Multiprojektmanagement: 5 wichtige Tipps

Es ist schwer genug, ein Projekt zu managen. Jedes einzelne Projekt besteht aus Hunderten von kleineren Projekten, die es zu kontrollieren gilt – es kostet so viel Zeit und Energie, nur ein Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern!

Aus diesem Grund ist Multiprojektmanagement eine Herausforderung, die ein Projektmanagementbüro (PMO) oder einen erfahrenen Projektmanager erfordert, um Ressourcen und Teammitglieder zu verwalten.

Multiprojektmanagement ist, wie es sich anhört, eine Managementpraxis, bei der Projektmanager mehrere Projekte gleichzeitig leiten. Es ist eine Möglichkeit, die Ressourcenplanung und das Ressourcenmanagement in einer Organisation zu optimieren und Ressourcen und Teammitglieder über alle Projekte hinweg effizienter einzusetzen.

Was ist Multiprojektmanagement?

Multiprojektmanagement bezieht sich auf Programme und Projektportfolios. Programme sind eine Gruppe verwandter Projekte und ein Projektportfolio umfasst einfach alle Projekte und Programme einer Organisation. Das Projektmanagement hat Methoden entwickelt, um diese zu verwalten, die als Programmmanagement und Projektportfoliomanagement (PPM) bezeichnet werden.

Multiprojektmanagement klingt nach etwas, für das man eine Zertifizierung braucht, und ja, es gibt Multiprojektmanagement-Zertifizierungen, wie sie beispielsweise vom Project Management Institute (PMI) vergeben werden. Aber die meisten von uns sind keine Projektmanager und haben dennoch die Aufgabe, mehrere Projekte gleichzeitig zu leiten. Multiprojektmanagement ist eine Herausforderung, die Projektmanagern besondere Aufmerksamkeit abverlangt:

• Resourcenmanagement
• Zeiterfassung
• Kapazitätsplanung
• Projektplanung
• Projektplanung
• Team Management

Gibt es ein Multiprojektmanagement-Tool, das uns dabei helfen kann?

Ja, dank Projektmanagementsoftware und einem Gantt-Diagramm für das Projektportfoliomanagement können Sie Multiprojekte ohne stundenlanges Training und Erfahrung im Programmmanagement oder im Projektportfoliomanagement (PPM) verwalten.

Die Bedeutung des Multiprojektmanagements

Multiprojektmanagement klingt vielleicht nach Projektportfoliomanagement. Aber sie unterscheiden sich in entscheidender Weise. In diesen Unterschieden liegt die Bedeutung des Multiprojektmanagements.

Wenn ein Projektmanager mit der Leitung mehrerer Projekte beauftragt wird, ist er dafür verantwortlich, die Arbeit so schnell und kostenbewusst wie möglich zu erledigen.

Multiprojektmanagement kann dabei helfen, diese Ziele zu erreichen, indem es sich auf Kapazitätsplanung, Aufgabenpriorisierung und Ressourcenzuweisung konzentriert. Es ist wichtig, auf dem Laufenden zu sein, was im Projekt passiert, damit Sie Ihre Ressourcen bei Bedarf von einem Projekt zum nächsten verschieben können.

Projektmanagement-Software bietet Ihnen Ressourcenmanagement-Tools, um Programme und Projektportfolios effektiver zu verwalten. ProjectManager verfügt über Projektplanungstools, die Sie mit Echtzeitdaten auf dem Laufenden halten, mit denen Sie Ressourcen besser zuweisen können. Unser Portfolio-Dashboard bietet Ihnen einen Überblick über alle Ihre Projekte und berechnet automatisch Metriken für mehrere Projekte. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Herausforderungen des Multiprojektmanagements

Wenn Sie schon einmal versucht haben, mehr als ein Projekt zu managen, wissen Sie, wie herausfordernd Multiprojektmanagement sein kann. Die gleichzeitige Arbeit mit mehreren Projekten (insbesondere solchen, die Ressourcen gemeinsam nutzen) kann selbst den fähigsten und erfahrensten Projektmanager an seine Grenzen bringen.

Einige dieser Projektmanagement-Herausforderungen konzentrieren sich auf Projekte, die gleichzeitig, aber in verschiedenen Abteilungen implementiert werden. Diese verschiedenen Abteilungen müssen ihre Ressourcenmanagementaktivitäten koordinieren, wenn sich Prioritäten und sogar Strategien ändern.

Dann gibt es noch das Projektbudget und den Projektzeitplan, die über mehrere Projekte hinweg ausgedünnt werden können. Einige dieser Projekte können voneinander abhängig sein, was eine weitere Ebene der Komplexität hinzufügt. Es gibt auch die Projektumgebung, das ist der Kontext, in dem all diese Projekte stattfinden.

Von komplexen Berichten bis hin zu schnellen Entscheidungen, die sich langfristig auf alle Ihre Projekte auswirken, kann das Management mehrerer Projekte Kopfschmerzen bereiten. Aus diesem Grund gibt es Tools und Techniken zur Ressourcenplanung, mit denen Sie diese besser kontrollieren können.

