Çoklu Proje Yönetimi: 5 Temel İpucu

Bir projeyi yönetmek yeterince zor. Her bir proje gerçekten kontrol edilmesi gereken yüzlerce küçük projedir—sadece bir projeyi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek çok fazla zaman ve enerji gerektirir!

Bu nedenle çoklu proje yönetimi, kaynakları ve ekip üyelerini yönetmek için bir proje yönetim ofisi (PMO) veya deneyimli bir proje yöneticisi gerektiren bir zorluktur.

Çoklu proje yönetimi, göründüğü gibi, proje yöneticilerinin aynı anda birkaç projeye liderlik ettiği bir yönetim uygulamasıdır. Bir kuruluştaki kaynak planlamasını ve kaynak yönetimini optimize etmenin ve tüm projelerde kaynakları ve ekip üyelerini daha verimli kullanmanın bir yoludur.

Çoklu Proje Yönetimi Nedir?

Çoklu proje yönetimi, programları ve proje portföylerini ifade eder. Programlar bir grup ilgili projedir ve bir proje portföyü, bir organizasyonun tüm projeleri ve programlarıdır. Proje yönetimi, program yönetimi ve proje portföy yönetimi (PPM) olarak adlandırılan bunları yönetmek için metodolojilerle birlikte geldi.

Çoklu proje yönetimi, sertifikaya ihtiyacınız olan bir şeye benziyor ve evet, proje yönetimi enstitüsü (PMI) tarafından verilenler gibi çoklu proje yönetimi sertifikaları var. Ancak çoğumuz proje yöneticisi değiliz ve aynı anda birkaç projeyi yönetmekle görevlendirildik. Çoklu proje yönetimi, proje yöneticilerinin aşağıdakilere özellikle dikkat etmesini gerektiren bir zorluktur:

• Kaynak yönetimi
• Zaman takibi
• Kapasite planlaması
• Proje planlaması
• Proje planlaması
• Takım yönetimi

Bunu yapmamıza yardımcı olabilecek çok projeli bir yönetim aracı var mı?

Evet, proje yönetimi yazılımı ve proje portföy yönetimi için bir Gantt şeması sayesinde, uzun saatler süren program yönetimi veya proje portföy yönetimi (PPM) eğitimi ve deneyimi olmadan birden fazla projeyi yönetebilirsiniz.

Çoklu Proje Yönetiminin Önemi

Çoklu proje yönetimi kulağa proje portföy yönetimi gibi gelebilir. Ama kritik açılardan farklıdırlar. Çoklu proje yönetiminin önemi bu farklılıklarda yatmaktadır.

Bir proje yöneticisi birden fazla projeye liderlik etmekle görevlendirildiğinde, işi mümkün olduğunca çabuk ve maliyet bilinciyle yapmaktan sorumludur.

Çoklu proje yönetimi, kapasite planlama, görev önceliklendirme ve kaynak tahsisine odaklanarak bu hedeflere ulaşılmasına yardımcı olabilir. Gerektiğinde kaynaklarınızı bir projeden diğerine aktarabilmeniz için projede neler olup bittiği konusunda güncel olmak önemlidir.

Proje yönetimi yazılımı, programları ve proje portföylerini daha etkin bir şekilde yönetmeniz için size kaynak yönetimi araçları sunar. ProjectManager, kaynakları daha iyi dağıtmanıza olanak tanıyan gerçek zamanlı verilerle sizi güncel tutmak için tasarlanmış proje planlama araçlarına sahiptir. Portföy panomuz, birden çok projedeki metrikleri otomatik olarak hesaplayarak tüm projelerinizin üst düzey bir görünümünü sunar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!

Çoklu Proje Yönetiminin Zorlukları

Birden fazla projeyi yönetmeyi denediyseniz, çoklu proje yönetiminin ne kadar zorlu olabileceğini anlamışsınızdır. Aynı anda birkaç projeyle (özellikle kaynakları paylaşanlarla) çalışmak, en yetenekli ve deneyimli proje yöneticisinin bile sınırlarını zorlayabilir.

Bu proje yönetimi zorluklarından bazıları, aynı anda ancak farklı departmanlarda uygulanan projeler etrafında toplanmıştır. Bu farklı departmanlar, öncelikler ve hatta stratejiler değiştikçe kaynak yönetimi faaliyetlerini koordine etmelidir.

Ardından, birden fazla projede ince bir şekilde çizilebilecek proje bütçesi ve proje takvimi var. Bu projelerden bazıları birbirine bağımlı olabilir ve bu da başka bir karmaşıklık katmanı ekler. Ayrıca, tüm bu projelerin gerçekleştiği bağlam olan proje ortamı da vardır.

Tüm projeleriniz üzerinde uzun vadeli etkisi olan karmaşık raporlamadan hızlı karar vermeye kadar, çoklu proje yönetimi baş ağrısı olabilir. Bu nedenle, onları daha iyi kontrol etmenize yardımcı olacak kaynak planlama araçları ve teknikleri vardır.

