7 cosas que aprendimos durante nuestro primer hackathon virtual

A principios de mayo, Yotpo intentó algo un poco diferente. Organizamos nuestro primer hackathon virtual, desafiando a nuestro equipo de marketing a crear seis campañas de marketing en solo cuatro días, todo mientras trabajaba de forma remota.

Transformar lo que suele ser un evento de oficina en uno que se extiende por continentes y zonas horarias nos presentó más de unos pocos desafíos logísticos. ¿Cómo sería el horario? ¿Cómo podríamos mantener las cosas divertidas y atractivas? Pero a pesar de los obstáculos, nuestro Markathon inaugural de trabajo desde casa resultó ser un éxito tremendo.

Participaron más de 50 miembros del equipo, cada uno de ellos trabajando desde sus hogares en Londres, Nueva York, Sofía y Tel Aviv. El objetivo era impresionar a los jueces con una nueva e innovadora campaña y activos de generación de demanda, desarrollar una comprensión aún más profunda de los productos de Yotpo y mejorar nuestras habilidades de colaboración en condiciones desafiantes.

A lo largo del camino, descubrimos mucho sobre lo que funciona y un poco sobre lo que no. Aquí están las siete lecciones clave que aprendimos durante el primer hackathon virtual de Yotpo.

1. Crear una estructura que proporcione un marco flexible para los equipos.

Al principio, establecimos un equipo de organización para elaborar planes sobre cómo debería desarrollarse el hackathon de marketing. Lo que aterrizaron fue Markathon: Clase de 2020 , un evento virtual de cuatro días reservado por un par de animadas ceremonias de apertura y clausura, al final de las cuales el equipo ganador sería declarado por un panel imparcial de jueces.

Una estructura coherente es clave para mantener a todos organizados. Cada nuevo día del Markathon comenzaría con un breve cuestionario para despertar un poco de entusiasmo y lograr que todos participaran en la colaboración. Los equipos individuales se autoorganizarán, pero vale la pena tener un marco diario visible alrededor del cual pueda tomar forma el hackathon.

2. Utilice rondas de ideas previas al hackatón para que la gente se interese y se entusiasme

Nuestro equipo de marketing ya tiene eventos de ideación regulares, en los que cada miembro del equipo presenta nuevas ideas basadas en un tema elegido. Estas ideas luego se reducen a solo una docena de lanzamientos, antes de que se elijan unos pocos para su producción.

El Markathon siguió muchos de los mismos ritmos, comenzando con una ronda de presentación de 65 ideas y terminando con las seis campañas que desarrollarían nuestros equipos. Como obviamente el lanzamiento no podía realizarse en persona, aprovechamos las presentaciones de Zoom y la comunicación en línea entre equipos para tomar decisiones.

3. Crea una vibra que trasciende la distancia

Una de las primeras víctimas de cualquier evento virtual puede ser la atmósfera y el tono, por lo que era extremadamente importante establecer un tema visual fuerte para acercar a los participantes . Para hacer esto, nos unimos al increíble equipo de diseño de Yotpo, que rápidamente se puso a trabajar para crear un lenguaje visual general para el propio Markathon, así como una marca distintiva al estilo de un club para cada uno de los seis equipos competidores.

Este nítido conjunto de diseños, que incluía una colección de escudos y carteles animados del equipo, ayudó a caracterizar y unificar a cada uno de los equipos, comunicar una vibra y fomentar un sentido de competencia saludable. A pesar de la distancia, la cultura y la personalidad de Yotpo aún brillaban.

4. Piense detenidamente al elegir sus equipos

Uno de los primeros pasos que dimos al organizar el Markathon fue pensar en cómo podríamos crear equipos con miembros que a menudo no tienen la oportunidad de trabajar juntos. En esencia, se trataba de un desafío de marketing, pero también de una oportunidad para fomentar la colaboración .

Cada uno de nuestros seis equipos de Markathon estaba compuesto por miembros de una variedad de disciplinas diferentes, lo que brindaba a las personas la oportunidad de colaborar con colegas y equipos con los que quizás no habían trabajado antes. Los diseñadores trabajaron junto con científicos de datos y gerentes de marketing entrante, por ejemplo, forjando relaciones que podrían llevarse a proyectos futuros.

5. Utilice juegos para impulsar la comunicación

Antes de convertir el Markathon en un evento virtual, habíamos planeado organizarlo aquí mismo en la sede de Yotpo, con muchos bocadillos que fluyen libremente y la hora feliz ocasional para mantener las cosas sociables y optimistas. Mantener ese mismo ambiente animado en un contexto virtual era una gran prioridad, pero lograrlo mientras se trabajaba desde casa representaba un serio desafío.

Los juegos fueron clave para que fuera un éxito. Antes de que comenzara el Markathon, enviamos una lista de preguntas a todos los participantes, pidiéndoles que revelaran algunos datos interesantes y trivialidades entretenidas sobre ellos mismos.

Luego comenzamos cada nuevo día con un breve cuestionario de opción múltiple, otorgando las respuestas correctas con fichas para canjear por premios divertidos, creados con cariño por el equipo de diseño, en la ceremonia de clausura del hackathon.

Los participantes podrían ganar las llaves de la lista de reproducción de música de una oficina diferente para el día: "Gangnam Style" en repetición, ¿alguien? - o un nuevo fondo de Zoom elaborado por un diseñador. Estos juegos no solo fomentaron una gran comunicación entre equipos remotos, sino que agregaron una estructura muy necesaria para cada día.

6. Elija jueces que puedan aportar una perspectiva única a los proyectos.

Para decidir el ganador, seleccionamos a un panel superestrella de jueces expertos de todo Yotpo. Al evaluar el éxito y la viabilidad de nuestros proyectos, queríamos ojos nuevos y las distintas percepciones que vendrían de diferentes departamentos.

En una conferencia virtual el último día, los seis equipos presentaron cada una de sus campañas. Se invitó a los jueces a hacer preguntas antes de calificar el trabajo de cada equipo en función de un conjunto de tres criterios ponderados: impacto potencial, ejecución e innovación.

Los jueces quedaron enormemente impresionados por los resultados y la “ejecución de primera línea”, y dejaron de lado cualquier preocupación de que el trabajo remoto pudiera haber afectado la calidad de las campañas terminadas. Trabajar desde casa solo había magnificado el entusiasmo y la energía con que nuestros equipos habían abordado la tarea. El primer Markathon intercontinental fue un éxito, estableciendo un plan para futuros eventos de hackathon remotos.

7. Defiende tu idea ganadora

Además de ser una forma optimista y social para que nuestros equipos continúen colaborando durante una crisis, el hackathon de marketing de este año también produjo resultados muy reales. Nuestra campaña ganadora, un concepto concebido, desarrollado, lanzado y ejecutado por un equipo repartido por todo el mundo, se ha puesto en marcha.

La pandemia de coronavirus nos ha obligado a repensar cómo hacemos las cosas en casi todos los niveles del negocio y a encontrar nuevas formas de colaborar en proyectos complejos de forma remota. Lo que descubrimos cuando organizamos el Markathon es que nuestras mejores y más grandes ideas son impulsadas por nuestros equipos, y no hay distancia que se interponga en el camino de eso.