Guia definitivo para gerenciamento de processos de negócios (BPM)

As empresas estão preocupadas com o resultado final. Eles podem ter uma visão, mas é sempre apoiada pela lucratividade. Se as empresas podem melhorar a forma como trabalham, são mais competitivas e ganham mais dinheiro. É disso que trata o gerenciamento de processos de negócios.

O gerenciamento de processos de negócios analisa os processos que uma empresa emprega para entregar seus bens ou serviços aos seus clientes. A empresa então encontra maneiras de executar melhor para que possa beneficiar seus clientes.

O que é Gestão de Processos de Negócios (BPM)?

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma abordagem que as empresas usam para abordar melhorias no processo de negócios para realizar seu trabalho, atender sua base de clientes e criar valor comercial. O BPM projeta, automatiza, executa, controla, mede e otimiza os processos de negócios. Os processos de negócios referem-se a qualquer atividade ou conjunto de atividades usadas para ajudar a atingir as metas corporativas de uma organização, entre sistemas, funcionários, clientes e parceiros.

Para obter o máximo do gerenciamento de processos de negócios, você precisará usar um software de gerenciamento de processos de negócios para analisar seus processos de negócios, modelar como eles funcionam em vários cenários, implementar mudanças, monitorar o novo processo e fazer melhorias continuamente. Isso melhora seus processos de trabalho e seus processos de negócios.

O gerenciamento de processos de negócios é amplo e dinâmico. Tem que ser. Os papéis organizacionais, regras, táticas, objetivos de negócios e outros aspectos da empresa estão sempre mudando. Para otimizar o esforço, diferentes metodologias têm sido utilizadas para serem mais eficazes, desde Six Sigma até gerenciamento enxuto e gerenciamento ágil de projetos.

Esteja você administrando uma empresa grande, pequena ou média, o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a gerenciar seus processos de negócios. ProjectManager é um software online que pode automatizar fluxos de trabalho para otimizar processos e melhorar a eficiência. Não se preocupe com a baixa qualidade, pois nossas configurações de aprovação de tarefas permitem que apenas pessoal autorizado altere o status de trabalho de uma atividade. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Benefícios do BPM

Melhorar suas funções de negócios é a chave para qualquer negócio bem sucedido. Você quer que eles sejam claros, eficientes e confiáveis. O uso do gerenciamento de processos de negócios ajuda você a medir e ajustar seus processos operacionais e melhorar a produtividade de sua equipe. Naturalmente, isso leva a um melhor atendimento ao cliente e maior lucratividade. Mas isso é apenas o começo dos benefícios do BPM.

A flexibilidade é essencial para uma empresa manobrar os altos e baixos do mercado, mudanças na tecnologia ou regulamentos. O BPM melhora a agilidade dos negócios e ajuda as empresas a se manterem competitivas, pausando processos e fazendo ajustes rápidos para colocá-los de volta nos trilhos.

Administrar um negócio sem perder tempo e dinheiro é como você se mantém no negócio. O gerenciamento de processos de negócios ajuda você a administrar um negócio enxuto, otimizando processos e reduzindo o desperdício. Ele pode fazer isso desenvolvendo melhores processos, automação e outros meios.

Todos os benefícios que listamos resultam do gerenciamento de processos de negócios que oferece mais visibilidade aos processos de negócios. Isso permite que você veja o que está funcionando e o que não está e responda de acordo. Também ajuda a manter a conformidade e a segurança, evitando complicações que podem levar a multas ou violações de segurança.

Por fim, você achará mais fácil transferir conhecimento de negócios à medida que sua empresa cresce e sua força de trabalho amadurece, se aposenta ou passa para outras oportunidades. Isso, e o fato de que o BPM tem tudo a ver com melhoria contínua, significa que as empresas levam os benefícios adiante sem serem complacentes, o que é prejudicial para qualquer empresa.

