Comment rédiger une proposition de projet (étapes et modèle inclus)

Qu'est-ce qu'une proposition de projet ?

Une proposition de projet est un document de gestion de projet utilisé pour définir les objectifs et les exigences d'un projet. Il aide les organisations et les parties prenantes externes du projet à s'accorder sur un cadre initial de planification du projet.

L'objectif principal d'une proposition de projet est d'obtenir l'adhésion des décideurs. C'est pourquoi une proposition de projet décrit la proposition de valeur fondamentale de votre projet. Il vend de la valeur aux parties prenantes internes et externes du projet. L'intention de la proposition est d'attirer l'attention des intervenants et des commanditaires du projet. Une fois que vous avez capté l'attention des gens, l'étape suivante consiste à les enthousiasmer pour le résumé du projet.

Entrer dans la tête du public pour lequel vous rédigez la proposition de projet est essentiel : vous devez penser comme les parties prenantes du projet pour fournir une proposition qui répond à leurs besoins.

Nous avons créé un modèle de proposition de projet gratuit pour Word pour aider à structurer les documents, afin que vous n'ayez pas à vous souvenir du processus à chaque fois.

Types de propositions de projet

En termes de types de propositions de projet, vous pouvez en avoir une qui est formellement ou officieusement sollicitée ou une continuation. Il peut également y avoir des propositions de renouvellement et des propositions supplémentaires. Voici une brève description de chacun d'eux.

• Proposition de projet sollicitée : Une proposition de projet sollicitée est envoyée en réponse à une demande de proposition (RFP). Ici, vous devrez respecter les directives RFP du propriétaire du projet.
• Proposition de projet non sollicitée : Vous pouvez envoyer des propositions de projet sans avoir reçu de demande de proposition. Cela peut se produire lors d'appels d'offres ouverts pour des projets de construction, lorsqu'un maître d'ouvrage reçoit des propositions de projet non sollicitées de la part de nombreux entrepreneurs.
• Proposition de projet informelle : ce type de proposition de projet est créé lorsqu'un client demande une proposition informelle, sans demande de propositions.
• Proposition de projet de renouvellement : vous pouvez utiliser une proposition de projet de renouvellement lorsque vous contactez d'anciens clients. L'avantage est que vous pouvez mettre en évidence les résultats positifs passés et les avantages futurs.
• Proposition de projet de continuation : envoyée aux investisseurs et aux parties prenantes pour communiquer l'avancement du projet.
• Proposition de projet supplémentaire : cette proposition est envoyée aux investisseurs pour demander des ressources supplémentaires pendant la phase d'exécution du projet.

Comment rédiger une proposition de projet

Il y a plusieurs questions opérationnelles et stratégiques clés à considérer, notamment :

1. Triple contrainte : Comment répondre à la triple contrainte de portée, de calendrier et de coût du projet ?
2. Problème de base : Quel est le problème de base que nous essayons de résoudre ?
3. Ressources : Quelles ressources seront disponibles ?
4. Chronologie : Dans quel délai de projet travaillons-nous ?
5. Budget : avec quel budget de projet devons-nous travailler ? Comment cela affecte-t-il notre établissement d'objectifs ?
6. Objectifs stratégiques : Quels sont les objectifs stratégiques de notre client et comment notre proposition s'aligne-t-elle sur ces objectifs ?
7. Parties responsables : qui sont les personnes responsables du projet ? Quels sont leurs objectifs et leurs motivations ?
8. Avantage client : Comment le client bénéficiera-t-il de la réalisation de notre projet ? Quel est leur objectif premier ?
9. Livrables et succès du projet : comment le succès du projet sera-t-il mesuré ? Quels livrables nos parties prenantes s'attendent-elles à voir à la clôture ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous pouvez rédiger une proposition de projet. Toutes les propositions de projet comportent six éléments qui constituent le fondement de la proposition. Prenons un exemple de proposition de projet.

Exemple de plan de proposition de projet

Ces six éléments sont à la base d'un plan de proposition de projet bien construit :

Résumé

Le résumé fournit un aperçu rapide des principaux éléments de votre proposition de projet, tels que le contexte de votre projet, les objectifs du projet, les livrables du projet, entre autres. L'objectif est de capter l'attention de votre public et de l'enthousiasmer pour le projet que vous proposez. Il s'agit essentiellement de « l'elevator pitch » pour le cycle de vie du projet. Il doit être court et précis.

Le résumé analytique doit être descriptif et brosser un tableau de ce à quoi ressemble le succès du projet pour le client. Plus important encore, il doit motiver le client du projet ; après tout, le but est de les faire signer sur la ligne pointillée pour faire avancer le projet !

