İş Süreçleri Yönetimi (BPM) için Nihai Kılavuz

İşletmeler kârlılık konusunda endişeli. Bir vizyonları olabilir, ancak bu her zaman kârlılıkla desteklenir. İşletmeler nasıl çalıştıklarını iyileştirebilirse, daha rekabetçi olurlar ve daha fazla para kazanırlar. İş süreci yönetiminin konusu budur.

İş süreci yönetimi, bir şirketin mal veya hizmetlerini müşterilerine sunmak için kullandığı süreçlere bakar. İşletme daha sonra daha iyi yürütmenin yollarını bulur, böylece nihai olarak müşterilerine fayda sağlayabilir.

İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Nedir?

İş süreci yönetimi (BPM), şirketlerin işlerini yapmak, müşteri tabanlarına hizmet etmek ve iş değeri yaratmak için iş sürecindeki iyileştirmeleri ele almak için kullandıkları bir yaklaşımdır. BPM, iş süreçlerini tasarlar, otomatikleştirir, yürütür, kontrol eder, ölçer ve optimize eder. İş süreçleri, bir organizasyonun sistemler, çalışanlar, müşteriler ve ortaklar arasında kurumsal hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için kullanılan herhangi bir faaliyete veya faaliyetler dizisine atıfta bulunur.

İş süreci yönetiminden en iyi şekilde yararlanmak için iş süreçlerinizi analiz etmek, çeşitli senaryolarda nasıl çalıştıklarını modellemek, değişiklikleri uygulamak, yeni süreci izlemek ve sürekli iyileştirmeler yapmak için iş süreci yönetimi yazılımını kullanmanız gerekir. Bu hem iş süreçlerinizi hem de iş süreçlerinizi iyileştirir.

İş süreci yönetimi geniş ve dinamiktir. Olmak zorunda. Organizasyonel roller, kurallar, taktikler, iş hedefleri ve diğer şirket yönleri her zaman değişmektedir. Çabaları optimize etmek için, Altı Sigma'dan yalın yönetime ve çevik proje yönetimine kadar daha etkili olmak için farklı metodolojiler kullanılmıştır.

İster büyük, ister küçük veya orta ölçekli bir işletme yürütüyor olun, proje yönetimi yazılımı iş süreçlerinizi yönetmenize yardımcı olabilir. ProjectManager, verimliliği artırmak için süreçleri kolaylaştırmak için iş akışlarını otomatikleştirebilen çevrimiçi bir yazılımdır. Düşük kalite konusunda endişelenmeyin, çünkü görev onay ayarlarımız bir aktivitenin çalışma durumunu yalnızca yetkili personelin değiştirmesine izin verir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

BPM'nin Faydaları

İş fonksiyonlarınızı geliştirmek, başarılı bir işin anahtarıdır. Açık, verimli ve güvenilir olmalarını istiyorsunuz. İş süreci yönetimini kullanmak, operasyonel süreçlerinizi ölçmenize ve ayarlamanıza ve personelinizin verimliliğini artırmanıza yardımcı olur. Doğal olarak, bu daha iyi müşteri hizmeti ve daha fazla kârlılığa yol açar. Ancak bu, BPM'nin faydalarının yalnızca başlangıcıdır.

Esneklik, bir işletmenin piyasadaki gelgitleri, teknolojideki veya düzenlemelerdeki değişiklikleri yönetmesi için gereklidir. BPM, iş çevikliğini geliştirir ve süreçleri duraklatarak ve onları tekrar rayına oturtmak için hızlı ayarlamalar yaparak işletmelerin rekabetçi kalmasına yardımcı olur.

Zaman ve para kaybetmeden bir iş yürütmek, işte kalmanın yoludur. İş süreci yönetimi, süreçleri optimize ederek ve israfı azaltarak yalın bir işletme yürütmenize yardımcı olur. Bunu daha iyi süreçler, otomasyon ve diğer araçlar geliştirerek yapabilir.

Listelediğimiz tüm avantajlar, iş süreçlerine daha fazla görünürlük sağlayan iş süreci yönetiminden kaynaklanmaktadır. Bu, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını görmenizi ve buna göre yanıt vermenizi sağlar. Ayrıca, para cezalarına veya güvenlik ihlallerine yol açabilecek komplikasyonlardan kaçınarak uyumlu ve güvende kalmanıza yardımcı olur.

Son olarak, işiniz büyüdükçe ve iş gücünüz olgunlaştıkça, emekliye ayrıldıkça veya başka fırsatlara geçtikçe iş bilgilerini aktarmanın daha kolay olduğunu göreceksiniz. Bu ve BPM'nin tamamen sürekli iyileştirme ile ilgili olduğu gerçeği, işletmelerin herhangi bir şirket için zararlı olan, kayıtsız kalmadan faydaları ileriye taşıdıkları anlamına gelir.

