วิธีรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจระหว่างการทำงานร่วมกันทางไกล

งานทางไกลได้สร้างความท้าทายมากมายทั้งสำหรับนายจ้างและลูกจ้าง ทุกคนต้องปรับไลฟ์สไตล์ให้เข้ากับความเป็นจริงใหม่

ในขณะที่สำหรับพนักงาน ส่วนใหญ่หมายถึงการอยู่บ้านตลอดเวลาและตั้งโฮมออฟฟิศ เจ้าของธุรกิจต้องคิดหาวิธีให้บริษัททำงานได้อย่างเหมาะสม สำหรับบางคน มันยังคงเป็นการต่อสู้

ในบทความนี้ คุณสามารถค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับการรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจระหว่างการทำงานร่วมกันจากระยะไกล รวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ การระบุลำดับความสำคัญและกระบวนการที่สำคัญ การใช้เทคโนโลยีความปลอดภัย และอื่นๆ อีกมากมาย

ใช้ซอฟต์แวร์ความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ซอฟต์แวร์ความต่อเนื่องทางธุรกิจได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูลของคุณเพิ่มเติม แม้ว่าเครือข่ายทั้งหมดจะล่มหรือถูกทำลาย ซอฟต์แวร์นี้จะทำให้แน่ใจว่าข้อมูลบริษัทของคุณปลอดภัยและพร้อมใช้งาน

สิ่งที่ทำคือระบุความเสี่ยงที่อาจขัดขวางการดำเนินธุรกิจของคุณและแนะนำขั้นตอนที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อบรรเทา นอกจากนี้ยังสามารถประมาณการว่าปัจจัยเสี่ยงใดที่อาจก่อกวนธุรกิจของคุณได้มากกว่า ทำให้ง่ายต่อการประเมินภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ

เลือกโซลูชันที่ทำงานร่วมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันทั้งหมดของคุณ และมีแดชบอร์ดที่ออกแบบมาอย่างดี เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบงานของคุณได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความปลอดภัยหลายชั้นและรองรับโซนความปลอดภัยระดับธุรกิจ

ระบุลำดับความสำคัญ

ซอฟต์แวร์ความต่อเนื่องทางธุรกิจสามารถช่วยได้มากเมื่อคุณต้องรับมือกับวิกฤต อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงความต่อเนื่องทางธุรกิจ ไม่มีแนวทางเดียวที่เหมาะกับทุกคน ทุกบริษัทมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างโซลูชันเดียวที่จะแก้ปัญหาทั้งหมดได้ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรระบุลำดับความสำคัญของคุณในการกู้คืนจากเหตุการณ์สำคัญ

(https://unsplash.com/photos/mcSDtbWXUZU)

ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• ข้อมูลใดที่เราจำเป็นต้องกู้คืน?
• เป็นไปได้ไหมที่จะสูญเสียข้อมูลบางส่วนโดยไม่ทำให้ลูกค้าของเราไม่พอใจ?
• กระบวนการที่สำคัญที่สุดคืออะไร?
• เราสามารถรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจในสภาพแวดล้อมแบบกระจายได้นานแค่ไหน?

คำถามทั้งหมดเหล่านี้จะช่วยคุณกำหนดสิ่งที่คุณต้องทำและทำอย่างไรจึงจะบรรลุเป้าหมาย หลังจากที่คุณตอบคำถามแล้ว คุณจะมีเวลามากขึ้นในการกำหนดกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อต่อสู้กับภัยคุกคามที่ต้องจัดลำดับความสำคัญ

ใช้เทคโนโลยีที่ปลอดภัย

หนึ่งในความท้าทายหลักของการทำงานทางไกลคือการรักษาความปลอดภัย เทคโนโลยีที่ไม่ปลอดภัยอาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูลสำคัญของบริษัทหรือก่อให้เกิดปัญหาอื่นๆ และในกรณีที่เกิดภัยพิบัติหรือเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ คุณอาจไม่มีเวลาจัดการกับมัน นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรใช้เครื่องมือสื่อสารที่ปลอดภัยซึ่งมีความปลอดภัยและเชื่อถือได้

ใช้บริการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยซึ่งเข้ารหัสและปกป้องไฟล์ของคุณโดยไม่ทำให้กระบวนการแชร์ไฟล์ช้าลง คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อประยะไกลหรือเครือข่ายส่วนตัวเสมือนเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยระหว่างระบบและผู้ใช้ของคุณ

ด้วยวิธีนี้ คุณจะปกป้องธุรกิจของคุณจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ เช่น ไวรัสคอมพิวเตอร์ การละเมิดข้อมูล หรือการโจมตีแบบฟิชชิ่ง

ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ส่วนหนึ่งของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจควรเป็นการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการในกรณีฉุกเฉินต่างๆ เช่น ภัยธรรมชาติหรือการโจมตีทางอินเทอร์เน็ต เป็นงานที่สำคัญ เนื่องจากพนักงานของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินงานประจำวันมากที่สุด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนรู้หน้าที่รับผิดชอบและวิธีที่พวกเขาสามารถช่วยให้ฟื้นตัวจากวิกฤติได้ หากต้องการทำสิ่งนี้ คุณสามารถขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ หรือถ้าคุณรู้วิชานี้ดี ก็สามารถบรรยายด้วยตัวเองได้

พนักงานของคุณเป็นแนวป้องกันแรก ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้วิธีตอบสนองเมื่อมีสิ่งเลวร้ายเกิดขึ้น

