Comment créer un graphique RACI pour un projet (avec exemple)

Mieux les membres de l'équipe connaissent leurs rôles et responsabilités, mieux un projet se déroulera. Par conséquent, il est crucial de communiquer les distinctions de rôle dès le début du projet. Mais comment un chef de projet peut-il rendre ces définitions claires et évidentes pour l'équipe ?

Pour ce faire, les chefs de projet utilisent une matrice d'attribution des responsabilités. Cet outil de gestion de projet est connu sous plusieurs noms, tels que diagramme RACI, matrice RACI ou modèle RACI. C'est un moyen efficace de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et comprend ce qu'il doit faire. La dernière chose que vous souhaitez lorsque vous exécutez un projet est la confusion.

Mais avant de nous plonger dans ce qu'est une matrice RACI et comment en créer une, voyons ce que signifie l'acronyme RACI.

Que signifie RACI ?

RACI est synonyme de responsable, redevable, consulté et informé. Chaque lettre est une catégorie utilisée dans la matrice RACI pour définir les rôles des membres de l'équipe dans un projet.

Qu'est-ce qu'un graphique RACI ?

Comme expliqué ci-dessus, un tableau RACI est un tableau de gestion de projet qui est utilisé pour attribuer divers niveaux de responsabilité et de rôles aux membres de l'équipe qui travaillent sur des tâches individuelles et sont impliqués dans la création de livrables dans un projet.

La matrice RACI est un outil visuel simple qui prend chaque tâche d'un projet et attribue les rôles et les responsabilités qui s'y rattachent. Cela permet de savoir qui fait quoi dans le projet et d'éviter toute confusion, qui peut ralentir la production et réduire les coûts.

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Examinons de plus près ce que RACI représente pour l'importance de chacune de ces catégories dans la matrice d'attribution des responsabilités.

Responsable

Chaque tâche doit avoir au moins un membre de l'équipe responsable qui est celui qui fait le travail pour accomplir la tâche. Cependant, plusieurs parties responsables peuvent être affectées sur la matrice RACI.

Redevable

Ce membre de l'équipe est chargé de déléguer le travail et est celui qui approuve les livrables avant qu'ils ne puissent être considérés comme terminés. Parfois, le membre responsable de l'équipe est également celui qui est responsable sur le tableau RACI. Mais chaque tâche doit être rattachée à une personne responsable, et ce n'est pas toujours le chef de projet.

Consulté

Ce membre de l'équipe examinera un livrable, en fournissant des commentaires qui placent le livrable dans le contexte de l'ensemble du projet ou simplement dans ses propres attentes.

Informé

Ce sont les membres de l'équipe qui doivent savoir ce qui se passe avec l'exécution des tâches, mais qui ne sont pas liés à eux avec le même niveau de responsabilité que ceux énumérés ci-dessus. Ils peuvent recevoir un rapport général sur les progrès, plutôt que d'avoir à plonger dans les mauvaises herbes avec eux.

Un logiciel de gestion de projet avec des outils de reporting permet de tenir facilement les parties prenantes informées. ProjectManager, par exemple, dispose d'un tableau de bord en temps réel qui vous donne un aperçu de haut niveau de l'avancement de votre projet et de vos tâches. Il est parfait pour des rapports rapides et précis. Essayez-le gratuitement aujourd'hui.

Exemple de graphique RACI

Maintenant que nous avons appris les rôles responsables, redevables, consultés et informés et leurs responsabilités, examinons un exemple de matrice RACI.

Le modèle RACI ci-dessous a été créé pour un projet de construction de rénovation domiciliaire. Il affiche les tâches du projet dans la colonne de gauche, tandis que les membres de l'équipe sont affichés dans la rangée supérieure. Nous pouvons voir que le modèle RACI permet d'attribuer à chaque personne un rôle différent pour chaque tâche.

Concentrons-nous sur les rôles et les responsabilités du propriétaire. On peut voir qu'il est responsable de l'examen des plans et de la révision finale, responsable de l'estimation du budget et informé des permis, de la préparation du site et des travaux extérieurs et intérieurs.

Nous sommes maintenant prêts à apprendre à créer une matrice RACI.

Comment créer un graphique RACI

Tous les projets peuvent bénéficier des attentes claires fournies par l'utilisation d'un tableau RACI. Mais c'est vraiment utile lorsque vous gérez plusieurs ressources ou avez des dépendances de tâches.

Pour étoffer pleinement le processus de création d'un graphique RACI, créons un projet. Nous utiliserons le même scénario de projet que celui que nous avons utilisé pour notre exemple de matrice RACI. Disons que vous construisez un ajout à votre maison, ces trois étapes décriront comment créer une matrice RACI.

Première étape : identifier les rôles

En haut de votre modèle de tableau RACI, répertoriez toutes les personnes impliquées dans le projet. Cela inclurait le client ou le propriétaire qui fait faire la construction. Ensuite, il y a l'architecte, qui est chargé d'établir les plans. Le chef de projet supervise l'ensemble du projet du début à la fin. Il y a un entrepreneur qui, avec son équipe, est responsable de la construction proprement dite. Il y aura probablement beaucoup plus de sous-traitants, tels que des électriciens, des couvreurs, etc., mais nous garderons notre modèle RACI simple.

