WBS 詞典：帶示例的快速指南

WBS 詞典是對您的 WBS 的補充，它傳達有關每個組件的詳細信息。 它是支持項目範圍管理的三大支柱之一：另外兩個是工作分解結構 (WBS) 和項目範圍說明書。

這三個組件將為您提供項目的範圍基線。 如果沒有項目範圍基線，您就無法有效地衡量績效，這會使您的項目面臨超出計劃和超出預算的危險。

讓我們探索什麼是 WBS 字典，如何製作字典以及確保正確完成字典的最佳實踐。 在創建 WBS 字典時，像 ProjectManager 這樣的項目管理軟件可以提供巨大的幫助。

什麼是 WBS 詞典？

WBS 字典是工作分解結構的任務、活動和可交付成果的詳細信息所在的位置。 內容包括任何相關的里程碑、項目範圍以及在某些情況下的日期、資源、成本和數量。

WBS 字典允許您定義 WBS 上的每個步驟以及如何執行它們以達到項目的最終可交付成果。 該文件包括一個工作包，它定義了相關的任務，以及控制賬戶，它整合了這些任務的範圍、預算、實際成本和時間表。

不過，WBS 詞典中的定義並不長。 它們是一個簡短的範圍或工作說明。 這使得一隻腳站在示波器基線的三腳架上。 另外兩隻腳是整個項目的範圍說明書和你用 WBS 詞典充實的 WBS。 這三者對於衡量和監控項目的範圍都是必不可少的。

WBS 詞典的目的是什麼？

工作分解結構是一種可視化工具，由於其圖形性質，它沒有空間來解釋每個步驟的細節。 將此信息添加到 WBS 將使其難以閱讀和使用。 因此，WBS 詞典的目的是為 WBS 添加額外的上下文並提高其可用性。

這就是為什麼工作分解結構有一個標題，並且通常有一個數字來指示每個單獨的步驟。 這些標籤對應於 WBS 字典，其中詳細說明了步驟的目的和執行。 這讓參考 WBS 詞典的團隊成員更深入地了解成功完成項目所需的條件。

WBS 詞典還可以幫助確保項目滿足管理工作的任何監管或合規問題。 它還可以確保可交付成果滿足項目利益相關者的質量期望。 使用 WBS 詞典是一種確保項目工作在第一時間就正確完成並避免代價高昂且及時修訂的方法。

誰創建了 WBS 詞典？

WBS 字典是由項目經理創建的，但不是孤立的。 項目經理將組織必要的活動來填寫並確保 WBS 詞典正確完成，但也會採訪並尋求其他人的幫助，以確保其描述的徹底和完整。

項目經理在協調收集將定義和指導 WBS 步驟的材料時，他們正在從各種來源收集信息。 例如，他們將採訪主題專家，以確保他們回答所有圍繞任務的問題並正確回答。

另一個重要的資源是團隊成員本身。 這些人是因為他們的技能水平、專業知識和工作經驗而聚集在一起從事該項目的。 他們是無價的，因為他們的現實世界知識將提供其他途徑可能缺少的視角。

如何創建 WBS 詞典

一旦你完成了研究並準備好製作你的 WBS 詞典，請記住保持 WBS 中每個元素的詳細信息簡短而中肯。 WBS 詞典有用的主要原因是項目團隊易於理解。

雖然 WBS 字典沒有固定的格式，但這十二個步驟是將大多數文檔聯繫在一起的共同線索：

1. 識別物品

WBS 上的每一步都應該有一個代碼或帳戶標識符。 這允許您在 WBS 詞典中列出與 WBS 上正確項目相對應的步驟。

2. 描述它

這裡是詳細任務的地方。 它應該簡潔明了地傳達。

3. 注意假設和約束

請注意有關任務的任何假設和/或限制，例如與其他任務的依賴關係、所需的設備等。這樣您就可以為它們計劃並避免任何潛在的延遲。

4. 分配所有者

每個任務都將分配給一個團隊成員，該成員將負責該任務的執行和成功完成。 這是識別該人的地方。

5. 設定里程碑

里程碑是項目中的重要日期，通常表示一個階段的結束和另一個階段的開始。 它們應在 WBS 詞典中註明。

6. 制定時間表

無論您的 WBS 分解為任務還是可交付成果，它們都必須被安排，例如確定它們的開始和結束日期。

7.列出資源

請注意資源計劃中執行任務所需的工具、材料、設備等。

8.計算成本

每項任務都會有相關的執行成本，無論是材料、供應還是時間。 該成本估算應包括在此處。

9. 定義質量

請注意利益相關者對 WBS 的每個步驟的質量期望。

10. 了解驗收標準

需要有權威的人說每項任務都已正確完成。 必須有標準來確定這一點。 您可以在此處註明該人員和使用的標準。

11. 收集技術參考資料

如果有任何指導任務執行所需的指南、手冊、標準等，應在此處收集。

12. 和解協議

最後，列出作為項目一部分的所有合同、公司協議和其他文件。

WBS 字典示例

為了讓您更好地了解 WBS 字典是什麼，讓我們看一下可以從 ProjectManager 下載的免費工作分解結構模板。 模板中概述了項目的五個階段，並以第一個啟動階段為例進行了概述。

填寫模板

使用它，我們可以看到第一個任務是設置硬件。 按照上述格式，我們創建了一個簡單的電子表格，其中列出了 WBS 詞典的 12 個步驟。 首先是項目編號，然後是描述，其中將詳細說明需要設置硬件的位置。

如果有任何假設或限制，它們將被列出。 在我們的示例中，終端需要背對辦公室窗戶以避免任何眩光。 所有者（負責設置的人員）已列出。

還列出了必須完成安裝的日期，然後是顯示從開始到結束的持續時間的時間表。 資源包括任何必要的工具和說明。

成本是安裝人員的每小時費率。 質量是硬件必須是可操作的。 項目經理會同意這項工作。 技術參考包括平面圖和電氣計劃，以顯示電源插座的位置，最後，安裝必須遵守辦公空間的指導方針。

ProjectManager 如何幫助您創建 WBS 詞典

ProjectManager 是一個基於雲的工具，可以組織您的任務和團隊以提高效率。 一旦你的範圍管理到位，包括你的 WBS 和 WBS 字典，你就需要將這些任務納入計劃。

管理所有這些任務可能會讓人感到不知所措，但可以使用我們的在線甘特圖來控制它們。 只需輸入您的任務，它們就會顯示在甘特圖項目視圖中。 給每個任務一個開始和結束日期，然後他們填充一個時間線。 現在您可以在一個地方查看您的整個項目。

在另一個任務開始或完成之前，您的某些任務可能無法開始或完成。 如果您未在計劃中識別這些相關任務，則可能會在項目後期造成瓶頸，這在我們的甘特圖上很容易。 只需將相關任務拖到它所依賴的其他任務上，它們就會鏈接起來。

您在 WBS 詞典中列出的里程碑也可以添加到甘特圖中。 它們很容易插入並顯示為菱形圖標。 這會將您的較大項目分解為較小的階段，從而更易於管理。

ProjectManager 是一款基於雲的軟件，可為您提供更有效地執行 WBS 所需的所有工具。 您可以監控和跟踪進度和績效，然後一鍵生成可過濾的報告，以便輕鬆更新利益相關者。 今天就參加這個免費的 30 天試用，加入數以萬計的團隊，這些團隊已經在使用我們的工具。