7 أسباب تدفع عملك إلى استخدام برنامج الفوترة
نشرت: 2022-10-07
لتحقيق التطور والنجاح ، يجب على الشركات إنهاء مشاريعها أو أعباء العمل أو المهام في الوقت المحدد والتأكد من جني الأموال من عملائها بسرعة.
يتطلب ذلك منهم تطبيق عملية فوترة مُحسّنة ومُنظَّمة يمكنهم من خلالها بسهولة لصق شريط وكذلك مراقبة عدد الساعات التي يقضيها عمالهم في الوظائف أو الوظائف ، وجمع سجلات النفقات بسهولة ، وإنشاء فواتير فعلية يمكنهم إرسالها الخروج إلى العملاء بسهولة ، وإجراء ميزات التدقيق بسهولة.
ومع ذلك ، فإن نوع عملية الفوترة التي يمكننا ملاحظتها في العديد من المؤسسات اليوم يشار إليها عادةً بأنها غير فعالة ومرهقة ومؤلمة. تعتمد هذه الخدمات بشكل كبير على الأوراق أو جداول البيانات أو عدة أجهزة مختلفة.
على سبيل المثال ، قد يكون لديهم تطبيق تتمثل ميزته الوحيدة في تتبع ساعات عمل الموظفين. ومع ذلك ، لا يزالون بحاجة إلى إعادة المعلومات إلى تطبيق إضافي مختلف لتطوير الفواتير.
بفضل علاجات برامج الدفع الحديثة ، فإن الأدوات المتقدمة والآلية تجعل من الممكن لك القيام بجميع مهام الفواتير الضرورية من تطبيق واحد.
هناك الكثير من الأسباب التي تجعل عملك يحتاج إلى استخدام هذه الأجهزة بصرف النظر عن تبسيط إجراءات الفواتير الخاصة بك ، مثل ما يلي:
- تبسيط صقل الدفع
يمكن لتطبيق برمجيات الفوترة الثورية عبر الإنترنت تبسيط إجراءات الفوترة من خلال دمج تتبع الوقت والفواتير في تطبيق واحد.
عادة ، تستخدم الشركات جداول بيانات Excel لتسجيل الساعات التي يقضيها الموظفون في مهام المهام أو الأنشطة المهنية على شريط.
بعد ذلك ، يحتاجون إلى إدخال وقت الوصول مباشرةً في نظام الدفع أو الفواتير أو المحاسبة لإنتاج الفواتير والنسخ المستمر لأجزاء من التفاصيل ولصقها.
عندما تقوم بتنفيذ برنامج فواتير متقدم ومعاصر ، لم تعد مضطرًا إلى المرور عبر عملية إعداد فواتير مستهلكة للوقت ومرهقة.
يمكّنك البرنامج من استيراد إدخالات وقت الجملة إلى نظامه على الفور وتطوير الفواتير بسرعة خارج هذا الوقت دون الحاجة إلى الانتقال من تطبيق إلى آخر. يمكنك أيضًا إرسال هذه الفواتير بالبريد الإلكتروني إلى عملائك باستخدام نفس تطبيق البرنامج.
- رفع معنويات الموظفين وكفاءتهم
تؤثر معنويات العمال تأثيرًا مباشرًا على كيفية أداء الموظفين في العمل. من المرجح أن يعمل الموظفون ذوو الروح المعنوية العالية أو أولئك الذين يشعرون بالرضا والسعادة في بيئة عملهم بشكل أكثر صعوبة وينفذون بشكل أكثر كفاءة من نظرائهم.
كما يتضح من البحث الذي أجرته كلية وارويك فيما يتعلق بالعلاقة بين السعادة وإنتاجية الموظف.
اكتشف الباحثون في الدراسة البحثية المذكورة نمطًا نموذجيًا في أربع تجارب مختلفة ولاحظوا أن الموظفين السعداء أظهروا ارتفاعًا بنسبة 12٪ في أدائهم.
