Guide ultime de la gestion des processus métier (BPM)

Les entreprises sont préoccupées par le résultat net. Ils peuvent avoir une vision, mais elle est toujours soutenue par la rentabilité. Si les entreprises peuvent améliorer leur façon de travailler, elles sont plus compétitives et gagnent plus d'argent. C'est à cela que sert la gestion des processus métier.

La gestion des processus métier examine les processus qu'une entreprise utilise pour fournir ses biens ou services à ses clients. L'entreprise trouve alors des moyens de mieux s'exécuter afin qu'elle puisse finalement profiter à ses clients.

Qu'est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?

La gestion des processus métier (BPM) est une approche que les entreprises utilisent pour apporter des améliorations au processus métier afin de faire leur travail, de servir leur clientèle et de créer de la valeur commerciale. Le BPM conçoit, automatise, exécute, contrôle, mesure et optimise les processus métier. Les processus métier font référence à toute activité ou ensemble d'activités utilisées pour aider à atteindre les objectifs d'entreprise d'une organisation, à travers les systèmes, les employés, les clients et les partenaires.

Pour tirer le meilleur parti de la gestion des processus métier, vous devrez utiliser un logiciel de gestion des processus métier pour analyser vos processus métier, modéliser leur fonctionnement dans divers scénarios, mettre en œuvre des modifications, surveiller le nouveau processus et apporter des améliorations en continu. Cela améliore à la fois vos processus de travail et vos processus commerciaux.

La gestion des processus métier est vaste et dynamique. Il doit l'être. Les rôles organisationnels, les règles, les tactiques, les objectifs commerciaux et d'autres aspects de l'entreprise changent constamment. Pour optimiser l'effort, différentes méthodologies ont été utilisées pour être plus efficaces, de Six Sigma à la gestion allégée et à la gestion de projet agile.

Que vous dirigiez une grande, petite ou moyenne entreprise, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à gérer vos processus métier. ProjectManager est un logiciel en ligne qui peut automatiser les flux de travail pour rationaliser les processus afin d'améliorer l'efficacité. Ne vous inquiétez pas de la mauvaise qualité car nos paramètres d'approbation des tâches permettent uniquement au personnel autorisé de modifier le statut de travail d'une activité. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Avantages du BPM

Améliorer les fonctions de votre entreprise est la clé du succès de toute entreprise. Vous voulez qu'ils soient clairs, efficaces et fiables. L'utilisation de la gestion des processus métier vous aide à mesurer et à ajuster vos processus opérationnels et à améliorer la productivité de votre personnel. Naturellement, cela conduit à un meilleur service client et à une plus grande rentabilité. Mais ce n'est que le début des avantages du BPM.

La flexibilité est essentielle pour qu'une entreprise puisse manœuvrer au gré des fluctuations du marché, des changements technologiques ou réglementaires. Le BPM améliore l'agilité de l'entreprise et aide les entreprises à rester compétitives en suspendant les processus et en effectuant des ajustements rapides pour les remettre sur la bonne voie.

Gérer une entreprise sans perdre de temps et d'argent est la façon dont vous restez en affaires. La gestion des processus métier vous aide à gérer une entreprise allégée en optimisant les processus et en réduisant le gaspillage. Il peut le faire en développant de meilleurs processus, une automatisation et d'autres moyens.

Tous les avantages que nous énumérons résultent de la gestion des processus métier qui offre une plus grande visibilité sur les processus métier. Cela vous permet de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et de réagir en conséquence. Il vous aide également à rester conforme et sécurisé en évitant les complications qui pourraient entraîner des amendes ou des failles de sécurité.

Enfin, il vous sera plus facile de transférer des connaissances commerciales à mesure que votre entreprise se développe et que votre main-d'œuvre mûrit, prend sa retraite ou passe à d'autres opportunités. Ceci, et le fait que le BPM est une question d'amélioration continue, signifie que les entreprises profitent des avantages sans être complaisantes, ce qui est préjudiciable à toute entreprise.

