Jak obliczyć procent ukończenia w zarządzaniu projektami

Kiedy zarządzasz projektem, musisz śledzić postępy swojego zespołu podczas wykonywania swojej pracy, aby trzymać się harmonogramu. Odbywa się to za pomocą zarządzania zadaniami, a jednym z fundamentów zarządzania zadaniami jest znajomość procentu wykonania zadania.

Obliczając procent wykonania zadania, możesz zobaczyć, ile zostało wykonane i ile pracy pozostało. Jest to szybki i łatwy sposób na ustalenie, czy osiągasz cel, czy pozostajesz w tyle, co jest niezbędne do realizacji udanego projektu.

Co to jest procent ukończenia?

Procent ukończenia to sposób na śledzenie postępów zespołu podczas wykonywania zadań. Śledzi, jak daleko jesteś w ukończeniu tej pracy. Nazywany również procentem ukończenia projektu, pokazuje, ile pracy zostało wykonanej i ile pracy jest do wykonania. Zapewnia to kierownikom projektów dane, których potrzebują, aby sprawdzić, czy ich zespół jest zgodny z harmonogramem projektu.

Dlaczego procent ukończenia jest ważny w zarządzaniu projektami?

Znajomość procentu wykonania jest ważna z wielu powodów. Służy planowi zarządzania zadaniami, który jest procesem monitorowania zadań Twojego zespołu od początku do końca. Wiedza o tym, ile zespół zrobił w danym momencie w projekcie, pomaga kierownikom projektów sprawdzić, czy praca przebiega zgodnie z harmonogramem.

Procent ukończenia to jeden ze sposobów, w jaki kierownik projektu może śledzić postępy, co jest jednym z najważniejszych aspektów projektu do monitorowania. To podstawa oprogramowania do zarządzania projektami, które zapewnia cyfrowe narzędzia do śledzenia postępów zespołu w realizacji zadań. Wiele z tych narzędzi dostarcza dane w czasie rzeczywistym, co zapewnia dokładniejsze renderowanie procentu ukończenia.

Zarządzanie zasobami jest również powiązane z procentem ukończenia. Wiedza o tym, czy zespół jest opóźniony, czy przed terminem, wpływa na sposób alokacji zasobów. Na przykład, jeśli procent wykonania wskazuje, że zadania są opóźnione, kierownik projektu może ponownie przydzielić zasoby, aby wrócić do harmonogramu i utrzymać projekt na bieżąco.

Za chwilę zagłębimy się w to, jak obliczyć procent wykonania, ale wiedz, że oprogramowanie do zarządzania projektami może to zrobić za Ciebie. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które automatycznie oblicza procent wykonania i śledzi postęp zadań zespołu w czasie rzeczywistym. Możesz filtrować ścieżkę krytyczną na naszym interaktywnym wykresie Gantta i łączyć zależne zadania, aby uniknąć wąskich gardeł. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo!

Jak obliczyć procent ukończenia

Omówiliśmy, jaki jest procent ukończenia i dlaczego jest ważny w zarządzaniu projektami. Następnym krokiem jest ustalenie, jak obliczyć procent ukończenia. To prosta formuła.

Procent ukończenia = rzeczywisty czas trwania/czas trwania (PC = AD/D)

Na przykład, jeśli masz zadanie, które ma czas trwania 10 dni i pięć dni zostało ukończonych lub rzeczywisty czas trwania, procent wykonania wynosi 50 procent. Jednak w tym równaniu brakuje śledzenia. Śledzenie to miejsce, w którym znajduje się rzeczywista wartość w procentach ukończenia.

Jak śledzić procent ukończenia

Procent ukończenia to sposób śledzenia postępów. Jednym z narzędzi do zarządzania projektami, które pomogą Ci to osiągnąć, jest wykres Gantta. Wykresy Gantta to wizualne osie czasu, które mapują zadania na jednym wykresie słupkowym. Lewa strona wygląda jak zwykły arkusz kalkulacyjny, ale dane są następnie odzwierciedlane wizualnie po prawej stronie.

Gdy patrzysz na wykres Gantta z harmonogramem projektu, czas trwania zadania to pasek rozciągający się od daty rozpoczęcia do daty zakończenia. Procent ukończenia to stopień wypełnienia lub zacienienia paska, w zależności od używanego narzędzia.

