Erste Schritte mit der Automatisierung von Enterprise-Marketing-Workflows

Wenn Sie in einer mittelständischen Agentur in den Enterprise-Client-Bereich einsteigen – ob schrittweise oder mit Warp-Geschwindigkeit –, haben Sie wahrscheinlich erkannt, dass Sie so viele automatisierte Workflow-Prozesse wie möglich benötigen.

Sie können sich sogar automatisierte Vertriebstools wie Zendesk ansehen, die Menschen 45 % der mühsamen Aufgaben abnehmen.

Die Durchführung von SEO oder PPC für eine Handvoll kleinerer Kunden kann eine Herausforderung genug sein, insbesondere wenn Sie viele ihrer Aufgaben manuell ausführen.

Bei Clients auf Unternehmensebene können Sie es sich jedoch nicht mehr leisten, die Dinge zu manuell anzugehen. Sie müssen Ihre Arbeitsabläufe automatisieren.

Dieser Beitrag richtet sich an Anfänger und ist kein erschöpfender Beitrag zu den besten automatisierten Workflow-Tools für digitales Marketing.

Ich helfe Ihnen beim Einstieg.

Mein Ziel hier ist es, Sie dazu zu bringen, über die besten Möglichkeiten zur Herangehensweise an die Workflow-Automatisierung nachzudenken, wenn Sie beginnen, Unternehmenskunden zu gewinnen.

Es gibt viele Bereiche im digitalen Marketing, in denen Sie einen Prozess automatisieren und Zeit für andere Dinge gewinnen können.

Nachdenken über Workflow-Automatisierung: Ihre Ziele

Wie bei so vielen Prozessen im Agenturleben ist der beste Ausgangspunkt für die Workflow-Automatisierung, zu wissen, was Sie erreichen wollen: Ihre Ziele.

Bei der Automatisierung geht es meistens darum, Zeit und Geld zu sparen.

Jeder möchte Zeit und Geld sparen, und die Automatisierung eines Prozesses wird diesen Prozess effizienter machen.

Die Ziele für die Workflow-Automatisierung auf Unternehmensebene werden jedoch immer noch in den Einzelheiten für jede Agentur unterschiedlich sein.

Vielleicht konzentriert sich Ihre Agentur beispielsweise mehr auf den Linkaufbau als auf SEO-Aufgaben vor Ort.

In diesem Fall benötigen Sie mehr Infrastruktur zum Überwachen und Untersuchen der Backlinks und Domainautorität Ihrer Kunden als alles andere.

Wenn Backlinks Ihr Fleisch und Ihre Kartoffeln sind und Sie diesen Prozess so effizient wie möglich gestalten müssen, dann ziehen Sie vielleicht in Betracht, Ihren Plan mit einem nützlichen Backlink-Tool wie Majestic, Semrush oder Ahrefs zu verbessern (oder zum ersten Mal zu bekommen).

Sicher, Sie zahlen fast immer mehr für die erweiterte Fähigkeit, so etwas wie die Überwachung zu automatisieren, aber was sparen Sie an Mitarbeiterzeit und Unternehmensressourcen?

Nehmen wir an, Ihre Agentur dringt in den Unternehmensbereich vor und hält sich selbst für schwach in Bezug auf die Berichterstattung. Ihnen gefällt die Infrastruktur einfach nicht und Sie sind der Meinung, dass Ihre Unternehmenskunden mehr verdienen.

Sie müssen sich fragen: „Habe ich das Gefühl, dass mir ein Automatisierungstool wie Google Data Studio dabei helfen kann?“

Aus Erfahrung ist Data Studio eines meiner bevorzugten Reporting-Dashboards, aber glauben Sie nicht nur mir.

Dafür gibt es andere Reporting-Dashboard-Produkte wie Databox oder Geckoboard.

Woran auch immer Sie arbeiten, mein allgemeiner Rat an die Leute, die gerade erst mit der Automatisierung von Unternehmensabläufen beginnen, ist, zuerst Ihre Ziele zu definieren.

Ganz gleich, ob es sich um einen effizienteren Prozess der Website-Überwachung, Keyword-Clustering oder Inhaltsberichte handelt, Sie müssen wissen, wonach Sie suchen.

Diese Ziele sollten Sie in die richtige Richtung führen, dh zur Auswahl von Tools, die genau das bieten, was Sie brauchen.

Was beinhalten diese Dinge normalerweise?

• Genaue Darstellung von Daten.
• Aufgaben (mit Beauftragten und Reset-Fähigkeiten).
• Kommunikation der Teammitglieder.
• Skalierungsmöglichkeiten.
• Anpassbare Funktionen.

Vertrauen Sie mir, wenn ich Ihnen sage, dass Sie diese automatisierten Funktionen, sobald Sie sie in Ihrem Workflow haben, nicht mehr missen möchten.

Mit Vorsicht vorgehen: Automatisierung intern einführen

Wenn Ihre Agentur in den letzten Jahren vor sich hin getuckert hat und Dinge hauptsächlich manuell erledigt hat, kann ich Ihnen sagen, dass umfassende Prozessänderungen für einige Teams schwer zu schlucken sein können.

Sie nehmen einen Prozess, der funktioniert hat, und führen Änderungen auf Zellebene ein.

Das Argument ist, dass die Änderung notwendig war, weil Sie sich jetzt im Unternehmensbereich befinden.

Die Daten werden zahlreicher, der Workflow komplexer und die Anfragen anspruchsvoller.