Les phases du cycle de vie du BPM

Afin de récolter ces avantages et d'améliorer vos processus métier, vous devez commencer à utiliser la gestion des processus métier. Cela nécessite de connaître les cinq étapes du cycle de vie du BPM : concevoir, modéliser, exécuter, surveiller et optimiser. Normalisez ces étapes et vous développerez une stratégie d'amélioration systématique et continue de vos processus métier.

1. Conception

À ce stade de démarrage, vous souhaiterez analyser vos processus métier pour bien comprendre comment ils sont exécutés. La recherche est menée en interrogeant toutes les personnes impliquées dans les processus métier, en étudiant la documentation et en connaissant les règles métier qui s'appliquent. Si vous pouvez observer les processus en action, tant mieux. Cette étape comprend la connaissance du démarrage du processus en plus du déroulement du processus et du résultat final. Vous identifierez également chaque tâche, les autres intégrations système, la durée du processus et les différents types de tâches impliquées.

2. Carte

Vous êtes maintenant prêt pour la cartographie des processus métier, qui consiste à créer une représentation visuelle, telle qu'un organigramme, des phases de processus que vous avez examinées à la première étape. Cela vous aide à comprendre comment les choses sont maintenant, décrit comment vous voulez qu'elles soient à l'avenir et cartographie les changements nécessaires pour y arriver.

3. Modèle

Ensuite, vous pouvez créer un modèle de processus métier, qui décrit les étapes à suivre pour amener vos processus métier actuels à l'état futur souhaité. La modélisation des processus métier diffère de la cartographie car elle est tournée vers l'avenir et se concentre sur l'amélioration des processus métier. Ce modèle devrait être partagé avec les parties prenantes pour obtenir leur évaluation et leur approbation. Comme vous avez besoin de l'adhésion des parties prenantes pour que cela fonctionne, vous devez être ouvert à leurs commentaires qui peuvent améliorer le modèle.

4. Exécuter

Au cours de cette étape, vous testerez le modèle et exécuterez les nouveaux processus pour les voir en action. Lorsque cela est possible, automatisez les processus pour augmenter l'efficacité. Ce n'est pas toujours possible, bien sûr, car il peut y avoir des processus manuels qui ne peuvent pas être automatisés. Quoi qu'il en soit, cette étape consiste à tester le modèle sur plusieurs cycles dans des groupes plus petits avant d'élargir la portée. Cela vous permet d'aplanir les aspérités et de développer la confiance dans les nouveaux processus avec vos parties prenantes.

5. Surveiller

Maintenant que vous êtes opérationnel et que vous collectez des données, vous souhaitez surveiller ces processus en action. Cela capture leur performance et identifie toutes les anomalies qui vous obligeront à ajuster les processus métier pour les maintenir sur la bonne voie. La collecte des données doit être effectuée en temps réel, si possible, pour vous assurer de réagir rapidement et de restaurer les processus métier là où ils devraient être sans délai. Les données servent également d'indicateurs de performance clés (KPI) pour tracer les avantages que le BPM a apportés à votre entreprise.

En relation: Journal de suivi des problèmes gratuit pour Excel

6. Optimiser

Vous pouvez considérer ces cinq étapes comme un cercle car elles se répètent pour créer une boucle d'amélioration continue. À ce stade, vous examinez les informations que vous avez acquises tout en surveillant le processus et recherchez des moyens d'améliorer encore le flux de votre travail. Cela peut signifier éliminer les goulots d'étranglement que vous avez découverts ou d'autres éléments qui bloquent vos processus. Cela permet d'améliorer l'efficacité et la qualité tout en réduisant les déchets.

Types de BPM

Bien que nous ayons parlé de manière générale de la gestion des processus métier, examinons de plus près les différents types de gestion des processus métier. En comprenant ces types, vous pouvez mieux les appliquer à votre entreprise.

Centré sur les documents

Ceci est axé sur la documentation et est souvent utilisé dans la passation de contrats de documents juridiques ou de documents créés après plusieurs cycles d'approbation. L'utilisation de BPM remplace le besoin de modèles et toute préoccupation concernant les bonnes informations ajoutées au document. Vous le trouverez dans les entreprises qui utilisent l'approvisionnement, la comptabilité, le droit et la gestion des contrats.

