วิธีสร้างแผนภูมิ RACI สำหรับโครงการ (พร้อมตัวอย่าง)

ยิ่งสมาชิกในทีมรู้บทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขามากเท่าไร โครงการก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ดังนั้น การสื่อสารความแตกต่างของบทบาทในช่วงเริ่มต้นของโครงการจึงเป็นสิ่งสำคัญ แต่ผู้จัดการโครงการจะทำให้คำจำกัดความเหล่านั้นชัดเจนและชัดเจนแก่ทีมได้อย่างไร

ในการทำเช่นนั้น ผู้จัดการโครงการใช้เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบ เครื่องมือการจัดการโครงการนี้มีหลายชื่อ เช่น แผนภูมิ RACI เมทริกซ์ RACI หรือเทมเพลต RACI เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันและเข้าใจถึงสิ่งที่พวกเขาต้องทำ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการเมื่อคุณดำเนินโครงการคือความสับสน

แต่ก่อนที่เราจะเจาะลึกว่าเมทริกซ์ RACI คืออะไรและจะสร้างได้อย่างไร เรามาดูกันว่าตัวย่อ RACI หมายถึงอะไร

RACI ย่อมาจากอะไร?

RACI ย่อมาจาก รับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษาและแจ้ง ตัวอักษรแต่ละตัวเป็นหมวดหมู่ที่ใช้ในเมทริกซ์ RACI เพื่อกำหนดบทบาทของสมาชิกในทีมในโครงการ

แผนภูมิ RACI คืออะไร?

ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น แผนภูมิ RACI คือแผนภูมิการจัดการโครงการที่ใช้ในการกำหนดระดับความรับผิดชอบและบทบาทที่หลากหลายให้กับสมาชิกในทีมที่ทำงานในแต่ละงานและเกี่ยวข้องกับการสร้างผลงานในโครงการ

เมทริกซ์ RACI เป็นเครื่องมือแสดงภาพอย่างง่ายที่ใช้แต่ละงานในโครงการ และกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่แนบมาด้วย สิ่งนี้ทำให้ชัดเจนว่าใครกำลังทำอะไรในโครงการและหลีกเลี่ยงความสับสน ซึ่งสามารถชะลอการผลิตและกินเป็นต้นทุนได้

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลต RACI Matrix ฟรีสำหรับ Excel

มาดูกันดีกว่าว่า RACI ย่อมาจากความสำคัญของแต่ละหมวดหมู่เหล่านั้นในเมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบอย่างไร

รับผิดชอบ

งานแต่ละงานต้องมีสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบอย่างน้อยหนึ่งคน ซึ่งเป็นคนที่ทำงานให้เสร็จลุล่วง อย่างไรก็ตาม อาจมีผู้รับผิดชอบมากกว่าหนึ่งรายที่ได้รับมอบหมายในเมทริกซ์ RACI

รับผิดชอบ

สมาชิกในทีมนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการมอบหมายงานและเป็นผู้อนุมัติสิ่งที่ส่งมอบก่อนที่จะถือว่าเสร็จสมบูรณ์ บางครั้งสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบก็เป็นผู้รับผิดชอบในแผนภูมิ RACI ด้วย แต่ทุกงานจะต้องมีบุคคลที่รับผิดชอบอยู่เพียงคนเดียว ซึ่งไม่ใช่ผู้จัดการโครงการเสมอไป

ปรึกษา

สมาชิกในทีมนี้จะตรวจสอบสิ่งที่ส่งมอบ โดยให้ข้อเสนอแนะที่ทำให้สิ่งที่ส่งมอบในบริบทของโครงการทั้งหมดหรือภายในความคาดหวังของตนเอง

แจ้ง

คนเหล่านี้คือสมาชิกในทีมที่ต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับการปฏิบัติงาน แต่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับพวกเขาด้วยความรับผิดชอบระดับเดียวกับที่ระบุไว้ข้างต้น พวกเขาสามารถได้รับรายงานทั่วไปเกี่ยวกับความคืบหน้า แทนที่จะต้องจุ่มลงในวัชพืชกับพวกเขา

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการพร้อมเครื่องมือการรายงานทำให้ง่ายต่อการแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตัวอย่างเช่น ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ให้คุณดูโครงการและความคืบหน้าในระดับสูง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรายงานที่รวดเร็วและแม่นยำ ทดลองใช้ฟรีวันนี้

ตัวอย่างแผนภูมิ RACI

ตอนนี้เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับบทบาทที่รับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษาและรับทราบข้อมูลและความรับผิดชอบแล้ว มาดูตัวอย่างเมทริกซ์ RACI

เทมเพลต RACI ด้านล่างถูกสร้างขึ้นสำหรับโครงการก่อสร้างต่อเติมบ้าน โดยจะแสดงงานโครงการในคอลัมน์ด้านซ้าย ในขณะที่สมาชิกในทีมจะแสดงที่แถวบนสุด เราจะเห็นได้ว่าแบบจำลอง RACI ช่วยให้สามารถมอบหมายบทบาทที่แตกต่างกันไปในแต่ละงานให้กับแต่ละคนได้

