الدليل النهائي لاختيار برنامج محاسبة الأعمال المناسب

المحاسبة هي إحدى الوظائف الأساسية لأي عمل تجاري. يساعد أصحاب الأعمال على تتبع الدخل والنفقات. كما أنه يزود المديرين والمستثمرين بالمعلومات المالية اللازمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.

ومع ذلك ، فإن القيام بمهام محاسبة الأعمال يدويًا يمكن أن يكون معقدًا ويستغرق وقتًا طويلاً. كما أنه يستلزم المزيد من التكاليف من حيث نفقات العمالة. لهذا السبب ، يفكر معظم أصحاب الأعمال في تطبيق برامج المحاسبة ومسك الدفاتر في أنظمة شركاتهم. يمكنك أن تحذو حذوها لتبسيط مهام المحاسبة التجارية الخاصة بك. ومع ذلك ، يجب أن تجد أفضل برامج مسك الدفاتر في السوق.

فيما يلي بعض النصائح لاختيار برنامج المحاسبة المناسب لعملك.

حدد برامج المحاسبة التي تناسب ميزانيتك

ربما تكون التكلفة هي أول شيء يجب مراعاته عند التسوق لبرامج المحاسبة. أنواع مختلفة من البرامج تأتي مع ميزات مختلفة وعلامات الأسعار المقابلة. يحتوي بعضها على جميع الأجراس والصفارات وبالتالي فهي باهظة الثمن ، في حين أن البعض الآخر بأسعار معقولة أكثر لأن لديهم الميزات الأساسية فقط.

عادةً ما تتضمن التكلفة الإجمالية لأي برنامج محاسبة ومسك دفاتر سعر الشراء أو رسوم الاشتراك ، ودعم البرامج ، والترقيات ، والتكاليف الأخرى ذات الصلة. احرص على العثور على أداة أتمتة محاسبية تناسب ميزانيتك. على سبيل المثال ، إذا كانت ميزانيتك ضيقة ، يمكنك تسوية برنامج محاسبة قائم على الاشتراك ، وبالتالي لن يكون الاستثمار الأولي كبيرًا مثل شراء البرامج بترخيص دائم.

ومع ذلك ، يجب أن تفهم أن العديد من الأشياء قد تؤثر على سعر أي برنامج محاسبة. على سبيل المثال ، قد تضطر إلى التعمق في جيبك إذا كنت ترغب في تثبيت أداة أتمتة محاسبية مع ميزات ووظائف أكثر تقدمًا.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك عوامل أخرى تؤثر على سعر البرنامج ، مثل قيمة العميل وسعة التخزين. يمكن تحديد قيمة العميل من خلال توفير الوقت والتكلفة من استخدام أداة محاسبية محددة.

ولكن يجب أن تكون حذرًا عندما يتعلق الأمر بالتسعير وجودة برامج مسك الدفاتر. يعلق بعض البائعين علامات أسعار عالية على حلولهم المحاسبية لإقناع العملاء بأن منتجهم هو الأفضل ، وهو ما قد لا يكون صحيحًا. لذلك ، قم ببحثك لمعرفة ما إذا كان السعر المرتبط بحل محاسبة معين يعد مؤشرًا جيدًا على جودته.

ابحث عن برنامج محاسبة يمكنك تعلمه بسهولة

تختلف أدوات أتمتة المحاسبة من حيث التعقيد. بعضها معقد ، ويتطلب من المستخدمين الخضوع لتدريب مكثف ، بينما يسهل تعلم البعض الآخر نسبيًا. تأكد من تحديد حل محاسبة يمكنك تعلمه بسهولة.

قد ترغب في نظام محاسبة سهل الاستخدام بشكل أساسي لتوفير الوقت والجهد. مثل معظم أصحاب الأعمال الآخرين ، لديك الكثير على صحنك. لذلك ، يجب أن تجد طرقًا لتوفير الوقت حتى تتمكن من معالجة المشكلات المهمة دون تأخير. لا يمكنك تضييع الوقت في معرفة كيفية إنشاء تقرير محاسبة معين أو التنقل في واجهة مربكة.

قد يستغرق استخدام أداة أتمتة محاسبية غير بديهية الكثير من وقتك. على سبيل المثال ، قد يستغرق الأمر عدة أيام قبل أن تتعلم أنت والمستخدمون الآخرون كيفية استخدام النظام الجديد.