Centré sur l'intégration

Vous utiliseriez ce type de gestion des processus métier pour intégrer un logiciel métier à l'échelle de l'entreprise avec d'autres départements afin de créer un flux de données fluide. La connexion de vos systèmes logiciels rationalise les processus et améliore l'efficacité pour favoriser la collaboration et augmenter la productivité. Il est susceptible d'être utilisé par les services informatiques car ils sont chargés d'intégrer les systèmes informatiques.

Centré sur l'humain

Lorsque des personnes travaillent pour vous, l'automatisation totale est hors de question. C'est là que ce type de gestion des processus métier est utile. Il vous aide à gérer les tâches et à créer des flux de travail afin que les gens puissent collaborer. Il s'agit du type de BPM le plus populaire pour la plupart des entreprises, car elles ont généralement des employés chargés de diverses activités, telles que l'examen des données, la gestion des processus créatifs, l'exécution d'opérations, etc.

Outils BPM

Le logiciel aide à l'application de la gestion des processus métier. Vous avez besoin d'outils qui peuvent vous aider à modéliser, mettre en œuvre et automatiser l'entreprise ou fournir aux équipes des outils de collaboration. Ces outils vous permettent de réaliser les avantages du BPM.

La plupart des entreprises veulent des outils qui ne nécessitent pas de codage lourd pour apporter des améliorations à leurs processus métier. Ils doivent permettre l'optimisation, l'automatisation et la standardisation des processus.

Vous voudrez trouver un logiciel qui fournit des données en temps réel, qui est facile à utiliser et qui s'intègre à votre écosystème actuel. Il devrait y avoir un contrôle d'accès basé sur les rôles pour la sécurité afin que seules les personnes autorisées puissent accéder aux données, ce qui évite les fuites d'accès.

ProjectManager aide avec le BPM

ProjectManager est un outil de gestion des processus métier en ligne qui dispose de données en temps réel pour une prise de décision plus éclairée, une plateforme collaborative qui augmente la productivité et la sécurité pour protéger vos données. Configurez des flux de travail automatisés avec des approbations de tâches pour rationaliser les processus et garantir la qualité. Il existe également des outils de BPM centrés sur l'humain.

Créer et surveiller des workflows visuels pour les équipes

Vous pouvez rendre les flux de travail plus efficaces avec l'outil Visual Kanban, qui offre une transparence dans le processus. Votre cycle de production est affiché sous forme de colonnes sur le tableau kanban, avec des tâches représentées sous forme de cartes qui se déplacent d'une colonne à l'autre. Cela donne à votre équipe l'autonomie nécessaire pour gérer son backlog et planifier sur notre plateforme collaborative qui partage des fichiers et propose des commentaires au niveau des tâches. Pendant ce temps, les responsables peuvent visualiser le travail et réaffecter les ressources selon les besoins pour éviter les goulots d'étranglement.

Surveillez les performances et obtenez des rapports d'avancement en temps réel

Pour améliorer en permanence vos processus métier, vous devez collecter en permanence des données. Notre tableau de bord en temps réel vous donne une vue d'ensemble de vos processus, de vos performances et de vos progrès. Contrairement aux logiciels BPM légers, aucune configuration n'est requise. Il capture et calcule automatiquement six métriques pour vous garder sur la bonne voie. Pour un examen plus approfondi des données, il existe des rapports tels que des rapports d'état, des rapports de portefeuille et bien d'autres. Tous peuvent être filtrés pour ne voir que ce que vous souhaitez examiner et ils sont facilement partagés avec les parties prenantes pour les tenir au courant.

Notre logiciel est suffisamment flexible pour exécuter des méthodologies traditionnelles, agiles ou hybrides. Nous avons plusieurs vues de projet car nous savons que différents départements utilisent différents outils, mais ils ont tous besoin d'une source de vérité pour collaborer. Connectez toute votre entreprise avec un seul outil BPM.

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à rationaliser les processus et à travailler plus efficacement. Nos données en ligne collectent des données en temps réel pour vous aider à pivoter rapidement et à rester sur la bonne voie. Rejoignez les équipes de la NASA, Siemens et Nestlé qui utilisent notre outil pour mieux travailler. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.