9 perguntas que você deve responder antes de desenvolver sua agência

É “algo para se temer”, diz o especialista em marketing digital Neil Patel - algo que pode “destruir uma empresa mais rápido do que qualquer outra coisa”.

A que “isso” ele está se referindo? Escala prematura.

É verdade que crescer muito cedo pode acabar condenando sua agência de marketing. Antes de dar a entrada naquele novo escritório chique completo com pufes e uma mesa de pingue-pongue, faça a si mesmo estas perguntas para ver se você está pronto para a próxima etapa.

1. Tenho um processo de aquisição de cliente replicável?

Se você está em posição de se fazer as seguintes perguntas, obviamente gerou trabalho suficiente para mantê-lo ocupado - o que é ótimo. Na verdade, é tão grande que merece um breve momento de reflexão.

Lembra do seu primeiro cliente? Lembra como foi assustador começar sua agência? Você percorreu um longo caminho desde então e merece alguns parabéns. Vá você. Nem todo mundo chega tão longe.

Ok, de volta à realidade.

No momento, você tem trabalho suficiente para mantê-lo ocupado, mas para aumentar continuamente sua agência, você precisa ser capaz de gerar mais. Você não quer gastar dinheiro em um novo escritório e alguns funcionários famosos apenas para empatar - ou pior, despencar para o vermelho.

Como você atraiu clientes até agora? Quais são seus canais de aquisição de maior sucesso? O que outras pessoas você pode usar para trazer mais negócios?

Antes de expandir sua agência, certifique-se de ter protocolos replicáveis ​​em vigor para atrair mais clientes.

2. Você otimizou sua estrutura de preços atual?

Como sua agência precifica seus serviços? Você cobra por hora? Pelo projeto?

De acordo com um relatório da HubSpot, quase 60% das agências oferecem preços baseados em retenção mensal - o que, de uma perspectiva de crescimento, faz muito sentido.

Considere este cenário: você cobra por hora e seu cliente o contratou para até 30 horas de trabalho por semana. Essa é a quantidade máxima de produção que eles podem esperar de sua agência.

Por outro lado, não há quantidade mínima de trabalho que eles precisam dar a você. Se você cobra por hora ou por projeto, corre o risco de sacrificar uma receita confiável. Não há garantia de que você terá trabalho suficiente para pagar suas contas ou projetos suficientes para aumentar o saldo da sua agência.

Se você oferecer uma retenção mensal, no entanto, seu cliente pagará a mesma taxa a cada 30 dias que foi acordada em seu contrato. Em troca, você fornece uma determinada quantidade de serviços.

Por exemplo, você pode cobrar um retentor “gold” de $ 5.000 que garante aos seus clientes 15 postagens em blogs, 50 atualizações de mídia social e 1 white paper por mês.

A garantia vale para os dois lados, no entanto. Depois que você e seu cliente concordarem com um retentor, você não precisará se preocupar com fontes de receita instáveis ​​todos os meses.

Agora, é claro, sua estrutura de preços irá variar dependendo do trabalho que você faz. Se você é uma agência especializada em trabalhos pontuais, como construção de sites ou geração de relatórios de mercado, os preços baseados em projetos e por hora podem fazer mais sentido. Mas para aqueles que trabalham continuamente, um retentor é a forma mais segura e estável de precificação.

3. Se eu sair de férias, toda a agência irá desmoronar?

“Alguns conselhos” dizia o assunto de um e-mail recebido por Jim Moffatt no meio de uma férias de dez dias atrás. Era um parceiro de negócios que ele respeitava muito, e seu conteúdo mudou a maneira como ele gerenciava a Deloitte Consulting LLP como presidente e CEO.

Na época, Jim teve alguns problemas para deixar o trabalho no trabalho, mesmo nas férias na Escócia. Mas, você também faria se a equipe que você gerenciou atendesse 70% das Fortune 500. Ainda assim, o parceiro de Jim o encorajou a se desconectar por um motivo principal:

Ele disse que, como líder sênior, você não pode controlar tanto o dia-a-dia, esteja você no escritório ou de férias. As decisões e estratégias que você definiu há um ano são o que realmente ditam os resultados diários. As únicas pessoas que podem realmente determinar como as coisas funcionam no curto prazo são os gerentes mais próximos dos clientes e das operações diárias. Se não for você, pare de se preocupar e comece a confiar.

Como proprietário de uma agência, a melhor coisa que você pode fazer para ajudar sua empresa a crescer é se afastar do fluxo de trabalho diário. Você não pode ser um microgerenciador que precisa mexer em todos os projetos antes de serem finalizados. Você precisa ser capaz de trabalhar menos em seu negócio e mais nele.

Como disse o parceiro de Jim: “Se você realmente se desconectar, começará a pensar sobre as questões estratégicas de longo prazo e o que temos que fazer para ter sucesso no período de 9 a 24 meses, e isso é essencial”.

4. Como posso obter o máximo dos meus clientes existentes?

Determinar como obter o máximo de seus clientes atuais é tão importante (talvez mais) quanto criar um plano replicável para gerar novos. Afinal, os dados mostram que, em média, os clientes fiéis valem 10 vezes a transação inicial e são 65% mais fáceis de vender do que os iniciantes.

Então, como você aumenta o valor deles para sua agência?

Maximize o valor do tempo de vida do cliente - um valor numérico que representa quanto seu cliente vale para sua empresa em todo o relacionamento.

Por exemplo, digamos que você seja uma agência que oferece alguns pacotes de serviços diferentes: marketing de mídia social, redação de blogs e marketing por e-mail, e cada pacote tem três camadas: prata, ouro e platina.

