Cum să mențineți continuitatea afacerii în timpul colaborării de la distanță

Munca de la distanță a creat multe provocări, atât pentru angajatori, cât și pentru angajați. Fiecare a trebuit să-și adapteze stilul de viață la noua realitate.

În timp ce pentru angajați, în mare parte, însemna să rămână acasă tot timpul și să înființeze un birou la domiciliu, proprietarii de afaceri trebuiau să găsească modalitatea prin care compania să funcționeze corect. Pentru unii, continuă să fie o luptă.

În acest articol, puteți găsi informații despre menținerea continuității afacerii în timpul colaborării de la distanță, inclusiv implementarea software-ului de continuitate a afacerii, identificarea priorităților și proceselor critice, utilizarea tehnologiei securizate și multe altele.

Implementarea software-ului de continuitate a afacerii

Software-ul de continuitate a afacerii este conceput pentru a vă oferi un nivel suplimentar de securitate și protecție pentru datele dumneavoastră. Chiar dacă întreaga rețea se prăbușește sau este distrusă, acest software se va asigura că datele companiei dvs. sunt sigure și disponibile.

Ceea ce face este că identifică riscurile potențiale care ar putea întrerupe operațiunile dvs. de afaceri și sugerează ce proceduri ar trebui să urmați pentru a le atenua. În plus, poate estima ce factori de risc ar putea perturba mai mult afacerea dvs., facilitând evaluarea celor mai mari amenințări la adresa companiei dvs.

Alegeți o soluție care funcționează cu toate instrumentele dvs. de colaborare și are un tablou de bord bine conceput, astfel încât să vă puteți monitoriza munca în orice moment. De asemenea, asigurați-vă că oferă securitate pe mai multe straturi și că acceptă zone de securitate la nivel de afaceri.

Identificați prioritățile

Software-ul de continuitate a afacerii poate fi de mare ajutor atunci când aveți de-a face cu o criză. Cu toate acestea, când vine vorba de continuitatea afacerii, nu există o abordare universală. Fiecare companie este unică, așa că este imposibil să se creeze o singură soluție care să rezolve toate problemele. De aceea ar trebui să vă identificați prioritățile atunci când vine vorba de recuperarea după un incident critic.

(https://unsplash.com/photos/mcSDtbWXUZU)

Pune-ți aceste întrebări:

• Ce date avem nevoie pentru a recupera?
• Este posibil să pierdem unele date fără a ne supăra clienții?
• Care sunt cele mai critice procese?
• Cât timp putem menține continuitatea afacerii într-un mediu distribuit?

Toate aceste întrebări vă vor ajuta să definiți ce trebuie să faceți și cum să îl realizați. După ce le veți răspunde, veți avea mai ușor să găsiți strategii eficiente de combatere a amenințărilor care trebuie prioritizate.

Utilizați Tehnologia Securizată

Una dintre principalele provocări ale lucrului de la distanță este asigurarea securității. Tehnologia nesigură poate duce la scurgeri de date sensibile ale companiei sau poate cauza alte probleme. Și în cazul unui dezastru sau al unui alt incident critic, s-ar putea să nu aveți timp să faceți față. De aceea ar trebui să utilizați instrumente de comunicare sigure, sigure și de încredere.

Utilizați servicii sigure de partajare a fișierelor care criptează și vă protejează fișierele fără a încetini procesul de partajare a acestora. De asemenea, puteți utiliza software pentru desktop la distanță sau rețele private virtuale pentru a asigura o conexiune sigură între sistemele dvs. și utilizatori.

În acest fel, vă veți proteja afacerea de amenințările cibernetice, cum ar fi virușii informatici, încălcările de date sau atacurile de tip phishing.

Antrenează angajații privind continuitatea activității

O parte a unui plan de continuitate a afacerii ar trebui să fie instruirea angajaților cu privire la modul de acționare în cazul diverselor situații de urgență, cum ar fi un dezastru natural sau un atac cibernetic. Este o sarcină critică, deoarece personalul dumneavoastră este responsabil pentru cea mai mare parte a operațiunilor de zi cu zi.

Asigurați-vă că toți angajații își cunosc responsabilitățile și cum pot ajuta la recuperarea dintr-o criză. Pentru a face acest lucru, poți apela la ajutorul unui profesionist sau, dacă cunoști bine subiectul, poți susține chiar tu câteva prelegeri.

Lucrătorii tăi sunt prima linie de apărare, așa că asigură-te că știu cum să răspundă atunci când se întâmplă ceva rău.

