Piano di gestione della pianificazione: come crearne uno e mantenerne uno

Un adeguato piano di gestione della pianificazione ti aiuta a consegnare un progetto in tempo. Il processo di pianificazione del progetto inizia prima della pianificazione e continua per tutto il ciclo di vita del progetto. Un piano ideale include la definizione delle aspettative e include informazioni su come sviluppare, gestire, eseguire e controllare la pianificazione del progetto.

Sebbene non siano una parte essenziale di ogni progetto, i progetti complessi dovrebbero avere un piano di gestione della pianificazione per mantenere il tuo team in carreggiata. Indipendentemente dal fatto che lo utilizzi durante tutto il progetto, è una base importante da conoscere nella pratica di gestione del progetto.

Che cos'è un piano di gestione della pianificazione?

Un piano di gestione della pianificazione è un documento che spiega come verrà creata, monitorata e gestita una pianificazione del progetto. I piani di gestione della pianificazione variano a seconda del progetto, ma generalmente definiscono la metodologia di pianificazione, le misurazioni delle prestazioni, gli strumenti e le procedure che verranno impiegati.

Correlati: modelli di pianificazione del progetto

La creazione di un piano di gestione della pianificazione è il primo passaggio nel processo di pianificazione del progetto poiché stabilisce le regole che verranno seguite per creare e gestire la pianificazione del progetto.

Una volta creato un piano di gestione della pianificazione, i project manager utilizzano il software di gestione dei progetti per creare pianificazioni di progetto utilizzando strumenti come diagrammi di Gantt, elenchi di attività e calendari di progetto. ProjectManager è un robusto software di gestione dei progetti che ha tutte le funzionalità di pianificazione del progetto necessarie per creare una pianificazione del progetto.

Ruoli e Responsabilità

La prima cosa da fare è mappare chi farà cosa. Dovrai assegnare qualcuno che possiede la pianificazione, di solito il project manager. Quindi, decidi chi ha l'autorità per aggiornare la pianificazione nel tuo software di pianificazione. Questo sarà probabilmente anche il project manager; tuttavia, i progetti più grandi potrebbero avere un amministratore di progetto che gestisce questa attività. In alcuni casi, il team stesso aggiornerà la pianificazione man mano che archiviano il proprio stato durante il lavoro su un'attività. In genere è il project manager che dà l'approvazione finale.

Aggiornamento del programma

Parte del piano sta nel decidere la frequenza con cui aggiornerai il programma. A volte, è un'attività del lunedì mattina per iniziare la settimana. Altre volte, puoi aggiornare la pianificazione in un altro giorno o optare per aggiornamenti bisettimanali. Gli aggiornamenti settimanali sono considerati la norma e sono altamente raccomandati, ma la frequenza con cui aggiorni il tuo programma è determinata dal progetto, dalle parti interessate, dall'organizzazione e altro ancora.

Feedback

Il feedback è un processo integrale in qualsiasi piano di gestione della pianificazione. Gli orari sono flessibili e i rapporti sullo stato che ricevi dai membri del team in prima linea del progetto sono fondamentali per soddisfare le mutevoli esigenze del progetto. Per garantire che questo canale rimanga aperto e che nulla cada attraverso le crepe, è necessario determinare come viene fornito il feedback. Ciò potrebbe avvenire tramite rapporti sullo stato, riunioni del team o altre comunicazioni.

Modifiche al programma

Man mano che le pianificazioni cambiano, le modifiche devono essere riviste e approvate. Un membro del team, ancora una volta, di solito il project manager, deve essere nominato responsabile dell'approvazione delle modifiche alle scadenze. Se, tuttavia, la modifica è al di là del flottante accettato in un programma, è probabile che richiede l'approvazione da parte dell'alta direzione e/o delle parti interessate del progetto.

Strumenti di pianificazione

Elenca gli strumenti che utilizzerai per creare e gestire la tua pianificazione. È anche importante notare chi utilizzerà questi strumenti e in che misura. Determinare i ruoli come sola lettura, modifica e aggiornamento, ecc.

Segnalazione

I report ti consentono di comunicare i progressi agli stakeholder, ottenere dati per prendere decisioni migliori e mantenere il tuo progetto in carreggiata. Questa parte del tuo piano di gestione della pianificazione delinea i tipi di rapporti di cui hai bisogno, chi li genererà e li riceverà durante tutto il progetto e la loro frequenza.