Multi-Projektmanagement-Tools

Wenn Sie mehrere Projekte verwalten, benötigen Sie Programmmanagement- und Projektportfoliomanagement-Tools, die Ihnen helfen, Aufgaben zu priorisieren und Ressourcen zuzuweisen:

Echtzeit-Datenerfassung

Ein Cloud-basiertes Tool liefert Projektmanagementdaten in Echtzeit. Das bedeutet, dass Sie alle Ihre Projekte sehen werden, während sie ausgeführt werden, und sehen, wo Sie Ressourcen freigeben können. Wenn Sie mit einem Ressourcenmanagement-Tool arbeiten, das ein Bild von gestern oder sogar von vor einer Stunde erfasst, dann arbeiten Sie im Nachteil.

Aufgaben- und Zeitmanagement

Ein weiteres Werkzeug, das für das Multiprojektmanagement notwendig ist, ist das Aufgabenmanagement und die Zeiterfassung. Sie benötigen ein Tool, das Ihnen hilft, Ihre Aufgaben zu organisieren, egal ob es sich um eine Aufgabenliste oder ein Kanban-Board handelt.

Resourcenmanagement

Schließlich sind Tools zur Ressourcenverwaltung ein Muss. Unabhängig davon, ob es sich um die Mitarbeiter Ihres Teams oder um Ausrüstung, Materialien usw. handelt, Sie müssen eine Möglichkeit haben, den Fortschritt Ihrer Ressourcen zu planen und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie die in Ihrem Projektzeitplan und Projektmanagementplan festgelegten Meilensteine ​​erreichen.

Was ist mit einem Gantt-Diagramm für mehrere Projekte?

Gantt-Diagramme sind das Arbeitshaus jedes Projektmanagementplans. Sie organisieren Aufgaben, legen Fristen und Meilensteine ​​fest und zeigen den gesamten Projektplan auf einer visuellen Zeitleiste an. Projektmanager verwenden sie, um Zeitpläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, Ressourcenkonflikte zu überprüfen und vieles mehr. Sie sind das ideale Tool für die Verwaltung eines Projektzeitplans.

Können Gantt-Diagramme im Multiprojektmanagement verwendet werden? Ja, aber nur, wenn dieses Gantt-Diagramm alle Ihre Projekte an einem Ort anzeigen kann. Das nennt man Projekt-Roadmap. Es sieht aus wie ein Gantt-Diagramm, nur dass es nicht die Zeitachse für einen Projektplan visualisiert, sondern alle Ihre Projekte von Anfang bis Ende an einem Ort anzeigt.

Da eine Roadmap alle Ihre Projekte zeigt, ist es einfacher zu sehen, wo Sie Ressourcen teilen oder verschieben können, um mehr für Ihr Geld zu bekommen. Unsere Projekt-Roadmap-Vorlage ist ideal für den Projektmanager, der mehrere Projekte leiten soll.

5 wichtige Tipps für bessere Multi-Projekte

Multiprojektmanagement-Tools bringen Sie bei der Verwaltung mehrerer Projekte nur so weit. Projektmanagement-Softwaretools sind nur so gut wie die Person, die sie verwendet. Besorgen Sie sich daher das richtige Tool und wenden Sie dann diese fünf Tipps für ein besseres Multiprojektmanagement an.

1. Planen, planen, planen: Wir können es nicht genug betonen. Die Projektplanung ist eine der wichtigsten Aktivitäten eines Projektmanagers, egal ob er an einem oder Dutzenden von Projekten arbeitet. Die Projektplanung gibt Ihnen die Möglichkeit, möglichst viele Aktivitäten in Ihren Projekten zu steuern. Dazu gehören Risikomanagement, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Kapazitätsplanung, Kommunikation, Notfallpläne und vieles mehr.
2. Transparenz über alle Projekte hinweg: Was Sie möchten, ist Transparenz über alle Ihre Projekte, Programme oder Projektportfolios an einem Ort. Sie sollten nicht von App zu App springen, um Projekte zu planen, Ressourcen zu verwalten und mit Ihren Projektteammitgliedern zu kommunizieren. Das ist ein Rezept für eine Katastrophe. Sie werden sicher etwas Entscheidendes verpassen. Finden Sie ein Portfoliomanagement-Tool, mit dem Sie alle Ihre Projekte an einem Ort verwalten können.
3. Priorisieren: Sie müssen wissen, was wichtig ist und was nicht. Alles scheint wichtig zu sein und in einer idealen Welt ist es das auch. Aber wenn Sie mehrere Projekte verwalten, müssen Sie die Aufgaben kennen, die erledigt werden müssen, um Ihre Projektziele zu erreichen. Es wird einige geben, die Sie gerne erledigen würden, und andere, die wahrscheinlich übersprungen werden könnten, ohne dass sich dies auf den Zeitplan, das Budget oder die Qualität des Projekts auswirkt.
4. Arbeit delegieren: Projektmanager sind großartige Planer, aber sie sind auch großartige Delegierer. Sie wissen, dass sie nicht alles können. Aus diesem Grund stellen sie ein Projektmanagementteam zusammen, das über die Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, um die Arbeit zu erledigen. Dies wird nur noch verstärkt, wenn Sie mehrere Projekte verwalten. Ihre Aufgabe ist es, Ressourcen zu überwachen und Effizienzen zwischen Projekten zu finden. Die geschäftige Arbeit kann an Ihre Teammitglieder gehen.
5. Wissen, was Ihre Teams tun: Sie möchten Teams die Freiheit geben, das zu tun, was sie am besten können, aber mit Aufsicht. Wie tun Sie dies, ohne sie im Mikromanagement zu verwalten und möglicherweise das Vertrauen und damit ihre Produktivität zu untergraben? Sie benötigen Zeiterfassungs- und Ressourcenmanagement-Tools, um ihre Arbeit im Auge zu behalten, ohne ihnen in die Quere zu kommen. Sehen Sie, woran sie arbeiten, wie der Status dieser Aufgaben ist und ob ihre Arbeitsbelastung ausgeglichen ist, damit sie ausgelastet bleiben.