Çoklu Proje Yönetim Araçları

Birden çok projeyi yönetirken, görevleri öncelik sırasına koymanıza ve kaynakları tahsis etmenize yardımcı olacak program yönetimi ve proje portföyü yönetimi araçlarına ihtiyacınız vardır:

Gerçek Zamanlı Veri Toplama

Bulut tabanlı bir araç, gerçek zamanlı proje yönetimi verileri sağlar. Bu, tüm projelerinizi gerçekleştirirken göreceğiniz anlamına gelir, şimdi kaynakları nerede paylaşacağınızı görün. Dünden hatta bir saat öncesinden bir fotoğraf çeken bir kaynak yönetimi aracıyla çalışıyorsanız, dezavantajlı bir şekilde çalışıyorsunuz demektir.

Görev ve Zaman Yönetimi

Çoklu proje yönetimi için gerekli olan bir diğer araç ise görev yönetimi ve zaman takibidir. İster görev listesinde ister kanban panosunda olsun, görevlerinizi düzenlemenize yardımcı olacak bir araca sahip olmanız gerekir.

Kaynak yönetimi

Son olarak, kaynak yönetimi araçları bir zorunluluktur. İster ekibinizdeki kişiler, ister ekipman, malzemeler vb. olsunlar, proje takviminiz ve proje yönetimi planınızda belirlenen kilometre taşlarını karşıladıklarından emin olmak için kaynaklarınızın ilerlemesini planlamak ve izlemek için bir yola sahip olmanız gerekir.

Birden Çok Proje için Gantt Şeması Nedir?

Gantt şemaları, herhangi bir proje yönetim planının çalışma odasıdır. Görevleri düzenler, son tarihler, kilometre taşları belirler ve tüm proje zamanlamasını görsel bir zaman çizelgesinde gösterirler. Proje yöneticileri bunları zaman çizelgeleri oluşturmak, atamalar yapmak, kaynak çakışmalarını kontrol etmek ve çok daha fazlası için kullanır. Bir proje zamanlamasını yönetmek için başvurulacak araçlardır.

Gantt çizelgeleri çoklu proje yönetiminde kullanılabilir mi? Evet, ancak yalnızca bu Gantt şeması tüm projelerinizi tek bir yerde görüntüleyebiliyorsa. Buna proje yol haritası denir. Bir Gantt şemasına benziyor, yalnızca bir proje planı için zaman çizelgesini görselleştirmek yerine, tüm projelerinizi baştan sona tek bir yerde gösteriyor.

Bir yol haritası tüm projelerinizi gösterdiğinden, paranızın karşılığını daha fazla almak için kaynakları nerede paylaşabileceğinizi veya taşıyabileceğinizi görmenizi kolaylaştırır. Proje yol haritası şablonumuz, birden fazla projeye liderlik etmekle görevlendirilen proje yöneticisi için idealdir.

Daha İyi Çoklu Projeler İçin 5 Temel İpucu

Çoklu proje yönetimi araçları, sizi yalnızca birden fazla projeyi yönetmede bir yere kadar götürür. Proje yönetimi yazılım araçları, yalnızca onları kullanan kişi kadar iyidir. Bu nedenle, doğru aracı edinin ve ardından daha iyi çoklu proje yönetimi için bu beş ipucunu uygulayın.

1. Planla, Planla, Planla: Yeterince vurgulayamayız. Proje planlama, ister bir ister onlarca proje üzerinde çalışıyor olsun, bir proje yöneticisinin yapabileceği en önemli faaliyetlerden biridir. Proje planlama, projelerinizdeki aktivitelerin mümkün olduğu kadar çoğunu kontrol etme fırsatı verir. Buna risk yönetimi, kaynak yönetimi, zaman takibi, kapasite planlaması, iletişim, acil durum planları ve çok daha fazlası dahildir.
2. Tüm Projelerde Görünürlüğe Sahip Olun: İstediğiniz şey, tüm projeleriniz, programlarınız veya proje portföyünüz genelinde tek bir yerde görünürlüktür. Projeleri planlamak, kaynakları yönetmek ve proje ekibi üyelerinizle iletişim kurmak için uygulamadan uygulamaya atlamamalısınız. Bu felaket için bir reçete. Çok önemli bir şeyi kaçıracağınızdan emin olabilirsiniz. Tüm projelerinizi tek bir yerden yönetmenizi sağlayan bir portföy yönetim aracı bulun.
3. Önceliklendirme: Neyin önemli olduğunu ve neyin olmadığını bilmek zorundasınız. Her şey önemli görünebilir ve ideal bir dünyada öyledir. Ancak birden fazla projeyi yönetirken, proje hedeflerinize ulaşmak için yapılması gereken görevleri bilmeniz gerekir. Yapmak isteyeceğiniz bazı şeyler olacak ve muhtemelen projenin zamanlaması, bütçesi veya kalitesi üzerinde herhangi bir etki yaratmadan atlanabilecek diğerleri olacaktır.
4. Delege Çalışması: Proje yöneticileri harika planlayıcılardır, ancak aynı zamanda harika delegatörlerdir. Her şeyi yapamayacaklarını biliyorlar. Bu nedenle, işi bitirmek için gerekli beceri ve deneyime sahip bir proje yönetim ekibi kurarlar. Bu, yalnızca birden fazla projeyi yönetirken birleştirilir. İşiniz kaynakları denetlemek ve projeler arasında verimlilik bulmaktır. Yoğun işler ekip üyelerinize gidebilir.
5. Ekiplerinizin Ne Yaptığını Bilin: Ekiplere en iyi yaptıkları şeyi ancak gözetim altında yapma özgürlüğü vermek istiyorsunuz. Bunu, onları mikro düzeyde yönetmeden ve potansiyel olarak güveni ve bunu yaparken üretkenliklerini zedelemeden nasıl yaparsınız? İşlerine engel olmadan göz atmak için zaman izleme ve kaynak yönetimi araçlarına ihtiyacınız var. Ne üzerinde çalıştıklarını, bu görevlerin durumunun ne olduğunu ve iş yüklerinin kapasitelerini tam olarak çalışmaya devam etmeleri için dengeli olup olmadığını görün.

