Gestion multi-projets : 5 conseils essentiels

Il est déjà assez difficile de gérer un projet. Chaque projet est en réalité des centaines de petits projets à contrôler - il faut tellement de temps et d'énergie pour livrer un seul projet dans les délais et dans les limites du budget !

C'est pourquoi la gestion multi-projets est un défi qui nécessite un bureau de gestion de projet (PMO) ou un chef de projet expérimenté pour gérer les ressources et les membres de l'équipe.

La gestion multi-projets est telle qu'elle se présente, une pratique managériale où les chefs de projet mènent plusieurs projets en même temps. C'est un moyen d'optimiser la planification et la gestion des ressources dans une organisation et d'utiliser les ressources et les membres de l'équipe plus efficacement dans tous les projets.

Qu'est-ce que la gestion multi-projets ?

La gestion multi-projets fait référence aux programmes et aux portefeuilles de projets. Les programmes sont un groupe de projets connexes et un portefeuille de projets n'est que l'ensemble des projets et programmes d'une organisation. La gestion de projet est venue avec des méthodologies pour gérer celles-ci appelées gestion de programme et gestion de portefeuille de projets (PPM).

La gestion multi-projets semble être quelque chose pour laquelle vous avez besoin d'une certification, et, oui, il existe des certifications de gestion multi-projets, telles que celles délivrées par le Project Management Institute (PMI). Mais la plupart d'entre nous ne sommes pas des chefs de projet et pourtant sommes chargés de gérer plusieurs projets à la fois. La gestion multi-projets est un défi qui demande aux chefs de projet de porter une attention particulière à :

• La gestion des ressources
• Suivi du temps
• Planification des capacités
• Planification du projet
• Planification de projet
• Gestion d'équipe

Existe-t-il un outil de gestion multi-projets qui puisse nous aider à faire cela ?

Oui, grâce à un logiciel de gestion de projet et à un diagramme de Gantt pour la gestion de portefeuille de projets, vous pouvez gérer plusieurs projets sans de longues heures de formation et d'expérience en gestion de programme ou en gestion de portefeuille de projets (PPM).

L'importance de la gestion multi-projets

La gestion multi-projets peut ressembler à la gestion de portefeuille de projets. Mais ils sont différents de manière critique. L'importance de la gestion multi-projets réside dans ces différences.

Lorsqu'un chef de projet est chargé de diriger plusieurs projets, il est responsable de faire le travail le plus rapidement et le plus économiquement possible.

La gestion de plusieurs projets peut aider à atteindre ces objectifs en se concentrant sur la planification des capacités, la hiérarchisation des tâches et l'allocation des ressources. Il est important d'être au courant de ce qui se passe sur le projet afin de pouvoir déplacer vos ressources d'un projet à l'autre selon les besoins.

Un logiciel de gestion de projet vous offre des outils de gestion des ressources pour gérer plus efficacement les programmes et les portefeuilles de projets. ProjectManager dispose d'outils de planification de projet conçus pour vous tenir au courant des données en temps réel qui vous permettent de mieux allouer les ressources. Notre tableau de bord de portefeuille vous donne une vue d'ensemble de tous vos projets, en calculant automatiquement les métriques sur plusieurs projets. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !

Défis de la gestion multi-projets

Si vous avez déjà essayé de gérer plus d'un projet, vous comprenez à quel point la gestion de plusieurs projets peut être difficile. Travailler avec plusieurs projets en même temps (en particulier ceux qui partagent des ressources) peut repousser les limites même du chef de projet le plus qualifié et le plus expérimenté.

Certains de ces défis de gestion de projet sont centrés sur des projets qui sont mis en œuvre en même temps mais dans différents départements. Ces différents départements doivent coordonner leurs activités de gestion des ressources à mesure que les priorités, voire les stratégies, changent.

Ensuite, il y a le budget du projet et le calendrier du projet, qui peuvent être répartis sur plusieurs projets. Certains de ces projets peuvent être interdépendants, ce qui ajoute une autre couche de complexité. Il y a aussi l'environnement du projet, qui est le contexte dans lequel tous ces projets se déroulent.

Du reporting complexe à la prise de décision rapide qui a un impact à long terme sur tous vos projets, la gestion de plusieurs projets peut être un casse-tête. C'est pourquoi il existe des outils et des techniques de planification des ressources pour vous aider à mieux les contrôler.