Integrazione della pianificazione

Quest'ultimo componente è per coloro che gestiscono una pianificazione che fa parte di una pianificazione più ampia o la pianificazione di un progetto in un programma o portafoglio di progetti. In questo caso, devi tenere traccia degli altri programmi e assicurarti che il tuo sia allineato con la sequenza temporale generale e la strategia degli altri.

Come fare un piano di gestione della pianificazione

Il piano di gestione della pianificazione fa parte del piano di gestione del progetto più ampio ed è un mezzo per assicurarsi di soddisfare i risultati del progetto. Descrive anche i processi che ti consentono di rispettare le date di scadenza.

Un piano di gestione della schedulazione è composto da quattro sezioni: sviluppo della schedulazione, controllo della schedulazione, modifiche alla schedulazione e schedulazione del progetto. Approfondiamo ciascuno di questi argomenti.

Sviluppo del programma

Una volta che qualcuno del team di progetto riceve questa attività, raccolgono input dal team e scrivono procedure per aiutare a stimare meglio la durata di ciascuna attività, i costi associati e le risorse necessarie per completare l'attività.

Ciò include un controllo approfondito di tutto ciò che è necessario per la pianificazione del progetto (incluso il software di gestione del progetto), chi è responsabile dello sviluppo e della gestione della pianificazione, chi ha l'autorità per apportare modifiche e così via.

Controllo della pianificazione

A questo punto, devi determinare come misurare e controllare il tuo programma. Ciò significa avere un modo per confrontare la pianificazione e i costi pianificati con la pianificazione e i costi effettivi. Devi determinare come misurerai la pianificazione come percentuale di completamento, ore, costo, ecc.

Qualcuno della squadra avrà la responsabilità di misurare i progressi. A volte è il project manager, ma non sempre è la persona giusta per il lavoro. La squadra di solito è troppo impegnata per ricoprire anche questo ruolo. Prendi questa decisione in base al tuo progetto, al tuo team e alla regolarità con cui verranno prese queste misurazioni.

Modifiche al programma

Come accennato, i cambiamenti avverranno senza dubbio in un progetto come tempi o costi aggiuntivi, ed è importante che tu abbia qualcuno che approvi questi cambiamenti. Questa persona è solitamente lo sponsor del progetto, qualcuno che non è coinvolto nelle attività quotidiane.

Alcune cose da tenere a mente quando si verificano cambiamenti sono: È questo un motivo per cambiare il programma? Ci sono scartoffie coinvolte? Qual è il periodo di tempo per implementare il cambiamento in modo realistico? E, naturalmente, chi è autorizzato ad approvare la modifica?

Il programma del progetto

Il programma è spesso parte del piano di progetto ed è incluso come uno dei documenti o come appendice. Quando il progetto è più grande e la pianificazione è più lunga e complicata, di solito viene incorporata nello strumento del software di gestione del progetto.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti che ti aiuta a gestire il piano e la pianificazione del progetto. Guarda come guardando questo breve video.

Lista di controllo per la gestione del programma

Per assicurarti che il tuo programma includa tutte le parti necessarie ed evitare che l'ambito si insinui, assicurati di avere le risposte alle seguenti domande.

• Come svilupperai il programma?

Scegli un software che offra strumenti per aiutarti a creare e gestire la tua pianificazione, come un diagramma di Gantt, che raccoglie e organizza le attività su una sequenza temporale. Dovresti anche conoscere le tecniche che utilizzerai per stimare meglio il tempo impiegato dal tuo progetto.

• Chi c'è nel giro?

Identifica le parti interessate che devono rimanere aggiornate sui progressi e scopri con che frequenza e con quali mezzi vogliono ricevere gli aggiornamenti.

• Come e quando vengono misurate le prestazioni?

Esistono molti modi per monitorare e tenere traccia dei progressi e delle prestazioni del progetto. Dai dashboard che forniscono snapshot di alto livello ai report che approfondiscono i dati, assicurati di disporre degli strumenti giusti prima di eseguire la pianificazione.

• Come rimarrai in pista?

Come notato, i progetti cambiano e ad un certo punto potresti trovarti in ritardo sul programma. Non è la fine del mondo, ma richiede una risposta in atto per tornare nei tempi previsti. Alcune tecniche comunemente utilizzate sono l'arresto anomalo (aggiungendo più risorse), il rilevamento rapido (esecuzione di più attività contemporaneamente), la modifica dell'ambito o la revisione della pianificazione.

• Come verranno gestite le risorse?