Wie ProjectManager hilft, mehrere Projekte zu verwalten

Der beste Tipp, den ein Projektmanager beim Verwalten von Multiprojekten bekommen kann, ist, sich eine Projektmanagementsoftware zu besorgen, die alle Dinge, die er erledigen muss, erleichtern kann. ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, das Ihre Projekte organisiert und Ihnen die erforderlichen Ressourcenmanagement-Tools an die Hand gibt, damit jedes Projekt pünktlich und innerhalb seines Budgets geliefert wird und die Qualitätserwartungen Ihrer Stakeholder erfüllt werden.

Das robusteste Aufgabenmanagement auf dem Markt

Mit unseren Aufgabenverwaltungsfunktionen ist es einfach, Aufgaben projektübergreifend zu verwalten. Sie können Aufgaben zuweisen, die Zeit verfolgen, die Ihr Team für diese Aufgaben aufwendet, und ihnen die Tools geben, die sie für die Zusammenarbeit und bessere Zusammenarbeit benötigen. Mehrere Projektansichten bieten sich für hybride Teams an, die unterschiedlich arbeiten. Sie können die Aufgabenliste verwenden, um ihre eigene Arbeit zu verwalten. Manager können ihren Status sehen und Fälligkeitsdaten verfolgen, um sicherzustellen, dass sie Meilensteine ​​​​erreichen.

Verwalten Sie Ihr Team mit Leichtigkeit

Behalten Sie Ihr Team im Blick, ohne seinen Fortschritt mit Teammanagement-Tools zu blockieren. Auch hier ermöglichen die mehreren Projektansichten jedem, so zu arbeiten, wie er möchte. Alle Statusaktualisierungen werden über die Software geteilt, sodass alle immer auf derselben Seite sind. Manager erhalten einen Überblick über das gesamte Team und woran sie arbeiten, alles an einem Ort auf der Teamseite aufgelistet. Sie können sehen, welche Aufgaben ihnen zugewiesen wurden, um die Transparenz zu erhalten, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass jedes Projekt auf Kurs ist.

Planen und verfolgen Sie Ressourcen in Workload-Diagrammen

Auch das Ressourcenmanagement spielt eine wichtige Rolle. Arbeitsauslastungsdiagramme geben Managern einen Überblick über die Arbeitsauslastung ihrer Teams in einem farbkodierten Diagramm, das es schnell und einfach macht zu erkennen, wem zu viele oder zu wenige Aufgaben zugewiesen wurden. Weisen Sie diese Aufgaben dann direkt aus dem Arbeitsbelastungsdiagramm neu zu und halten Sie ihre Arbeitsbelastung im Gleichgewicht. Sie können auch nichtmenschliche Ressourcen auf dem Gantt verfolgen.

Erstellen Sie Portfolio-Roadmaps

Unsere Portfolioverwaltungsfunktionen sind ideal für die Verwaltung mehrerer Projekte. Es gibt die Roadmap, die Ihnen alle Projekte auf einer Zeitachse zeigt, damit Sie Ressourcen effektiver zuweisen können. Unser Echtzeit-Portfolio-Dashboard bietet Ihnen einen Überblick über die Kennzahlen all Ihrer Projekte. Es gibt auch Portfolioberichte, die mit einem Klick generiert werden können. Alle unsere Berichte können gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie benötigen. Teilen Sie sie dann mit den Beteiligten, um sie auf dem Laufenden zu halten und mit Ihren Fortschritten zufrieden zu sein.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Ihnen hilft, mehrere Projekte zu planen, zu verfolgen und zu berichten. Egal, ob Sie ein oder Dutzende von Projekten verwalten, unser Tool liefert Ihnen Echtzeitdaten, um bessere Entscheidungen zu treffen, und die Funktionen, die Sie benötigen, um sie optimal auszuführen. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!