So erstellen Sie eine Projektbeschreibung (Beispiel enthalten)

Projekte passieren nicht einfach. Es gibt viel Arbeit, bevor sie genehmigt werden, und sobald sie grünes Licht erhalten haben, ist noch mehr Planung und Planung erforderlich! Wie kommunizieren Sie diese Informationen mit Stakeholdern und dem Team, damit sie das Projekt verstehen?

Um genau das zu tun, verwenden Sie eine Projektbeschreibung, ein wichtiges Dokument, das umreißt, worum es bei dem Projekt geht. Mit einer Projektbeschreibung können Sie die Hauptziele des Projekts vermitteln, damit jeder versteht, was er tun wird.

Lesen Sie weiter, um mehr über sie zu erfahren und wie Sie eine für sich selbst herstellen können.

Was ist eine Projektbeschreibung?

Ein Projektbriefing kommuniziert den Grund und Ansatz für ein Projekt und die Prozesse, die zu seiner Verwaltung verwendet werden. Es ist nicht so detailliert wie ein Projektplan, obwohl es an Bedeutung gewinnt.

Stakeholder und das Projektteam brauchen einen kurzen und prägnanten Pitch, um das Projekt zu erklären. Die Projektbeschreibung ist eine Möglichkeit, diese Informationen in einer Zusammenfassung bereitzustellen, die die Ziele des Projekts, seinen Umfang, die wichtigsten Ergebnisse, Meilensteine ​​und den Zeitplan umreißt.

Sich die Zeit zu nehmen, eine gründliche Projektbeschreibung zu erstellen, hilft dabei, alle zusammenzubringen, um den Auftrag des Projekts besser zu erfüllen. Es wird auch die Voraussetzungen für einen besseren Plan und Projektzeitplan schaffen. Je besser Ihr Projektbriefing ist, desto besser werden Sie die Ziele des Projekts erreichen.

Was ist der Zweck einer Projektbeschreibung?

Die Projektbeschreibung ist mehr als nur ein Rahmen für das Projekt – sie fungiert auch als effektives Kommunikationsinstrument. Eine aussagekräftige Projektbeschreibung hilft Stakeholdern, Teams, Designern und allen am Projekt Beteiligten, die Anforderungen und das Ziel des Projekts zu verstehen. Es ist ein Schlüsseldokument bei der Initiierung eines Projekts, da es alle zusammenbringt, um einem gemeinsamen Ziel zu dienen.

Es ist keine Übertreibung zu sagen, dass die Projektbeschreibung das wichtigste Dokument für die Leitung eines erfolgreichen Projekts ist. Hier definieren Sie den Umfang des Projekts und öffnen die Tür für ein Gespräch zwischen allen Beteiligten, um das Ziel am effizientesten zu erreichen.

In der Praxis macht die Projektbeschreibung deutlich, was die Ziele Ihres Kunden sind, wer die Zielgruppe oder der Markt für das Produkt oder die Dienstleistung ist und sogar die wichtigsten Wettbewerber in diesem Bereich.

Wer erstellt eine Projektbeschreibung?

Da es sich um ein so grundlegendes Dokument in jedem Projekt handelt, wird die Projektbeschreibung vom Projektmanager erstellt. Der Projektmanager ist für die Erstellung des Projektplans und Zeitplans sowie für die Verwaltung der Ressourcen verantwortlich, daher ist es nur natürlich, dass er an der Erstellung des Projektbriefings beteiligt ist, da es alle anderen Projektkomponenten leiten wird.

Allerdings zieht ein Projektmanager die im Projektbriefing enthaltenen Informationen nicht aus dem Hut. Wie bei der Erstellung des Projektplans und Zeitplans gibt es Ressourcen, die ein Projektmanager nutzen wird, um sicherzustellen, dass das Dokument die Mission des Projekts genau erfasst.

Die ersten und wichtigsten Personen, mit denen man sprechen muss, sind natürlich der Kunde und die Projektbeteiligten. Sie sind diejenigen, für die das Projekt existiert und die seine Ziele und Zielsetzungen definieren können.

Sobald die Vision klar ist, können Projektmanager auf ältere Projekte zurückgreifen, um historische Daten zu erhalten, die helfen können, die Richtung dieses neuen Projekts zu bestimmen. Eine weitere Ressource sind andere Projektmanager, die ähnliche Projekte durchgeführt haben, und natürlich das Team, das aufgrund seiner Fähigkeiten und Erfahrungen zusammengestellt wird.

Während das Geld beim Projektmanager aufhört, arbeiten viele Köche in dieser Küche. Je mehr recherchiert und vorbereitet wird, bevor der Stift aufs Papier kommt, desto besser sind die Ergebnisse, die den Ton für das gesamte folgende Projekt bestimmen.