Outils de gestion multi-projets

Lorsque vous gérez plusieurs projets, vous avez besoin d'outils de gestion de programme et de gestion de portefeuille de projets pour vous aider à hiérarchiser les tâches et à allouer les ressources :

Collecte de données en temps réel

Un outil basé sur le cloud fournit des données de gestion de projet en temps réel. Cela signifie que vous allez voir tous vos projets au fur et à mesure de leur exécution et voir où partager les ressources. Si vous travaillez avec un outil de gestion des ressources qui capture une image d'hier ou même d'il y a une heure, vous travaillez alors dans une position désavantageuse.

Gestion des tâches et du temps

Un autre outil nécessaire à la gestion multi-projets est la gestion des tâches et le suivi du temps. Vous devez disposer d'un outil qui vous aide à organiser vos tâches, que ce soit sur une liste de tâches ou un tableau kanban.

La gestion des ressources

Enfin, les outils de gestion des ressources sont indispensables. Qu'il s'agisse des membres de votre équipe ou de l'équipement, des matériaux, etc., vous devez disposer d'un moyen de planifier et de suivre la progression de vos ressources pour vous assurer qu'elles respectent les jalons définis dans votre calendrier de projet et votre plan de gestion de projet.

Qu'en est-il d'un diagramme de Gantt pour plusieurs projets ?

Les diagrammes de Gantt sont l'atelier de tout plan de gestion de projet. Ils organisent les tâches, fixent des délais, des jalons et affichent l'intégralité du calendrier du projet sur une chronologie visuelle. Les chefs de projet les utilisent pour créer des calendriers, effectuer des affectations, vérifier les conflits de ressources et bien plus encore. Ils sont l'outil incontournable pour gérer un calendrier de projet.

Les diagrammes de Gantt peuvent-ils être utilisés dans la gestion multi-projets ? Oui, mais seulement si ce diagramme de Gantt est capable d'afficher tous vos projets au même endroit. C'est ce qu'on appelle une feuille de route du projet. Il ressemble à un diagramme de Gantt, mais au lieu de visualiser la chronologie d'un plan de projet, il affiche tous vos projets du début à la fin, en un seul endroit.

Parce qu'une feuille de route montre tous vos projets, il est plus facile de voir où vous pouvez partager ou déplacer des ressources pour en avoir plus pour votre argent. Notre modèle de feuille de route de projet est idéal pour le chef de projet chargé de diriger plusieurs projets.

5 conseils essentiels pour de meilleurs projets multiples

Les outils de gestion multi-projets ne vous mèneront que jusqu'à présent dans la gestion de plusieurs projets. Les outils logiciels de gestion de projet ne sont aussi bons que la personne qui les utilise. Par conséquent, procurez-vous le bon outil et appliquez ensuite ces cinq conseils pour une meilleure gestion multi-projets.

1. Planifiez, planifiez, planifiez : Nous ne saurions trop insister dessus. La planification de projet est l'une des activités les plus importantes qu'un chef de projet puisse effectuer, qu'il travaille sur un ou des dizaines de projets. La planification de projet vous donne la possibilité de contrôler autant d'activités que possible dans vos projets. Cela inclut la gestion des risques, la gestion des ressources, le suivi du temps, la planification des capacités, les communications, les plans d'urgence et bien plus encore.
2. Avoir une visibilité sur tous les projets : ce que vous voulez, c'est une visibilité sur tous vos projets, programmes ou portefeuille de projets en un seul endroit. Vous ne devriez pas sauter d'une application à l'autre pour planifier des projets, gérer des ressources et communiquer avec les membres de votre équipe de projet. C'est une recette pour un désastre. Vous êtes sûr de manquer quelque chose de crucial. Trouvez un outil de gestion de portefeuille qui vous permet de gérer tous vos projets en un seul endroit.
3. Prioriser : Vous devez savoir ce qui est important et ce qui ne l'est pas. Tout peut sembler important et dans un monde idéal, ça l'est. Mais lorsque vous gérez plusieurs projets, vous devez connaître les tâches à accomplir pour atteindre les objectifs de votre projet. Il y en aura que vous aimeriez faire et d'autres qui pourraient probablement être ignorées sans aucun impact sur le calendrier, le budget ou la qualité du projet.
4. Déléguer le travail : les chefs de projet sont d'excellents planificateurs, mais ils sont également d'excellents délégants. Ils savent qu'ils ne peuvent pas tout faire. C'est pourquoi ils assemblent une équipe de gestion de projet avec les compétences et l'expérience nécessaires pour faire le travail. Cela n'est aggravé que lorsque vous gérez plusieurs projets. Votre travail consiste à superviser les ressources et à trouver des gains d'efficacité entre les projets. Le travail occupé peut aller aux membres de votre équipe.
5. Sachez ce que font vos équipes : vous voulez donner aux équipes la liberté de faire ce qu'elles font le mieux, mais avec une supervision. Comment y parvenir sans les microgérer et potentiellement éroder la confiance et, ce faisant, leur productivité ? Vous avez besoin d'outils de suivi du temps et de gestion des ressources pour avoir un œil sur leur travail sans les gêner. Voyez sur quoi ils travaillent, quel est l'état de ces tâches et si leur charge de travail est équilibrée pour qu'ils continuent à travailler à pleine capacité.

