Panduan Utama untuk Manajemen Proses Bisnis (BPM)

Bisnis prihatin tentang garis bawah. Mereka mungkin memiliki visi, tetapi selalu didukung oleh profitabilitas. Jika bisnis dapat meningkatkan cara kerjanya, mereka lebih kompetitif dan menghasilkan lebih banyak uang. Itulah yang dimaksud dengan manajemen proses bisnis.

Manajemen proses bisnis melihat proses yang digunakan perusahaan untuk mengirimkan barang atau jasanya kepada pelanggannya. Bisnis kemudian menemukan cara untuk mengeksekusi lebih baik sehingga pada akhirnya dapat menguntungkan pelanggannya.

Apa itu Manajemen Proses Bisnis (BPM)?

Manajemen proses bisnis (BPM) adalah pendekatan yang digunakan perusahaan untuk mengatasi perbaikan proses bisnis untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, melayani basis pelanggan mereka dan menciptakan nilai bisnis. BPM mendesain, mengotomatisasi, mengeksekusi, mengontrol, mengukur, dan mengoptimalkan proses bisnis. Proses bisnis mengacu pada setiap aktivitas atau serangkaian aktivitas yang digunakan untuk membantu mencapai tujuan perusahaan organisasi, lintas sistem, karyawan, pelanggan, dan mitra.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari manajemen proses bisnis, Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen proses bisnis untuk menganalisis proses bisnis Anda, memodelkan cara kerjanya dalam berbagai skenario, menerapkan perubahan, memantau proses baru, dan terus melakukan perbaikan. Ini meningkatkan proses kerja dan proses bisnis Anda.

Manajemen proses bisnis bersifat luas dan dinamis. Itu harus. Peran organisasi, aturan, taktik, tujuan bisnis, dan aspek perusahaan lainnya selalu berubah. Untuk mengoptimalkan upaya tersebut, berbagai metodologi telah digunakan agar lebih efektif, dari Six Sigma hingga manajemen ramping dan manajemen proyek yang gesit.

Baik Anda menjalankan bisnis besar, kecil, atau menengah, perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda mengelola proses bisnis Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak online yang dapat mengotomatiskan alur kerja untuk merampingkan proses guna meningkatkan efisiensi. Jangan khawatir tentang kualitas yang buruk karena pengaturan persetujuan tugas kami hanya mengizinkan personel yang berwenang untuk mengubah status kerja suatu aktivitas. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Manfaat BPM

Meningkatkan fungsi bisnis Anda adalah kunci untuk setiap bisnis yang sukses. Anda ingin mereka menjadi jelas, efisien dan dapat diandalkan. Menggunakan manajemen proses bisnis membantu Anda mengukur dan menyesuaikan proses operasional dan meningkatkan produktivitas staf Anda. Secara alami, ini mengarah pada layanan pelanggan yang lebih baik dan profitabilitas yang lebih besar. Tapi itu hanya awal dari manfaat BPM.

Fleksibilitas sangat penting bagi bisnis untuk manuver pasang surut pasar, perubahan teknologi atau peraturan. BPM meningkatkan kelincahan bisnis dan membantu bisnis tetap kompetitif dengan menjeda proses dan membuat penyesuaian cepat untuk mengembalikannya ke jalurnya.

Menjalankan bisnis tanpa membuang waktu dan uang adalah cara Anda bertahan dalam bisnis. Manajemen proses bisnis membantu Anda menjalankan bisnis ramping dengan mengoptimalkan proses dan mengurangi pemborosan. Ini dapat dilakukan dengan mengembangkan proses, otomatisasi, dan cara lain yang lebih baik.

Semua manfaat yang kami cantumkan dihasilkan dari manajemen proses bisnis yang memberikan lebih banyak visibilitas ke dalam proses bisnis. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak dan merespons dengan tepat. Ini juga membantu Anda tetap patuh dan aman dengan menghindari komplikasi yang dapat menyebabkan denda atau pelanggaran keamanan.

Terakhir, Anda akan merasa lebih mudah untuk mentransfer pengetahuan bisnis saat bisnis Anda tumbuh dan tenaga kerja Anda matang, pensiun, atau beralih ke peluang lain. Ini, dan fakta bahwa BPM adalah tentang perbaikan terus-menerus, berarti bahwa bisnis meneruskan manfaat tanpa berpuas diri, yang merugikan perusahaan mana pun.