Was sollte eine Projektbeschreibung beinhalten?

Die Projektbeschreibung ist ein bisschen ein Oxymoron. Es muss das gesamte Projekt umfassend beschreiben und gleichzeitig nur eine Zusammenfassung bieten. Es unterscheidet sich nicht so sehr von einem Executive Summary, da es irgendwo zwischen einem Elevator Pitch und der Übersicht einer Agenda agiert.

Während Projektbeschreibungen im Format variieren können, werden die meisten diese Themen berühren.

• Titel
• Kunde (Kontaktdaten, Art des Geschäfts und Kundenstamm)
• Projektdefinition (Hintergrund, Ergebnisse, Umfang)
• Projektvorgehen (Prozesse und Verfahren)
• Projektziel
• Projektdetails (Zielgruppe, Ziele, Zeitplan, Phase, Überprüfung usw.)

Kurzes Projektbeispiel

Werfen wir einen Blick auf eine Projektbeschreibung und sehen Sie sich eine an, in der all diese Elemente auf einer Seite zusammenkommen. ProjectManager bietet viele kostenlose Vorlagen für jeden Aspekt des Projektmanagements, einschließlich einer kostenlosen Projektbriefing-Vorlage. Sie sehen, dass alles übersichtlich und sauber angeordnet ist. Ganz oben steht der Projektname, das Erstellungsdatum der Projektbeschreibung, Angaben zum Auftraggeber und eine Übersicht über das Projekt selbst.

Die Ziele und Gegenstände werden beschrieben, Randbedingungen und Annahmen werden angegeben und der Projektumfang wird detailliert beschrieben. Sie können auch die Zielgruppe hinzufügen und wer berechtigt ist, das Projekt nach welchen Kriterien als erfolgreich zu bewerten.

Danach folgen weitere Details zur Durchführung des Projekts, wie Budget, Zeitplan, Dauer und Meilensteine.

So erstellen Sie eine Projektbeschreibung

Wenn Sie eine Projektbeschreibung schreiben, müssen Sie den Hintergrund, die Ziele des Projekts und die Erfolgsfaktoren berücksichtigen. Es muss einen Überblick über den Zeitplan des Projekts und die Zielgruppe geben.

Im einfachsten Fall kann eine Projektbeschreibung diese Fragen beantworten und ihren Zweck erfüllen. Sie können die Abschnitte als Aufzählungszeichen in einem einseitigen Dokument auflisten oder wenn es sich um einen digitalen Link zu unterstützender Dokumentation handelt. Es gibt nicht die eine Möglichkeit, eine Projektbeschreibung zu erstellen, aber im Folgenden finden Sie eine allgemeine Anleitung für den Einstieg:

Projektübersicht

Beginnen Sie mit dem Sammeln der Kontaktinformationen. Es ist ein guter und einfacher Anfang. Notieren Sie den Kunden, seinen Vertrag, einen kurzen Überblick über sein Geschäft und seinen Kundenstamm. Ein solider Hintergrund wird den Rest Ihres Geschäftsbriefings beeinflussen.

Projektziele

Wenn Sie wissen, was Ihre Projektziele sind, können Sie das Projekt insgesamt besser verstehen. Sehen Sie sich an, welche Ergebnisse Sie haben, insbesondere das letzte. So beginnen Sie auch zu definieren, wie ein erfolgreiches Projekt aussieht. Verwenden Sie die SMART-Methode, wie spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden.

Projekt Zeitleiste

Sie haben definiert, was Sie liefern müssen, jetzt müssen Sie den Zeitrahmen ermitteln, in dem Sie diese Ergebnisse liefern müssen. Das bedeutet, dass Sie wissen, wann Sie beginnen und wie der Zeitplan des Projekts aussieht. Was Sie hier unternehmen, ist das T in SMART, der zeitgebundene Teil. Um den Zeitplan weiter zu verfeinern, sehen Sie sich Meilensteine ​​an (wichtige Daten, z. B. wann eine Phase endet und eine andere beginnt).

Wer ist die Zielgruppe?

Die Projektbeschreibung ist mehr als nur das, was Sie tun, und wenn Sie es tun, müssen Sie skizzieren, für wen Sie es tun. Ohne eine Zielgruppe können Sie nicht definieren, ob Ihr Projekt ein Erfolg ist oder nicht. Sie können alles pünktlich und innerhalb des Budgets erledigen und trotzdem scheitern, weil Sie die Qualitätserwartungen Ihrer Zielgruppe nicht erfüllt haben. Das bedeutet demografische und andere Profilerstellung, um sicherzustellen, dass Sie die Bedürfnisse dieser Zielgruppe erfüllen.

