프로젝트의 리소스 활용도를 측정하는 방법

모든 프로젝트 팀은 작업을 완료하기 위해 리소스가 필요합니다. 작업을 완료하려면 도구, 장비, 재료 등이 필요합니다. 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 리소스를 관리하는 것은 성공을 위해 매우 중요하며 리소스 활용도를 측정하는 것이 이를 위한 첫 번째 단계입니다.

프로젝트를 관리하고 성공적으로 전달하는 임무를 맡은 사람들은 팀의 생산성을 유지하고 리소스 활용을 최대한 활용하는 방법을 알아야 합니다. 이것의 가장 중요한 측면 중 하나는 적절한 계획을 세우고 프로젝트 팀이 요청한 작업을 수행할 수 있는 충분한 시간과 능력이 있는지 확인하는 것입니다.

즉, 프로젝트 관리자는 리소스 관리의 중요한 기술을 연마해야 합니다. 귀하의 자원은 단순한 팀 그 이상이며 모든 자원은 방해 없이 프로젝트를 진행시키는 역할을 합니다. 그러나 팀의 시간에 대해 구체적으로 이야기할 때는 리소스 활용도를 다루고 있습니다.

리소스 활용이란 무엇입니까?

프로젝트 관리에서 자원 활용은 근로자에게 할당된 청구 가능 시간을 측정한 것입니다. 따라서 리소스 활용도를 아는 것은 비용을 이해하고 프로젝트 계획, 예산 또는 일정 조정과 같은 결정을 내리는 데 매우 중요합니다.

리소스 활용률은 프로젝트 관리자가 일정 기간 동안 팀의 용량을 파악하고 리소스 중 어느 것이 부족하거나 과도하게 활용되고 있는지 확인하는 방법입니다. 관리자는 팀이 프로젝트에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 확인할 수 있습니다. 리소스 활용은 리소스 할당과 다르며 그 차이를 이해하는 것이 중요합니다.

적절한 리소스 관리 도구가 없으면 리소스 활용도가 압도적일 수 있습니다. 자원 활용도를 측정하기 위해 프로젝트 관리자는 시간 추적, 작업 관리 및 작업표 및 Gantt 차트와 같은 자원 계획 기능을 갖춘 소프트웨어를 사용합니다. ProjectManager에는 리소스 활용도를 측정, 추적 및 관리하는 데 이상적인 도구가 있습니다. 무료로 시작하세요.

자원 활용도와 자원 할당

자원 할당은 프로젝트 관리자가 자신의 팀을 선택하고 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 작업에 대한 자원을 할당하는 방법입니다. 여기에는 필요에 따라 팀의 워크로드에 대한 모든 재할당 및 변경 사항이 포함됩니다.

그러나 리소스 활용은 리소스의 효율성을 측정한다는 점에서 보다 전략적입니다. 이상적으로는 리소스 할당으로 프로젝트를 구성하고 리소스 활용도를 측정하고 팀 시간 사용 방식을 최적화하여 프로젝트의 성공을 주도할 것입니다. 두 프로세스 모두 함께 작동하므로 효율성을 측정하는 데 도움이 될 수 있는 강력한 리소스 계획 도구가 있어야 합니다.

자원 활용 유형

자원 활용도에 대한 정의는 단 하나뿐이지만 자원 계획에서 다양한 목적으로 사용되는 다양한 측정 방법이 있습니다. 다음은 가장 일반적으로 사용되는 리소스 활용 유형입니다.

전체 활용도

전체 자원 활용도를 측정할 때 프로젝트 관리자는 팀원이 할당된 모든 청구 가능, 청구 불가 및 전략적 활동에 소비한 시간을 추가하고 이를 총 사용 가능한 시간과 비교합니다. 이것은 팀 구성원의 시간이 완전히 사용되고 있는지 여부와 더 잘 활용될 수 있는 방법을 결정하는 데 도움이 됩니다.

청구 가능 사용률

청구 가능 시간은 작업이 완료된 후 고객에게 청구되는 노동 시간입니다. 따라서 청구 가능 자원 활용은 고객 또는 프로젝트 관리자가 청구 불가능 시간 및 전략적 활동을 제외한 근로자의 청구 가능 시간을 결정해야 할 때 계산됩니다. 이 자원 활용 방법은 직원 성과를 측정하고 비교할 때 매우 유용합니다.

청구불능 활용

청구 가능으로 간주되지 않는 모든 활동은 청구 불가능으로 분류됩니다. 이 방법은 프로젝트 관리자가 자원 활용이 얼마나 효율적인지 평가해야 할 때 사용됩니다. 청구 불가능한 사용률이 높다는 것은 팀이 중요하지 않은 작업에 너무 많은 시간을 할애하고 있다는 신호일 수 있습니다.