ProjectManager Birden Çok Projeyi Yönetmeye Nasıl Yardımcı Olur?

Herhangi bir proje yöneticisinin çoklu projeleri yönetirken alabileceği en iyi ipucu, yapmaları gereken her şeyi kolaylaştırabilecek proje yönetimi yazılımı edinmektir. ProjectManager, projelerinizi organize eden ve size her projenin zamanında, bütçesi dahilinde teslim edilmesini sağlamak ve paydaşlarınızın kalite beklentilerini karşılamak için gerekli kaynak yönetimi araçlarını sağlayan bulut tabanlı bir araçtır.

Piyasadaki En Güçlü Görev Yönetimi

Görev yönetimi özelliklerimizle projeler arasında görevleri yönetmek kolaydır. Görevler atayabilir, ekibinizin bu görevlere harcadığı zamanı takip edebilir ve onlara işbirliği yapmak ve birlikte daha iyi çalışmak için ihtiyaç duydukları araçları verebilirsiniz. Birden çok proje görünümü, farklı şekilde çalışan hibrit ekiplere yardımcı olur. Kendi işlerini yönetmek için görev listesini kullanabilirler. Yöneticiler, kilometre taşlarına ulaştıklarından emin olmak için durumlarını görebilir ve bitiş tarihlerini takip edebilir.

Ekibinizi Kolaylıkla Yönetin

Ekip yönetimi araçlarıyla ilerlemelerini engellemeden ekibinizi göz önünde tutun. Yine, çoklu proje görünümleri herkesin istediği gibi çalışmasına izin verir. Tüm durum güncellemeleri yazılım genelinde paylaşılır, böylece herkes her zaman aynı sayfada olur. Yöneticiler, tüm ekibin ve üzerinde çalıştıkları şeyin tümü ekip sayfasında tek bir yerde listelenmiş olarak üst düzey bir görünüm elde eder. Her projenin yolunda olduğundan emin olmak için ihtiyaç duydukları görünürlüğü elde etmek için kendilerine hangi görevlerin verildiğini görebilirler.

İş Yükü Grafiklerinde Kaynakları Planlayın ve İzleyin

Kaynak yönetimi de anahtardır. İş yükü çizelgeleri, yöneticilere, kimlerin çok fazla veya çok az görev atandığını hızlı ve kolay bir şekilde görmelerini sağlayan, renk kodlu bir çizelgede ekiplerinin iş yükünün bir görünümünü verir. Ardından, bu görevleri doğrudan iş yükü çizelgesinden yeniden tahsis edin ve iş yüklerini dengede tutun. Gantt'ta insan dışı kaynakları da takip edebilirsiniz.

Portföy Yol Haritaları Oluşturun

Portföy yönetimi özelliklerimiz, birden fazla projeyi yönetmek için idealdir. Kaynakları daha etkin bir şekilde tahsis etmenize yardımcı olmak için tüm projeleri tek bir zaman çizelgesinde gösteren bir yol haritası var. Gerçek zamanlı portföy gösterge tablomuz, tüm projelerinizdeki metriklerin üst düzey bir görünümünü sunar. Tek tıklamayla oluşturulabilen portföy raporları da vardır. Tüm raporlarımız, yalnızca ihtiyacınız olan verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir. Ardından, ilerlemenizden haberdar olmalarını ve mutlu olmalarını sağlamak için bunları paydaşlarla paylaşın.

ProjectManager, birden fazla projeyi planlamanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. İster bir ister düzinelerce proje yönetiyor olun, aracımız size daha iyi kararlar vermeniz için gerçek zamanlı veriler ve bunları en iyi şekilde yürütmek için ihtiyaç duyduğunuz özellikleri sunar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!