Una guía completa sobre cómo elaborar un plan de capacitación para empleados

Si es propietario de un negocio, probablemente comprenda que el éxito comercial se trata de equilibrar la necesidad de impulsar la productividad de su fuerza laboral con los requisitos de los empleados individuales.

Maximizar la productividad no es necesariamente sencillo ni tampoco se puede medir fácilmente. Pero ciertamente hay una serie de herramientas y procesos que pueden ayudar. Estas pueden ser soluciones basadas en tecnología, como el uso de tecnología de fuerza laboral automatizada, o más organizacionales, como el diseño de programas de educación para empleados.

La mayoría de las empresas se basará en algún tipo de plan de formación para garantizar que cada empleado esté mejor equipado con las habilidades y los conocimientos adecuados para realizar su trabajo. Aquí está nuestra guía práctica para ayudarlo a crear uno para su empresa.

¿Qué es un plan de formación para empleados?

Gestionar la formación y el desarrollo profesional continuo de los alumnos de una empresa se vuelve inevitablemente más complicado para las empresas con muchos empleados. Sin duda, la formación en el departamento de contabilidad será muy diferente a la formación en el departamento de marketing.

La creación de un plan de capacitación para cada empleado que se adapte a sus necesidades individuales sin dejar de cumplir los estándares importantes de toda la empresa es la mejor y más eficiente manera de asegurarse de que todos reciban la capacitación que necesitan.

Los planes de capacitación deben ser fácilmente accesibles tanto para los aprendices como para la gerencia, de modo que todos puedan tener una idea del progreso de un empleado.

Para aquellos que están siendo capacitados, una hoja de ruta clara los ayudará a mantenerse al tanto de las tareas y a saber qué se espera de ellos. Para quienes supervisan la capacitación, los buenos planes ayudan a rastrear el progreso individual y las habilidades que tiene toda la fuerza laboral de su empresa.

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Diseñando su esquema de entrenamiento

Al elaborar planes de capacitación para empleados, hay cinco cosas clave que debe tener en cuenta.

1. Incorporación de las necesidades comerciales en su plan de capacitación

La pregunta de qué necesita su empresa de un empleado determinado tendrá mucho que ver con su puesto de trabajo y por qué se creó su puesto en primer lugar. Establecer lo que se requiere de un empleado debe ser la primera parte de cualquier plan de capacitación, ya que es el objetivo final de toda la capacitación.

La industria en la que se encuentra su negocio es otro factor clave a tener en cuenta. Las necesidades de una marca de tecnología serán muy diferentes de las necesidades de una marca de moda, por ejemplo.

La mayoría de las empresas suelen emplear un período de orientación para ayudar a los nuevos miembros del personal a ponerse al día. Este proceso de formación tiende a ser uniforme, a menos que el empleado tenga un rol técnico, en cuyo caso el período de formación suele ser más largo.

Por ejemplo, si contrata a un nuevo gerente de proyecto, una de las primeras cosas que querrá hacer es asegurarse de que comprenda y pueda usar cualquier herramienta de programación y planificación de proyectos que necesite.

Cuando se trata del desarrollo de habilidades para los empleados preexistentes, la integración de las necesidades comerciales en los planes de capacitación es una cuestión de sopesar los recursos de capacitación disponibles con áreas particulares donde faltan las habilidades de su empresa.

2. Diseñar un plan para las necesidades personalizadas de sus empleados

Además de comprender las necesidades de su negocio, su plan de capacitación para empleados también debe tener en cuenta las necesidades personales de cada empleado.

La mejor forma de hacerlo es involucrar a sus empleados en el diseño de sus propios planes de formación. La mayoría de los empleados tienen alguna idea sobre cómo aprenden mejor, por lo que mejorará la velocidad y la eficacia de la capacitación para involucrarlos desde el principio.

Al conversar con cada empleado sobre su estilo de aprendizaje y sus objetivos profesionales, puede realizar los ajustes necesarios en el plan para satisfacer las necesidades de los empleados.

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Estas necesidades pueden ser técnicas. Un empleado podría decir que tiene problemas para operar el software gratuito para reuniones en línea que elija su empresa, por ejemplo. Si este es el caso, la instrucción específica de las herramientas necesarias se puede incorporar a su plan de formación.

Las necesidades personales de los empleados también pueden ser estructurales. Los trabajadores a tiempo parcial dispondrán de menos tiempo para la formación que los trabajadores a tiempo completo. Si su esquema de formación profesional incluye un programa de tutoría, un aspecto importante a considerar también es emparejar a los mentores con los aprendices.

3. Definición de los objetivos de formación de cada plan

Una vez que se establece el propósito de la capacitación, las necesidades comerciales y las necesidades personales se pueden utilizar para identificar objetivos de capacitación específicos.

Los objetivos más comunes son la mejora de las habilidades necesarias. Lo que son variará de una empresa a otra y de una función a otra. Para las tiendas Shopify, los desarrolladores y diseñadores web deberán aprender los entresijos de la plataforma Shopify, y su capacitación deberá mantenerlos actualizados con este sistema.

Sin embargo, en el mismo negocio, es posible que los proveedores de productos no necesiten estas habilidades. Es probable que su formación cubra la gestión de la cadena de suministro, por lo que los desarrolladores no tendrán que preocuparse.