Biorąc nasz przykład z powyższego, 10-dniowy czas trwania zadania będzie wyglądał jak pasek przechodzący od daty rozpoczęcia do 10 dni trwania projektu. Procent ukończenia, ponownie odnosząc się do naszego przykładu powyżej, wynosi 50 procent. Dlatego pasek na Gantcie będzie w połowie zacieniony.

Istnieją trzy sposoby śledzenia procentu wykonania, z których pierwszy polega na profesjonalnym osądzie. Może się to wydawać arbitralne, jednak to więcej niż przypuszczenie. Możesz spotkać się z zespołem i wykorzystać swoje doświadczenie z poprzednich projektów, aby przewidzieć procent ukończenia.

Bardziej skomplikowaną metodą są czynności ważone. Najlepiej do długich zadań z kilkoma czynnościami. Jeśli możesz łatwo podzielić te czynności, możesz ustawić procent wykonania na podstawie każdej z nich. Ta metoda wymaga dużego nakładu pracy na interfejsie użytkownika i nie jest idealna dla wszystkich projektów.

Wreszcie istnieje arbitralne kwoty lub metoda stałej liczby. To wtedy tworzysz kamienie milowe dla zadania. Zanim się zacznie, jest ukończone w 0 procentach. Kiedy zaczynasz, jest ukończony w 20 procentach, a po zakończeniu osiąga 100 procent. Masz tylko te trzy stałe punkty. Nie jest super dokładny, ale ogólnie dostarcza użytecznych danych śledzenia.

Jak śledzić procent ukończenia za pomocą ProjectManager

Zamiast przechodzić przez trzy opisane powyżej metody, które są pomocne, ale nie w pełni dokładne, ProjectManager ma solidne wykresy Gantta, które automatycznie obliczają procent wykonania każdego zadania. Ponieważ nasze narzędzie jest online, procent wykonania jest wyświetlany w czasie rzeczywistym. Patrzysz na dokładne dane, a nie na migawkę projektu z przeszłości.

Możesz śledzić procent ukończenia po utworzeniu planu projektu na naszym wykresie Gantta i ustawieniu punktu odniesienia. Pozwala to uchwycić harmonogram, koszty i nie tylko, dzięki czemu można uzyskać różnicę między rzeczywistym wysiłkiem a planowanym wysiłkiem. Dane te są dostarczane w czasie rzeczywistym do całego oprogramowania, aby pomóc Ci dotrzymać harmonogramu projektu.

Wiele sposobów śledzenia procentu ukończenia

Oczywiście nie każdy chce pracować na wykresach Gantta. Dlatego wykres Gantta jest tylko jednym z naszych wielu widoków projektów, w których możesz śledzić procent wykonania zadań swojego zespołu. Jeśli pracujesz w widoku arkusza, w odpowiedniej kolumnie zobaczysz procent wykonania, który jest aktualizowany przez członka zespołu przydzielonego do tego zadania w miarę przechodzenia przez przydział.

Śledź procent ukończenia w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitów nawigacyjnych

Procent ukończenia to tylko jedna część śledzenia postępów. Mamy funkcje, które zapewniają widok na wysokim poziomie i inne, aby zagłębić się w dane. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym monitoruje sześć wskaźników projektu, w tym postęp, który pokazuje procent wykonania każdego zadania projektowego. W przeciwieństwie do lekkich narzędzi, nasz pulpit nawigacyjny nie wymaga konfiguracji. To plug-and-play.

Jeśli potrzebujesz więcej kontekstu na temat procentowego wykonania, skorzystaj z naszych raportów, które można wygenerować jednym naciśnięciem klawisza. Istnieją raporty o stanie, a nawet raporty o stanie portfela, jeśli zarządzasz programem lub portfelem projektów. Możesz także otrzymywać raporty dotyczące zadań, grafików, obciążenia pracą i nie tylko. Wszystkie raporty można filtrować i łatwo udostępniać, aby na bieżąco informować interesariuszy.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które łączy zespoły w celu wydajniejszej pracy. Niezależnie od tego, czy pracujesz obok siebie, w różnych działach, czy w całym kraju, nasze dane w czasie rzeczywistym utrzymują wszystkich na tej samej stronie. Planuj, monitoruj i raportuj postępy oraz pracuj wydajniej. Dołącz do zespołów w NASA, Siemens i Nestle, które już osiągają sukces dzięki naszemu oprogramowaniu. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.