Una guida completa sulla creazione di un piano di formazione dei dipendenti

Se sei un imprenditore, probabilmente capirai che il successo commerciale consiste nel bilanciare la necessità di aumentare la produttività della tua forza lavoro con le esigenze dei singoli dipendenti.

Massimizzare la produttività non è necessariamente semplice o facilmente misurabile. Ma ci sono certamente una serie di strumenti e processi che possono aiutare. Queste possono essere soluzioni basate sulla tecnologia, come l'uso della tecnologia automatizzata della forza lavoro, o soluzioni più organizzative, come la progettazione di programmi di formazione dei dipendenti.

La maggior parte delle aziende farà affidamento su una qualche forma di programma di formazione per garantire che ogni dipendente sia dotato delle competenze e delle conoscenze giuste per svolgere il proprio lavoro. Ecco la nostra guida pratica per aiutarti a crearne uno per la tua azienda.

Che cos'è un piano di formazione dei dipendenti?

Gestire la formazione e lo sviluppo professionale continuo degli studenti di un'azienda diventa inevitabilmente più complicato per le aziende con molti dipendenti. La formazione nel reparto contabilità sarà senza dubbio molto diversa dalla formazione nel reparto marketing.

La creazione di un piano di formazione per ciascun dipendente su misura per le sue esigenze individuali, pur rimanendo fedele a importanti standard aziendali, è il modo migliore e più efficiente per assicurarsi che tutti ricevano la formazione di cui hanno bisogno.

I piani di formazione dovrebbero essere facilmente accessibili sia per i tirocinanti che per i dirigenti, in modo che tutti possano avere un quadro dei progressi di un dipendente.

Per coloro che vengono formati, una tabella di marcia chiara li aiuterà a mantenere il controllo delle attività e a sapere cosa ci si aspetta da loro. Per coloro che sovrintendono alla formazione, buoni piani aiutano a tenere traccia dei progressi individuali e delle competenze di cui dispone l'intera forza lavoro della tua azienda.

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Progettare il tuo programma di allenamento

Quando crei piani di formazione per i dipendenti, ci sono cinque cose fondamentali che devi tenere a mente.

1. Incorporare le esigenze aziendali nel tuo piano di formazione

La domanda su ciò di cui la tua azienda ha bisogno da un determinato dipendente avrà molto a che fare con il suo titolo di lavoro e perché il suo ruolo è stato creato in primo luogo. Stabilire ciò che è richiesto a un dipendente dovrebbe essere la prima parte di qualsiasi piano di formazione, poiché è l'obiettivo finale di tutta la formazione.

Il settore in cui si trova la tua attività è un altro fattore chiave da tenere in considerazione. Le esigenze di un marchio tecnologico saranno molto diverse dalle esigenze di un marchio di moda, ad esempio.

La maggior parte delle aziende di solito impiega un periodo di orientamento per aiutare i nuovi membri del personale ad aggiornarsi. Questo processo di formazione tende ad essere uniforme, a meno che il dipendente non abbia un ruolo tecnico, nel qual caso il periodo di formazione sarà in genere più lungo

Ad esempio, se assumi un nuovo project manager, una delle prime cose che vorrai fare è assicurarti che capisca e possa utilizzare qualsiasi strumento di pianificazione e pianificazione del progetto di cui avrà bisogno.

Quando si tratta di sviluppo delle competenze per i dipendenti preesistenti, l'integrazione delle esigenze aziendali nei piani di formazione è una questione di soppesare le risorse di formazione disponibili rispetto a particolari aree in cui mancano le competenze della propria azienda.

2. Progettare un piano per le esigenze personalizzate dei dipendenti

Oltre a comprendere le esigenze della tua azienda, il tuo piano di formazione dei dipendenti dovrebbe tenere conto anche delle esigenze personali del singolo dipendente.

Il modo migliore per farlo è coinvolgere i dipendenti nella progettazione dei propri piani di formazione. La maggior parte dei dipendenti ha un'idea del modo migliore per apprendere, quindi sarà possibile migliorare la velocità e l'efficacia della formazione per coinvolgerli sin dall'inizio.

Parlando con ciascun dipendente del suo stile di apprendimento e degli obiettivi di carriera, puoi apportare le modifiche necessarie al piano per soddisfare le esigenze dei dipendenti.

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Queste esigenze potrebbero essere tecniche. Ad esempio, un dipendente potrebbe dire di avere problemi a utilizzare il software gratuito per riunioni online scelto dalla tua azienda. In tal caso, è possibile incorporare istruzioni specifiche per gli strumenti necessari nel loro piano di formazione.

Le esigenze personali dei dipendenti potrebbero anche essere strutturali. I lavoratori a tempo parziale avranno meno tempo per la formazione rispetto ai lavoratori a tempo pieno. Se il tuo programma di formazione professionale prevede un programma di mentoring, anche l'abbinamento tra mentori e mentee è un aspetto importante da considerare.

3. Definire gli obiettivi di allenamento di ciascun piano

Una volta stabilito lo scopo della formazione, le esigenze aziendali e le esigenze personali possono essere utilizzate per individuare obiettivi di formazione specifici.

Gli obiettivi più comuni sono il miglioramento delle competenze necessarie. Quali sono varierà da azienda a azienda e da ruolo a ruolo. Per i negozi Shopify, gli sviluppatori web e i designer dovranno apprendere i dettagli della piattaforma Shopify e la loro formazione dovrà tenerli aggiornati con questo sistema.