Es importante crear un orden claro en los planes de capacitación que comunique la prioridad de los diferentes objetivos de aprendizaje a sus empleados. Significado simplemente; en qué objetivos de los elementos de formación deberían centrarse primero.

Es probable que los planes de formación más completos que se lleven a cabo a largo plazo se dividan en módulos y cursos. Dado que es probable que se conecten entre sí, asegúrese de que el orden en el que se completen permita a los alumnos desarrollar su conocimiento de manera acumulativa. Comience con bases sólidas y diríjase hacia objetivos de capacitación más avanzados cuando sea apropiado.

Si bien es importante estructurar las rutas de aprendizaje en un orden lógico, demasiado enfoque en un solo tema a la vez puede generar una sobrecarga de información. Evite esto mezclando el orden en que los alumnos completan sus objetivos, dándoles tiempo para digerir materiales de otras partes de su capacitación antes de volver al tema.

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4. Encontrar y realizar un seguimiento de las métricas de éxito

¿Cómo saber si los planes de formación de sus empleados están funcionando? Para los planes de capacitación y los esquemas de incorporación de nuevos empleados, es común medir el progreso con pruebas y exámenes de fin de unidad. Si los nuevos empleados pasan las pruebas y demuestran las habilidades que han aprendido, es una señal de que un programa de capacitación es efectivo.

Para el desarrollo profesional continuo y la capacitación, las pruebas también pueden desempeñar un papel, pero también querrá hacer un seguimiento del desempeño diario de un trabajador. Para hacer esto, querrá identificar los indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada función.

Por supuesto, los KPI variarán de una función a otra. Un empleado a cargo de la gestión de cumplimiento de pedidos probablemente medirá su desempeño por la tasa y la eficiencia del cumplimiento de pedidos. Si, después del entrenamiento, aumenta el porcentaje de pedidos que se están cumpliendo, o el tiempo promedio para completar un pedido disminuye, esto es una señal de que el entrenamiento ha funcionado.

En el caso de la gestión de inventario, por otro lado, los KPI serían diferentes. El personal de esta área de su negocio puede evaluarse mejor midiendo qué tan regulares son los desabastecimientos o qué desperdicio hay en el almacén. Estas cosas serán importantes para ellos, ya que se ven afectadas directamente por su propio desempeño, y también lo es la forma en que miden su éxito.

5. Establecer un mecanismo de retroalimentación

La retroalimentación no es solo un procedimiento de revisión para las empresas de comercio electrónico que venden en Amazon, es una parte vital de cualquier proceso de capacitación. Cuando recibimos comentarios, nos permite saber dónde lo hemos hecho bien y en qué áreas debemos mejorar.
La forma en que se entregan los comentarios puede marcar la diferencia entre un esquema de capacitación de apoyo que alienta a los empleados a mejorar y uno que genera resentimiento y genera una atmósfera profesional tóxica.

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Para incentivar a todos los trabajadores, la retroalimentación debe ser positiva en general. La retroalimentación basada en los puntajes de las pruebas se puede utilizar para crear una competencia saludable entre colegas, pero es importante asegurarse de que aquellos que no obtengan los puntajes más altos no sientan que han perdido de ninguna manera.

Incluso un mal resultado de una prueba puede ser un buen resultado de un programa de capacitación, ya que resalta las dificultades que puede tener un empleado. Una vez resaltado, se puede organizar más capacitación, o si varios empleados observan malos resultados, podría ser una señal de que el programa debe mejorarse.

Si su equipo está trabajando de forma remota, es muy importante brindar comentarios detallados. Pero evite enviar informes de retroalimentación sin algún tipo de comunicación cara a cara para complementarlos. Asegúrese de prestar mucha atención a las respuestas de sus empleados y escuchar cualquier inquietud que puedan tener.

Por último, siempre tenga en cuenta que la retroalimentación debe ser un proceso circular. Los empleados deben recibir retroalimentación del personal de capacitación, quien a su vez, debe recibir retroalimentación de los aprendices.

Crecimiento de empleados estable y continuo

Cualquier sistema para capacitar a su fuerza laboral puede beneficiarse de contar con planes de capacitación de empleados efectivos. Un equipo de formación interno debe ser responsable de crearlos e implementarlos para que la formación esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado.

En lugar de solo un curso obligatorio que los nuevos empleados de su empresa deben completar, piense en los planes de capacitación como una herramienta profesional útil que se puede aplicar de muchas maneras diferentes para el personal de todos los niveles.

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Es mejor pensar en el entrenamiento como un arma comercial de dos puntas. Por un lado, es un aspecto importante de las operaciones comerciales que puede impulsar la eficiencia y productividad de su fuerza laboral. Por otro lado, es una inversión valiosa en el desarrollo profesional a largo plazo de sus empleados que ayudará a que sus carreras crezcan y los lleve a una mayor satisfacción laboral.

En última instancia, los empleados felices y comprometidos aumentarán la tasa de retención de su personal y contribuirán a una cultura laboral saludable que beneficie a todos. Con esto en mente, considere introducir o ajustar sus planes de capacitación para empleados hoy.