สร้างแผนสำรอง

เมื่อพูดถึงความต่อเนื่องทางธุรกิจ แผนสำรองมีความสำคัญ เนื่องจากจะช่วยให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณจะฟื้นตัวจากการหยุดชะงักหรือภัยพิบัติใดๆ สิ่งแรกที่คุณควรทำคือสร้างแผนที่ที่เป็นปัจจุบันของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีในปัจจุบันของคุณ ซึ่งรวมถึงทรัพย์สินฮาร์ดแวร์ ใบอนุญาตซอฟต์แวร์ และข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆ จากนั้นคุณต้องค้นหาว่าข้อมูลสำรองทั้งหมดเก็บไว้ที่ใดและจะใช้เวลานานเท่าใดในการเข้าถึงข้อมูลสำรองในกรณีฉุกเฉิน

จำไว้ว่าในช่วงวิกฤต ทุกนาทีมีค่า ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนของคุณมีการย้ายสำเนาสำรองไปยังตำแหน่งนอกสถานที่โดยเร็วที่สุดหลังจากสร้างเสร็จ เพื่อความปลอดภัยจากการโจรกรรมหรือเหตุการณ์อื่นๆ

สร้างช่องทางการสื่อสาร

การสื่อสารเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ คุณควรมีช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายตลอดเวลา เพื่อให้พนักงานสามารถติดต่อคุณได้ในกรณีฉุกเฉิน ตัวอย่างเช่น หากเครือข่ายท้องถิ่นของคุณขัดข้อง พวกเขาควรจะติดต่อคุณได้โดยการโทรศัพท์ไปที่โทรศัพท์มือถือของคุณ

นอกจากนี้ เว็บไซต์ของบริษัทของคุณจำเป็นต้องมีศูนย์สนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน โดยมีหมายเลขโทรศัพท์และอีเมลอยู่ในรายการ เพื่อให้ทุกคนสามารถติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

การปรับปรุงเล็กน้อยเหล่านี้จะสร้างความแตกต่างอย่างมากเมื่อต้องรับมือกับวิกฤต ในสถานการณ์ตึงเครียดเช่นนี้ คุณไม่มีเวลาและทรัพยากรในการสร้างช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม ดังนั้นควรทำก่อนที่จะสายเกินไป

รักษาความน่าเชื่อถือของระบบและอุปกรณ์

ส่วนสำคัญของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคือการทำให้ระบบและอุปกรณ์ทั้งหมดมีความน่าเชื่อถือตลอดเวลา ซึ่งรวมถึงมาตรการความปลอดภัยทางกายภาพ เช่น การเตือนและการล็อก แต่ยังรวมถึงมาตรการทางเทคนิค เช่น การอัปเดตซอฟต์แวร์และการตรวจสอบการบำรุงรักษาตามปกติที่ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญที่รู้วิธีแก้ไขปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ความคิดที่ดีคือการรวมค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาอุปกรณ์ไว้ในงบประมาณสำหรับความซ้ำซ้อนและการสำรองข้อมูล ในกรณีฉุกเฉิน เงินจำนวนนี้จะช่วยธุรกิจของคุณจากการล่มสลายอย่างสมบูรณ์ เฉพาะเมื่อคุณมั่นใจว่าอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณทำงานอย่างถูกต้องเท่านั้น คุณจะสามารถหันความสนใจไปที่แง่มุมอื่นๆ ในการดำเนินธุรกิจของคุณได้

ทดสอบแผนของคุณเป็นประจำ

เมื่อคุณเสร็จสิ้นแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณแล้ว ให้ทดสอบเป็นประจำ เพื่อดูว่ามันใช้ได้ผลดีแค่ไหน! ท้ายที่สุด คุณไม่ต้องการใช้เวลาและทรัพยากรไปกับสิ่งที่ไม่ได้ผล

สิ่งหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือทำการทดสอบเป็นประจำ อย่างไรก็ตาม คุณควรทำการทดสอบแบบสุ่มสองสามแบบด้วย เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตรวจจับปัญหาก่อนที่จะเกิดปัญหาร้ายแรงกับระบบหรือกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

รวมการทดสอบต่างๆ ไว้ในกำหนดการรายเดือนของคุณ เพื่อให้คุณสามารถติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณพร้อมสำหรับเหตุการณ์สำคัญใดๆ!

บรรทัดล่าง

แม้ว่าจะปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำงานทางไกลนั้นให้ประโยชน์มากมายแก่เรา แต่ก็สร้างความท้าทายที่ธุรกิจจำนวนมากไม่เคยคิดมาก่อน หนึ่งในนั้นคือวิธีการรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจระหว่างการทำงานร่วมกันทางไกล

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแก้ปัญหานี้ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง ทั้งหมดนี้มีขึ้นเพื่อระบุลำดับความสำคัญและกระบวนการที่สำคัญ ใช้เทคโนโลยีที่ปลอดภัย และกำหนดแผนงานสำหรับอนาคต นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่า คุณจำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการในกรณีฉุกเฉินต่างๆ และทดสอบแผนของคุณเป็นประจำเพื่อเตรียมพร้อมเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

ไว้วางใจเรา — การเตรียมพร้อมสำหรับวิกฤตในตอนนี้ง่ายกว่าการรับมือกับเหตุการณ์ฉุกเฉินอย่างมาก หากคุณทำอย่างนั้น คุณจะเพิ่มโอกาสในการรักษาธุรกิจและดำเนินกิจการต่อไปได้อีกหลายปี

ชีวประวัติ

Przemyslaw เป็นนักเขียนเนื้อหาที่เน้นการนำเสนอบทความคุณภาพสูงเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ สาขาอื่นๆ ที่เขาสนใจคือปรัชญาและภาษาศาสตร์