Contexte du projet

Le contexte du projet est une section d'une page de votre proposition de projet qui explique le problème que votre projet résoudra. Vous devez expliquer quand ce problème a commencé, son état actuel et comment votre projet sera la solution idéale.

• Historique : la section historique décrit les projets déjà réussis. Il décrit également ceux qui auraient pu fonctionner plus facilement. Ce faisant, cette section établit des précédents. À savoir, comment le prochain projet peut être plus efficace en utilisant les informations des projets précédents.
• Solution : La section solution explique comment votre projet résoudra le problème du client. Par conséquent, cette section comprend toutes les techniques, compétences et procédures de gestion de projet que votre équipe utilisera pour travailler efficacement.

Approche projet

Votre approche projet définit la méthodologie de gestion de projet, les outils et la gouvernance de votre projet. En termes simples, il permet aux chefs de projet d'expliquer aux parties prenantes comment le projet sera planifié, exécuté et contrôlé avec succès.

• Exigences : les exigences sont les éléments, les matériaux et les ressources nécessaires pour le projet. Cette section doit couvrir à la fois les besoins internes et externes.
• Autorisation : Cette section couvre qui sont les décideurs au sein de l'équipe de projet. Il couvre également les parties prenantes qui ont le pouvoir d'approbation du côté du client.
• Portée du projet : La portée du projet fait référence à tous les travaux qui seront exécutés. Il définit les éléments de travail, les packages de travail et les livrables qui seront livrés pendant la phase d'exécution du cycle de vie de votre projet. Il est important d'utiliser une structure de répartition du travail (WBS) pour définir vos tâches, sous-tâches et les hiérarchiser.
• Ressources du projet : les ressources sont essentielles à l'exécution de votre projet. La proposition de projet décrit brièvement les ressources nécessaires et comment elles seront utilisées. Plus tard, pendant la phase de planification, vous devrez créer un plan de gestion des ressources qui sera un élément important de votre plan de projet.
• Chronologie du projet : Une fois que vous avez défini la portée de votre projet, vous devrez estimer la durée de chaque tâche pour créer une chronologie du projet. Plus tard au cours de la phase de planification du projet, vous devrez créer une ligne de base de planification, qui estime la durée totale de votre projet. Une fois le projet démarré, vous comparerez votre calendrier de projet réel à la ligne de base du calendrier pour suivre l'avancement.
• Budget du projet : Toutes les ressources dont vous aurez besoin pour votre projet auront un prix. C'est pourquoi vous devez estimer ces coûts et créer un budget de projet. Le budget du projet devra couvrir toutes les dépenses de votre projet et, en tant que chef de projet, vous devrez vous assurer de le respecter.
• États financiers : Si vous voulez convaincre les intervenants internes et les investisseurs externes, vous devrez leur montrer quels sont les avantages financiers que votre projet pourrait apporter à leur organisation. Vous pouvez utiliser une analyse coûts-avantages et des états financiers projetés pour démontrer pourquoi votre projet est rentable.
• Annexe : Les informations non incluses dans la proposition de projet font partie de l'annexe. C'est là que se trouvent bon nombre des détails les plus intéressants d'un projet. C'est également là que les membres de l'équipe et les parties prenantes peuvent approfondir leurs connaissances pour en savoir plus.

Modèle de proposition de projet gratuit

Bien qu'un modèle de proposition de projet ait des limites, c'est un bon endroit pour commencer à rédiger votre proposition de projet. Essayez notre modèle de proposition de projet gratuit pour Word.

Conseils de proposition de projet

Quelle que soit la proposition de projet sur laquelle vous travaillez, il existe quelques conseils qui s'appliquent en tant que meilleures pratiques pour tous. Bien que nous ayons suggéré ci-dessus un modèle de proposition de projet qui aurait une table des matières, ce qui signifie qu'il comporterait plusieurs pages, le meilleur scénario consiste à limiter la proposition à une ou deux pages maximum. N'oubliez pas que vous essayez de convaincre les parties prenantes, pas de les ennuyer.

En parlant des parties prenantes du projet, faites la recherche. Vous voulez vous adresser aux bons. Il ne sert à rien de faire tout le travail nécessaire pour rédiger une excellente proposition uniquement pour la diriger vers le mauvais public cible. Quiconque va le lire, cependant, devrait être capable de comprendre la proposition. Gardez un langage simple et direct.