تم تحسين خيارات برامج الدفع الحديثة لمساعدتك في تحسين معنويات العمال وأدائهم.
على سبيل المثال ، تمكّنك هذه الأجهزة من الحصول على رؤى حول الجداول الزمنية لموظفيك وتقدير ومكافأة الموظفين الذين أكملوا عملهم بشكل أسرع مما كنت تتوقع.
من خلال القيام بذلك ، سيكونون قادرين على الابتهاج والتصميم على أداء أفضل بكثير. من ناحية أخرى ، يمكنك إعداد جلسات تدريبية للموظفين الأبطأ الذين يكافحون لإنهاء مهامهم ، مما يتيح لك إظهار مدى رعايتك لهم ومساعدتهم على التغلب على التحديات في مكان العمل.
- السماح بالتحضير الفعال للوظيفة
بناءً على إحصائيات إدارة المهام المنشورة في الساعة 4 مساءً. كوم ، بعض المنظمات تفشل في مهامها بنسبة 70٪ أو أكثر. أحد الأسباب هو سوء التخطيط الوظيفي للمديرين التنفيذيين والمشرفين على الوظائف وموظفي المشروع.
على سبيل المثال ، تحدث حالات فشل المشروع إذا لم يحدد المسؤولون التنفيذيون والمشرفون أهدافًا واضحة للمشروع أو استخدموا الأساليب والأساليب المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف. وفي الوقت نفسه ، يقوم أعضاء فريق العمل بتغيير عروض أسعار المشروع بشكل غير صحيح لمنع اللوم.
تتكون العديد من الفواتير وتقدير أدوات البرامج من القدرات التي تسمح لك بصياغة وتنفيذ وفحص خطط المهام بدقة وذكاء.
باستخدام هذه الأجهزة ، ستتمكن من الرجوع إلى الجداول الزمنية والنفقات التي قدمها الموظفون للمهام السابقة. بعد ذلك ، يمكنك استخدامها لإنتاج عروض أسعار دقيقة للمشروع.
يشير هذا إلى أن الأدوات تسمح لك بتحديد مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لمشاريع مماثلة وما هي النفقات المعينة التي قد تتحملها إذا كنت تعمل في مثل هذه المشاريع.
بالإضافة إلى ذلك ، من خلال الاستفادة من الخبرات من الوظائف السابقة ، يمكنك معرفة المشاريع الأكثر نجاحًا وتعيين الموظفين المثاليين لهذه المشاريع بناءً على مهاراتهم.
- بناء بيئة خالية من الورق
يعد نشر نسخ عديدة من المستندات وإرسالها إلى المديرين أو الموظفين المعتمدين أو العملاء إجراءً شاقًا ويتيح لك تحمل النفقات.
هذه ممارسة نموذجية للشركات التي تطبق إجراءات تعتمد على الاستخدام الضخم للأوراق. يمكنك إنشاء إعداد بلا أوراق بسهولة باستخدام أحد تطبيقات برامج الفوترة عبر الإنترنت.
على سبيل المثال ، لإنشاء الجداول الزمنية وتقارير النفقات ، تحتاج إلى استخدام القوالب المطورة داخل البرنامج ، وتعبئتها بالمعلومات الأساسية ، وحفظها كمسودات ليتم ترقيتها لاحقًا.
يمنعك هذا من تجميع الأوراق التي تضيع بسهولة أو توضع في غير محلها أو تتلف. يقدم البرنامج أيضًا قوالب تصميم لمثل هذه الأهداف إذا كنت تحتاج إلى إنشاء فواتير.
عندما تنتهي من إنشاء الفواتير وربط المستندات الرقمية الداعمة بها ، يمكنك إرسالها بسرعة إلى عميلك عبر الإنترنت دون نشر أي ورقة.
- أتمتة إدارة الرواتب
ربما كنت تستخدم نظام كشوف مرتبات SMB لجعل معالجة وتشغيل كشوف رواتب الموظفين نسيمًا.
