Bagaimana Mendanai Proyek Pengembangan Perangkat Lunak

Faktor keberhasilan penting untuk proyek pengembangan perangkat lunak adalah bagaimana hal itu didanai. Ini akan mendorong banyak aspek perilaku tim selama proyek berlangsung.

Semakin besar fleksibilitas strategi pendanaan, semakin besar peluang tim akan menghasilkan produk berkualitas dan semakin besar peluang mereka akan menyenangkan pemangku kepentingan mereka. Tetapi fleksibilitas yang lebih besar umumnya membutuhkan pendekatan yang lebih terampil untuk tata kelola dan manajemen proyek.

Ini adalah pertukaran yang sangat menarik yang dapat berdampak besar pada tingkat keberhasilan upaya TI Anda. Di blog ini, saya akan menjelajahi beberapa opsi umum untuk mendanai proyek pengembangan perangkat lunak.

Konteks Penting Saat Memilih Opsi Pendanaan

Prinsip kelincahan bisnis yang penting adalah konteks itu penting. Prinsip ini mengakui bahwa tim yang berbeda berada dalam situasi yang berbeda, bahwa tidak ada “praktik terbaik”, sebaliknya semua praktik/teknik bersifat kontekstual.

Setiap praktik yang diberikan memiliki trade-off yang bekerja dengan baik dalam beberapa situasi tetapi tidak cocok dalam situasi lain. Untuk memilih cara kerja yang efektif (WoW), Anda perlu memahami trade-off dari berbagai teknik yang tersedia untuk Anda, dan kemudian memilih kombinasi yang paling sesuai untuk Anda mengingat situasi yang Anda hadapi dan keterampilan serta budaya perusahaan. orang yang terlibat.

Menyadari hal ini memberi orang pilihan daripada resep. Banyak metode atau kerangka kerja akan mempromosikan satu cara dalam melakukan sesuatu; sebenarnya, mereka telah memilih sebelumnya kombinasi praktik yang mereka ingin Anda ikuti. Apa yang Anda butuhkan sebagai gantinya adalah saran tentang keputusan proses apa yang harus Anda pertimbangkan, apa pilihan Anda, dan apa trade-off yang terkait. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik mengenai apa yang akan bekerja paling baik untuk Anda, daripada mengikuti resep dari apa yang diyakini sebagai yang terbaik.

Terkait: Menguasai Proses Pengambilan Keputusan: Panduan Praktis

Misalnya, pada Gambar 1 Anda melihat diagram tujuan proses tentang bagaimana tim dapat mengamankan pendanaan. Saat melakukannya, Anda perlu mengidentifikasi strategi pendanaan (ditunjukkan oleh kotak merah), dan mengidentifikasi ruang lingkup dari apa yang Anda danai (mari kita asumsikan tim proyek). Selanjutnya, putuskan bagaimana tim akan mengakses dana yang diberikan kepada mereka (ini biasanya dipilih oleh grup keuangan organisasi Anda).

Untuk masing-masing dari tiga poin keputusan ini, Anda melihat bahwa Anda memiliki opsi. Diagram tujuan ini agak tidak biasa karena ketiga titik keputusan memiliki opsi yang berurutan, yang merupakan sesuatu yang ditunjukkan oleh panah di samping setiap daftar. Dalam hal opsi yang dipesan, kami dapat memberi peringkat keefektifan relatif dari opsi, dengan opsi yang paling efektif di bagian atas daftar dan opsi yang paling tidak efektif di bagian bawah.

Diagram tujuan lainnya, tidak ditampilkan di sini, terkadang memiliki daftar opsi yang tidak berurutan. Dalam kasus ini, setiap opsi memiliki trade-off, tetapi kami tidak dapat dengan jujur ​​mengatakan bahwa satu opsi lebih efektif daripada yang lain.

Penting untuk dicatat bahwa peringkat yang ditunjukkan pada Gambar 1 adalah untuk tim perangkat lunak, meskipun kami menduga peringkat tersebut mungkin juga berlaku untuk tim non-perangkat lunak.

Gambar 1. Tujuan Proses Pendanaan yang Aman

Mari kita telusuri bagaimana strategi pendanaan yang digambarkan pada Gambar 1 dibandingkan.

