5 เคล็ดลับสำคัญสำหรับการควบคุมกำหนดการในการบริหารโครงการ

โครงการประกอบด้วยชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวมากมาย วิธีหนึ่งที่คุณสามารถระบุได้ว่าโปรเจ็กต์ทำงานช้าหรือเร็วกว่ากำหนดเรียกว่าการควบคุมกำหนดการ

การวางแผนโครงการ การจัดกำหนดการ และการควบคุมทั้งหมดจะทำงานร่วมกันเมื่อจัดการโครงการเพื่อให้ตรงต่อเวลาและตรงตามกำหนดเวลาของคุณ การเรียนรู้ว่าการควบคุมกำหนดการคืออะไรและคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด จะช่วยให้คุณนำโปรเจ็กต์ถัดไปมาตรงเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณได้

การควบคุมกำหนดการคืออะไร?

การควบคุมกำหนดการใช้ในการจัดการโครงการเพื่อตรวจสอบกิจกรรมและงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการตามแผนที่วางไว้ แน่นอนว่าเป็นมากกว่าการตรวจสอบสถานะ การควบคุมกำหนดการโครงการยังหมายถึงการอัปเดตกระบวนการของโครงการและการจัดการการเปลี่ยนแปลง

วิธีที่ใช้บ่อยที่สุดคือการสร้างเส้นฐาน ข้อมูลพื้นฐานแสดงให้เห็นว่าคุณคาดหวังให้โครงการดำเนินไปอย่างไร เมื่อคุณมีกำหนดการพื้นฐาน คุณสามารถดูความคืบหน้าจริงของคุณและเปรียบเทียบกับความคืบหน้าที่วางแผนไว้ ซึ่งจะทำให้คุณรู้ว่าคุณมาช้าหรือช้ากว่ากำหนด

กระบวนการทั้งหมดนี้ทำให้ง่ายขึ้นด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการโครงการ เช่น ProjectManager ProjectManager ช่วยให้คุณสร้างกำหนดการของโครงการ ตั้งค่าพื้นฐาน และติดตามความคืบหน้าในแบบเรียลไทม์ ง่ายกว่าที่เคยในการควบคุมตารางเวลาของคุณ

การควบคุมกำหนดการเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการควบคุมและติดตามโครงการที่ใหญ่ขึ้น กล่าวคือ โครงการต่างๆ จะต้องได้รับการจับตาดูอย่างใกล้ชิด และเมื่อการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้น การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะต้องได้รับการควบคุมในเชิงรุก นี่คือขอบเขตของผู้จัดการโครงการ ผู้สร้างกำหนดการและมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการ

เหตุใดการควบคุมกำหนดการโครงการจึงมีความสำคัญ

การควบคุมกำหนดการโครงการมีความสำคัญเนื่องจากใช้ในการตรวจสอบและควบคุมความคืบหน้าของโครงการ โครงการที่พลาดกำหนดเวลาไม่ประสบความสำเร็จ แม้ว่าจะมีเมตริกมากมายในการวัดความสำเร็จของโครงการ แต่การรักษาตามกำหนดการถือเป็นปัจจัยพื้นฐานที่สำคัญที่สุด

อีกแง่มุมที่สำคัญของการควบคุมกำหนดการคือการจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ โดยจะแจ้งให้พวกเขาทราบถึงการเปลี่ยนแปลงและผลกระทบต่อโครงการอย่างไร นอกจากนี้ยังบอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าคุณจะตอบสนองต่อปัญหาอย่างไรเพื่อให้โครงการกลับมาเป็นเหมือนเดิม กระบวนการนี้เป็นกุญแจสำคัญในการรักษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงและควรทำตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

การวางแผนโครงการ การจัดกำหนดการ และการควบคุมงานแบบมีส่วนร่วม เพื่อลดผลกระทบต่องบประมาณของคุณ ผลประโยชน์คือความมั่นคงทางการเงิน ซึ่งโครงการต้องส่งมอบในราคาที่ได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นอกจากนี้ยังสร้างเอกสารที่เป็นประโยชน์เมื่อค้นคว้าข้อมูลในอดีตสำหรับโครงการในอนาคตที่คล้ายกับที่คุณกำลังจัดการอยู่ในปัจจุบัน

การควบคุมกำหนดการมีความสำคัญที่สุดเมื่อใด

การควบคุมกำหนดการมีความสำคัญตลอดทั้งโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องการทราบสถานะของกำหนดการ ตั้งแต่ช่วงเวลาที่สร้างจนถึงเมื่อโครงการเสร็จสิ้น ดังนั้นจึงควรใส่ลงในตารางเวลาของคุณในขณะที่คุณพัฒนา

