Управление несколькими проектами: 5 важных советов

Достаточно сложно управлять одним проектом. Каждый отдельный проект — это на самом деле сотни небольших проектов, которые нужно контролировать — столько времени и энергии требуется, чтобы выполнить всего один проект вовремя и в рамках бюджета!

Вот почему управление несколькими проектами является сложной задачей, для решения которой требуется офис управления проектами (PMO) или опытный руководитель проекта для управления ресурсами и членами команды.

Управление несколькими проектами — это, как это звучит, управленческая практика, при которой менеджеры проектов ведут несколько проектов одновременно. Это способ оптимизировать планирование и управление ресурсами в организации, а также более эффективно использовать ресурсы и членов команды во всех проектах.

Что такое управление несколькими проектами?

Многопроектное управление относится к программам и портфелям проектов. Программы — это группа связанных проектов, а портфель проектов — это просто все проекты и программы организации. Управление проектами пришло с методологиями для управления ими, называемыми управлением программами и управлением портфелем проектов (PPM).

Управление несколькими проектами звучит так, как будто вам нужна сертификация, и да, существуют сертификаты управления несколькими проектами, например, выдаваемые Институтом управления проектами (PMI). Но большинство из нас не являются руководителями проектов, и тем не менее им поручено управлять несколькими проектами одновременно. Управление несколькими проектами — это задача, требующая от менеджеров проектов уделять особое внимание:

• Управление ресурсами
• Отслеживание времени
• Планирование мощности
• Планирование проекта
• Планирование проекта
• Управление командой

Есть ли инструмент управления несколькими проектами, который может помочь нам в этом?

Да, благодаря программному обеспечению для управления проектами и диаграмме Ганта для управления портфелем проектов вы можете управлять несколькими проектами без долгих часов обучения и опыта в области управления программами или управления портфелями проектов (PPM).

Важность управления несколькими проектами

Управление несколькими проектами может звучать как управление портфелем проектов. Но они отличаются критическим образом. В этих различиях и заключается важность многопроектного управления.

Когда руководителю проекта поручается руководство несколькими проектами, он несет ответственность за выполнение работы как можно быстрее и с минимальными затратами.

Управление несколькими проектами может помочь в достижении этих целей, сосредоточив внимание на планировании мощностей, приоритизации задач и распределении ресурсов. Важно быть в курсе того, что происходит в проекте, чтобы вы могли перемещать свои ресурсы из одного проекта в другой по мере необходимости.

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет инструменты управления ресурсами для более эффективного управления программами и портфелями проектов. ProjectManager имеет инструменты планирования проектов, предназначенные для того, чтобы держать вас в курсе данных в режиме реального времени, что позволяет вам лучше распределять ресурсы. Наша панель инструментов портфолио дает вам общее представление обо всех ваших проектах, автоматически рассчитывая показатели по нескольким проектам. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!

Проблемы управления несколькими проектами

Если вы когда-либо пытались управлять более чем одним проектом, то понимаете, насколько сложным может быть управление несколькими проектами. Работа с несколькими проектами одновременно (особенно с общими ресурсами) может раздвинуть границы даже самого квалифицированного и опытного менеджера проектов.

Некоторые из этих проблем управления проектами связаны с проектами, которые реализуются одновременно, но в разных отделах. Эти разные отделы должны координировать свою деятельность по управлению ресурсами по мере изменения приоритетов и даже стратегий.

Кроме того, есть бюджет проекта и график проекта, которые могут быть распределены по нескольким проектам. Некоторые из этих проектов могут быть взаимозависимыми, что добавляет еще один уровень сложности. Есть также проектная среда, контекст, в котором происходят все эти проекты.

От сложной отчетности до быстрого принятия решений, которые имеют долгосрочное влияние на все ваши проекты, управление несколькими проектами может стать головной болью. Вот почему существуют инструменты и методы планирования ресурсов, которые помогут вам лучше их контролировать.

Инструменты управления несколькими проектами

Когда вы управляете несколькими проектами, вам нужны инструменты управления программами и портфелями проектов, которые помогут вам расставить приоритеты задач и распределить ресурсы:

Сбор данных в реальном времени

Облачный инструмент предоставляет данные управления проектами в режиме реального времени. Это означает, что вы будете видеть все свои проекты по мере их выполнения, теперь узнайте, где делиться ресурсами. Если вы работаете с инструментом управления ресурсами, который делает снимок вчерашнего или даже час назад, то вы работаете в невыгодном положении.

Управление задачами и временем

Еще одним инструментом, который необходим для управления несколькими проектами, является управление задачами и учет рабочего времени. Вам нужен инструмент, который поможет вам организовать ваши задачи, будь то список задач или канбан-доска.

Управление ресурсами

Наконец, необходимы инструменты управления ресурсами. Будь то люди в вашей команде или оборудование, материалы и т. д., вам нужен способ планирования и отслеживания прогресса ваших ресурсов, чтобы убедиться, что они достигают контрольных точек, установленных в вашем графике проекта и плане управления проектом.

Как насчет диаграммы Ганта для нескольких проектов?

Диаграммы Ганта являются основой любого плана управления проектами. Они организуют задачи, устанавливают сроки, вехи и отображают весь график проекта на визуальной временной шкале. Руководители проектов используют их для создания расписаний, назначения заданий, проверки конфликтов ресурсов и многого другого. Это удобный инструмент для управления расписанием проекта.

Можно ли использовать диаграммы Ганта в управлении несколькими проектами? Да, но только если эта диаграмма Ганта способна отображать все ваши проекты в одном месте. Это называется дорожной картой проекта. Это похоже на диаграмму Ганта, только вместо того, чтобы визуализировать временную шкалу для одного плана проекта, она показывает все ваши проекты от начала до конца в одном месте.