Opsi untuk Mendanai Tim

Seperti yang Anda lihat pada Gambar 1, ada enam opsi untuk mendanai sebuah tim. Ya, mungkin ada lebih banyak strategi dari ini, dan Anda pasti bisa menggabungkan strategi. Namun, tujuannya adalah untuk mencakup berbagai pilihan yang representatif sehingga Anda tahu bahwa Anda memiliki pilihan. Dari yang paling efektif hingga yang paling tidak efektif, strategi pendanaan ini diuraikan di bawah ini:

1. Biaya berdasarkan fitur: Fitur, seperti penambahan laporan baru atau implementasi cerita pengguna baru, didanai secara individual.
2. Biaya-plus: Ini adalah variasi waktu dan bahan di mana tarif rendah dibayarkan untuk waktu tim untuk menutupi biaya dasar mereka dengan bonus pengiriman yang dibayarkan untuk produksi solusi habis pakai. Ini juga disebut "berbasis hasil" atau "penggantian biaya".
3. Waktu dan bahan (T&M): Dengan pendekatan ini kami membayar sesuai pemakaian, membayar tarif per jam atau harian (“waktu”) ditambah biaya (“bahan”) yang dikeluarkan.
4. Gerbang tahap: Dengan strategi ini, kami memperkirakan dan kemudian mendanai proyek untuk jangka waktu tertentu sebelum kembali untuk mendapatkan lebih banyak dana. Ini secara efektif merupakan serangkaian peningkatan pendanaan biaya tetap kecil.
5. Harga/biaya tetap (berkisar): Pada awal proyek kami mengembangkan, dan kemudian berkomitmen pada, perkiraan awal yang didasarkan pada persyaratan awal dan upaya pemodelan arsitektur kami. Estimasi harus disajikan sebagai rentang yang cukup besar, seringkali +/- 25 persen atau bahkan +/- 50 persen untuk mencerminkan risiko estimasi "harga tetap".
6. Harga/biaya tetap (tepat): Perkiraan awal dibuat di awal siklus hidup dan disajikan baik sebagai angka pasti atau sebagai rentang yang sangat kecil (misalnya +/- 5 persen atau +/- 10 persen).

Tabel 1 ikhtisar trade-off yang terkait dengan strategi pendanaan yang dijelaskan di atas. Hal yang menarik untuk diamati adalah bahwa strategi pendanaan yang paling tidak berisiko dan lebih efektif memerlukan pendekatan tata kelola keuangan yang lebih canggih daripada strategi pendanaan yang kurang efektif.

Ini bisa menjadi pengamatan yang kontroversial di beberapa organisasi. Misalnya, kami bertemu dengan banyak organisasi yang percaya bahwa pendanaan harga tetap berisiko rendah, tetapi pada kenyataannya, itu berisiko sangat tinggi dalam praktiknya.