As fases do ciclo de vida do BPM

Para colher esses benefícios e melhorar seus processos de negócios, você deve começar a usar o gerenciamento de processos de negócios. Isso requer conhecer os cinco estágios do ciclo de vida do BPM: projetar, modelar, executar, monitorar e otimizar. Padronize essas etapas e você desenvolverá uma estratégia para melhorar sistemática e continuamente seus processos de negócios.

1. Projeto

Neste estágio inicial, você desejará analisar seus processos de negócios para entender completamente como eles são executados. A pesquisa é realizada entrevistando todos os envolvidos nos processos de negócios, estudando a documentação e conhecendo as regras de negócios que se aplicam. Se você puder observar os processos em ação, melhor ainda. Esta etapa inclui saber como o processo começa, além do fluxo do processo e do resultado final. Você também identificará cada tarefa, outras integrações do sistema, a duração do processo e os vários tipos de tarefas envolvidas.

2. Mapa

Agora você está pronto para o mapeamento do processo de negócios, que está criando uma representação visual, como um fluxograma, das fases do processo que você viu na primeira etapa. Isso ajuda você a entender como as coisas estão agora, descreve como você quer que elas sejam no futuro e mapeia as mudanças necessárias para chegar lá.

3. Modelo

Em seguida, você pode criar um modelo de processo de negócios, que descreve as etapas para levar seus processos de negócios atuais a um estado futuro desejado. A modelagem de processos de negócios difere do mapeamento porque é voltada para o futuro e se concentra na melhoria dos processos de negócios. Este modelo deve ser compartilhado com as partes interessadas para obter sua avaliação e aprovação. Como você precisa da adesão das partes interessadas para que isso funcione, você deve estar aberto ao feedback deles que pode melhorar o modelo.

4. Executar

Nesta etapa, você testará o modelo e realizará os novos processos para vê-los em ação. Sempre que possível, automatize os processos para aumentar a eficiência. Isso nem sempre é possível, é claro, pois pode haver processos manuais que não podem ser automatizados. Independentemente disso, este estágio é testar o modelo em vários ciclos em grupos menores antes de expandir o escopo. Isso permite suavizar quaisquer arestas e desenvolver confiança nos novos processos com seus stakeholders.

5. Monitorar

Agora que você está funcionando e coletando dados, você deseja monitorar esses processos em ação. Isso captura o desempenho deles e identifica quaisquer anomalias que exijam que você ajuste os processos de negócios para mantê-los no caminho certo. A coleta de dados deve ser feita em tempo real, se possível, para garantir que você responda rapidamente e restaure os processos de negócios para onde deveriam estar sem demora. Os dados também servem como indicadores-chave de desempenho (KPIs) para traçar os benefícios que o BPM forneceu ao seu negócio.

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6. Otimizar

Você pode pensar nessas cinco etapas como um círculo, pois elas se repetem para criar um ciclo de melhoria contínua. Nesse ponto, você analisa os insights obtidos ao monitorar o processo e busca maneiras de melhorar ainda mais o fluxo de seu trabalho. Isso pode significar eliminar gargalos que você descobriu ou outras coisas que estão bloqueando seus processos. Isso leva a uma maior eficiência e qualidade, ao mesmo tempo em que diminui o desperdício.

Tipos de BPM

Embora tenhamos falado em geral sobre gerenciamento de processos de negócios, vamos examinar mais de perto os diferentes tipos de gerenciamento de processos de negócios. Ao entender esses tipos, você pode aplicá-los melhor ao seu negócio.

Centrado em Documentos

Este é orientado à documentação e é frequentemente usado na contratação de documentos legais ou documentos que são criados após várias rodadas de aprovação. O uso do BPM substitui a necessidade de modelos e qualquer preocupação sobre as informações corretas que estão sendo adicionadas ao documento. Você o encontrará em empresas que usam gerenciamento de compras, contabilidade, direito e contratos.