BPM Yaşam Döngüsü Aşamaları

Bu avantajlardan yararlanmak ve iş süreçlerinizi iyileştirmek için iş süreci yönetimini kullanmaya başlamalısınız. Bu, BPM yaşam döngüsünün beş aşamasını bilmeyi gerektirir: tasarım, model, yürütme, izleme ve optimize etme. Bu adımları standartlaştırın ve iş süreçlerinizi sistematik ve sürekli iyileştirmek için bir strateji geliştireceksiniz.

1. Tasarım

Bu başlangıç ​​aşamasında, nasıl yürütüldüklerini tam olarak anlamak için iş süreçlerinizi analiz etmek isteyeceksiniz. Araştırma, iş süreçlerine dahil olan herkesle görüşülerek, belgeleri inceleyerek ve geçerli iş kurallarını bilerek yürütülür. Eylemdeki süreçleri gözlemleyebilirseniz, daha iyi. Bu aşama, süreç akışına ve nihai sonuca ek olarak sürecin nasıl başladığını bilmeyi içerir. Ayrıca her bir görevi, diğer sistem entegrasyonlarını, sürecin süresini ve ilgili çeşitli görev türlerini tanımlayacaksınız.

2. Harita

Artık, ilk adımda baktığınız süreç aşamalarının akış şeması gibi görsel bir tasvirini oluşturan iş süreci eşlemesi için hazırsınız. Bu, işlerin şimdi nasıl olduğunu anlamanıza yardımcı olur, gelecekte nasıl olmasını istediğinizi özetler ve oraya ulaşmak için gerekli değişiklikleri haritalandırır.

3. Modeli

Ardından, mevcut iş süreçlerinizi istenen bir gelecek duruma getirme adımlarını özetleyen bir iş süreci modeli oluşturabilirsiniz. İş süreci modelleme, ileriye dönük olması ve iş sürecinin iyileştirilmesine odaklanması nedeniyle haritalamadan farklıdır. Bu model, değerlendirmelerini ve onaylarını almak için paydaşlarla paylaşılmalıdır. Bunun işe yaraması için paydaş katılımına ihtiyacınız olduğundan, modeli iyileştirebilecek geri bildirimlerine açık olmalısınız.

4. Yürüt

Bu aşamada, modeli test edecek ve onları çalışırken görmek için yeni süreçleri gerçekleştireceksiniz. Mümkün olduğunda, verimliliği artırmak için süreçleri otomatikleştirin. Otomatikleştirilemeyen manuel işlemler olabileceğinden, bu her zaman mümkün değildir. Ne olursa olsun, bu aşama, kapsamı genişletmeden önce modeli birkaç döngüde daha küçük gruplar halinde test etmektir. Bu, tüm pürüzlü kenarları düzeltmenize ve paydaşlarınızla yeni süreçlerde güven geliştirmenize olanak tanır.

5. Monitör

Artık çalışmaya ve veri toplamaya başladığınıza göre, bu süreçleri çalışırken izlemek istersiniz. Bu, onların ne kadar iyi performans gösterdiğini yakalar ve iş süreçlerini doğru yolda tutmak için ayarlamanızı gerektirecek anormallikleri tanımlar. Verilerin toplanması, mümkünse, hızlı bir şekilde yanıt vermeniz ve iş süreçlerini gecikmeden olması gereken yere geri yüklemenizi sağlamak için gerçek zamanlı olarak yapılmalıdır. Veriler ayrıca, BPM'nin işletmenize sağladığı faydaların grafiğini çıkarmak için temel performans göstergeleri (KPI'lar) işlevi görür.

İlgili: Excel için Ücretsiz Sorun İzleyici Günlüğü

6. Optimize et

Sürekli bir iyileştirme döngüsü oluşturmak için kendilerini tekrarladıkları için bu beş adımı bir daire olarak düşünebilirsiniz. Bu noktada, süreci izlerken elde ettiğiniz içgörüleri gözden geçirir ve çalışmanızın akışını daha da iyileştirmenin yollarını ararsınız. Bu, keşfettiğiniz darboğazları veya süreçlerinizi engelleyen diğer şeyleri ortadan kaldırmak anlamına gelebilir. Bu, israfı azaltırken verimliliği ve kaliteyi artırır.

BPM Türleri

Genel olarak iş süreci yönetimi hakkında konuşuyor olsak da, farklı iş süreci yönetimi türlerine daha yakından bakalım. Bu türleri anlayarak bunları işinize daha iyi uygulayabilirsiniz.

Belge Merkezli

Bu, dokümantasyon odaklıdır ve genellikle yasal dokümanların veya birkaç onay turundan sonra oluşturulan dokümanların sözleşmesinde kullanılır. BPM'nin kullanılması, şablonlara duyulan ihtiyacın ve belgeye doğru bilgilerin eklenmesiyle ilgili tüm endişelerin yerini alır. Satın alma, muhasebe, hukuk ve sözleşme yönetimini kullanan işletmelerde bulacaksınız.