Fase Siklus Hidup BPM

Untuk menuai manfaat tersebut dan meningkatkan proses bisnis Anda, Anda harus mulai menggunakan manajemen proses bisnis. Itu membutuhkan mengetahui lima tahap siklus hidup BPM: desain, model, eksekusi, monitor, dan optimalkan. Standarisasi langkah-langkah ini dan Anda akan mengembangkan strategi untuk meningkatkan proses bisnis Anda secara sistematis dan berkelanjutan.

1. Desain

Pada tahap awal ini, Anda akan ingin menganalisis proses bisnis Anda untuk memahami sepenuhnya bagaimana proses tersebut dijalankan. Penelitian dilakukan dengan mewawancarai semua orang yang terlibat dalam proses bisnis, mempelajari dokumentasi dan mengetahui aturan bisnis yang berlaku. Jika Anda dapat mengamati proses dalam tindakan, itu lebih baik. Tahap ini meliputi mengetahui bagaimana proses dimulai selain alur proses dan hasil akhir. Anda juga akan mengidentifikasi setiap tugas, integrasi sistem lainnya, durasi proses, dan berbagai jenis tugas yang terlibat.

2. Peta

Sekarang Anda siap untuk pemetaan proses bisnis, yang membuat penggambaran visual, seperti diagram alur, dari fase proses yang Anda lihat di langkah pertama. Ini membantu Anda memahami bagaimana keadaan sekarang, menguraikan bagaimana Anda menginginkannya di masa depan dan memetakan perubahan yang diperlukan untuk mencapainya.

3. Model

Kemudian Anda dapat membuat model proses bisnis, yang menguraikan langkah-langkah untuk membawa proses bisnis Anda saat ini ke keadaan masa depan yang diinginkan. Pemodelan proses bisnis berbeda dari pemetaan karena berwawasan ke depan dan berfokus pada peningkatan proses bisnis. Model ini harus dibagikan dengan para pemangku kepentingan untuk mendapatkan penilaian dan persetujuan mereka. Karena Anda memerlukan dukungan pemangku kepentingan agar ini berfungsi, Anda harus terbuka terhadap umpan balik mereka yang dapat meningkatkan model.

4. Jalankan

Pada tahap ini, Anda akan menguji model dan melakukan proses baru untuk melihatnya beraksi. Jika memungkinkan, otomatisasi proses untuk meningkatkan efisiensi. Ini tidak selalu mungkin, tentu saja, karena mungkin ada proses manual yang tidak dapat diotomatisasi. Terlepas dari itu, tahap ini adalah menguji model selama beberapa siklus dalam kelompok yang lebih kecil sebelum Anda memperluas cakupannya. Hal ini memungkinkan Anda untuk memperhalus semua sisi kasar dan mengembangkan kepercayaan diri dalam proses baru dengan pemangku kepentingan Anda.

5. Memantau

Sekarang setelah Anda siap dan menjalankan serta mengumpulkan data, Anda ingin memantau proses-proses ini dalam tindakan. Ini menangkap seberapa baik kinerja mereka dan mengidentifikasi anomali apa pun yang mengharuskan Anda menyesuaikan proses bisnis agar tetap pada jalurnya. Pengumpulan data harus dilakukan secara real time, jika memungkinkan, untuk memastikan Anda merespons dengan cepat dan memulihkan proses bisnis ke tempat seharusnya tanpa penundaan. Data juga berfungsi sebagai indikator kinerja utama (KPI) untuk memetakan manfaat yang telah diberikan BPM bagi bisnis Anda.

Terkait: Log Pelacak Masalah Gratis untuk Excel

6. Optimalkan

Anda dapat menganggap lima langkah ini sebagai lingkaran karena mereka berulang untuk membuat lingkaran perbaikan berkelanjutan. Pada titik ini, Anda melihat wawasan yang Anda peroleh saat memantau proses dan mencari cara untuk lebih meningkatkan aliran pekerjaan Anda. Itu mungkin berarti menghilangkan kemacetan yang Anda temukan atau hal-hal lain yang menghalangi proses Anda. Ini mengarah pada peningkatan efisiensi dan kualitas sekaligus mengurangi limbah.

Jenis BPM

Sementara kita telah berbicara secara umum tentang manajemen proses bisnis, mari kita lihat lebih dekat berbagai jenis manajemen proses bisnis. Dengan memahami jenis-jenis ini, Anda dapat menerapkannya dengan lebih baik ke bisnis Anda.

Berpusat pada Dokumen

Ini berorientasi pada dokumentasi dan sering digunakan dalam pembuatan kontrak dokumen hukum atau dokumen yang dibuat setelah beberapa putaran persetujuan. Menggunakan BPM menggantikan kebutuhan akan template dan kekhawatiran tentang informasi yang benar yang ditambahkan ke dokumen. Anda akan menemukannya di bisnis yang menggunakan pengadaan, akuntansi, hukum, dan manajemen kontrak.