Centrado na Integração

Você usaria esse tipo de gerenciamento de processos de negócios para integrar o software de negócios de toda a empresa com outros departamentos para criar um fluxo suave de dados. Conectar seus sistemas de software simplifica os processos e aumenta a eficiência para promover a colaboração e aumentar a produtividade. Isso provavelmente será usado pelos departamentos de TI, pois eles têm a tarefa de integrar sistemas de computador.

Centrado no ser humano

Quando as pessoas estão trabalhando para você, a automação total está fora de questão. É aqui que esse tipo de gerenciamento de processos de negócios é útil. Ele ajuda você a gerenciar tarefas e criar fluxos de trabalho para que as pessoas possam colaborar. Esse é o tipo mais popular de BPM para a maioria das empresas, pois geralmente possuem funcionários encarregados de várias atividades, como revisão de dados, gerenciamento de processos criativos, execução de operações e muito mais.

Ferramentas BPM

O software ajuda na aplicação do gerenciamento de processos de negócios. Você precisa de ferramentas que possam ajudá-lo a modelar, implementar e automatizar os negócios ou fornecer às equipes ferramentas para colaborar. Essas ferramentas permitem que você perceba os benefícios do BPM.

A maioria das empresas quer ferramentas que não exijam codificação pesada para fazer melhorias em seus processos de negócios. Eles devem permitir a otimização, automação e padronização de processos.

Você vai querer encontrar um software que forneça dados em tempo real, seja fácil de usar e se integre ao seu ecossistema atual. Deve haver controle de acesso baseado em função para segurança, de modo que apenas aqueles com autorização possam acessar os dados, o que evita vazamento de acesso.

ProjectManager ajuda com BPM

O ProjectManager é uma ferramenta online de gestão de processos de negócios que possui dados em tempo real para uma tomada de decisão mais perspicaz, uma plataforma colaborativa que aumenta a produtividade e a segurança para manter seus dados seguros. Configure fluxos de trabalho automatizados com aprovações de tarefas para otimizar processos e garantir a qualidade. Existem também ferramentas para BPM centrado no ser humano.

Criar e monitorar fluxos de trabalho visuais para equipes

Você pode fazer fluxos de trabalho mais eficientes com a ferramenta visual kanban, que fornece transparência no processo. Seu ciclo de produção é mostrado como colunas no quadro kanban, com tarefas representadas como cartões que se movem de uma coluna para outra. Isso dá à sua equipe autonomia para gerenciar seu backlog e planejar em nossa plataforma colaborativa que compartilha arquivos e tem comentários em nível de tarefa. Enquanto isso, os gerentes podem visualizar o trabalho e realocar recursos conforme necessário para evitar gargalos.

Monitore o desempenho e obtenha relatórios de progresso em tempo real

Para melhorar continuamente seus processos de negócios, você precisa coletar dados continuamente. Nosso painel em tempo real oferece uma visão de alto nível de seus processos, desempenho e progresso. Ao contrário do software BPM leve, não há necessidade de configuração. Ele captura e calcula automaticamente seis métricas para mantê-lo no caminho certo. Para uma visão mais profunda dos dados, existem relatórios como relatórios de status, relatórios de portfólio e muitos outros. Todos podem ser filtrados para ver apenas o que você deseja revisar e são facilmente compartilhados com as partes interessadas para mantê-los informados.

Nosso software é flexível o suficiente para executar metodologias tradicionais, ágeis ou híbridas. Temos várias visualizações de projeto, pois sabemos que diferentes departamentos usam ferramentas diferentes, mas todos precisam de uma fonte de verdade para colaborar. Conecte todo o seu negócio com uma ferramenta BPM.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a otimizar processos e trabalhar com mais eficiência. Nossos dados on-line coletam dados em tempo real para ajudá-lo a dinamizar rapidamente e permanecer no caminho certo. Junte-se às equipes da NASA, Siemens e Nestlé que usam nossa ferramenta para trabalhar melhor. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.