Полное руководство по управлению бизнес-процессами (BPM)

Бизнес беспокоит прибыль. У них может быть видение, но оно всегда поддерживается прибыльностью. Если компании могут улучшить свою работу, они становятся более конкурентоспособными и зарабатывают больше денег. Вот что такое управление бизнес-процессами.

Управление бизнес-процессами рассматривает процессы, которые компания использует для доставки своих товаров или услуг своим клиентам. Затем бизнес находит способы работать лучше, чтобы в конечном итоге принести пользу своим клиентам.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это подход, который компании используют для улучшения бизнес-процессов, чтобы выполнять свою работу, обслуживать свою клиентскую базу и создавать ценность для бизнеса. BPM проектирует, автоматизирует, выполняет, контролирует, измеряет и оптимизирует бизнес-процессы. Бизнес-процессы относятся к любому действию или набору действий, используемых для достижения корпоративных целей организации в отношении систем, сотрудников, клиентов и партнеров.

Чтобы получить максимальную отдачу от управления бизнес-процессами, вам необходимо использовать программное обеспечение для управления бизнес-процессами, чтобы анализировать ваши бизнес-процессы, моделировать их работу в различных сценариях, внедрять изменения, отслеживать новый процесс и постоянно вносить улучшения. Это улучшает как ваши рабочие процессы, так и ваши бизнес-процессы.

Управление бизнес-процессами является широким и динамичным. Должно быть. Организационные роли, правила, тактика, бизнес-цели и другие аспекты компании постоянно меняются. Чтобы оптимизировать усилия, были использованы различные методологии, чтобы сделать их более эффективными, от шести сигм до бережливого управления и гибкого управления проектами.

Независимо от того, управляете ли вы большим, малым или средним бизнесом, программное обеспечение для управления проектами поможет вам управлять бизнес-процессами. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение, которое может автоматизировать рабочие процессы для оптимизации процессов и повышения эффективности. Не беспокойтесь о низком качестве, так как наши настройки утверждения задач позволяют только авторизованному персоналу изменять рабочий статус активности. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Преимущества BPM

Улучшение бизнес-функций является ключом к любому успешному бизнесу. Вы хотите, чтобы они были понятными, эффективными и надежными. Использование управления бизнес-процессами помогает вам измерять и корректировать операционные процессы и повышать производительность вашего персонала. Естественно, это приводит к лучшему обслуживанию клиентов и большей прибыльности. Но это только начало преимуществ BPM.

Гибкость необходима для бизнеса, чтобы маневрировать приливами и отливами рынка, изменениями в технологиях или правилах. BPM повышает гибкость бизнеса и помогает предприятиям оставаться конкурентоспособными, приостанавливая процессы и быстро внося коррективы, чтобы вернуть их в нужное русло.

Ведение бизнеса без траты времени и денег — вот как вы остаетесь в бизнесе. Управление бизнес-процессами помогает вести экономичный бизнес за счет оптимизации процессов и сокращения потерь. Этого можно добиться путем разработки более совершенных процессов, автоматизации и других средств.

Все преимущества, которые мы перечисляем, являются результатом управления бизнес-процессами, обеспечивающего большую прозрачность бизнес-процессов. Это позволяет вам видеть, что работает, а что нет, и реагировать соответствующим образом. Это также поможет вам обеспечить соответствие требованиям и безопасность, избегая осложнений, которые могут привести к штрафам или нарушениям безопасности.

Наконец, вам будет легче передавать бизнес-знания по мере роста вашего бизнеса и повышения квалификации ваших сотрудников, выхода на пенсию или перехода к другим возможностям. Это, а также тот факт, что BPM направлен на постоянное совершенствование, означает, что бизнес получает выгоду, не останавливаясь на достигнутом, что наносит ущерб любой компании.

