如何創建項目簡介（包括示例）

項目不只是發生。 在獲得批准之前還有很多工作要做，一旦獲得批准，就需要更多的計劃和日程安排！ 您如何與利益相關者和團隊溝通這些信息，以便他們了解項目？

您使用項目簡介，即概述項目內容的重要文檔來做到這一點。 項目簡介可以讓您傳達項目的主要目標，以便每個人都了解他們將要做什麼。

繼續閱讀以了解有關它們的更多信息，以及如何為自己製作一個。

什麼是項目簡介？

項目簡介傳達了項目的原因和方法以及將用於管理它的過程。 它不像項目計劃那麼詳細，儘管它的重要性在那裡。

利益相關者和項目團隊需要一個簡短的演講來解釋項目。 項目簡介是一種以摘要形式提供此信息的方式，該摘要將概述項目的目標、範圍、主要可交付成果、里程碑和時間表。

花時間創建一個完整的項目簡介有助於將每個人聚集在一起，以更好地完成項目的任務。 它還將為更好的計劃和項目時間表奠定基礎。 您的項目簡介越好，您就越能實現項目的目標和目的。

項目簡介的目的是什麼？

項目簡介不僅是項目的框架，它還可以作為一種有效的溝通工具。 一份強有力的項目簡介可以幫助利益相關者、團隊、設計師和參與項目的任何人了解其要求和目標。 它是項目啟動時的關鍵文件，因為它將每個人聚集在一起以服務於共同的目標。

毫不誇張地說，項目簡介是領導成功項目的最關鍵文件。 在這裡，您可以定義項目的範圍，並為參與最有效地實現目標的各方之間的對話打開大門。

實際上，項目簡介將明確您的客戶的目標是什麼，產品或服務的目標受眾或市場是誰，甚至是該領域的主要競爭對手。

誰創建項目簡介？

因為它是任何項目中的基本文檔，所以項目簡介由項目經理創建。 項目經理負責創建項目計劃和時間表，以及管理資源，因此他們參與項目簡介的創建是很自然的，因為它將指導所有其他項目組件。

但是，項目經理不會將項目簡介中包含的信息從他們的帽子中提取出來。 就像製定項目計劃和時間表一樣，項目經理將利用資源來確保文檔準確地捕捉到項目的任務。

首先要與之交談的最關鍵的人自然是客戶和項目利益相關者。 他們是項目存在的對象，並且可以定義其目標和目的。

一旦願景清晰，項目經理就可以參考舊項目的歷史數據，以幫助指導這個新項目的方向。 另一個資源是運行過類似項目的其他項目經理，當然還有團隊，他們因技能和經驗而聚集在一起。

當項目經理承擔責任時，這個廚房裡有很多廚師。 在鉛筆碰到紙之前進行的研究和準備越多，結果就越好，這將為接下來的整個項目定下基調。

項目簡介應該包括什麼？

項目簡介有點矛盾。 它必須徹底描述整個項目，同時僅提供摘要。 它與執行摘要沒有太大區別，因為它介於電梯宣傳和議程概述之間。

雖然項目簡介的格式可能會有所不同，但大多數都會涉及這些主題。

• 標題
• 客戶（聯繫信息、業務類型和客戶群）
• 項目定義（背景、成果、範圍）
• 項目方法（過程和程序）
• 項目目標
• 項目詳細信息（目標受眾、目標、時間表、階段、審查等）

項目簡介示例

讓我們看一下項目簡介，看看將所有這些元素放在一個頁面上的內容。 ProjectManager 為項目管理的各個方面提供了大量免費模板，包括免費的項目簡介模板。 你可以看到，一切都佈置得清晰而乾淨。 項目名稱在頂部，項目簡介的創建日期、客戶信息和項目本身的概述都在頂部。

描述了目標和對象，給出了約束和假設，並詳細說明了項目範圍。 您還可以添加目標受眾以及有權認為項目成功的人員以及根據什麼標準。

之後是有關執行項目的更多詳細信息，例如預算、時間表、持續時間和里程碑。

如何創建項目簡介

當你寫一個項目簡介時，你必須結合背景、項目的目標以及決定它是否成功的因素。 需要有一個項目時間表和目標受眾的大綱。

簡而言之，項目簡介可以回答這些問題並達到其目的。 您可以將這些部分列為單頁文檔上的項目符號，或者如果它是支持文檔的數字鏈接。 沒有一種方法可以創建項目簡介，但以下是如何開始的一般指南：

項目概況

首先收集聯繫信息。 這是一個很好且容易的開始。 記下客戶，他們的合同，簡要介紹他們的業務和客戶群。 擁有紮實的背景將為您的業務簡介的其餘部分提供信息。

項目目標

了解您的項目目標是如何更好地了解整個項目。 看看你有什麼可交付成果，尤其是最後一個。 這也是您開始定義成功項目的方式。 使用 SMART 方法，因為它是具體的、可衡量的、可實現的、現實的和有時限的。

項目時間表

你已經定義了你必須交付的東西，現在你需要弄清楚你必須在什麼時間內完成這些交付物。 這意味著知道您何時開始以及項目的時間表是什麼。 您在這裡所做的是 SMART 中的 T，即有時間限制的部分。 要進一步細化時間表，請查看里程碑（重要日期，例如一個階段結束和另一個階段開始的時間）。

目標受眾是誰？

項目簡介不僅僅是你在做什麼，當你在做的時候，你需要概述你在為誰做這件事。 沒有目標受眾，您就無法定義您的項目是否成功。 您可以在預算範圍內按時完成所有工作，但仍然失敗，因為您沒有達到目標受眾的質量期望。 這意味著人口統計和其他分析，以確保您滿足觀眾的需求。

將其與利益相關者和團隊聯繫起來

最後，您希望將所有部分與利益相關者和團隊聯繫起來，他們是項目簡介的目標受眾。 這意味著，通過包括項目資源、概述預算、甚至是溝通計劃以及定義角色和責任來使其與他們相關。 你想添加多少取決於你自己，但它應該在什麼是重要的和什麼是雜草之間取得良好的平衡。 請記住，您不想掩蓋您的信息。

製作項目簡介時要避免的事情

人們在製定項目簡介時會犯一些常見的錯誤； 讓我們快速看看下面的這些錯誤。

咬得比你能嚼的多

注意陷阱，例如定義太多目標。 項目簡介需要，嗯，簡短，太多的目標不僅會使它變得更長，而且更難理解。

令人困惑的溝通

清晰是成功的項目簡介的關鍵。 如果您在定義目標受眾時不清楚，那麼項目的目標將從一開始就偏離。 即使目標只有一點點偏離，在項目的整個過程中，效果也會累積起來，您的最終交付成果將遠遠超出預期。

缺乏精度

要避免的另一件事是泛化。 好的寫作是具體的，一個寫得很好的項目簡介也有同樣的精確度。 避免行話和任何無意義的填充。 說你想要的是一些明確的詞來描述你在說什麼，把它放在焦點上。

打電話給它

最後，不要偷懶。 投入工作。 做所有的研究，與你需要的每個人交談，以提供一個強有力的項目簡介。 這是導致項目計劃的基礎文件，但它也是一種溝通工具。 如果你沒有清晰的項目簡介，項目的其餘部分就會受到影響。

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