika Anda menyertakan tautan rusak atau kode promosi yang salah ke email Anda, Anda dapat memperbaikinya di bagian belakang dengan mengarahkan pengguna ke URL yang benar. Jika terjadi kesalahan ketik atau email yang dikirim dua kali, putuskan apakah kesalahan ini akan memengaruhi pemasaran email Anda dan benar-benar penting bagi audiens Anda.

Contoh email permintaan maaf

Masalah teknis

Bagaimana jika situs web Anda atau seluruh server down? Anda hampir tidak pernah bisa memprediksi ini, tetapi ketika itu terjadi, Anda perlu bereaksi.

Lihat email dari Chanel ini. Merek bergegas untuk menjelaskan apa yang salah dengan situs web sebelum pelanggan mereka menjadi frustrasi.

Joule, datang dengan email serupa tetapi termasuk diskon untuk menebus kemungkinan ketidaknyamanan.

Segmen target yang salah

Menggunakan segmentasi adalah jalur kehidupan nyata untuk mempersonalisasi email Anda. Jika Anda kebetulan memilih bagian yang salah dari database Anda, ikuti contoh Pluralsight. Perusahaan sebelumnya mengirim email ke grup pengguna yang salah dan memutuskan untuk mendamaikan kesalahpahaman itu dengan mengirim email permintaan maaf dan menawarkan langganan lebih murah dari biasanya.

Kesalahan copywriting

Jika itu adalah teks yang tidak cukup selaras, buat email yang sesuai untuk mengakui kesalahan Anda. Rayakan pengguna Anda jika mereka yang melihat bug tersebut.

Kopi Metodis, misalnya, membuatnya tetap sederhana dan berkelas: mereka mengakui kesalahannya, menjelaskan maksudnya, berterima kasih kepada semua orang yang melihat kesalahan itu, dan, tentu saja, meminta maaf atas kesalahannya.

Pemeliharaan yang akan datang

Jika Anda dapat memprediksi keadaan yang dapat membingungkan pelanggan Anda, berbaik hati untuk memberi tahu mereka sebelumnya dan meminta maaf, untuk berjaga-jaga.

Itulah yang kami lakukan sebelum memulai pemeliharaan server yang kami rencanakan. Kami menjelaskan kapan dan mengapa kami tidak dapat hadir, meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin terjadi, dan memberikan saran tentang apa yang harus dilakukan.

Kami sangat berharap Anda akan menyimpan tips dari posting ini untuk hari hujan, yang kami harap tidak pernah datang. Namun jika Anda perlu mengirim email permintaan maaf, SendPulse siap membantu Anda untuk mengirimkan kampanye Anda. Pastikan kita akan membuat 'Maaf' tidak terlalu sulit untuk diucapkan.