لحسن الحظ ، من يمكنه دمج برنامج فواتير حالي بقدرات تتبع الوقت مع نظام كشوف المرتبات الحالي لديك للتأكد من حصول موظفي الموارد البشرية لديك على فرصة لأتمتة وظائفهم عندما يتضمن ذلك إدارة كشوف رواتب الموظفين؟
يتيح هذا الاستيعاب لتطبيق برنامج الفوترة إرسال معلومات في الوقت الفعلي إلى نظام كشوف المرتبات الخاص بك. إذن فقط كيف تعمل هذه الوظيفة؟
دعنا نذكر أنه عندما يقوم موظفوك بإدخال معلومات الوقت أو تحديثها داخل تطبيق برنامج الفوترة ، ستصبح التفاصيل على الفور جزءًا من نظام كشوف المرتبات.
علاوة على ذلك ، يتم إجراء جميع الحسابات المطلوبة دون طلب الدعم من موظفي الموارد البشرية ، بما في ذلك المزايا والالتزامات الضريبية والتخفيضات.
- تحسين العمل عن بعد
لقد قبلت العديد من الشركات والشركات الوظائف عن بعد ، ومهام التعهيد لمقدمي الخدمات والاستشاريين في الخارج.
من المتوقع أنه بحلول عام 2028 ، سيكون لدى 73٪ من جميع الإدارات أو المجموعات بالتأكيد موظفين عن بعد حاليًا ، كما تم الكشف عن ذلك في دراسة بحثية تتعلق بمستقبل تقدير أسعار القوى العاملة من قبل Up work ، أكبر نظام مستقل في العالم.
ما هو رائع في هذا هو أنه يمكنك استخدام علاجات برنامج الفوترة لزيادة إدارة الفريق عن بُعد إلى أقصى حد في حال كنت تستخدم حاليًا مثل هذه التقنية.
من خلال دمج قدرات إدارة الوظائف في هذه العلاجات ، يمكنك تقسيم مشاريعك إلى مهام أصغر وتعيينها لأعضاء الفريق الذين تم اكتشافهم في مختلف المجالات ، مما يسهل عليك تتبع تقدم المهمة وكفاءة الموظفين.
يمكن للعاملين عن بُعد إرسال الجداول الزمنية وتقارير التصدير وحساب العملاء وتجميع المدفوعات من أي مكان.
- الحصول على مظهر احترافي
تسمح لك أدوات برنامج Billings Billing بإنتاج فواتير سهلة للغاية تعكس احترافيتك وموثوقيتك. يُعرض عليك القدرة على تخصيص شكل ومظهر فواتيرك ، مما يتيح لك تضمين شعار شركتك الخاصة وكذلك استخدام الألوان المتوافقة مع اسم علامتك التجارية.
وبالمثل ، يمكنك تضمين معلومات مهمة وأيضًا معلومات في فواتيرك حتى يتمكن عملاؤك بالتأكيد من فهم ما يحتاجون إلى دفعه أو تذكيرهم بشروط السداد التي وافقوا عليها.
العديد من الإجراءات في تطبيق برمجي حديث للفوترة
تم تجهيز خيارات برامج الفوترة الحديثة بوظائف متقدمة ومبتكرة ومؤتمتة تربط إجراءات الدفع الخاصة بك بالجوانب الحيوية الأخرى لمؤسستك ، بما في ذلك تتبع وقت الموظف ، ومشاركة الموظفين ، وتغطية التكلفة ، وإعداد المشروع وإدارته ، ومعالجة كشوف المرتبات.
نظرًا لأن كل واحدة من هذه العمليات مدمجة في تطبيق فردي ، فستتاح لك الفرصة للتركيز بشكل أكبر على زيادة إيراداتك وتنمية شركتك بدلاً من القيام بوظائف إدارية متكررة.
يمنحك برنامج الفواتير الفردية التحكم الكامل في عملك ويساعدك في الوصول إلى إمكاناته الكاملة.