มาเน้นที่บทบาทและความรับผิดชอบของเจ้าของบ้านกัน เราสามารถเห็นได้ว่าเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบแผนและดำเนินการทบทวนขั้นสุดท้าย รับผิดชอบในการประมาณงบประมาณ และแจ้งเกี่ยวกับใบอนุญาต การเตรียมสถานที่ และงานภายนอกและภายใน

ตอนนี้เราพร้อมที่จะเรียนรู้วิธีสร้างเมทริกซ์ RACI แล้ว

วิธีสร้างแผนภูมิ RACI

โครงการทั้งหมดสามารถได้รับประโยชน์จากความคาดหวังที่ชัดเจนโดยใช้แผนภูมิ RACI แต่จะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการทรัพยากรหลายรายการหรือมีการพึ่งพางาน

เพื่อสร้างกระบวนการสร้างแผนภูมิ RACI ให้สมบูรณ์ มาสร้างโครงการกัน เราจะใช้สถานการณ์จำลองโครงการเดียวกันกับที่เราใช้สำหรับตัวอย่างเมทริกซ์ RACI ของเรา สมมติว่าคุณกำลังสร้างส่วนต่อเติมสำหรับบ้านของคุณ สามขั้นตอนเหล่านี้จะสรุปวิธีสร้างเมทริกซ์ RACI

ขั้นตอนที่หนึ่ง: ระบุบทบาท

ด้านบนสุดของเทมเพลตแผนภูมิ RACI จะแสดงรายชื่อบุคคลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ซึ่งรวมถึงลูกค้าหรือเจ้าของบ้านที่กำลังดำเนินการก่อสร้าง จากนั้นก็มีสถาปนิกผู้รับผิดชอบในการร่างแบบแปลน ผู้จัดการโครงการดูแลโครงการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ มีผู้รับเหมาคนหนึ่งซึ่งกับทีมของพวกเขารับผิดชอบงานสร้างจริง มีแนวโน้มว่าจะมีผู้รับเหมาช่วงอีกหลายราย เช่น ช่างไฟฟ้า ช่างทำหลังคา และอื่นๆ แต่เราจะทำให้แบบจำลอง RACI ของเราเรียบง่าย

ขั้นตอนที่สอง: แสดงรายการงานและเหตุการณ์สำคัญ

ถัดไป คุณต้องการมีรายการงานทั้งหมดอย่างละเอียด รวมถึงเหตุการณ์สำคัญ และกระบวนการตัดสินใจใดๆ ที่จำเป็นในการแสดงรายการในคอลัมน์ซ้ายสุด ซึ่งรวมถึงงานต่างๆ เช่น การทบทวนแผนงานโดยสถาปนิก การประมาณงบประมาณ การขอใบอนุญาต การจัดเตรียมสถานที่ และการขุดค้นที่อาจจำเป็น คุณอาจต้องวางรากฐาน เพิ่มคานและแผ่นพื้น ก่ออิฐ พื้นหรือหลังคา ประตูและหน้าต่าง ไฟฟ้าและประปา อุปกรณ์ติดตั้ง ฯลฯ

ขั้นตอนที่สาม: มอบหมายงานแต่ละงานให้กับบทบาทและความรับผิดชอบ

ภายใต้แต่ละคนในทีมโครงการให้เพิ่ม R (รับผิดชอบ), A (รับผิดชอบ), C (ที่ปรึกษา) หรือ I (แจ้ง) ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับงานในคอลัมน์ด้านซ้าย ตัวอย่างเช่น สถาปนิกจะเป็นสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบในการส่งมอบแผนโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ ในขณะที่ผู้จัดการโครงการจะรับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่าแผนนั้นสอดคล้องกับประเด็นด้านกฎระเบียบใดๆ ลูกค้าหรือเจ้าของบ้านจะได้รับการปรึกษาเพื่อให้แน่ใจว่าแผนเป็นไปตามข้อกำหนด แต่สำหรับการสร้างจริงส่วนใหญ่จะแจ้งเฉพาะความคืบหน้าเท่านั้น

เทมเพลตเมทริกซ์ RACI

เมื่อคุณเข้าใจวิธีการทำงานของแผนภูมิ RACI และกระบวนการสร้างแล้ว คุณสามารถใช้เทมเพลตแผนภูมิ RACI ของเราเพื่อช่วยคุณเริ่มต้นได้

เมื่อใดควรใช้ RACI Matrix

ยิ่งคุณมีโครงสร้าง ทิศทาง และคำจำกัดความที่ชัดเจนมากเท่าใด คุณสามารถให้ทีมโครงการของคุณได้มากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งมีความเหมาะสมมากขึ้นเท่านั้นที่จะทำงานให้เสร็จทันเวลาและไม่ต้องสิ้นเปลืองทรัพยากรอันมีค่า แผนภูมิ RACI กำลังกำหนดความคาดหวัง ดังนั้นทุกคนจึงทราบถึงสิ่งที่พวกเขาและคนอื่นๆ ในทีมทำ

เมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบจะหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนหรือการให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกัน งาน บทบาท และความรับผิดชอบมีความชัดเจน ดังนั้นจึงไม่มีความเข้าใจผิดว่าใครกำลังทำอะไร สิ่งนี้จะทำให้ทีมของคุณมีสำนึกรับผิดชอบต่องานของพวกเขา และรู้ว่างานของพวกเขาเป็นงานของพวกเขาเมื่อใด หรือเมื่อใดที่พวกเขาจำเป็นต้องขอคำแนะนำจากผู้อื่น

โบนัสเพิ่มเติมคือคำจำกัดความเหล่านี้ช่วยขจัดปัญหาด้านบุคลิกภาพและการเมืองในสำนักงานที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน คุณได้กำหนดกรอบงาน RACI ให้กับทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขายืนอยู่ที่ใดและสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ยืนอยู่ที่ใด ทีมมีความสุขมากขึ้นด้วยวิธีนี้ และทำให้การสื่อสารคล่องตัวขึ้น สมาชิกในทีมสามารถมองย้อนกลับไปที่แผนภูมิ RACI ได้ตลอดเวลาระหว่างโครงการ และรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร แทนที่จะต้องดึงทุกคนออกจากสิ่งที่พวกเขาทำ

ProjectManager ช่วยในเรื่องความรับผิดชอบอย่างไร

โดยทั่วไป แผนภูมิ RACI เป็นเครื่องมือในการกำหนดความรับผิดชอบสำหรับทีมโครงการ นี่เป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดการโครงการ แต่เมื่อกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบแล้ว คุณต้องการมีวิธีอำนวยความสะดวกในบทบาทและความรับผิดชอบเหล่านั้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ProjectManager คือเครื่องมือการจัดการโครงการที่คุณต้องการเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณรับผิดชอบ ประการหนึ่ง เราทำให้การอัปโหลดรายการงานของคุณและสร้างโครงการเป็นเรื่องง่าย จากที่นั่น ผู้จัดการโครงการสามารถมอบหมายงานแต่ละงานบนเทมเพลตแผนภูมิ RACI ของคุณให้กับสมาชิกในทีม แต่ละงานมีช่องแสดงความคิดเห็นที่สามารถเพิ่มเส้นทางได้ ProjectManager มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด ดังนั้นให้เพิ่มเอกสารและรูปภาพที่เกี่ยวข้องได้มากเท่าที่จำเป็น

สมาชิกในทีมยังสามารถใช้งานเพื่อสื่อสารและทำงานร่วมกับผู้อื่นที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานหรือ @ ผู้จัดการโครงการ ซึ่งจะได้รับแจ้งทางอีเมลและนำเข้าสู่การสนทนา

Go Beyond แผนภูมิ RACI

ด้วย ProjectManager คุณสามารถประสบความสำเร็จได้มากกว่าการใช้แผนภูมิ RACI และเอกสารคงที่อื่นๆ เท่านั้น ทุกคนในทีมสามารถติดตามงานของตนเองได้ในส่วน "งานของฉัน" งานของพวกเขาอยู่ในรายการและสามารถตรวจสอบได้เมื่อเสร็จสิ้น โครงการและวันครบกำหนดแสดงไว้ด้วย เพียงคลิกที่งานแต่ละรายการและรับรายละเอียดเพิ่มเติม สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มรายการสิ่งที่ต้องทำของตนเองลงในงานเพื่อจัดการงานและติดตามงานได้

ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความคืบหน้าของทีมด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ซึ่งติดตามเมตริกโครงการ 6 รายการที่อัปเดตทันทีเมื่อสมาชิกในทีมอัปเดตงาน สำหรับการวิเคราะห์ในเชิงลึกมากขึ้น ProjectManager มีการรายงานแบบคลิกเดียวที่ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน ต้นทุน และปริมาณงาน และอื่นๆ

มีหน้าภาระงานที่อนุญาตให้ผู้จัดการโครงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่งได้รับการจัดสรรเกินหรือเกิน ProjectManager เป็นมากกว่าเมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบ และช่วยให้คุณจัดการทีมของคุณได้ดีขึ้น ตัดสินใจจากข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรโครงการของคุณในแบบเรียลไทม์

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีบทบาทและความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในแผนภูมิ RACI ของคุณและเปลี่ยนให้เป็นเครื่องมือแบบไดนามิกในการจัดการทีมและปริมาณงาน ผู้จัดการโครงการได้รับความโปร่งใสในโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้าและจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อป้องกันไม่ให้สมาชิกในทีมถูกบล็อก ดูวิธีที่ ProjectManager สามารถให้สมาชิกในทีมของคุณรับผิดชอบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้