전략적 활용

조직에는 전략 계획의 일부인 장기 목표가 있습니다. 이러한 계획을 달성하려면 전략적 프로젝트와 프로그램을 실행해야 합니다. 전략적 자원 활용은 팀 구성원이 이러한 전략적 활동에 소비하는 시간을 측정합니다.

다양한 유형의 리소스 사용률에 대해 배웠으므로 이제 리소스 사용률 공식을 사용하여 이를 측정할 수 있습니다.

자원 활용 공식

자원 활용도를 계산하는 많은 공식이 있습니다. 다양한 인사이트를 얻는 데 사용되며 리소스 관리 요구 사항을 충족하기 위해 생성할 수도 있습니다. 가장 일반적으로 사용되는 자원 활용 공식은 FTE(전일제 등가 공식)입니다.

자원 가동률 = 근로자의 할당된 시간 / 근로자의 총 가용 시간 * 100

이 공식은 사용 가능한 총 시간과 작업 시간 간의 관계를 기반으로 각 팀 구성원 또는 팀 전체의 리소스 사용률을 계산합니다. 다양한 유형의 자원 활용도를 측정하려면 근로자에게 할당된 시간 값을 청구 가능, 청구 불가능 및 전략적 시간으로 변경하기만 하면 됩니다.

리소스 활용도 측정 방법

오늘날 대부분의 회사는 시간 추적 및 자원 관리 기능이 탑재된 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 언제든지 자원 활용도를 측정, 추적 및 관리합니다. 다음은 ProjectManager와 같은 소프트웨어의 도움으로 리소스 활용도를 측정하기 위해 따를 수 있는 몇 가지 일반적인 단계입니다.

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1. 청구 가능 시간 및 청구 불가능 시간 정의

리소스 활용도를 정확하게 측정하는 첫 번째 단계는 팀에서 실행할 청구 가능한 활동과 청구 불가능한 활동을 정의하는 것입니다. 전체 사용률, 청구 가능 사용률 및 청구 불가 사용률을 계산할 수 있다고 정의하면

2. 각 팀원의 가용 시간 결정

이제 계약에 따라 각 팀 구성원이 사용할 수 있는 시간을 결정해야 합니다. 계약은 무엇보다도 풀타임, 파트타임 또는 단가가 될 수 있습니다. 이제 작업을 할당하고 작업표를 사용하여 리소스 활용도를 추적하는 데 필요한 정보를 얻었습니다.

3. 작업표를 사용하여 리소스 활용도 측정

작업표는 팀의 시간을 문서화하고, 자원 활용 공식을 사용하고, 전체 자원 활용을 측정할 수 있게 해주기 때문에 자원 활용을 측정하는 필수 도구입니다.

4. 자원 활용 공식 사용

필요에 따라 청구 가능, 청구 불가능 또는 전략적 자원 활용도를 측정하도록 선택할 수 있습니다. 위의 리소스 사용률 공식을 사용하여 리소스 사용률을 측정하기만 하면 됩니다.

5. 직원의 생산성 결정

리소스 활용도 분석을 기반으로 동료 비교 분석 및 결과물 측면에서 수행한 작업을 기반으로 초과 할당된 작업자, 과소 할당된 작업자 및 성능이 낮은 작업자를 결정할 수 있습니다.

리소스 활용이 중요한 이유는 무엇입니까?

리소스 활용이 프로젝트를 실행하는 데 중요한 이유는 분명해야 하지만 그러한 프로세스의 이점을 더 자세히 살펴보는 것도 나쁘지 않습니다. 하나는 자원을 활용하는 것이 프로젝트의 생산성을 유지하는 데 중요합니다. 팀에 부담이 가중되면 최적의 수준에서 수행하지 못할 것입니다.

리소스 활용은 또한 프로젝트에 대한 가시성을 제공합니다. 투명도가 높을수록 프로젝트를 더 잘 모니터링할수록 중요한 단계를 놓칠 가능성이 줄어듭니다. 이를 통해 위험이 당신을 방해할 수 있는 문제로 발전하기 전에 위험을 포착할 수 있습니다.

이 모든 것은 비용 또는 비즈니스 측면에서 ROI에 대해 더 많은 효과를 얻을 수 있음을 의미합니다. 리소스가 과도하게 사용되거나 과도하게 사용되지 않도록 하면 더 효율적으로 일하고 수익을 높일 수 있습니다.

마지막으로 리소스 활용 프로세스는 프로젝트 관리자가 보다 민첩하게 작업할 수 있는 도구를 제공합니다. 리소스 일정을 빠르게 조정할 수 있는 유연성이 있으므로 문제를 피하거나 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다. 그것은 프로젝트를 궤도에 유지합니다.

리소스 관리 템플릿

프로젝트 관리에 도움이 되는 수십 개의 무료 프로젝트 관리 템플릿이 있습니다. 다음은 리소스 활용도를 측정할 때 매우 유용하고 리소스 관리 요구 사항에 도움이 될 수 있는 세 가지 템플릿입니다.

자원 관리 계획 템플릿

무료 리소스 관리 계획 템플릿은 팀의 작업 시간을 문서화하고 일정에 따라 추적할 수 있는 훌륭한 도구입니다. 필요에 따라 사용자 정의한 다음 다운로드 가능한 Excel 파일로 사용하거나 ProjectManager로 가져와서 귀하와 귀하의 팀이 언제 어디서나 액세스할 수 있습니다.

RACI 매트릭스 템플릿

RACI 매트릭스는 프로젝트에서 팀원의 책임, 책임 및 역할을 정의하고 팀원의 책임에 대한 개요를 파악하는 데 이상적인 도구입니다. 무료 RACI 매트릭스 템플릿은 리소스 활용 분석 프로세스를 시작하기에 좋은 곳입니다.

대시보드 템플릿

대시보드는 높은 수준의 관점에서 프로젝트의 상태를 모니터링하는 좋은 방법입니다. 프로젝트 관리 대시보드 템플릿을 사용하면 비용, 워크로드 및 작업을 모니터링할 수 있으므로 리소스 활용도를 추적하는 데 훌륭한 도구가 됩니다.

ProjectManager가 리소스 사용률을 계산하는 방법

다른 방정식을 사용하여 리소스 사용률을 계산하려면 시간이 걸립니다. 이러한 계산을 자동으로 수행하여 사용자가 계산할 필요가 없도록 하는 도구가 있다면 좋지 않을까요? ProjectManager는 바로 그 일을 하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

우리는 함께 통합된 전체 프로젝트 관리 도구 제품군을 가지고 있으므로 데이터를 공유하고 동일한 프로그램 내에서 프로젝트를 관리할 수 있습니다. 한 가지 필수 기능은 리소스를 할당하고 비용을 추적하는 동시에 팀의 가용성에 대한 가시성을 제공하는 리소스 관리 소프트웨어입니다. 하나의 도구에서 모든 작업 부하의 균형을 맞출 수도 있습니다.

실시간 데이터

작동 방식은 다음과 같습니다. 당사 소프트웨어는 클라우드 기반이므로 모든 데이터가 최신 상태이므로 실시간 정보로 의사 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 팀 관리 페이지에서 누가 무엇을 하고 있는지 항상 확인할 수 있습니다. 여기에서 작업, 마감 날짜 및 진행 상황에 대한 세부 정보가 포함된 팀 구성원 목록을 볼 수 있습니다.

누가 무엇을 하고 있는지 알기 전에 그들에게 작업을 할당하기 전에 그들의 가용성을 매핑해야 합니다. 팀 관리 페이지에서 설정하면 팀의 근무일, 휴일 및 유급 휴가를 결정할 수 있습니다. 글로벌 공휴일 기능을 사용하여 팀이 현장에 있거나 전 세계에 분산되어 있는 경우 이 작업을 수행할 수 있습니다.

온라인 간트 차트

팀의 가용성을 차단한 후에는 온라인 Gantt 차트에서 리소스를 할당할 수 있습니다. 이 프로젝트 보기에서 팀 구성원이 작업을 수행해야 하는 시간을 확인하여 작업을 할당할 수도 있습니다. 초과 또는 과소 할당되었는지 확인합니다. 리소스 비용에 대한 견적도 얻을 수 있습니다.

강력한 리소스 관리 기능

리소스 활용 소프트웨어의 핵심은 워크로드 페이지입니다. 여기에서 모든 팀 구성원의 작업량과 할당된 작업이 너무 많거나 너무 적은지를 색상으로 구분한 차트를 얻을 수 있습니다. 자원 활용 방정식이 필요하지 않습니다. 무엇보다도, 생산성을 추가하고 번아웃을 피하기 위해 워크로드의 균형을 유지하려면 워크로드 페이지에서 바로 재할당하십시오. 여러 팀을 관리하는 경우 걱정하지 마십시오. 페이지를 프로젝트, 팀 또는 날짜별로 필터링할 수 있습니다.

프로젝트에 효율성을 추가하기 위해 ProjectManager가 할 수 있는 일이 훨씬 더 많습니다. 팀이 작업을 수행할 때 자동으로 업데이트되는 작업표가 있습니다. 그들의 시간을 추적할 수 있습니다. 또한 진행 상황에 대한 상위 수준 보기를 위한 실시간 대시보드와 데이터를 더 자세히 볼 수 있는 원클릭 보고 기능도 있습니다. 하나의 도구로 계획, 모니터링 및 보고하세요. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용하여 생산성을 높이는 데 어떻게 도움이 되는지 확인하십시오.