Conosci le risorse di cui avrai bisogno per completare ogni attività e come si adattano alla tua pianificazione. Avrai voglia di avere tutto il materiale necessario a portata di mano quando il tuo team sarà pronto per eseguire quell'attività.

Modelli di gestione della pianificazione

Offriamo dozzine di modelli gratuiti di gestione dei progetti per aiutarti a gestire i tuoi progetti. Ecco tre modelli ideali per creare una schedulazione di progetto e raccogliere le informazioni necessarie per il tuo piano di gestione della schedulazione.

Modello di diagramma di Gantt

I diagrammi di Gantt sono uno strumento versatile che consente ai project manager di creare, monitorare e gestire le pianificazioni dei progetti. Puoi utilizzare il nostro modello di diagramma di Gantt gratuito come file Excel o importarlo in ProjectManager per creare una pianificazione del progetto a cui tu e il tuo team potete accedere online.

Modello di struttura di ripartizione del lavoro

La creazione di una struttura di scomposizione del lavoro ti consente di visualizzare le attività del tuo progetto e di assegnare loro la priorità di conseguenza. Questo è un passaggio fondamentale nella creazione di una schedulazione di progetto. Puoi scaricare il nostro modello di struttura di scomposizione del lavoro o utilizzare il nostro diagramma di Gantt online che ha una funzione di struttura di scomposizione del lavoro integrata che automatizza il processo per te.

Modello di ambito del progetto

Prima di creare un piano di gestione della pianificazione, dovrai definire l'ambito del progetto che delinei tutto il lavoro del progetto che deve essere svolto. È importante che tu determini anche cosa non verrà fatto in modo da poter creare una pianificazione del progetto accurata.

In che modo ProjectManager aiuta a pianificare i piani di gestione

Gestire la tua pianificazione è come un progetto più piccolo incorporato in quello più grande. Indipendentemente dalle dimensioni del progetto, ci sono tempi da rispettare, risorse da gestire e team da assegnare. È necessario che tutti lavorino al massimo e monitorino i progressi e il carico di lavoro. C'è molto da fare, ed è qui che entra in gioco ProjectManager. Il nostro premiato software ti mantiene organizzato e produttivo.

Per costruire il tuo programma e quindi la gestione richiede uno strumento robusto. Il nostro diagramma di Gantt online raccoglie le attività del tuo progetto e aggiunge le date di inizio e fine che popolano la sequenza temporale di un progetto. Puoi quindi contrassegnare le attività per priorità in modo che il tuo team sappia cosa è più importante completare e quando. Per monitorare facilmente i progressi, l'intero programma può essere suddiviso in fasi distinte con la nostra funzione milestone.

I costi per manodopera e risorse possono essere raccolti anche sul Gantt. Una volta completata la pianificazione, puoi filtrare per vedere il percorso critico e persino impostare una linea di base, che ti consente di misurare la varianza del progetto. Saprai sempre se sei sulla buona strada o se hai bisogno di apportare modifiche per tornare nei tempi previsti. Se devi modificare qualcosa nella tua pianificazione, trascina semplicemente l'attività sulla nuova data e tutto viene aggiornato automaticamente.

I team hanno la possibilità di organizzare il proprio lavoro con una delle nostre viste multiple del progetto, come un elenco attività dinamico o un calendario. La visualizzazione della bacheca kanban visualizza il tuo flusso di lavoro in modo che i manager possano vedere chi sta lavorando su cosa. Sono inoltre disponibili funzionalità di gestione delle risorse che garantiscono ai team di disporre di ciò di cui hanno bisogno senza sovraccaricarli. La nostra pagina del carico di lavoro mantiene le attività del tuo team bilanciate per una maggiore produttività.

Infine, comunicare le prestazioni del progetto ai tuoi stakeholder li rende felici e ti consente di mantenere il tuo programma. I nostri report con un clic possono essere filtrati per mostrare esclusivamente i dati che tu e i tuoi stakeholder volete vedere. È anche semplice da condividere, in formato PDF o anche stampato durante la presentazione alle parti interessate. ProjectManager controlla la tua pianificazione e ti offre la trasparenza di cui hai bisogno per rimanere in pista.

ProjectManager è uno strumento pluripremiato basato su cloud che crea e gestisce le pianificazioni dei progetti, esegue piani, monitora i progressi e segnala le prestazioni. È il tuo sportello unico per tutte le tue esigenze di gestione dei progetti. Scopri perché abbiamo aiutato decine di migliaia di team a gestire centinaia di migliaia di progetti e a partecipare oggi a questa prova di 30 giorni.