Comment ProjectManager aide à gérer plusieurs projets

Le meilleur conseil que tout chef de projet puisse obtenir lorsqu'il gère plusieurs projets est d'obtenir un logiciel de gestion de projet qui peut faciliter tout ce qu'il doit faire. ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui organise vos projets et vous donne les outils de gestion des ressources nécessaires pour que chaque projet soit livré à temps, dans son budget et réponde aux attentes de qualité de vos parties prenantes.

La gestion des tâches la plus robuste du marché

La gestion des tâches entre les projets est facile grâce à nos fonctionnalités de gestion des tâches. Vous pouvez attribuer des tâches, suivre le temps que votre équipe consacre à ces tâches et leur donner les outils dont ils ont besoin pour collaborer et mieux travailler ensemble. Plusieurs vues de projet se prêtent à des équipes hybrides qui travaillent différemment. Ils peuvent utiliser la liste des tâches pour gérer leur propre travail. Les responsables peuvent voir leur statut et suivre les dates d'échéance pour s'assurer qu'ils respectent les jalons.

Gérez votre équipe en toute simplicité

Gardez votre équipe en vue sans bloquer sa progression grâce aux outils de gestion d'équipe. Encore une fois, les multiples vues du projet permettent à chacun de travailler comme il le souhaite. Toutes les mises à jour de statut sont partagées dans le logiciel afin que tout le monde soit toujours sur la même page. Les responsables obtiennent une vue d'ensemble de l'ensemble de l'équipe et de ce sur quoi ils travaillent, le tout répertorié au même endroit sur la page de l'équipe. Ils peuvent voir les tâches qui leur sont assignées pour obtenir la visibilité dont ils ont besoin pour s'assurer que chaque projet est sur la bonne voie.

Planifier et suivre les ressources sur les tableaux de charge de travail

La gestion des ressources est également essentielle. Les tableaux de charge de travail donnent aux responsables une vue de la charge de travail de leurs équipes dans un tableau à code couleur qui permet de voir rapidement et facilement qui a trop ou trop peu de tâches assignées. Ensuite, réaffectez ces tâches directement à partir du tableau de charge de travail et maintenez leur charge de travail équilibrée. Vous pouvez également suivre les ressources non humaines sur le Gantt.

Créer des feuilles de route de portefeuille

Nos fonctionnalités de gestion de portefeuille sont idéales pour gérer plusieurs projets. Il y a la feuille de route qui vous montre tous les projets sur une chronologie pour vous aider à allouer les ressources plus efficacement. Notre tableau de bord de portefeuille en temps réel vous offre une vue d'ensemble des métriques de tous vos projets. Il existe également des rapports de portefeuille qui peuvent être générés en un clic. Tous nos rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données dont vous avez besoin. Partagez-les ensuite avec les parties prenantes pour les tenir informées et satisfaites de vos progrès.

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à planifier, suivre et générer des rapports sur plusieurs projets. Que vous gériez un ou des dizaines de projets, notre outil vous donne des données en temps réel pour prendre de meilleures décisions et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mieux les exécuter. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !