일정 관리 계획: 하나를 만들고 유지하는 방법

적절한 일정 관리 계획은 프로젝트를 정시에 제공하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 일정 수립 프로세스는 일정이 정해지기 전에 시작되어 프로젝트 수명 주기 내내 계속됩니다. 이상적인 계획에는 기대치 설정이 포함되며 프로젝트 일정을 개발, 관리, 실행 및 제어하는 ​​방법에 대한 정보가 포함됩니다.

모든 프로젝트의 필수 부분은 아니지만 복잡한 프로젝트에는 팀이 순조롭게 진행되도록 일정 관리 계획이 있어야 합니다. 프로젝트 전체에서 사용 여부에 관계없이 프로젝트 관리 관행에서 알아야 할 중요한 기초입니다.

일정 관리 계획이란 무엇입니까?

일정 관리 계획은 프로젝트 일정이 생성, 추적 및 관리되는 방법을 설명하는 문서입니다. 일정 관리 계획은 프로젝트에 따라 다르지만 일반적으로 사용할 일정 방법론, 성과 측정, 도구 및 절차를 정의합니다.

관련: 프로젝트 일정 템플릿

일정 관리 계획을 만드는 것은 프로젝트 일정을 만들고 관리하기 위해 따를 규칙을 설정하므로 프로젝트 일정 프로세스의 첫 번째 단계입니다.

일정 관리 계획이 생성되면 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 Gantt 차트, 작업 목록 및 프로젝트 달력과 같은 도구를 사용하여 프로젝트 일정을 만듭니다. ProjectManager는 프로젝트 일정을 생성하는 데 필요한 모든 프로젝트 일정 기능을 갖춘 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

역할 및 책임

가장 먼저 해야 할 일은 누가 무엇을 할 것인지 계획하는 것입니다. 일정을 소유한 사람(일반적으로 프로젝트 관리자)을 지정해야 합니다. 그런 다음 일정 소프트웨어에서 일정을 업데이트할 권한이 있는 사람을 결정합니다. 이것은 프로젝트 관리자이기도 합니다. 그러나 더 큰 프로젝트에는 이 작업을 처리하는 프로젝트 관리자가 있을 수 있습니다. 경우에 따라 팀 자체에서 작업을 수행할 때 상태를 제출할 때 일정을 업데이트합니다. 일반적으로 최종 승인을 제공하는 사람은 프로젝트 관리자입니다.

일정 업데이트

계획의 일부는 일정을 업데이트할 빈도를 결정하는 것입니다. 때로는 한 주를 시작하는 월요일 아침 활동입니다. 다른 시간에는 다른 날에 일정을 업데이트하거나 격주 업데이트를 선택할 수 있습니다. 주간 업데이트는 표준으로 간주되며 적극 권장되지만 일정을 업데이트하는 빈도는 프로젝트, 이해 관계자, 조직 등에 의해 결정됩니다.

피드백

피드백은 모든 일정 관리 계획에서 필수적인 프로세스입니다. 일정은 유연하며 프로젝트의 최전선 팀 구성원으로부터 받는 상태 보고서는 프로젝트의 변화하는 요구 사항을 충족하는 데 매우 중요합니다. 이 채널이 열려 있고 균열을 통해 떨어지는 것이 없도록 하려면 피드백이 전달되는 방식을 결정해야 합니다. 이는 상태 보고서, 팀 회의 또는 기타 커뮤니케이션을 통해 이루어질 수 있습니다.

일정 변경

일정이 변경되면 변경 사항을 검토하고 승인해야 합니다. 팀 구성원, 일반적으로 프로젝트 관리자는 변경 마감일에 대한 승인자로 임명되어야 합니다. 그러나 변경 사항이 일정에서 허용되는 범위를 벗어나는 경우 상위 경영진 및/또는 프로젝트 이해 관계자의 승인이 필요할 수 있습니다.

일정 도구

일정을 작성하고 관리하는 데 사용할 도구를 나열하십시오. 누가 이러한 도구를 어느 정도 사용할 것인지 기록하는 것도 중요합니다. 읽기 전용, 편집 및 업데이트 등과 같은 역할을 결정합니다.

보고

보고서를 통해 이해 관계자에게 진행 상황을 알리고 데이터를 확보하여 더 나은 결정을 내리고 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있습니다. 일정 관리 계획의 이 부분에서는 필요한 보고서 유형, 프로젝트 전반에 걸쳐 보고서를 생성 및 수신할 대상 및 빈도에 대해 간략히 설명합니다.

일정 통합

이 마지막 구성 요소는 더 큰 일정의 일부인 일정이나 프로그램 또는 프로젝트 포트폴리오에서 한 프로젝트의 일정을 관리하는 사람들을 위한 것입니다. 이 경우 다른 일정을 추적하고 자신의 일정이 다른 일정의 전체 일정 및 전략과 일치하는지 확인해야 합니다.

