Cum se calculează procentul de finalizare în managementul proiectelor

Când gestionați un proiect, trebuie să urmăriți progresul echipei în timp ce își execută munca pentru a vă respecta programul. Acest lucru se face cu gestionarea sarcinilor, iar una dintre pietrele de temelie ale managementului sarcinilor este cunoașterea procentului de finalizare a sarcinii.

Prin calcularea procentului de finalizare a unei sarcini, puteți vedea cât de mult a fost finalizat și cât de multă muncă a mai rămas. Este o modalitate rapidă și ușoară de a determina dacă sunteți la țintă sau rămâneți în urmă, ceea ce este esențial pentru realizarea unui proiect de succes.

Ce este Procent Complete?

Procentul de finalizare este o modalitate de a urmări progresul pe care echipa ta îl face atunci când își execută sarcinile. Acesta urmărește cât de departe sunteți în finalizarea acelei lucrări. Numit și procentaj complet al proiectului, arată cât de multă muncă a fost făcută și câtă muncă este de făcut. Acest lucru oferă managerilor de proiect datele de care au nevoie pentru a vedea dacă echipa lor este aliniată cu programul de proiect.

De ce este Procent Complete important în managementul proiectelor?

Cunoașterea procentului complet este importantă din mai multe motive. Acesta servește planului de management al sarcinilor, care este un proces de monitorizare a sarcinilor echipei dvs. de la început până la sfârșit. Cunoașterea cât de mult a făcut echipa la un moment dat în proiect îi ajută pe managerii de proiect să vadă dacă munca este în termen.

Procentul de finalizare este o modalitate prin care un manager de proiect poate urmări progresul, care este unul dintre cele mai importante aspecte ale unui proiect de monitorizat. Este baza software-ului de management de proiect, care oferă instrumente digitale pentru a urmări progresul echipei în îndeplinirea sarcinilor. Multe dintre aceste instrumente oferă date în timp real, ceea ce oferă o redare mai precisă a procentului complet.

Gestionarea resurselor este, de asemenea, legată de procentul de finalizare. A ști dacă echipa este în urmă sau înaintea termenului limită influențează modul în care îți aloci resursele. De exemplu, dacă procentul de finalizare arată că sarcinile sunt în urmă, managerul de proiect poate realoca resurse pentru a reveni la program și a menține proiectul pe drumul cel bun.

Vom aprofunda cum puteți calcula procentul de finalizare într-un moment, dar să știți că software-ul de management de proiect poate face acest lucru pentru dvs. ProjectManager este un software de gestionare a proiectelor care calculează automat procentul dvs. de finalizare și urmărește progresul sarcinii echipei dvs. în timp real. Puteți filtra pentru calea critică pe diagrama noastră interactivă Gantt și puteți conecta sarcinile dependente pentru a evita blocajele. Începeți acum cu ProjectManager gratuit!

Cum se calculează procentul complet

Am discutat despre ce procent complet este și de ce este important în managementul proiectelor. Următorul pas este să descoperi cum să calculezi procentul de finalizare. Este o formulă simplă.

Procent finalizat = Durata/Durata reală (PC = AD/D)

De exemplu, dacă aveți o sarcină care are o durată de 10 zile și cinci zile au fost finalizate sau durata reală, atunci procentul de finalizare este de 50 la sută. Cu toate acestea, ceea ce lipsește din această ecuație este urmărirea. Urmărirea este locul în care se află valoarea reală în procente complete.

Cum să urmăriți procentul de finalizare

Procentul de finalizare este modul de urmărire a progresului. Unul dintre instrumentele de management de proiect care vă ajută să realizați acest lucru este diagrama Gantt. Diagramele Gantt sunt cronologie vizuale care mapează sarcinile dvs. într-o diagramă cu bare. Partea stângă arată ca o foaie de calcul obișnuită, dar datele sunt apoi reflectate vizual în partea dreaptă.

Când vă uitați la o diagramă Gantt cu programul proiectului, durata sarcinii este bara care se extinde de la data de început până la data de încheiere. Procentul de completare este cât de mult este umplută sau umbrită bara, în funcție de instrumentul pe care îl utilizați.

