Die 5 wichtigsten Vorteile einer digitalen Stundenzettel-App

Die klassische Zeiterfassung mit Stempeluhr gehört in den meisten Unternehmen längst der Vergangenheit an. Mittlerweile übernimmt eine Online-Stundenzettel- Software diese Funktion und bietet eine Vielzahl neuer Möglichkeiten sowie eine einfachere Verwaltung der Arbeitszeitübersicht. Noch praktischer sind die Möglichkeiten der mobilen Zeiterfassung, die mittlerweile von immer mehr Unternehmen genutzt werden.

Wie funktioniert die mobile Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein wichtiges Instrument der Personaleinsatzplanung, um auf Basis regelmäßiger Auswertungen den Mitarbeitereinsatz zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Grundvoraussetzung für die mobile Arbeitszeiterfassung ist die Nutzung eines Smartphones mit einer entsprechenden App zur Zeiterfassung. Eine solche App lässt sich über einen persönlichen Zugangscode öffnen und bietet dann zahlreiche Funktionen.

Vorteile digitaler Stundenzettel für Unternehmen

Für Unternehmen bieten digitale Stundenzettel eine Reihe von Vorteilen:

• Flexibilität
• Zeitersparnis
• Transparenz
• Nachhaltigkeit
• Rechtssicherheit

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Flexibilität

Einer der wesentlichen Vorteile elektronischer Arbeitszeiterfassungskonzepte ist die Erhöhung der Flexibilität. Ob Gleitzeit oder Funktionszeit, Arbeiten im Homeoffice oder am Firmenstandort: Mit mobiler Software zur Zeiterfassung lassen sich alle Zeitmodelle übersichtlich abbilden und die Dokumentation von Stunden ist jederzeit und von jedem Ort aus möglich.

Damit haben auch KMUs die Chance, ihre personalbezogenen Prozesse zu digitalisieren und sind in Zeiten des immer beliebter werdenden Home Office und anderer flexibler Arbeitsmodelle nicht nur zukunftssicher, sondern können auch ihre Attraktivität im Kontext von Employer-Branding.

Zeitersparnis

Ein weiterer Vorteil der digitalen Zeiterfassung per App oder PC ist die enorme Zeitersparnis. Der Einsatz herkömmlicher Methoden der Zeiterfassung ist immer mit großem Aufwand verbunden. Jetzt ist es mit Hilfe moderner Zeiterfassungstools weitgehend automatisiert. Unregelmäßigkeiten werden durch das Zeiterfassungssystem erkannt und Auswertungen einzelner Zeitkonten können auf Knopfdruck angezeigt werden.

Auch die Lohnbuchhaltung gestaltet sich deutlich einfacher: Personalverantwortliche haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen, auch die Übermittlung der Daten an das Buchhaltungssystem oder den Steuerberater erfolgt automatisiert. Das zeitraubende Sammeln einzelner Stundenzettel , das Übertragen handschriftlich ausgefüllter Informationen und das Verknüpfen verschiedener Informationen gehören damit der Vergangenheit an.

Transparenz

Beim Einsatz einer Zeiterfassungssoftware profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von einer erhöhten Transparenz. Individuelle Zeitkonten sind im System von beiden Seiten unabhängig vom Einsatzort einsehbar – manuell erstellte und am Monatsende ausgedruckte Übersichten entfallen. Darüber hinaus bietet die digitale Zeiterfassung den Mitarbeitern

die Möglichkeit zur Selbstkontrolle: Das ist besonders wichtig im Homeoffice, wo die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben leicht verschwimmen. Neben dem Einblick in die geleisteten Arbeitsstunden schafft die Software auch Transparenz hinsichtlich der Einhaltung von Pausenzeiten. Eventuelle Stanzfehler können von den Mitarbeitern selbst erkannt und zeitnah korrigiert werden. Personalverantwortliche und Führungskräfte können somit auf eine korrekte und vollständige Datenbasis zur Planung von Aufgaben und Auswertungen zugreifen.

Nachhaltigkeit

Da Übersichten nicht am Monatsende ausgedruckt werden müssen, bringt die digitale Zeiterfassung Unternehmen dem papierlosen Büro einen Schritt näher. Anträge und Übersichten, Arbeitszeitnachweise und Bescheide: All das lässt sich digital und übersichtlich in einem entsprechenden System abbilden und steht zudem in Echtzeit zur Verfügung. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern beseitigt auch Papierberge und das damit oft einhergehende Zettelchaos.

Rechtssicherheit

Üblicherweise verpflichtet das Arbeitsrecht Unternehmen dazu, genaue Aufzeichnungen über die Arbeits- und Ruhezeiten der Mitarbeiter zu führen. Durch den Einsatz eines digitalen Zeiterfassungssystems können Arbeitgeber dieser Pflicht einfach und bequem nachkommen. Das System erfasst auch automatisch jede Überschreitung der maximal zulässigen Arbeitszeit und informiert sowohl Vorgesetzte als auch den Verantwortlichen.

Dies gibt Personalverantwortlichen die Möglichkeit, wiederholte Abweichungen von vorgegebenen Zeitstandards schnell zu erkennen, gegebenenfalls einzugreifen und somit gesetzliche Vorgaben nachhaltig einzuhalten. Einige webbasierte Anwendungen und Apps gewährleisten zudem den rechtskonformen Umgang mit sensiblen, personenbezogenen Daten der Mitarbeiter und erfüllen damit auch die Anforderungen des Datenschutzes.

Vorteile digitaler Stundenzettel für Mitarbeiter

Bei der mobilen Zeiterfassung geben Mitarbeiter den Beginn ihrer Arbeitszeit und das Ende des Arbeitstages in die App ein. Diese Daten werden sofort synchronisiert, sofern eine mobile Internetverbindung besteht. Ist dies nicht der Fall, startet die Synchronisation automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Neben Beginn und Ende des Arbeitstages können Mitarbeiter auch ihre Pausenzeiten über die App erfassen. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob an einem Arbeitstag eine oder mehrere Pausen eingelegt werden.

Die App addiert die Pausenzeiten automatisch. Neben der Funktion der Arbeitszeiterfassung bieten solche Apps meist weitere Funktionen, wie beispielsweise die Zeiterfassung einzelner Kundentermine. Diese Daten sind später für Abrechnungszwecke relevant. Darüber hinaus können die Mitarbeiter die Schichtplanung jederzeit über ihr Mobilgerät und die App bearbeiten und einsehen.

Dies gilt auch für die Urlaubsplanung. Musste ein Urlaubsantrag früher schriftlich gestellt werden, kann er jetzt innerhalb kurzer Zeit in der App gestellt werden. Außerdem ist es jederzeit möglich, eingereichte Urlaubsanträge und deren aktuellen Status abzurufen.

Fazit – Eine digitale Stundenzettel-App ist sehr vorteilhaft

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können von der Umstellung von traditionellen Stundenzetteln auf moderne digitale Stundenzettel-Apps profitieren.

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