Tabel 1. Membandingkan Opsi Pendanaan

Opsi Pendanaan	Keuntungan	Kekurangan
Isi daya berdasarkan fitur	·Memungkinkan penawaran pada fitur individual, mendukung pendekatan yang sangat fleksibel untuk persyaratan yang berkembang. ·Cocok untuk outsourcing pekerjaan berbasis fitur tetapi umumnya tidak digunakan untuk pengembangan internal. · Memungkinkan pemangku kepentingan untuk membelanjakan investasi TI mereka dengan bijak.	· Memerlukan keterlibatan dan kecanggihan pemangku kepentingan yang signifikan. · Pendanaan untuk mengatasi masalah teknis, seperti membayar utang teknis, kemungkinan akan kehabisan dana demi fungsi baru. ·Tidak dengan mudah memberikan prediktabilitas palsu yang diperlukan dari strategi penganggaran tradisional, dan seringkali tahunan.
Biaya ditambah	· Bekerja sangat baik untuk pengembangan yang dialihdayakan, menyebarkan risiko antara pelanggan dan penyedia layanan karena penyedia layanan menanggung biaya mereka tetapi tidak akan menghasilkan keuntungan kecuali mereka secara konsisten memberikan perangkat lunak berkualitas. · Risiko keuangan yang rendah baik untuk tim maupun pemangku kepentingan bisnis. · Memungkinkan pemangku kepentingan untuk membelanjakan investasi TI mereka dengan bijak.	·Memerlukan tata kelola yang aktif oleh pemangku kepentingan dan definisi yang jelas tentang bagaimana menentukan apakah tim proyek telah memenuhi perjanjian tingkat layanan (SLA) mereka dan oleh karena itu telah mendapatkan bonus kinerja mereka. ·Tidak dengan mudah memberikan prediktabilitas palsu yang diperlukan dari strategi penganggaran tradisional, dan seringkali tahunan.
Waktu dan bahan	·Risiko keuangan rendah ketika ada tata kelola yang efektif. ·Menyediakan fleksibilitas untuk mengembangkan tim sebagaimana mestinya, menyesuaikan kapasitas tim dengan kebutuhan. · Memungkinkan pemangku kepentingan untuk membelanjakan investasi TI mereka dengan bijak.	·Memerlukan pemangku kepentingan untuk secara aktif memantau dan mengatur keuangan tim. · Dalam hal outsourcing, vendor harus menyediakan transparansi lengkap seperti papan tugas sehingga pemangku kepentingan yakin bahwa mereka mendapatkan nilai untuk uang mereka. ·Tidak dengan mudah memberikan prediktabilitas palsu yang diperlukan dari strategi penganggaran tradisional, dan seringkali tahunan.
Pintu panggung	·Risiko keuangan tingkat menengah karena memberikan pengaruh keuangan kepada pemangku kepentingan atas tim pengiriman.	·Beberapa organisasi memiliki proses pendanaan yang berat, sehingga mengharuskan tim untuk mendapatkan pendanaan secara bertahap dapat meningkatkan biaya birokrasi dan risiko keterlambatan. ·Sulit untuk mengatur bagaimana uang dibelanjakan ketika gerbang panggung terpisah beberapa bulan (biasanya setiap tiga bulan). ·Kecuali untuk fase Inception, pendanaan harus dikaitkan dengan pengiriman peningkatan solusi kerja, bukan artefak berbasis kertas — gerbang panggung dapat bertepatan dengan Visi Pemangku Kepentingan DA, Arsitektur Terbukti, dan/atau tonggak Viabilitas Berkelanjutan sebagai komponen tangkas pemerintahan.
Harga tetap/biaya (berkisar)	· Rentang memberikan penilaian yang lebih realistis kepada pemangku kepentingan tentang ketidakpastian yang dihadapi oleh tim.	·Risiko keuangan yang tinggi karena perkiraan awal didasarkan pada persyaratan awal yang sangat mungkin berubah. Juga rapuh ketika ada ketidaktahuan teknis yang signifikan. ·Untuk mempersempit kisaran perkiraan, kami perlu melakukan pemodelan dan perencanaan awal yang signifikan, sehingga meningkatkan biaya penundaan dan risiko keseluruhan timbulnya pemborosan. ·Banyak pemangku kepentingan akan fokus pada batas bawah kisaran perkiraan dan dengan demikian memiliki harapan yang tidak realistis. · Banyak pemangku kepentingan tidak memahami perlunya perkiraan jarak jauh, dan mungkin perlu dididik tentang konsep tersebut.
Harga/biaya tetap (tepat)	·Memberikan kepada pemangku kepentingan biaya yang tepat, meskipun hampir selalu tidak realistis, untuk diharapkan. · Bekerja dengan baik ketika kita diizinkan untuk menjatuhkan ruang lingkup untuk masuk sesuai anggaran.	· Risiko keuangan yang sangat tinggi karena kemungkinan perubahan persyaratan dan ketidaktahuan teknis. · Tidak mengomunikasikan ketidakpastian aktual yang dihadapi oleh tim proyek dan menetapkan harapan yang salah tentang akurasi. · Ketika tim tidak diizinkan untuk melepaskan ruang lingkup, mereka mengubah kualitas, yang pada akhirnya menaikkan total biaya kepemilikan (TCO).

Pilihan Baik Saat Mendanai Proyek

Jika Anda ingin efektif maka Anda harus menyesuaikan pendekatan Anda dengan situasi yang Anda hadapi. Karena tim yang berbeda menghadapi situasi yang berbeda, satu pendekatan tunggal tidak akan cocok untuk semua, dan sebaliknya, Anda harus memiliki pilihan yang Anda pahami dan dapat diterapkan dengan tepat.

Terkait: Memutuskan Tingkat Detail yang Dibutuhkan untuk Rencana Rilis

Lebih penting lagi, Anda harus siap untuk mengembangkan pendekatan Anda saat situasi Anda berubah. Seperti yang telah kami tunjukkan di blog ini, Anda memiliki berbagai pilihan tentang bagaimana Anda dapat mendanai proyek pengembangan perangkat lunak. Rekomendasi kami adalah melakukan yang terbaik yang Anda bisa dalam situasi yang Anda hadapi dan selalu berusaha untuk belajar dan memperbaiki diri.

Materi untuk blog ini diadaptasi dari Choose Your WoW! Buku Pegangan Pengiriman Agile yang Disiplin untuk Mengoptimalkan Cara Kerja Anda, diterbitkan pada Januari 2019.

Setelah Anda memiliki dana Anda aman, maka Anda harus melacak pengeluaran. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memiliki fitur yang Anda butuhkan untuk mempertahankan anggaran Anda. Tetapi juga membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melaporkan kemajuan Anda sambil memberi Anda data waktu nyata sehingga Anda selalu up-to-date. Cobalah hari ini dengan uji coba 30 hari gratis ini.