Этапы жизненного цикла BPM

Чтобы воспользоваться этими преимуществами и улучшить свои бизнес-процессы, вы должны начать использовать управление бизнес-процессами. Для этого необходимо знать пять этапов жизненного цикла BPM: проектирование, моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация. Стандартизируйте эти шаги, и вы разработаете стратегию систематического и постоянного улучшения ваших бизнес-процессов.

1. Дизайн

На этом начальном этапе вы захотите проанализировать свои бизнес-процессы, чтобы полностью понять, как они выполняются. Исследование проводится путем опроса всех участников бизнес-процессов, изучения документации и знания применимых бизнес-правил. Если вы можете наблюдать процессы в действии, тем лучше. Этот этап включает в себя знание того, как процесс начинается, в дополнение к ходу процесса и конечному результату. Вы также определите каждую задачу, другие системные интеграции, продолжительность процесса и различные типы задействованных задач.

2. Карта

Теперь вы готовы к картографированию бизнес-процессов, то есть к созданию визуального изображения, например блок-схемы, фаз процесса, которые вы рассмотрели на первом этапе. Это поможет вам понять, как обстоят дела сейчас, наметить, какими вы хотите, чтобы они были в будущем, и наметить необходимые изменения, чтобы добиться этого.

3. Модель

Затем вы можете создать модель бизнес-процесса, в которой описаны шаги, необходимые для приведения ваших текущих бизнес-процессов в желаемое состояние в будущем. Моделирование бизнес-процессов отличается от картирования тем, что оно ориентировано на будущее и ориентировано на улучшение бизнес-процессов. Эта модель должна быть предоставлена ​​заинтересованным сторонам для получения их оценки и одобрения. Поскольку для того, чтобы это работало, вам необходимо участие заинтересованных сторон, вы должны быть открыты для их отзывов, которые могут улучшить модель.

4. Выполнить

На этом этапе вы протестируете модель и выполните новые процессы, чтобы увидеть их в действии. По возможности автоматизируйте процессы для повышения эффективности. Конечно, это не всегда возможно, поскольку могут быть ручные процессы, которые нельзя автоматизировать. В любом случае, этот этап предназначен для тестирования модели в течение нескольких циклов в небольших группах, прежде чем вы расширите масштаб. Это позволит вам сгладить любые острые углы и развить доверие к новым процессам у ваших заинтересованных сторон.

5. Монитор

Теперь, когда вы готовы к работе и собираете данные, вы хотите наблюдать за этими процессами в действии. Это фиксирует, насколько хорошо они работают, и выявляет любые аномалии, которые потребуют от вас корректировки бизнес-процессов, чтобы они не отставали. Сбор данных должен производиться, если это возможно, в режиме реального времени, чтобы обеспечить быстрое реагирование и безотлагательное восстановление бизнес-процессов в том виде, в каком они должны быть. Данные также служат ключевыми показателями эффективности (KPI) для определения преимуществ BPM для вашего бизнеса.

Связанный: Бесплатный журнал отслеживания проблем для Excel

6. Оптимизировать

Вы можете думать об этих пяти шагах как о круге, поскольку они повторяются, создавая цикл непрерывного улучшения. На этом этапе вы просматриваете информацию, полученную при наблюдении за процессом, и ищете способы дальнейшего улучшения потока своей работы. Это может означать устранение обнаруженных вами узких мест или других факторов, блокирующих ваши процессы. Это приводит к повышению эффективности и качества при одновременном снижении отходов.

Типы BPM

Пока мы говорили об управлении бизнес-процессами в целом, давайте подробнее рассмотрим различные типы управления бизнес-процессами. Поняв эти типы, вы сможете лучше применять их в своем бизнесе.

Документ-ориентированный

Это ориентировано на документацию и часто используется при заключении юридических документов или документов, которые создаются после нескольких раундов утверждения. Использование BPM устраняет необходимость в шаблонах и любые заботы о правильной информации, добавляемой в документ. Вы найдете его в компаниях, которые используют закупки, бухгалтерский учет, юриспруденцию и управление контрактами.