Quand il s'agit d'écrire, faites appel à un professionnel. Même un document commercial comme une proposition de projet, une analyse de rentabilisation ou un résumé analytique souffrira s'il est mal construit ou contient des fautes de frappe. Si vous ne voulez pas embaucher un rédacteur professionnel, assurez-vous d'avoir quelqu'un dans votre équipe de projet pour copier, éditer et vérifier le document. Plus il y aura d'yeux, moins il y aura d'erreurs dans l'édition finale.
Bien que vous souhaitiez que la proposition soit courte et agréable, cela aide à adoucir le pot en ajoutant des témoignages de clients aux pièces jointes. Rien ne vend mieux un plan de projet qu'une clientèle à la recherche de votre produit ou service.

Utiliser des tableaux Kanban pour planifier une proposition de projet

ProjectManager vous permet de planifier des propositions au sein de notre logiciel. Vous pouvez mettre à jour les tâches de la proposition de projet pour indiquer où en sont les choses et ce qu'il reste à faire. Les colonnes vous permettent d'organiser votre proposition par section, en créant une sorte de structure de répartition du travail (WBS).

Suivez cette vidéo pour parcourir méthodiquement toutes les étapes de votre proposition, en vous assurant que chaque détail est couvert. Après avoir regardé, lisez la suite pour passer en revue les aspects clés.

Lors de l'élaboration d'une proposition de projet, il est essentiel de se souvenir de votre public cible. Votre public comprend ceux qui sont enthousiasmés par le projet et voient l'achèvement comme un gain pour leur organisation. À l'inverse, d'autres membres de votre public verront le projet comme une douleur et quelque chose qu'ils n'attendent pas avec impatience. Pour que les deux parties soient satisfaites, il est essentiel de garder un langage factuel et concis.

Nos tableaux kanban vous aident à réfléchir à ce langage et à collaborer efficacement avec les autres membres de l'équipe, si nécessaire. Chaque carte indique le pourcentage d'achèvement afin que tous les membres de l'équipe de gestion de projet soient au courant du travail effectué et de ce qu'il reste à faire.

Comme vous pouvez le voir sur le tableau kanban ci-dessus, le travail a commencé sur le résumé analytique. Les sections Introduction, Table des matières et Rôle de l'entreprise sont terminées, et c'est un bon début pour la tâche Expliquer le problème et recommander une solution.

Un PDF est ensuite joint à la carte et toutes les personnes ajoutées à la tâche reçoivent un e-mail les informant du changement. Ce même processus peut être utilisé tout au long du cycle de vie du projet pour tenir l'équipe informée, collaborer et produire une proposition de projet de première classe.

Développer des objectifs SMART pour votre proposition de projet

Le meilleur état d'esprit lors de l'élaboration des buts et objectifs de votre proposition de projet est d'utiliser le système SMART :

• Spécifique – Assurez-vous que vos buts et objectifs sont clairs, concis et spécifiques à la tâche à accomplir.
• Mesurable - Assurez-vous que vos buts et objectifs sont mesurables afin qu'il soit évident de voir quand les choses sont sur la bonne voie et vont bien, et inversement, quand les choses ne sont pas sur la bonne voie et que les problèmes doivent être résolus. Des objectifs mesurables facilitent le développement des jalons que vous utiliserez pour suivre l'avancement du projet et identifier une date raisonnable d'achèvement et/ou de clôture.
• Atteignable – Il est important que chaque projet ait un objectif « atteindre ». Atteindre cet objectif signifierait un projet exceptionnel qui va bien au-delà des attentes. Cependant, il est important que l'objectif principal du projet soit atteignable, afin que le moral reste élevé et que le travail soit fait avec du temps et des ressources à revendre.
• Pertinent – ​​Assurez-vous que tous vos objectifs sont directement pertinents pour le projet et abordez la portée dans laquelle vous travaillez.
• Basé sur le temps - Les échéanciers et les dates spécifiques doivent être au cœur de tous les buts et objectifs. Cela aide à maintenir le projet sur la bonne voie et garantit que tous les membres de l'équipe de projet peuvent gérer le travail qui les attend.

Élaborer une proposition de projet demande du temps et une réflexion approfondie.

Le temps passé en vaut la peine, cependant, lorsque vous remportez ce prochain grand projet !

Les propositions de projet ne sont que la première étape du processus de planification de projet. Une fois votre projet approuvé, vous devrez solidifier le plan, allouer et gérer les ressources, surveiller le projet et enfin remettre vos livrables. Ce processus nécessite un progiciel de gestion de projet flexible, dynamique et robuste. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui aide tous les membres de votre équipe à collaborer et à gérer ce processus en temps réel. Essayez notre logiciel primé avec cet essai gratuit de 30 jours.