Entegrasyon Merkezli

Bu tür bir iş süreci yönetimini, sorunsuz bir veri akışı oluşturmak için şirket çapında iş yazılımını diğer departmanlarla entegre etmek için kullanırsınız. Yazılım sistemlerinizi bağlamak, süreçleri düzene sokar ve işbirliğini geliştirmek ve üretkenliği artırmak için verimlilik ekler. Bunun, bilgisayar sistemlerini entegre etmekle görevli oldukları için BT departmanları tarafından kullanılması muhtemeldir.

İnsan Merkezli

İnsanlar sizin için çalışırken, tam otomasyon söz konusu olamaz. Bu tür iş süreci yönetiminin kullanışlı olduğu yer burasıdır. İnsanların işbirliği yapabilmesi için görevleri yönetmenize ve iş akışları oluşturmanıza yardımcı olur. Bu, çoğu işletme için en popüler BPM türüdür, çünkü genellikle verileri gözden geçirmek, yaratıcı süreçleri yönetmek, operasyonları gerçekleştirmek ve daha fazlası gibi çeşitli faaliyetlerle görevlendirilmiş çalışanları vardır.

BPM Araçları

Yazılım, iş süreci yönetiminin uygulanmasına yardımcı olur. İşi modellemenize, uygulamanıza ve otomatikleştirmenize ya da ekiplere işbirliği yapmak için araçlar sağlamanıza yardımcı olabilecek araçlara ihtiyacınız var. Bu araçlar, BPM'nin faydalarını gerçekleştirmenizi sağlar.

Çoğu şirket, iş süreçlerinde iyileştirmeler yapmak için ağır kodlama gerektirmeyen araçlar ister. Süreç optimizasyonu, otomasyon ve standardizasyona izin vermelidirler.

Gerçek zamanlı veri sağlayan, kullanımı kolay ve mevcut ekosisteminizle entegre olan bir yazılım bulmak isteyeceksiniz. Güvenlik için rol tabanlı erişim denetimi olmalıdır, böylece erişim sızıntısını önleyen verilere yalnızca erişim izni olanlar erişebilir.

ProjectManager BPM ile Yardımcı Olur

ProjectManager, daha anlayışlı karar verme için gerçek zamanlı verilere sahip çevrimiçi bir iş süreci yönetim aracı, verilerinizi güvende tutmak için üretkenliği ve güvenliği artıran ortak bir platformdur. Süreçleri kolaylaştırmak ve kaliteyi sağlamak için görev onaylarıyla otomatik iş akışları kurun. İnsan merkezli BPM için araçlar da vardır.

Ekipler için Görsel İş Akışları Oluşturun ve İzleyin

Sürece şeffaflık sağlayan görsel kanban aracı ile daha verimli iş akışları yapabilirsiniz. Üretim döngünüz, kanban panosunda sütunlar olarak gösterilir ve görevler bir sütundan diğerine hareket eden kartlar olarak gösterilir. Bu, ekibinize, dosyaları paylaşan ve görev düzeyinde yorumlara sahip olan ortak çalışma platformumuzdaki birikimlerini yönetme ve plan yapma özerkliği verir. Bu arada, yöneticiler işi görebilir ve darboğazlardan kaçınmak için kaynakları gerektiği gibi yeniden tahsis edebilir.

Performansı İzleyin ve Gerçek Zamanlı İlerleme Raporları Alın

İş süreçlerinizi sürekli iyileştirmek için sürekli veri toplamanız gerekir. Gerçek zamanlı gösterge tablomuz, süreçlerinizin, performansınız ve ilerlemenizin üst düzey bir görünümünü sunar. Hafif BPM yazılımının aksine kurulum gerekmez. Sizi takipte tutmak için altı metriği otomatik olarak yakalar ve hesaplar. Verilere daha derin bir bakış için durum raporları, portföy raporları ve diğerleri gibi raporlar vardır. Hepsi yalnızca gözden geçirmek istediklerinizi görecek şekilde filtrelenebilir ve paydaşları döngüde tutmak için kolayca paylaşılabilir.

Yazılımımız, geleneksel, çevik veya hibrit metodolojileri çalıştıracak kadar esnektir. Farklı departmanların farklı araçlar kullandığını bildiğimiz için birden fazla proje görüşümüz var, ancak hepsinin işbirliği yapmak için tek bir gerçek kaynağına ihtiyacı var. Tüm işletmenizi tek bir BPM aracıyla bağlayın.

ProjectManager, süreçleri düzenlemenize ve daha verimli çalışmanıza yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Çevrimiçi verilerimiz, hızlı bir şekilde dönmenize ve yolda kalmanıza yardımcı olmak için gerçek zamanlı veriler toplar. Aracımızı daha iyi çalışmak için kullanan NASA, Siemens ve Nestle ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.