Binden Sie es an die Stakeholder und das Team

Schließlich möchten Sie alle Teile mit den Stakeholdern und dem Team verknüpfen, die die Zielgruppe für die Projektbeschreibung sind. Das bedeutet, es für sie relevant zu machen, indem Sie Ressourcen für das Projekt einbeziehen, das Budget skizzieren, sogar einen Kommunikationsplan und die Rollen und Verantwortlichkeiten definieren. Wie viel mehr Sie hinzufügen möchten, liegt bei Ihnen, aber es sollte ein gutes Gleichgewicht zwischen dem, was wichtig ist, und dem, was zu viel Unkraut ist, gefunden werden. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Nachricht nicht verschleiern möchten.

Dinge, die Sie bei der Erstellung eines Projektbriefings vermeiden sollten

Es gibt häufige Fehler, die Leute machen, wenn sie ihre Projektbeschreibung erstellen; Werfen wir einen kurzen Blick auf diese Fehler unten.

Mehr abbeißen, als Sie kauen können

Achten Sie auf Fallstricke wie das Definieren zu vieler Ziele. Die Projektbeschreibung muss, nun ja, kurz sein und zu viele Ziele machen sie nicht nur länger, sondern auch schwerer verständlich.

Verwirrende Kommunikation

Klarheit ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektbriefing. Wenn Sie sich bei der Definition Ihrer Zielgruppe nicht klar sind, ist das Projekt von Anfang an im Visier. Selbst wenn das Ziel nur ein wenig daneben liegt, wird sich der Effekt im Laufe des Projekts summieren und Ihr endgültiges Ergebnis wird gut daneben liegen.

Mangel an Präzision

Eine andere Sache, die Sie vermeiden sollten, sind Verallgemeinerungen. Gutes Schreiben ist spezifisch, und ein gut geschriebenes Projektbriefing teilt die gleiche Präzision. Vermeiden Sie Fachjargon und jede bedeutungslose Füllung. Sagen Sie, was Sie wollen, sind ein paar gut gemeinte Worte, die beschreiben, worüber Sie sprechen, und es in den Fokus rücken.

Es anrufen

Schließlich sei nicht faul. Setzen Sie die Arbeit ein. Führen Sie alle Recherchen durch, sprechen Sie mit allen, die Sie benötigen, um eine überzeugende Projektbeschreibung zu liefern. Dies ist ein grundlegendes Dokument, das zum Projektplan führt, aber es ist auch ein Kommunikationsinstrument. Wenn Sie keine klare Projektbeschreibung haben, wird der Rest des Projekts darunter leiden.

Wie ProjectManager erfolgreiche Projekte ermöglicht

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die aus einem Auftrag ein erfolgreiches Projekt macht. Mit Funktionen, die Fortschritt und Leistung planen, überwachen und berichten können, benötigen Sie nur eine Software, um alle Aspekte Ihres Projekts zu verwalten.

Alle Aufgaben, die zu Ergebnissen in der Projektbeschreibung führen, müssen innerhalb des von Ihnen geschätzten Zeitrahmens und Budgets erledigt werden. Um all diese Elemente zu steuern, haben wir eine Online-Gantt-Diagramm-Projektansicht. Es organisiert Ihre Aufgaben und Teilaufgaben, Ressourcen und Kosten.

Aufgabenlisten für einfache Ausführung

Jetzt haben Sie Ihre Aufgaben festgelegt, aber Aufgaben brauchen Menschen, die sie ausführen und Ihr Projekt voranbringen. Sie können Ihr Team anweisen, unsere Aufgabenlisten zu verwenden, die Ihre Aufgabenbeschreibungen und Dateianhänge auflisten. Dann können sie zusammenarbeiten und auf Aufgabenebene mit anderen Teammitgliedern kommentieren, die per E-Mail benachrichtigt werden.

Verfolgen Sie Projekte mit automatisierten Dashboards

Sie können ihren Fortschritt mit großartigen Überwachungsfunktionen verfolgen, wie z. B. einem Echtzeit-Dashboard, das den Aufgabenstatus, die Kosten und andere allgemeine Ansichten des Projekts anzeigt. Unsere Software berechnet Aufgabenaktualisierungen und zeigt sie in farbcodierten Diagrammen und Grafiken an, die sich perfekt zum Teilen bei Stakeholder-Meetings eignen, um sie auf dem Laufenden zu halten.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Aufgaben, Teams und Projekte organisiert. Es hilft Ihnen, Ihre Projektbeschreibung in einen Projektplan umzuwandeln, Aufgaben in einem Gantt-Diagramm zu planen und Teams Kanban-Tafeln zur Verfügung zu stellen, um ihre Arbeitsbelastung zu visualisieren. Echtzeit-Dashboards und One-Click-Berichte halten Sie auf dem Laufenden und die Beteiligten auf dem Laufenden. Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.