Интеграционно-ориентированный

Этот тип управления бизнес-процессами можно использовать для интеграции корпоративного программного обеспечения с другими отделами для создания бесперебойного потока данных. Подключение ваших программных систем оптимизирует процессы и повышает эффективность, способствуя сотрудничеству и повышая производительность. Это, вероятно, будет использоваться ИТ-отделами, поскольку им поручено интегрировать компьютерные системы.

Человекоцентричный

Когда на вас работают люди, о полной автоматизации не может быть и речи. Вот где этот тип управления бизнес-процессами пригодится. Это помогает вам управлять задачами и создавать рабочие процессы, чтобы люди могли сотрудничать. Это самый популярный тип BPM для большинства предприятий, поскольку у них обычно есть сотрудники, которым поручены различные действия, такие как просмотр данных, управление творческими процессами, выполнение операций и многое другое.

Инструменты управления бизнес-процессами

Программное обеспечение помогает в применении управления бизнес-процессами. Вам нужны инструменты, которые помогут вам моделировать, внедрять и автоматизировать бизнес или предоставлять командам инструменты для совместной работы. Эти инструменты позволяют реализовать преимущества BPM.

Большинству компаний нужны инструменты, не требующие сложного кодирования, для улучшения их бизнес-процессов. Они должны обеспечивать оптимизацию, автоматизацию и стандартизацию процессов.

Вам нужно найти программное обеспечение, которое предоставляет данные в режиме реального времени, простое в использовании и интегрируется с вашей текущей экосистемой. В целях безопасности должен быть контроль доступа на основе ролей, чтобы только те, у кого есть допуск, могли получить доступ к данным, что предотвращает утечку доступа.

ProjectManager помогает с BPM

ProjectManager — это онлайн-инструмент для управления бизнес-процессами, предоставляющий данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений, платформа для совместной работы, повышающая производительность и безопасность для обеспечения безопасности ваших данных. Настройте автоматизированные рабочие процессы с утверждением задач, чтобы упростить процессы и обеспечить качество. Существуют также инструменты для ориентированного на человека BPM.

Создание и мониторинг визуальных рабочих процессов для команд

Вы можете сделать рабочие процессы более эффективными с помощью визуального инструмента канбан, который обеспечивает прозрачность процесса. Ваш производственный цикл отображается в виде столбцов на доске канбан, а задачи представлены в виде карточек, которые перемещаются из одного столбца в другой. Это дает вашей команде автономию для управления своим невыполненным заданием и планирования на нашей платформе для совместной работы, которая обменивается файлами и имеет комментарии на уровне задач. Между тем, менеджеры могут просматривать работу и перераспределять ресурсы по мере необходимости, чтобы избежать узких мест.

Отслеживайте производительность и получайте отчеты о ходе работы в режиме реального времени

Чтобы постоянно улучшать свои бизнес-процессы, вам необходимо постоянно собирать данные. Наша информационная панель в режиме реального времени дает вам общее представление о ваших процессах, производительности и прогрессе. В отличие от облегченного программного обеспечения BPM, установка не требуется. Он автоматически фиксирует и вычисляет шесть показателей, чтобы держать вас в курсе. Для более глубокого изучения данных существуют такие отчеты, как отчеты о состоянии, отчеты по портфелю и многие другие. Все можно отфильтровать, чтобы увидеть только то, что вы хотите просмотреть, и ими легко поделиться с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

Наше программное обеспечение достаточно гибко, чтобы использовать традиционные, гибкие или гибридные методологии. У нас есть несколько представлений проекта, поскольку мы знаем, что разные отделы используют разные инструменты, но всем им нужен один источник правды для совместной работы. Подключите весь свой бизнес к одному инструменту BPM.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает оптимизировать процессы и работать более эффективно. Наши онлайн-данные собирают данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам быстро меняться и оставаться на правильном пути. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые используют наш инструмент, чтобы работать лучше. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.