Guía definitiva para la gestión de procesos empresariales (BPM)

Las empresas están preocupadas por el resultado final. Pueden tener una visión, pero siempre está respaldada por la rentabilidad. Si las empresas pueden mejorar su forma de trabajar, serán más competitivas y ganarán más dinero. De eso se trata la gestión de procesos de negocio.

La gestión de procesos comerciales analiza los procesos que emplea una empresa para entregar sus bienes o servicios a sus clientes. Luego, la empresa encuentra formas de ejecutar mejor para que, en última instancia, pueda beneficiar a sus clientes.

¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?

La gestión de procesos comerciales (BPM) es un enfoque que las empresas utilizan para abordar las mejoras en los procesos comerciales para realizar su trabajo, servir a su base de clientes y crear valor comercial. BPM diseña, automatiza, ejecuta, controla, mide y optimiza procesos de negocio. Los procesos comerciales se refieren a cualquier actividad o conjunto de actividades utilizadas para ayudar a lograr los objetivos empresariales de una organización, a través de sistemas, empleados, clientes y socios.

Para aprovechar al máximo la gestión de procesos empresariales, deberá utilizar el software de gestión de procesos empresariales para analizar sus procesos empresariales, modelar cómo funcionan en varios escenarios, implementar cambios, monitorear el nuevo proceso y realizar mejoras continuamente. Esto mejora tanto sus procesos de trabajo como sus procesos comerciales.

La gestión de procesos de negocio es amplia y dinámica. Tiene que ser. Los roles organizacionales, las reglas, las tácticas, los objetivos comerciales y otros aspectos de la empresa siempre están cambiando. Para optimizar el esfuerzo se han utilizado diferentes metodologías para ser más efectivos, desde Six Sigma hasta lean management y gestión ágil de proyectos.

Ya sea que tenga una empresa grande, pequeña o mediana, el software de administración de proyectos puede ayudarlo a administrar sus procesos comerciales. ProjectManager es un software en línea que puede automatizar los flujos de trabajo para optimizar los procesos y mejorar la eficiencia. No se preocupe por la mala calidad, ya que nuestra configuración de aprobación de tareas permite que solo el personal autorizado cambie el estado de trabajo de una actividad. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Beneficios de BPM

Mejorar las funciones de su negocio es clave para cualquier negocio exitoso. Quiere que sean claros, eficientes y fiables. El uso de la gestión de procesos comerciales lo ayuda a medir y ajustar sus procesos operativos y mejorar la productividad de su personal. Naturalmente, esto conduce a un mejor servicio al cliente y una mayor rentabilidad. Pero eso es solo el comienzo de los beneficios de BPM.

La flexibilidad es esencial para que una empresa maniobre con los altibajos del mercado, los cambios en la tecnología o las regulaciones. BPM mejora la agilidad comercial y ayuda a las empresas a mantenerse competitivas al pausar los procesos y realizar ajustes rápidos para volver a encarrilarlos.

Dirigir un negocio sin perder tiempo y dinero es la forma de mantenerse en el negocio. La gestión de procesos comerciales lo ayuda a administrar un negocio eficiente al optimizar los procesos y reducir el desperdicio. Puede hacer esto desarrollando mejores procesos, automatización y otros medios.

Todos los beneficios que enumeramos son el resultado de la gestión de procesos comerciales que proporciona una mayor visibilidad de los procesos comerciales. Esto le permite ver lo que funciona y lo que no, y responder en consecuencia. También lo ayuda a mantenerse seguro y en cumplimiento al evitar complicaciones que podrían generar multas o infracciones de seguridad.

Finalmente, le resultará más fácil transferir el conocimiento empresarial a medida que su empresa crece y su fuerza laboral madura, se jubila o pasa a otras oportunidades. Esto, y el hecho de que BPM tiene que ver con la mejora continua, significa que las empresas aprovechan los beneficios sin ser complacientes, lo que es perjudicial para cualquier empresa.