Aber hier gilt es einiges zu beachten:

• Das Automatisierungstool, das Sie letztendlich auswählen, sollte von allen Optionen das Beste für Ihre Agentur sein; gehen Sie hier keine Kompromisse ein.
• Das gesamte Team muss ein neues Tool oder einen neuen Prozess erlernen, was Zeit kostet und zu Fehlern einlädt.
• Sie können auf tatsächlichen Widerstand von einigen Teammitgliedern stoßen, die die alten Methoden bevorzugen.

Zunächst einmal ist es immer gut, solche Änderungen schrittweise vorzunehmen.

Sehen Sie sich Produktdemos an, erhalten Sie kostenlose Testversionen und vergleichen Sie alle automatisierten Workflow-Tools, die Sie in Betracht ziehen.

Bei den anderen beiden Punkten – in Bezug auf Teamfehler und persönliche Widerstände – ist mit solchen Hürden zu rechnen.

Die Lösung?

Nehmen Sie diese umfassenden Änderungen nicht auf einmal vor.

Finden Sie eine Möglichkeit, an Ihrem aktuellen Prozess teilzunehmen und ihn mit der neuen Software zu automatisieren. Testen Sie einige Dinge in einem Low-Stakes-Umfeld, vielleicht sogar für die Website Ihrer eigenen Agentur.

Gibt es einen besseren Ort für Ihr Team, um die Grundlagen zu lernen und all seine Fehler zu machen?

Sobald Ihr Team eine neue Hürde genommen hat, indem es etwas herausgefunden und effizient gestaltet hat, führen Sie diesen automatisierten Prozess in Ihrer Agentur breiter ein.

Dieser Prozess kann langsamer sein, als Ihnen lieb ist, aber Ihre Unternehmenskunden verdienen optimierte Verfahren rund um ihre SEO, bezahlte Medien oder andere groß angelegte Dienstleistungen, die sie von Ihnen erhalten.

Außerdem ist es gut, diese Einführungszeit vor allem als Investition zu betrachten.

Sie investieren jetzt die Zeit und das Geld, um dieses Workflow-Automatisierungstool zu erwerben und Ihr Team in seiner Verwendung zu schulen.

Das Ergebnis wird eine Agentur sein, die ein Automatisierungstool verwendet, um ihren Unternehmenskunden ein optimiertes Produkt zu liefern.

Ich kann mir nicht vorstellen, was man sich sonst noch wünschen könnte!

Selbstüberwachung läuft: Verfolgen Sie Ihre Ersparnisse

Idealerweise ernten Sie die Einsparungen von jedem automatisierten Workflow-Tool, das Sie erhalten.

Diese Einsparungen bestehen nicht nur darin, was Sie Ihren Unternehmenskunden bieten können und wie viel zufriedener Sie sie machen.

Die Einsparungen liegen auch darin, wie Sie als Agentur davon profitieren.

Nachdem ich mehrere Agenturübergänge von der mittleren zur Unternehmensebene gesehen habe, kann ich Ihnen sagen, dass die Einführung eines automatisierten Workflow-Tools keine Garantie dafür ist, dass Sie Ressourcen sparen.

Sie müssen schlau sein und jede Ausgabe im Zusammenhang mit Ihrer Arbeitsleistung prüfen. Vergleichen Sie die Daten vor und nach dem Tool.

Es ist vielleicht nicht immer so einfach, wie Sie denken.

Sie könnten beispielsweise davon ausgehen, dass die Einführung eines automatisierten Prozesses in Ihren Arbeitsablauf es Ihnen ermöglichen würde, weniger Mitarbeiter für die Überwachung dieser Teile der Arbeit einzusetzen.

Damit könnten Sie in vielen oder den meisten Fällen Recht haben.

Aber was ist, wenn der Unternehmenskunde, der die Arbeit bekommt, so groß und komplex ist, dass mehr Einstellungen erforderlich sind?

Und was ist, wenn diese Einstellungen am Ende mehr kosten als das, was Sie durch die Automatisierung Ihres Workflows gespart haben?

Natürlich verdienen Sie immer noch einen Retainer auf Unternehmensebene, also klappt es am Ende vielleicht trotzdem.

Berücksichtigen Sie diese Probleme, wenn Sie einen automatisierten Workflow für Ihre Unternehmensclients vorbereiten und schließlich implementieren.

Es gibt auch Ausreißer, auf die Sie stoßen werden, die niemand vorhersagen kann.

Wenn Sie beispielsweise ein Backlink-Tracking-Automatisierungstool für einen Kunden mit 60.000 Backlinks implementieren, funktioniert es vielleicht eine Weile gut, aber dann stellen Sie fest, dass Sie die Überwachung noch effizienter gestalten können.

Sie werden diese Möglichkeiten und Wahlmöglichkeiten später haben.

Lernen, während Sie gehen

Da mein Ziel beim Schreiben dieses Artikels war, denjenigen zu helfen, die gerade erst mit der Workflow-Automatisierung im Unternehmensbereich beginnen, wollte ich jedes mögliche Szenario abdecken, auf das Sie stoßen könnten.

Auf diesem Weg werden Sie jedoch auf Probleme stoßen. Unternehmenskunden verlangen viel von Ihnen.

Das alles kann man nicht planen.

Ich denke jedoch, dass die schrittweise Herangehensweise Wunder für Sie bewirken sollte.

Probieren Sie etwas aus, bevor Sie es skalieren.

Das war für mich oft der Weg zum Erfolg, und das könnte auch für Sie der Fall sein.

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Ausgewähltes Bild: Den Rise/Shutterstock