Creați un plan de rezervă

Când vine vorba de continuitatea afacerii, un plan de rezervă este esențial, deoarece asigură că afacerea dvs. își revine după orice întrerupere sau dezastru. Primul lucru pe care ar trebui să-l faceți este să creați o hartă actualizată a infrastructurii IT actuale, inclusiv activele hardware, licențele software și alte informații necesare. Apoi trebuie să aflați unde sunt stocate toate copiile de rezervă și cât timp vă va dura să le accesați în caz de urgență.

Amintiți-vă că în timpul crizelor, fiecare minut contează. Așadar, asigurați-vă că planul dvs. include mutarea copiilor de rezervă într-o locație externă cât mai curând posibil după crearea acestora, pentru a le proteja de furt sau alte incidente.

Stabiliți canale de comunicare

Comunicarea este unul dintre cele mai importante elemente atunci când vine vorba de planificarea continuității afacerii. Ar trebui să aveți mai multe canale de comunicare disponibile în orice moment, astfel încât angajații să vă poată contacta în caz de urgență. De exemplu, dacă rețeaua dvs. locală este oprită, ar trebui să vă poată contacta apelând telefonul mobil.

În plus, site-ul web al companiei dvs. trebuie să aibă un centru de asistență 24/7, cu numere de telefon și e-mailuri enumerate, astfel încât toată lumea să poată contacta asistența tehnică oricând are nevoie.

Efectuarea acestor îmbunătățiri minore va face o diferență enormă atunci când vine vorba de a face față unei crize. Într-o situație tensionată ca aceasta, nu ai timp și resurse pentru a stabili canale de comunicare adecvate, așa că fă-o înainte de a fi prea târziu.

Menține fiabilitatea sistemelor și echipamentelor

Una dintre părțile esențiale ale unui plan de continuitate a afacerii este menținerea tuturor sistemelor și echipamentelor fiabile în orice moment. Include măsuri de securitate fizică, cum ar fi alarme și încuietori, dar și măsuri tehnice, cum ar fi actualizări de software și verificări regulate de întreținere efectuate de profesioniști care știu să remedieze orice probleme înainte ca acestea să devină probleme uriașe.

O idee bună ar fi includerea costurilor de întreținere a echipamentelor în bugetul pentru concedieri și copii de rezervă. În caz de urgență, acești bani vă vor salva afacerea de la colapsul complet. Numai atunci când sunteți încrezător că toate echipamentele dumneavoastră funcționează corect, vă puteți îndrepta atenția către alte aspecte ale conducerii afacerii dumneavoastră.

Testați-vă planul în mod regulat

Odată ce ați terminat planul de continuitate a afacerii, testați-l în mod regulat pentru a vedea cât de bun este în acțiune! La urma urmei, nu doriți să vă petreceți timpul și resursele pe ceva care nu funcționează.

Un lucru pe care îl puteți face este să efectuați teste în mod regulat. Cu toate acestea, ar trebui să efectuați și câteva teste aleatoriu. Este cea mai bună modalitate de a detecta orice problemă înainte ca acestea să provoace probleme grave sistemelor sau proceselor dvs. de afaceri.

Includeți mai multe teste în agenda dvs. lunară, astfel încât să le puteți urmări și să vă asigurați că compania dvs. este pregătită pentru orice incident critic!

Concluzia

Deși nu se poate nega că munca de la distanță ne aduce o mulțime de beneficii, creează, de asemenea, provocări la care multe companii nu s-au gândit până acum - una dintre ele fiind modul de a menține continuitatea afacerii în timpul colaborării de la distanță.

Cu toate acestea, puteți rezolva această problemă cu abordarea corectă. Totul se rezumă la identificarea priorităților și a proceselor critice, utilizarea tehnologiei sigure și stabilirea unei foi de parcurs pentru viitor. În plus, rețineți că trebuie să instruiți angajații cum să acționeze în cazul diverselor situații de urgență și să vă testați planul în mod regulat pentru a fi gata atunci când se întâmplă ceva greșit.

Aveți încredere în noi – este mult mai ușor să vă pregătiți pentru o criză acum decât să faceți față uneia în timpul unei urgențe. Dacă faceți tocmai asta, veți îmbunătăți șansele de a vă menține afacerea în funcțiune pentru mulți ani de acum înainte.

bio

Przemyslaw este un scriitor de conținut al cărui obiectiv principal este să livreze articole de înaltă calitate despre noile tehnologii. Celelalte domenii de interes ale sale sunt filosofia și filologia.