Las fases del ciclo de vida de BPM

Para obtener esos beneficios y mejorar sus procesos comerciales, debe comenzar a utilizar la gestión de procesos comerciales. Eso requiere conocer las cinco etapas del ciclo de vida de BPM: diseñar, modelar, ejecutar, monitorear y optimizar. Estandarice estos pasos y desarrollará una estrategia para mejorar sistemática y continuamente sus procesos comerciales.

1. Diseño

En esta etapa inicial, querrá analizar sus procesos comerciales para comprender completamente cómo se ejecutan. La investigación se lleva a cabo entrevistando a todos los involucrados en los procesos comerciales, estudiando la documentación y conociendo las reglas comerciales que se aplican. Si puede observar los procesos en acción, mucho mejor. Esta etapa incluye saber cómo comienza el proceso además del flujo del proceso y el resultado final. También identificará cada tarea, otras integraciones del sistema, la duración del proceso y los distintos tipos de tareas involucradas.

2. Mapa

Ahora está listo para el mapeo de procesos comerciales, que consiste en crear una representación visual, como un diagrama de flujo, de las fases del proceso que observó en el primer paso. Esto lo ayuda a comprender cómo son las cosas ahora, describe cómo quiere que sean en el futuro y mapea los cambios necesarios para llegar allí.

3. Modelo

Luego, puede crear un modelo de proceso comercial, que describe los pasos para llevar sus procesos comerciales actuales al estado futuro deseado. El modelado de procesos comerciales se diferencia del mapeo porque mira hacia el futuro y se enfoca en la mejora de los procesos comerciales. Este modelo debe compartirse con las partes interesadas para obtener su evaluación y aprobación. Como necesita la aceptación de las partes interesadas para que esto funcione, debe estar abierto a sus comentarios que pueden mejorar el modelo.

4. Ejecutar

En esta etapa, probará el modelo y llevará a cabo los nuevos procesos para verlos en acción. Cuando sea posible, automatice los procesos para aumentar la eficiencia. Esto no siempre es posible, por supuesto, ya que puede haber procesos manuales que no se pueden automatizar. Independientemente, esta etapa es para probar el modelo durante varios ciclos en grupos más pequeños antes de expandir el alcance. Esto le permite suavizar cualquier aspereza y desarrollar confianza en los nuevos procesos con sus partes interesadas.

5. Supervisar

Ahora que está funcionando y recopilando datos, desea monitorear estos procesos en acción. Esto captura qué tan bien lo están haciendo e identifica cualquier anomalía que requiera que usted ajuste los procesos comerciales para mantenerlos encaminados. La recopilación de datos debe realizarse en tiempo real, si es posible, para asegurarse de responder rápidamente y restaurar los procesos comerciales a donde deberían estar sin demora. Los datos también sirven como indicadores clave de rendimiento (KPI) para trazar los beneficios que BPM ha brindado a su negocio.

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6. Optimizar

Puede pensar en estos cinco pasos como un círculo, ya que se repiten para crear un ciclo de mejora continua. En este punto, revisa los conocimientos que obtuvo al monitorear el proceso y busca formas de mejorar aún más el flujo de su trabajo. Eso podría significar eliminar los cuellos de botella que ha descubierto u otras cosas que bloquean sus procesos. Esto conduce a una mayor eficiencia y calidad al mismo tiempo que disminuye el desperdicio.

Tipos de BPM

Si bien hemos estado hablando en general sobre la gestión de procesos comerciales, echemos un vistazo más de cerca a los diferentes tipos de gestión de procesos comerciales. Al comprender estos tipos, puede aplicarlos mejor a su negocio.

Centrado en el documento

Esto está orientado a la documentación y se usa a menudo en la contratación de documentos legales o documentos que se crean después de varias rondas de aprobación. El uso de BPM reemplaza la necesidad de plantillas y cualquier preocupación sobre la información correcta que se agrega al documento. Lo encontrará en las empresas que utilizan gestión de compras, contabilidad, derecho y contratos.