Поскольку дорожная карта показывает все ваши проекты, вам будет проще увидеть, где вы можете поделиться или переместить ресурсы, чтобы получить больше отдачи от затраченных средств. Наш шаблон дорожной карты проекта идеально подходит для руководителя проекта, которому поручено вести несколько проектов.

5 важных советов для улучшения мультипроектов

Инструменты управления несколькими проектами помогут вам только в управлении несколькими проектами. Программные средства управления проектами хороши настолько, насколько хорош человек, который их использует. Поэтому приобретите правильный инструмент, а затем примените эти пять советов для лучшего управления несколькими проектами.

1. План, план, план: мы не можем не подчеркнуть это достаточно. Планирование проекта — одно из самых важных действий, которое может выполнять менеджер проекта, независимо от того, работает ли он над одним или десятками проектов. Планирование проекта дает вам возможность контролировать как можно больше действий в ваших проектах. Это включает в себя управление рисками, управление ресурсами, отслеживание времени, планирование мощностей, связь, планы на случай непредвиденных обстоятельств и многое другое.
2. Обеспечьте видимость всех проектов. Вам нужна видимость всех ваших проектов, программ или портфолио проектов в одном месте. Вам не следует прыгать из одного приложения в другое, чтобы планировать проекты, управлять ресурсами и общаться с членами проектной группы. Это рецепт катастрофы. Вы наверняка пропустите что-то важное. Найдите инструмент управления портфелем, который позволит вам управлять всеми вашими проектами в одном месте.
3. Расставьте приоритеты: вы должны знать, что важно, а что нет. Все может показаться важным, и в идеальном мире так оно и есть. Но при управлении несколькими проектами вы должны знать задачи, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта. Некоторые из них вы хотели бы сделать, а другие, вероятно, можно было бы пропустить без какого-либо влияния на график, бюджет или качество проекта.
4. Делегируйте работу: менеджеры проектов — отличные планировщики, но они также и отличные делегаторы. Они знают, что не могут сделать все. Вот почему они собирают команду управления проектом, обладающую навыками и опытом для выполнения работы. Это только усугубляется, когда вы управляете несколькими проектами. Ваша работа заключается в надзоре за ресурсами и поиске эффективности между проектами. Напряженная работа может перейти к членам вашей команды.
5. Знайте, что делают ваши команды: вы хотите дать командам свободу делать то, что у них получается лучше всего, но с контролем. Как сделать это, не управляя ими на микроуровне и не подрывая доверие и, таким образом, их продуктивность? Вам нужны инструменты для отслеживания времени и управления ресурсами, чтобы следить за их работой, не мешая им. Посмотрите, над чем они работают, каков статус этих задач и сбалансирована ли их рабочая нагрузка, чтобы они работали на полную мощность.

Как ProjectManager помогает управлять несколькими проектами

Лучший совет, который может получить любой менеджер проекта при управлении несколькими проектами, — это приобрести программное обеспечение для управления проектами, которое может облегчить все, что ему нужно сделать. ProjectManager — это облачный инструмент, который упорядочивает ваши проекты и предоставляет инструменты управления ресурсами, необходимые для того, чтобы каждый проект выполнялся вовремя, в рамках бюджета и соответствовал ожиданиям заинтересованных сторон в отношении качества.

Самое надежное управление задачами на рынке

Управлять задачами между проектами легко благодаря нашим функциям управления задачами. Вы можете назначать задачи, отслеживать время, которое ваша команда тратит на эти задачи, и предоставлять им инструменты, необходимые для совместной работы и более эффективной совместной работы. Несколько представлений проекта подходят для гибридных команд, которые работают по-разному. Они могут использовать список задач для управления своей работой. Менеджеры могут видеть свой статус и отслеживать сроки выполнения, чтобы убедиться, что они соблюдают контрольные точки.

Управляйте своей командой с легкостью

Держите свою команду в поле зрения, не блокируя ее прогресс с помощью инструментов управления командой. Опять же, несколько представлений проекта позволяют каждому работать так, как он хочет. Все обновления статуса распределяются по программному обеспечению, поэтому все всегда на одной странице. Менеджеры получают общее представление обо всей команде и о том, над чем они работают, все перечислено в одном месте на странице команды. Они могут видеть, какие задачи им назначены, чтобы получить информацию, необходимую им для того, чтобы убедиться, что каждый проект идет по плану.

Планируйте и отслеживайте ресурсы на графиках рабочей нагрузки

Управление ресурсами также имеет ключевое значение. Диаграммы рабочей нагрузки дают менеджерам представление о рабочей нагрузке их команд в виде диаграммы с цветовой кодировкой, которая позволяет быстро и легко увидеть, кому назначено слишком много или слишком мало задач. Затем перераспределите эти задачи прямо из диаграммы рабочей нагрузки и сбалансируйте их рабочую нагрузку. Вы также можете отслеживать нечеловеческие ресурсы на диаграмме Ганта.

Создание дорожных карт портфолио

Наши функции управления портфелем идеально подходят для управления несколькими проектами. Существует дорожная карта, которая показывает все проекты на одной временной шкале, чтобы помочь вам более эффективно распределять ресурсы. Наша информационная панель портфолио в режиме реального времени дает вам высокоуровневое представление показателей по всем вашим проектам. Есть также отчеты по портфолио, которые можно генерировать в один клик. Все наши отчеты можно фильтровать, чтобы отображать только те данные, которые вам нужны. Затем поделитесь ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе и радовать своим прогрессом.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает планировать, отслеживать и составлять отчеты по нескольким проектам. Независимо от того, управляете ли вы одним или десятками проектов, наш инструмент предоставляет вам данные в режиме реального времени для принятия более эффективных решений и функции, необходимые для их наилучшего выполнения. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!