Deuxième étape : répertorier les tâches et les jalons

Ensuite, vous voulez avoir une liste complète de toutes les tâches, y compris les jalons, et tout processus de prise de décision qui devrait être répertorié dans la colonne d'extrême gauche. Cela comprend des tâches telles que l'examen des plans par l'architecte, l'estimation du budget, l'obtention des permis, la préparation du site et les travaux d'excavation qui pourraient être nécessaires. Vous devrez peut-être poser une fondation, ajouter une poutre et une dalle de plinthe, de la maçonnerie, un revêtement de sol ou une toiture, des portes et des fenêtres, de l'électricité et de la plomberie, des luminaires, etc.

Troisième étape : attribuer à chaque tâche un rôle et une responsabilité

Sous chaque personne de l'équipe de projet, ajoutez R (responsable), A (responsable), C (consulté) ou I (informé), en fonction de leur relation avec les tâches de la colonne de gauche. Par exemple, l'architecte serait le membre de l'équipe responsable de la livraison du plan de projet achevé, tandis que le chef de projet serait responsable de s'assurer que le plan est conforme à toutes les questions réglementaires. Le client ou le propriétaire serait consulté pour s'assurer que les plans sont conformes à leurs spécifications, mais pour une grande partie de la construction réelle, ils ne seraient informés que de l'avancement.

Modèle de matrice RACI

Maintenant que vous comprenez le fonctionnement des graphiques RACI et le processus pour les créer, vous pouvez utiliser notre modèle de graphique RACI pour vous aider à démarrer.

Quand utiliser une matrice RACI

Plus vous pouvez structurer, orienter et définir clairement votre équipe de projet, mieux elle sera en mesure de faire son travail à temps et sans gaspiller de précieuses ressources. Un tableau RACI définit les attentes, afin que chacun soit conscient de ce qu'eux-mêmes et le reste de l'équipe font.

La matrice d'attribution des responsabilités évite la redondance ou le travail des membres de l'équipe les uns contre les autres. Les tâches, les rôles et les responsabilités sont clairement définis, de sorte qu'il n'y a pas de malentendu sur qui fait quoi. Cela imprègnera également votre équipe d'un sens des responsabilités pour leur travail et saura quand c'est leur travail ou quand ils ont besoin de demander conseil à quelqu'un d'autre.

Un avantage supplémentaire, c'est que ces définitions éliminent une grande partie des problèmes de personnalité et des politiques de bureau qui entravent la productivité. Vous avez donné à votre équipe un cadre RACI, afin qu'ils sachent où ils en sont et où en sont les autres membres de l'équipe. Les équipes sont plus heureuses de cette façon et cela rationalise les communications. Les membres de l'équipe peuvent consulter le tableau RACI à tout moment du projet et savoir qui est responsable de quoi, au lieu d'avoir à éloigner tout le monde de ce qu'ils font.

Comment ProjectManager aide à la responsabilisation

Fondamentalement, un tableau RACI est un outil pour définir la responsabilité de l'équipe de projet. C'est une étape clé dans la gestion de projet. Mais une fois que les rôles et responsabilités ont été déterminés, vous voulez avoir un moyen de faciliter ces rôles et responsabilités tout au long du cycle de vie du projet.

ProjectManager est l'outil de gestion de projet dont vous avez besoin pour responsabiliser les membres de votre équipe. D'une part, nous facilitons le téléchargement de votre liste de tâches et la création d'un projet. À partir de là, le chef de projet peut attribuer chacune des tâches de votre modèle de graphique RACI à un membre de l'équipe. Chaque tâche a une boîte de commentaires où des instructions peuvent être ajoutées. ProjectManager dispose d'un stockage de fichiers illimité, alors ajoutez autant de documents et d'images pertinents que nécessaire.

Les membres de l'équipe peuvent également utiliser la tâche pour communiquer et collaborer avec d'autres personnes affectées à la tâche ou @ le chef de projet, qui est ensuite averti par e-mail et intégré à la conversation.

Allez au-delà des graphiques RACI

Avec ProjectManager, vous pouvez accomplir bien plus qu'en utilisant uniquement des graphiques RACI et d'autres documents statiques. Chaque membre de l'équipe peut suivre ses propres tâches dans la section "mon travail". Leurs tâches sont répertoriées et peuvent être cochées comme terminées. Le projet et la date d'échéance sont également indiqués. Cliquez simplement sur une tâche individuelle et obtenez encore plus de détails. Les membres de l'équipe peuvent ajouter leur propre liste de tâches à la tâche pour gérer leur travail et les garder sur la bonne voie.

Les chefs de projet peuvent suivre les progrès de l'équipe grâce au tableau de bord en temps réel, qui suit six métriques de projet qui sont mises à jour instantanément lorsque les membres de l'équipe mettent à jour leur travail. Pour une analyse plus approfondie, ProjectManager propose des rapports en un clic qui fournissent des données détaillées sur l'avancement des tâches, les coûts et la charge de travail, entre autres.

Il existe une page de charge de travail qui permet aux chefs de projet de s'assurer qu'aucun membre de l'équipe n'est sous- ou sur-alloué. ProjectManager va au-delà d'une matrice d'attribution des responsabilités et vous aide à mieux gérer vos équipes, à prendre des décisions basées sur les données et à optimiser les ressources de votre projet en temps réel.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui prend les rôles et les responsabilités définis sur votre diagramme RACI et les transforme en un outil dynamique pour gérer les équipes et la charge de travail. Les chefs de projet obtiennent de la transparence dans le projet pour surveiller les progrès et réaffecter les ressources pour éviter que les membres de l'équipe ne soient bloqués. Découvrez comment ProjectManager peut rendre les membres de votre équipe responsables et productifs en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.