من ناحية أخرى ، باستخدام أداة أتمتة محاسبة سهلة الاستخدام ، لن تحتاج إلى تخصيص عدة أيام لتتعلم كيفية تشغيل الأداة. ستحتاج على الأرجح إلى ساعة أو ساعتين فقط لتتعرف على البرنامج الجديد.

قم بتثبيت برنامج محاسبة بالميزات المناسبة لعملك

هناك شيء آخر مهم يجب مراعاته عند اختيار برنامج محاسبة مناسب لعملك وهو ميزاته.

يعد الفحص الشامل للميزات أمرًا بالغ الأهمية لأنه سيساعدك على تحديد ما إذا كانت أداة المحاسبة قادرة على أداء المهام التي تحتاجها من أجلها. لذلك ، يجب عليك تحديد أهدافك قبل التسوق للحصول على حلول برامج المحاسبة. تحتاج أيضًا إلى فهم كيفية عمل التطبيق حتى تتمكن من تحديد ما إذا كان سيخدم عملك بشكل جيد.

تتضمن بعض الميزات الأساسية التي تحتاج إلى البحث عنها في أداة المحاسبة القدرة على إنشاء الفواتير وتتبعها ودفع البائعين وإنشاء تقارير مالية في الوقت الفعلي وإنشاء قسائم الدفع ومعالجة بطاقات الائتمان وتسجيل تاريخ العميل. يمكنك أيضًا التفكير في حل محاسبي مع إمكانات إدارة المخزون والفوترة والتكامل المصرفي.

شراء برامج المحاسبة المتوافقة

لا يمكنك تجاهل التوافق عند البحث عن برنامج محاسبة أعمال مناسب. يتعلق هذا بمدى ملاءمة الأداة الجديدة لنظام عملك.

بادئ ذي بدء ، يجب أن يتكامل برنامج المحاسبة المحدد جيدًا مع أجهزة الكمبيوتر الخاصة بشركتك. يجب أن تفهم أيضًا أن إدارة عمل ناجح تتضمن أتمتة العمليات الحاسمة لتقليل الأخطاء البشرية وتجنب المخاطر الأخرى.

بصرف النظر عن برنامج المحاسبة ، ربما تكون قد قمت بتثبيت أدوات أتمتة أخرى لتبسيط المهام الأخرى مثل التسويق ، والبيع ، وتجهيز الموظفين ، وما إلى ذلك. لذلك ، فكر في اختيار أداة متوافقة مع التطبيقات الحالية. سيؤدي ذلك إلى جعل جميع أدوات الأتمتة في أنظمة عملك تعمل بسلاسة أو في تناغم.

تسوق للحصول على برنامج محاسبة قابل للتطوير

يجب أن تسعى جاهدة للعثور على برامج محاسبة قابلة للتطوير لتوفير المال على المدى الطويل. يشير هذا إلى قدرة الأداة المثبتة على استيعاب نمو عملك. بعبارات بسيطة ، يجب أن ينمو نظام أتمتة مسك الدفاتر المحدد مع شركتك.

إذا حددت حلاً غير قابل للتطوير ، فقد تضطر إلى التبديل إلى حل آخر في المستقبل. وهذا يعني نفقات إضافية والقيام بعملية اختيار البرامج الشاقة والمستهلكة للوقت. وبالتالي ، فإن اختيار برنامج محاسبة قابل للتطوير يعد خيارًا مناسبًا وفعالًا من حيث التكلفة.

العمل مع بائع حسن السمعة

أخيرًا ، يجب أن تعمل مع بائع حسن السمعة للعثور على أداة محاسبة مناسبة تمامًا لعملك.

هناك طرق مختلفة لتحديد سمعة البائع. لكن الطريقة الأكثر شيوعًا وفعالية هي قراءة المراجعات عبر الإنترنت. يتيح لك معرفة ما يقوله العملاء الآخرون بخصوص البائع المفضل لديك. إذا حصلت شركة برمجيات معينة على تقييمات إيجابية في الغالب من العملاء السابقين ، فيمكنك الوثوق بها لتقديم أفضل الحلول المحاسبية.

يبعد

اختيار أفضل برنامج محاسبة ليس نزهة في الحديقة. هناك مجموعة متنوعة من الحلول في السوق. لذلك ، يمكن أن تكون العملية شاقة ومربكة. ولكن مع النصائح والإرشادات المذكورة أعلاه ، يمكنك الاسترشاد في اختيار برنامج المحاسبة المناسب لعملك.