Nella stessa attività, tuttavia, i fornitori di prodotti potrebbero non aver bisogno di queste competenze. È probabile che la loro formazione riguardi la gestione della catena di approvvigionamento, di cui gli sviluppatori non dovranno preoccuparsi.

È importante creare un ordine chiaro nei piani di formazione che comunichi ai dipendenti la priorità dei diversi obiettivi di apprendimento. Significa semplicemente; su quali obiettivi degli elementi di formazione dovrebbero concentrarsi per primi.

È probabile che i piani di formazione più completi realizzati a lungo termine siano suddivisi in moduli e corsi. Poiché probabilmente si collegheranno tra loro, assicurati che l'ordine in cui vengono completati consenta agli studenti di costruire le proprie conoscenze in modo cumulativo. Inizia con solide basi e porta a obiettivi di allenamento più avanzati quando appropriato.

Sebbene sia importante strutturare i percorsi di apprendimento in un ordine logico, troppa attenzione su un singolo argomento contemporaneamente può portare a un sovraccarico di informazioni. Evita questo confondendo l'ordine in cui gli studenti completano i loro obiettivi, dando loro il tempo di assimilare i materiali di altre parti della loro formazione prima di tornare all'argomento.

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4. Trovare e monitorare le metriche di successo

Come fai a sapere se i tuoi piani di formazione dei dipendenti stanno funzionando? Per i piani di formazione dei neoassunti e gli schemi di onboarding, è comune misurare i progressi con test ed esami di fine unità. Se i nuovi dipendenti superano i test e dimostrano le competenze apprese, è segno che un programma di formazione è efficace.

Anche lo sviluppo professionale continuo e i test di formazione possono svolgere un ruolo, ma ti consigliamo anche di monitorare le prestazioni quotidiane di un lavoratore. Per fare ciò, ti consigliamo di individuare indicatori di prestazioni chiave (KPI) per ciascun ruolo.

I KPI ovviamente variano da ruolo a ruolo. Un dipendente incaricato della gestione dell'evasione degli ordini probabilmente misurerà le proprie prestazioni in base alla velocità e all'efficienza dell'evasione degli ordini. Se, dopo la formazione, aumenta la percentuale di ordini evasi, o diminuisce il tempo medio di completamento di un ordine, è segno che la formazione ha funzionato.

Nel caso della gestione dell'inventario, invece, i KPI sarebbero diversi. Il personale in quest'area della tua attività può essere valutato meglio misurando quanto sono regolari le scorte di magazzino o quali sprechi ci sono nel magazzino. Queste cose saranno importanti per loro in quanto sono direttamente influenzate dalle loro stesse prestazioni, e lo stesso vale per il modo in cui misurano il loro successo.

5. Stabilire un meccanismo di feedback

Il feedback non è solo una procedura di revisione per le aziende di e-commerce che vendono su Amazon, è una parte vitale di qualsiasi processo di formazione. Quando riceviamo feedback, ci permette di sapere dove abbiamo fatto bene e in quali aree dobbiamo migliorare.
Il modo in cui viene fornito il feedback può fare la differenza tra un programma di formazione di supporto che incoraggia i dipendenti a migliorare e uno che alimenta il risentimento e genera un'atmosfera professionale tossica.

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Per incentivare tutti i lavoratori, il feedback dovrebbe essere generalmente positivo. Il feedback basato sui punteggi dei test può essere utilizzato per creare una sana competizione tra colleghi, ma è importante assicurarsi che coloro che non ottengono i punteggi più alti non sentano di aver perso in alcun modo.

Anche un cattivo risultato del test può essere un buon risultato di un programma di formazione, poiché mette in evidenza le difficoltà che un dipendente può avere. Una volta evidenziato, è possibile organizzare un'ulteriore formazione o se si osservano risultati negativi da più dipendenti, potrebbe essere un segno che il programma deve essere migliorato.

Se il tuo team lavora in remoto, è estremamente importante fornire un feedback dettagliato. Ma evita di inviare rapporti di feedback senza una qualche forma di comunicazione faccia a faccia per integrarli. Assicurati di prestare molta attenzione alle risposte dei tuoi dipendenti e di ascoltare le loro preoccupazioni.

Infine, tieni sempre presente che il feedback dovrebbe essere un processo circolare. I dipendenti dovrebbero ricevere feedback dal personale addetto alla formazione, che a sua volta dovrebbe ricevere feedback dai tirocinanti.

Crescita stabile e continua dei dipendenti

Qualsiasi sistema per la formazione della tua forza lavoro può trarre vantaggio dall'adozione di efficaci piani di formazione dei dipendenti. Un team di formazione interno dovrebbe essere responsabile della creazione e dell'implementazione di questi in modo che la formazione sia disponibile per le persone giuste al momento giusto.

Piuttosto che solo un corso obbligatorio che devono completare i nuovi assunti della tua azienda, pensa ai piani di formazione come un utile strumento di carriera che può essere applicato in molti modi diversi per il personale a tutti i livelli.

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È meglio pensare all'addestramento come a un'arma commerciale a due punte. Da un lato, è un aspetto importante delle operazioni aziendali che può aumentare l'efficienza e la produttività della tua forza lavoro. D'altra parte, è un investimento proficuo nello sviluppo professionale a lungo termine dei tuoi dipendenti che aiuterà le loro carriere a crescere e li condurrà a una maggiore soddisfazione sul lavoro.

In definitiva, dipendenti felici e coinvolti aumenteranno il tasso di fidelizzazione del personale e contribuiranno a una cultura del lavoro sana a vantaggio di tutti. Con questo in mente, considera di introdurre o modificare i tuoi piani di formazione dei dipendenti oggi.