Luând exemplul nostru de mai sus, durata unei sarcini de 10 zile va arăta ca o bară care merge de la data de începere la 10 zile în proiect. Procentul complet, referindu-ne din nou la exemplul nostru de mai sus, este de 50 la sută. Prin urmare, bara de pe Gantt va fi pe jumătate umbrită.

Există trei moduri de a urmări procentul de completare, prima fiind folosirea raționamentului dumneavoastră profesional. Acest lucru ar putea părea arbitrar, totuși, este mai mult decât o presupunere. Vă puteți întâlni cu echipa și vă puteți folosi experiența cu proiectele anterioare pentru a estima procentul de finalizare.

O metodă mai complicată sunt activitățile ponderate. Este cel mai bine pentru sarcini lungi cu mai multe activități. Dacă puteți împărți cu ușurință acele activități, atunci puteți seta un procent complet pe baza fiecăreia. Această metodă implică multă muncă pe front-end și nu este ideală pentru toate proiectele.

În cele din urmă, există metoda sumelor arbitrare sau a cifrei fixe. Acesta este momentul în care creați repere pentru sarcină. Înainte de a începe, este 0 la sută complet. Când începeți, este 20 la sută complet și apoi ajunge la 100 la sută complet când ați terminat. Ai doar acele trei puncte fixe. Nu este foarte precis, dar oferă în linii mari date de urmărire utilizabile.

Cum să urmăriți procentul de finalizare cu ProjectManager

În loc să parcurgeți cele trei metode pe care le-am subliniat mai sus, care sunt utile, dar nu complet precise, ProjectManager are diagrame Gantt robuste care calculează automat procentul de finalizare pentru fiecare dintre sarcinile dvs. Deoarece instrumentul nostru este online, procentul complet este afișat în timp real. Te uiți la date precise și nu la un instantaneu al proiectului din trecut.

Puteți urmări procentul de finalizare după ce ați creat un plan de proiect pe Gantt și ați stabilit linia de bază. Aceasta surprinde programul, costurile și multe altele, astfel încât să puteți obține variația efortului dvs. real față de efortul planificat. Aceste date sunt livrate în timp real prin intermediul software-ului, pentru a vă ajuta să vă mențineți proiectul la timp.

Mai multe moduri de a urmări procentul de finalizare

Desigur, nu toată lumea vrea să lucreze la diagramele Gantt. De aceea, diagrama Gantt este doar una dintre multiplele noastre vizualizări ale proiectelor în care puteți urmări procentul de finalizare a sarcinilor echipei dvs. Dacă lucrați la vizualizarea foii, veți vedea procentul complet în coloana corespunzătoare, care este actualizat de membrul echipei atribuit sarcinii respective, pe măsură ce trece prin misiunea lor.

Urmăriți procentul de finalizare în timp real cu tablouri de bord

Procentul de finalizare este doar o parte a progresului de urmărire. Avem funcții care oferă o vizualizare la nivel înalt și altele pentru a pătrunde mai adânc în date. Tabloul nostru de bord în timp real monitorizează șase valori ale proiectului, inclusiv progresul, care arată procentul de finalizare pentru fiecare sarcină de proiect. Spre deosebire de instrumentele ușoare, tabloul de bord nu necesită configurare. Este plug-and-play.

Pentru când doriți mai mult context în jurul procentului de completare, profitați de rapoartele noastre care pot fi generate dintr-o apăsare de tastă. Există rapoarte de stare și chiar rapoarte de stare a portofoliului dacă gestionați un program sau un portofoliu de proiecte. De asemenea, puteți obține rapoarte despre sarcini, foi de pontaj, volumul de lucru și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate și partajate cu ușurință pentru a vă menține la curent părțile interesate.

ProjectManager este un software premiat care conectează echipele pentru a lucra mai productiv. Indiferent dacă lucrați cot la cot, în diferite departamente sau în întreaga țară, datele noastre în timp real îi mențin pe toți pe aceeași pagină. Planificați, monitorizați și raportați progresul și lucrați mai eficient. Alăturați-vă echipelor de la NASA, Siemens și Nestle care oferă deja succes cu software-ul nostru. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.