แน่นอน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือเมื่อคุณเริ่มดำเนินการตามกำหนดการ นี่คือเวลาที่กำหนดการไม่ได้เป็นนามธรรมอีกต่อไป แต่เป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงเพื่อดำเนินการตามกำหนดเวลาและภายในงบประมาณ ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการของโครงการ กำหนดการของคุณจะได้รับผลกระทบจากกองกำลังภายในและภายนอกที่อาจทำให้ความคืบหน้าของคุณหยุดชะงัก

การตรวจสอบและควบคุมกำหนดการเกิดขึ้นตลอดการดำเนินการ ตั้งแต่เริ่มงานแรกจนถึงงานสุดท้าย อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะเป็นช่วงที่การควบคุมกำหนดการมีความสำคัญที่สุด แต่ก็ไม่สิ้นสุด บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณระหว่างการดำเนินการ: วิธีที่คุณตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและผลลัพธ์คือกุญแจสำคัญในขั้นตอนนี้ในโครงการ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการจัดกำหนดการโครงการ

วิธีการทำการควบคุมกำหนดการในการบริหารโครงการ

การควบคุมกำหนดการในการจัดการโครงการเป็นวิธีเพื่อให้แน่ใจว่ากำหนดการเป็นไปตามที่วางแผนไว้ มีห้าขั้นตอนในกระบวนการนี้:

1. กำหนดมาตรฐาน: หากต้องการทราบว่าไม่ตรงตามกำหนดเวลาหรือไม่ คุณต้องกำหนดมาตรฐาน นั่นคือ คุณต้องกำหนดตัวชี้วัดที่คุณจะใช้วัดประสิทธิภาพของโครงการของคุณ
2. วัดประสิทธิภาพ: ขณะที่กำลังดำเนินการตามกำหนดการ คุณต้องรับข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าและเก็บบันทึก การวัดผลเป็นสิ่งสำคัญ ความสามารถในการวัดประสิทธิภาพของตารางเวลาของคุณคือวิธีที่คุณเปรียบเทียบกับเส้นฐาน แดชบอร์ดสามารถช่วยได้
3. เปรียบเทียบผลลัพธ์ของคุณ: เปรียบเทียบการวัดความคืบหน้าของโครงการกับเส้นฐานที่คุณสร้างขึ้น เมื่อคุณทำการเปรียบเทียบตามปกติเหล่านี้ คุณต้องการตื่นตัวสำหรับการเบี่ยงเบนใดๆ ระบุพวกเขาเพราะพวกเขามีความสำคัญต่อขั้นตอนต่อไป
4. กำหนดปัญหา: เมื่อคุณระบุการเบี่ยงเบนไปจากเส้นฐานได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือหาสาเหตุที่เกิดขึ้น การระบุเหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงเท่านั้นที่จะช่วยให้คุณวางแผนรับมือและแก้ไขได้อย่างเหมาะสม
5. ดำเนินการ: ดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาตามความจำเป็น ซึ่งสามารถทำได้โดยการปรับรายได้ ต้นทุน กำไร ผลิตภัณฑ์ เวลา ทรัพยากร และอื่นๆ

ทั้งหมดนี้สามารถทำได้โดยใช้ ProjectManager ดูว่าเครื่องมือของเราทำอะไรได้บ้างเพื่อช่วยจัดตารางเวลาของคุณโดยดูวิดีโอแนะนำนี้

5 เคล็ดลับสำหรับการควบคุมกำหนดการเมื่อวางแผนและจัดตารางเวลา

เป็นสิ่งสำคัญและคุณรู้วิธีวางแผน แต่เคล็ดลับในการวางแผนและจัดกำหนดการโครงการของคุณสำหรับการควบคุมกำหนดการมีอะไรบ้าง วิธีที่ดีที่สุดในการกำหนดเวลาการควบคุมคือการใช้เทคนิคต่างๆ เพื่อช่วยคุณติดตามและจัดการการเปลี่ยนแปลง นี่คือห้า:

• การตรวจสอบ ประสิทธิภาพ: ใช้ข้อมูลนี้เพื่อวัด เปรียบเทียบ และวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกำหนดการของคุณ มีหลายวิธีในการเลือกประสิทธิภาพที่คุณต้องการตรวจทาน เช่น วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดจริง เปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ และระยะเวลาที่เหลือของงานที่กำลังดำเนินการ
• วิธีเส้นทางวิกฤต: เส้นทางวิกฤตช่วยให้คุณคาดการณ์ได้ว่าโครงการจะใช้เวลานานแค่ไหนโดยการวิเคราะห์ลำดับของกิจกรรมและค้นหาว่าสิ่งใดจำเป็น และคุณสามารถข้ามและยังคงส่งมอบโครงการได้สำเร็จ
• การจำลองมอนติคาร์โล: เทคนิคนี้ช่วยให้คุณคำนวณต้นทุนรวมของโครงการของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณคำนวณการกระจายต้นทุนรวมที่กำหนดไว้สำหรับโครงการและวันที่อาจเสร็จสมบูรณ์
• ฮิสโตแกรมของทรัพยากร: ด้วยการใช้ฮิสโตแกรมของทรัพยากร คุณสามารถแสดงการใช้ทรัพยากรและความพร้อมใช้งานตามช่วงเวลา
• การ วิเคราะห์ความแปรปรวน: ความแปรปรวนคือความแตกต่างระหว่างกำหนดการตามแผนและตามจริงของโครงการของคุณ การวิเคราะห์นี้ช่วยให้คุณระบุสาเหตุของความแปรปรวนได้

ProjectManager ช่วยควบคุมกำหนดการอย่างไร

เทคนิคเหล่านี้มีประโยชน์ทั้งหมด แต่เพื่อให้ติดตามและติดตามความคืบหน้าและควบคุมกำหนดการได้ดีขึ้น คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager เป็นเครื่องมือบนระบบคลาวด์ที่รวบรวมข้อมูลสดเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการตัดสินใจได้ดีขึ้นและมีข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น

สร้างกำหนดการแบบไดนามิกบนแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบของเราเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดเวลาโครงการของคุณ ต่างจากเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพน้อยกว่าที่ตั้งค่าลำดับความสำคัญ เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และเพิ่มเหตุการณ์สำคัญเท่านั้น คุณยังสามารถกรองหาเส้นทางที่สำคัญและตั้งค่าพื้นฐานโครงการได้ทันที

ติดตามกำหนดการของคุณด้วยแดชบอร์ด

การตรวจสอบและติดตามเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการควบคุมกำหนดการของโครงการ คุณต้องดูความคืบหน้าจริงของคุณในแบบเรียลไทม์และดำเนินการอย่างรวดเร็วเมื่อเบี่ยงเบนไปจากแผน รับมุมมองระดับสูงด้วยแดชบอร์ดที่ไม่ต้องตั้งค่าของเรา แดชบอร์ดจะรวบรวมตัวชี้วัดโครงการหลายตัว รวมถึงความแปรปรวน และแสดงผลอัตโนมัติในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย

ใช้รายงานเชิงลึกเพื่อวิเคราะห์ปัญหา

บางครั้งคุณต้องการมุมมองที่ลึกกว่าของข้อมูล นั่นเป็นจุดที่รายงานความแปรปรวน ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากในคลิกเดียวของเรามีประโยชน์ รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดู จากนั้นพิมพ์หรือแชร์ผลลัพธ์เป็น PDF ซึ่งเหมาะสำหรับการจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทำให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุด

นี่เป็นเพียงคุณสมบัติบางส่วนของ ProjectManager ที่สามารถช่วยคุณในการควบคุมกำหนดการ นอกจากนี้ยังมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติ เครื่องมือการจัดการทรัพยากร และไทม์ชีทเพื่อติดตามเวลาที่ทีมของคุณใช้ไปกับงานของพวกเขา นอกจากนี้ ทีมยังใช้มุมมองได้หลายมุมมอง ดังนั้นทุกคนจึงทำงานในแบบที่ต้องการได้ ทำไมต้องกังวลกับแอพจำนวนหนึ่งเมื่อสามารถทำเคล็ดลับในการส่งมอบคุณภาพตรงเวลาและภายในงบประมาณได้?

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดการงาน ทีม และโครงการต่างๆ มีคุณสมบัติที่จะช่วยคุณในทุกขั้นตอนของโครงการ ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการตรวจสอบและการรายงาน เข้าร่วมทีมนับหมื่นในองค์กรตั้งแต่ NASA ไปจนถึง Ralph Lauren ที่ใช้เครื่องมือของเราในการส่งมอบโครงการ ลองใช้ ProjectManager วันนี้