일정 관리 계획을 세우는 방법

일정 관리 계획은 더 큰 프로젝트 관리 계획의 일부이며 프로젝트 인도물을 충족하는지 확인하는 수단입니다. 또한 마감일을 맞출 수 있는 프로세스도 간략하게 설명합니다.

일정 관리 계획은 일정 개발, 일정 관리, 일정 변경 및 프로젝트 일정의 4개 섹션으로 구성됩니다. 각 주제에 대해 더 자세히 살펴보겠습니다.

일정 개발

프로젝트 팀의 누군가가 이 작업을 받으면 팀에서 입력을 수집하고 각 작업의 기간, 관련 비용 및 작업을 완료하는 데 필요한 리소스를 더 잘 추정하는 데 도움이 되는 절차를 작성합니다.

여기에는 프로젝트 일정(프로젝트 관리 소프트웨어 포함)에 필요한 모든 것, 일정 개발 및 관리를 담당하는 사람, 변경할 권한이 있는 사람 등에 대한 철저한 감사가 포함됩니다.

일정 관리

이 시점에서 일정을 측정하고 제어하는 ​​방법을 결정해야 합니다. 이는 계획된 일정 및 비용을 실제 일정 및 비용과 비교할 수 있는 방법이 있음을 의미합니다. 완료율, 시간, 비용 등과 같은 일정을 측정하는 방법을 결정해야 합니다.

팀의 누군가가 진행 상황을 측정할 책임이 있습니다. 때로는 프로젝트 관리자이지만 항상 해당 업무에 적합한 사람은 아닙니다. 팀도 일반적으로 너무 바빠서 이 역할을 맡을 수 없습니다. 프로젝트, 팀 및 이러한 측정이 수행되는 규칙에 따라 결정을 내리십시오.

일정 변경

앞서 언급했듯이 프로젝트에서 시간이나 비용이 추가되는 등 변경 사항은 의심할 여지 없이 발생하며 이러한 변경 사항을 승인하는 사람이 있어야 합니다. 이 사람은 일반적으로 일상적인 활동에 참여하지 않는 프로젝트 후원자입니다.

변경 사항이 발생할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다. 이것이 일정을 변경해야 하는 이유입니까? 관련된 서류가 있습니까? 변경 사항을 현실적으로 구현하기 위한 기간은 어떻게 됩니까? 그리고 물론 누가 변경을 승인할 권한이 있습니까?

프로젝트 일정

일정은 종종 프로젝트 계획의 일부이며 문서 중 하나 또는 부록으로 포함됩니다. 프로젝트가 더 크고 일정이 더 길고 복잡할 때 일반적으로 프로젝트 관리 소프트웨어 도구에 통합됩니다.

ProjectManager는 프로젝트 계획 및 일정을 관리하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 이 짧은 비디오를 보고 방법을 확인하십시오.

일정관리 체크리스트

일정에 필요한 모든 부분이 포함되어 있는지 확인하고 범위가 늘어나는 것을 방지하려면 다음 질문에 답해야 합니다.

• 일정을 어떻게 개발할 것인가?

타임라인에서 작업을 수집하고 구성하는 Gantt 차트와 같이 일정을 만들고 관리하는 데 도움이 되는 도구를 제공하는 소프트웨어를 선택하십시오. 또한 프로젝트에 소요되는 시간을 더 잘 예측하는 데 사용할 기술을 알고 있어야 합니다.

• 루프에 누가 있습니까?

진행 상황을 최신 상태로 유지해야 하는 이해 관계자를 식별하고 업데이트를 원하는 빈도와 수단을 알아보세요.

• 성능은 언제 어떻게 측정됩니까?

프로젝트 진행 상황과 성과를 모니터링하고 추적하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 높은 수준의 스냅샷을 제공하는 대시보드에서 데이터에 대한 심층적인 보고서에 이르기까지 일정을 실행하기 전에 올바른 도구가 준비되어 있는지 확인하십시오.

• 어떻게 계속 궤도를 유지할 것인가?

언급한 바와 같이 프로젝트가 변경되고 일정이 늦어지는 시점이 있을 수 있습니다. 세상의 끝은 아니지만 일정대로 돌아가려면 적절한 대응이 필요합니다. 일반적으로 사용되는 몇 가지 기술은 충돌(더 많은 리소스 추가), 빠른 추적(한 번에 여러 작업 실행), 범위 변경 또는 일정 수정입니다.

• 자원은 어떻게 관리됩니까?

각 작업을 완료하는 데 필요한 리소스와 일정에 맞는 리소스를 파악합니다. 팀이 해당 작업을 실행할 준비가 되면 필요한 모든 자료를 준비하고 싶을 것입니다.

일정 관리 템플릿

프로젝트 관리에 도움이 되는 수십 가지의 무료 프로젝트 관리 템플릿을 제공합니다. 다음은 프로젝트 일정을 만들고 일정 관리 계획에 필요한 정보를 수집하는 데 이상적인 세 가지 템플릿입니다.

간트 차트 템플릿

Gantt 차트는 프로젝트 관리자가 프로젝트 일정을 생성, 추적 및 관리할 수 있는 다목적 도구입니다. 무료 Gantt 차트 템플릿을 Excel 파일로 사용하거나 ProjectManager로 가져와서 귀하와 귀하의 팀이 온라인으로 액세스할 수 있는 프로젝트 일정을 생성할 수 있습니다.

작업분류체계 템플릿

작업 분할 구조를 생성하면 프로젝트 작업을 시각화하고 그에 따라 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 이것은 프로젝트 일정을 작성할 때 기본 단계입니다. 작업 분석 구조 템플릿을 다운로드하거나 프로세스를 자동화하는 작업 분석 구조 기능이 내장된 온라인 Gantt 차트를 사용할 수 있습니다.

프로젝트 범위 템플릿

일정 관리 계획을 만들기 전에 수행해야 하는 모든 프로젝트 작업을 설명하는 프로젝트 범위를 정의해야 합니다. 정확한 프로젝트 일정을 작성할 수 있도록 수행하지 않을 작업도 결정하는 것이 중요합니다.

ProjectManager가 관리 계획 일정 수립을 돕는 방법

일정 관리는 큰 프로젝트에 포함된 작은 프로젝트와 같습니다. 프로젝트의 규모에 관계없이 만나야 할 일정, 관리할 리소스, 할당할 팀이 있습니다. 모든 사람이 능력을 발휘하도록 하고 진행 상황과 작업량을 모니터링해야 합니다. 해야 할 일이 많습니다. 바로 ProjectManager가 필요합니다. 수상 경력에 빛나는 소프트웨어를 통해 조직적이고 생산적인 업무를 수행할 수 있습니다.

일정을 만들고 관리하려면 강력한 도구가 필요합니다. 당사의 온라인 Gantt 차트는 프로젝트 작업을 수집하고 프로젝트 타임라인에 채워지는 시작 및 종료 날짜를 추가합니다. 그런 다음 팀에서 완료해야 할 가장 중요한 작업과 완료해야 할 작업을 알 수 있도록 작업에 우선 순위에 태그를 지정할 수 있습니다. 진행 상황을 쉽게 추적하기 위해 이정표 기능을 사용하여 전체 일정을 개별 단계로 나눌 수 있습니다.

노동 및 자원 비용도 Gantt에서 수집할 수 있습니다. 일정이 완료되면 필터링을 통해 주요 경로를 확인하고 기준선을 설정하여 프로젝트 변동을 측정할 수 있습니다. 순조롭게 진행되고 있는지 또는 일정을 맞추기 위해 조정이 필요한지 항상 알 수 있습니다. 일정에서 무언가를 변경해야 하는 경우 작업을 새 날짜로 끌어다 놓기만 하면 모든 것이 자동으로 업데이트됩니다.

팀은 동적 작업 목록 또는 일정과 같은 여러 프로젝트 보기 중 하나로 자신의 작업을 구성할 수 있습니다. 칸반 보드 보기는 워크플로를 시각화하여 관리자가 누가 무엇을 작업하고 있는지 볼 수 있도록 합니다. 팀에 과도한 부담을 주지 않고 필요한 것을 확보할 수 있도록 하는 리소스 관리 기능도 있습니다. 워크로드 페이지는 생산성 향상을 위해 팀의 작업 균형을 유지합니다.

마지막으로 이해 관계자에게 프로젝트 성과를 전달하면 이해 관계자가 만족하고 일정을 유지할 수 있습니다. 원클릭 보고서는 귀하와 귀하의 이해 관계자가 보고 싶어하는 데이터만 표시하도록 필터링할 수 있습니다. PDF로 공유하거나 이해 관계자에게 프레젠테이션할 때 인쇄하여 공유하는 것도 간단합니다. ProjectManager는 일정을 제어하고 일정을 유지하는 데 필요한 투명성을 제공합니다.

ProjectManager는 프로젝트 일정을 구축 및 관리하고 계획을 실행하며 진행 상황을 모니터링하고 성과를 보고하는 수상 경력에 빛나는 클라우드 기반 도구입니다. 모든 프로젝트 관리 요구 사항에 대한 원스톱 상점입니다. 우리가 왜 수만 팀이 수십만 개의 프로젝트를 관리하고 30일 평가판을 사용하도록 도왔는지 알아보십시오.