Centrado en la integración

Usaría este tipo de gestión de procesos comerciales para integrar el software comercial de toda la empresa con otros departamentos para crear un flujo fluido de datos. La conexión de sus sistemas de software agiliza los procesos y agrega eficiencia para fomentar la colaboración y aumentar la productividad. Es probable que esto sea utilizado por los departamentos de TI, ya que tienen la tarea de integrar sistemas informáticos.

Centrado en el ser humano

Cuando las personas trabajan para usted, la automatización total está fuera de discusión. Aquí es donde este tipo de gestión de procesos de negocio resulta útil. Le ayuda a administrar tareas y crear flujos de trabajo para que las personas puedan colaborar. Este es el tipo de BPM más popular para la mayoría de las empresas, ya que generalmente tienen empleados que se encargan de diversas actividades, como revisar datos, administrar procesos creativos, realizar operaciones y más.

Herramientas BPM

El software ayuda con la aplicación de la gestión de procesos de negocio. Necesita herramientas que puedan ayudarlo a modelar, implementar y automatizar el negocio o proporcionar a los equipos herramientas para colaborar. Estas herramientas le permiten darse cuenta de los beneficios de BPM.

La mayoría de las empresas quieren herramientas que no requieran una codificación pesada para realizar mejoras en sus procesos comerciales. Deben permitir la optimización, automatización y estandarización de procesos.

Querrá encontrar un software que proporcione datos en tiempo real, sea fácil de usar y se integre con su ecosistema actual. Debe haber un control de acceso basado en roles para la seguridad, de modo que solo aquellos con autorización puedan acceder a los datos, lo que evita la fuga de acceso.

ProjectManager ayuda con BPM

ProjectManager es una herramienta de gestión de procesos comerciales en línea que tiene datos en tiempo real para una toma de decisiones más perspicaz, una plataforma colaborativa que aumenta la productividad y la seguridad para mantener sus datos seguros. Configure flujos de trabajo automatizados con aprobaciones de tareas para optimizar los procesos y garantizar la calidad. También hay herramientas para BPM centrado en el ser humano.

Cree y supervise flujos de trabajo visuales para equipos

Puede hacer que los flujos de trabajo sean más eficientes con la herramienta visual kanban, que brinda transparencia al proceso. Su ciclo de producción se muestra como columnas en el tablero kanban, con tareas representadas como tarjetas que se mueven de una columna a la siguiente. Esto le da a su equipo autonomía para administrar su trabajo pendiente y planificar en nuestra plataforma colaborativa que comparte archivos y tiene comentarios a nivel de tareas. Mientras tanto, los gerentes pueden ver el trabajo y reasignar recursos según sea necesario para evitar cuellos de botella.

Supervise el rendimiento y obtenga informes de progreso en tiempo real

Para mejorar continuamente sus procesos comerciales, necesita recopilar datos continuamente. Nuestro panel de control en tiempo real le brinda una vista de alto nivel de sus procesos, rendimiento y progreso. A diferencia del software BPM liviano, no se requiere configuración. Captura y calcula automáticamente seis métricas para mantenerlo encaminado. Para una mirada más profunda a los datos, hay informes como informes de estado, informes de cartera y muchos otros. Todos se pueden filtrar para ver solo lo que desea revisar y se comparten fácilmente con las partes interesadas para mantenerlos informados.

Nuestro software es lo suficientemente flexible para ejecutar metodologías tradicionales, ágiles o híbridas. Tenemos múltiples vistas de proyectos, ya que sabemos que diferentes departamentos usan diferentes herramientas, pero todos necesitan una fuente de información para poder colaborar. Conecte todo su negocio con una herramienta BPM.

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a optimizar los procesos y trabajar de manera más eficiente. Nuestros datos en línea recopilan datos en tiempo real para ayudarlo a cambiar rápidamente y mantenerse en el camino. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que utilizan nuestra herramienta para trabajar mejor. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.