Integrasi-Pusat

Anda akan menggunakan jenis manajemen proses bisnis ini untuk mengintegrasikan perangkat lunak bisnis di seluruh perusahaan dengan departemen lain untuk menciptakan aliran data yang lancar. Menghubungkan sistem perangkat lunak Anda menyederhanakan proses dan menambah efisiensi untuk mendorong kolaborasi dan meningkatkan produktivitas. Ini kemungkinan akan digunakan oleh departemen TI karena mereka ditugaskan untuk mengintegrasikan sistem komputer.

Berpusat pada Manusia

Saat orang bekerja untuk Anda, otomatisasi total tidak mungkin dilakukan. Di sinilah jenis manajemen proses bisnis ini berguna. Ini membantu Anda mengelola tugas dan membuat alur kerja sehingga orang dapat berkolaborasi. Ini adalah jenis BPM paling populer untuk sebagian besar bisnis karena mereka biasanya memiliki karyawan yang ditugaskan untuk berbagai kegiatan, seperti meninjau data, mengelola proses kreatif, melakukan operasi, dan banyak lagi.

Alat BPM

Perangkat lunak membantu dengan penerapan manajemen proses bisnis. Anda memerlukan alat yang dapat membantu Anda membuat model, menerapkan, dan mengotomatiskan bisnis atau menyediakan alat untuk berkolaborasi kepada tim. Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk menyadari manfaat BPM.

Sebagian besar perusahaan menginginkan alat yang tidak memerlukan pengkodean berat untuk melakukan perbaikan pada proses bisnis mereka. Mereka harus memungkinkan untuk optimasi proses, otomatisasi dan standarisasi.

Anda pasti ingin menemukan perangkat lunak yang memberikan data waktu nyata, mudah digunakan, dan terintegrasi dengan ekosistem Anda saat ini. Harus ada kontrol akses berbasis peran untuk keamanan sehingga hanya mereka yang memiliki izin yang dapat mengakses data, yang mencegah kebocoran akses.

ProjectManager Membantu dengan BPM

ProjectManager adalah alat manajemen proses bisnis online yang memiliki data waktu nyata untuk pengambilan keputusan yang lebih berwawasan, platform kolaboratif yang meningkatkan produktivitas dan keamanan untuk menjaga keamanan data Anda. Siapkan alur kerja otomatis dengan persetujuan tugas untuk merampingkan proses dan memastikan kualitas. Ada juga alat untuk BPM yang berpusat pada manusia.

Buat dan Pantau Alur Kerja Visual untuk Tim

Anda dapat membuat alur kerja yang lebih efisien dengan alat kanban visual, yang memberikan transparansi ke dalam proses. Siklus produksi Anda ditampilkan sebagai kolom di papan kanban, dengan tugas direpresentasikan sebagai kartu yang berpindah dari satu kolom ke kolom berikutnya. Ini memberi tim Anda otonomi untuk mengelola simpanan dan rencana mereka di platform kolaboratif kami yang berbagi file dan memiliki komentar tingkat tugas. Sementara itu, manajer dapat melihat pekerjaan dan mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan untuk menghindari kemacetan.

Pantau Kinerja dan Dapatkan Laporan Kemajuan secara Real Time

Untuk terus meningkatkan proses bisnis Anda, Anda perlu terus mengumpulkan data. Dasbor real-time kami memberi Anda pandangan tingkat tinggi tentang proses, kinerja, dan kemajuan Anda. Tidak seperti perangkat lunak BPM yang ringan, tidak diperlukan pengaturan. Ini secara otomatis menangkap dan menghitung enam metrik untuk membuat Anda tetap di jalur. Untuk melihat data lebih dalam, ada laporan seperti laporan status, laporan portofolio dan banyak lainnya. Semua dapat difilter untuk melihat hanya apa yang ingin Anda tinjau dan mudah dibagikan kepada pemangku kepentingan agar mereka tetap terhubung.

Perangkat lunak kami cukup fleksibel untuk menjalankan metodologi tradisional, gesit, atau hybrid. Kami memiliki beberapa pandangan proyek karena kami tahu departemen yang berbeda menggunakan alat yang berbeda tetapi mereka semua membutuhkan satu sumber kebenaran untuk berkolaborasi. Hubungkan seluruh bisnis Anda dengan satu alat BPM.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merampingkan proses dan bekerja lebih efisien. Data online kami mengumpulkan data waktu nyata untuk membantu Anda berputar cepat dan tetap di jalur. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang menggunakan alat kami untuk bekerja lebih baik. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.