Em vez de perseguir novos clientes o tempo todo, considere fazer upsell ou vendas cruzadas com os atuais.

Se uma empresa de varejo pagar pelos artigos semestrais que sua embalagem de prata oferece, tente convencê-la de que encontrar ouro aumentaria sua exposição. Ou convença-os a adquirir um novo serviço, como marketing por e-mail, para atrair mais clientes em potencial.

Concentre-se no valor de seus serviços, em vez de no que eles apresentam. Pergunte a si mesmo: “O que estou realmente vendendo?” Não e-mail marketing e mais artigos, mas maior exposição e mais clientes.

Venha preparado com estudos de caso e depoimentos para apresentar seu caso, e seus clientes terão mais dificuldade em rejeitá-lo.

5. Como está minha agência financeiramente?

Qual é o seu lucro líquido? Quais são as suas despesas? Você calculou a margem de lucro bruto?

Se você não sabe, ainda não está pronto para crescer. Sem esses números, você não pode ter certeza de quanto dinheiro está gerando ou se é o suficiente para sustentar sua próxima fase de expansão.

O lucro bruto o ajudará a determinar o lucro líquido, o que lhe dá uma ideia da saúde financeira geral da sua agência - quanto você está gerando após as despesas.

E embora essas métricas sejam cruciais para determinar se você pode ou não lidar com o dimensionamento, elas não são as únicas que você deve saber. Renda bruta ajustada, lucro, despesas gerais, custos trabalhistas e utilização são coisas que você deve ter um controle firme - especialmente se estiver pensando em solicitar um empréstimo ou na esperança de atrair investidores.

Se você não tem um software de gerenciamento financeiro, agora pode ser a hora de considerar investir em algum. Ou, considere contratar um consultor que possa ajudá-lo a juntar todas as peças.

6. Estou monitorando o horário de funcionamento da minha equipe?

Em uma agência que muda constantemente de um projeto para outro, pode ser difícil para os criativos descobrir quanto tempo passaram trabalhando em um determinado trabalho. Então, eles acham.

“Eh, demorei cerca de 20 horas para criar esse e-book - 13 para pesquisar e 7 para escrever.”

Uh oh. Isso é uma má notícia, considerando que você estimou que o projeto levaria cerca de 16 horas. Então, foi menos lucrativo do que você esperava?

Não. Acontece que seu redator simplesmente não controlou bem as horas dela. Semanas depois de terminar o projeto, quando ela foi incumbida de preencher sua planilha de ponto, ela só poderia dar sua melhor estimativa: 20 horas. Na verdade, levou apenas 14 anos.

Independentemente de como você cobra pelo seu tempo, saber quanto tempo leva um projeto é crucial para descobrir o preço. Considere usar um software de controle de tempo, se ainda não o fez, para determinar se está lucrando tanto quanto pensa que está.

7. Estou montando a equipe certa?

O pit stop mais rápido do mundo levou menos de dois segundos. Pisque e você perderá.

Agora, pergunte-se: como uma equipe levanta um carro e troca quatro pneus mais rápido do que você consegue ler esta frase? Cada membro conhece seu trabalho e cada um o faz bem, juntos.

Contratar a equipe certa não envolve apenas trazer pessoas que sabem o que fazem. Essas pessoas também devem ser adequadas à cultura da empresa e devem ser capazes de cooperar bem com o restante da equipe de sua agência.

Não se coloque em uma situação em que precise trazer um novo membro da equipe imediatamente. Alugue devagar e atire rápido para evitar perda de produtividade no futuro.

8. Sou pró-ativo ou reativo?

A maioria das pessoas segue o modelo tradicional e falho de crescimento: ganhe mais negócios, contrate mais pessoas para cuidar deles, repita. Aqui está o problema com isso ...

Quando você faz mudanças organizacionais depois de ganhar novos negócios, você está reagindo. E reagir cria despesas gerais e compromissos que podem drenar a conta bancária da sua agência rapidamente.

Pense nisso: mais negócios = mais funcionários para cuidar deles + um escritório maior para eles trabalharem e assim por diante. Antes de aceitar um novo cliente, é importante ter certeza de que você tem uma estratégia de crescimento em vigor.

Peter Zagres, proprietário da empresa de consultoria química global Hazox, recomenda contratar trabalhadores remotos com “largura de banda estourável” - pessoas que têm mais horas disponíveis do que você precisa. Dessa forma, ao aceitar um novo cliente, você será capaz de lidar rapidamente com o aumento da carga de trabalho delegando mais para sua equipe de meio período.

Como um bônus adicional, contratar remotamente significa que você economiza em um espaço de escritório. Confira Upwork para freelancers capazes de lidar com uma ampla gama de tarefas.

9. Estou trabalhando mais duro ou mais inteligente?

Se você está tendo problemas para acompanhar a carga de trabalho de sua agência, a resposta pode não ser contratar outro funcionário ou trabalhar mais horas. Pense "de forma mais inteligente", não "mais difícil".

Como alternativa ao recrutamento de um assistente para ajudar no agendamento de consultas, tente usar um software como o Calendly. Em vez de contratar outro web designer para criar uma página de destino pós-clique para cada uma das campanhas de PPC de seus clientes, considere tentar uma ferramenta que facilite até mesmo para seu redator.

De sistemas de gerenciamento de conteúdo como Drupal e WordPress, a software de marketing por e-mail como MailChimp, a tecnologia de marketing de hoje pode evitar que você adicione sobrecarga excessiva e trabalhe horas extras desnecessárias.

Como sua agência se compara?

O que você acha? Você está pronto para crescer? Quais foram seus maiores desafios até agora?

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