Yönetim Planı Çizelgesi: Nasıl Yapılır ve Bakımı Yapılır

Uygun bir zamanlama yönetimi planı, bir projeyi zamanında teslim etmenize yardımcı olur. Proje çizelgeleme süreci, çizelge yapılmadan önce başlar ve proje yaşam döngüsü boyunca devam eder. İdeal bir plan, beklentilerin belirlenmesini ve proje takviminin nasıl geliştirileceği, yönetileceği, yürütüleceği ve kontrol edileceğine ilişkin bilgileri içerir.

Her projenin önemli bir parçası olmasa da, karmaşık projelerin ekibinizi doğru yolda tutmak için bir zamanlama yönetim planı olmalıdır. Proje boyunca kullanıp kullanmadığınıza bakılmaksızın, proje yönetimi uygulamanızda bilmeniz gereken önemli bir temeldir.

Program Yönetim Planı Nedir?

Zaman çizelgesi yönetim planı, bir proje zaman çizelgesinin nasıl oluşturulacağını, izleneceğini ve yönetileceğini açıklayan bir belgedir. Çizelge yönetim planları projeye bağlı olarak değişir, ancak bunlar genellikle çizelgeleme metodolojisini, performans ölçümlerini, kullanılacak araçları ve prosedürleri tanımlar.

İlgili: Proje Planlama Şablonları

Bir çizelge yönetim planı oluşturmak, proje çizelgenizi oluşturmak ve yönetmek için izlenecek kuralları belirlediğinden, proje çizelgeleme sürecinin ilk adımıdır.

Bir zamanlama yönetimi planı oluşturulduktan sonra, proje yöneticileri Gantt çizelgeleri, görev listeleri ve proje takvimleri gibi araçları kullanarak proje çizelgeleri oluşturmak için proje yönetimi yazılımını kullanır. ProjectManager, bir proje takvimi oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm proje çizelgeleme özelliklerine sahip güçlü bir proje yönetimi yazılımıdır.

Roller ve Sorumluluklar

Yapılacak ilk şey, kimin ne yapacağını belirlemek. Genellikle proje yöneticisi olmak üzere, çizelgenin sahibi olan birini atamanız gerekir. Ardından, çizelgeleme yazılımınızda kimin çizelgeyi güncelleme yetkisine sahip olduğuna karar verin. Bu muhtemelen proje yöneticisi de olacaktır; ancak, daha büyük projelerde bu görevi yerine getiren bir proje yöneticisi olabilir. Bazı durumlarda, bir görev üzerinde çalışırken durumlarını dosyalarken ekibin kendisi zamanlamayı günceller. Nihai onayı genellikle proje yöneticisi verir.

Programı Güncelleme

Planın bir kısmı, programı ne sıklıkta güncelleyeceğinize karar vermektir. Bazen, haftaya başlamak için bir Pazartesi sabahı etkinliğidir. Diğer zamanlarda, programı başka bir günde güncelleyebilir veya iki haftada bir güncellemeleri tercih edebilirsiniz. Haftalık güncellemeler norm olarak kabul edilir ve şiddetle tavsiye edilir, ancak programınızı güncelleme sıklığı proje, paydaşlar, organizasyon ve daha fazlası tarafından belirlenir.

Geri bildirim

Geri bildirim, herhangi bir program yönetim planında ayrılmaz bir süreçtir. Zaman çizelgeleri esnektir ve projenin değişen ihtiyaçlarını karşılamak için projenin ön saflarındaki ekip üyelerinden aldığınız durum raporları çok önemlidir. Bu kanalın açık kalmasını ve çatlaklardan hiçbir şeyin düşmemesini sağlamak için geri bildirimin nasıl iletildiğini belirlemeniz gerekir. Bu durum raporları, ekip toplantıları veya diğer iletişimler yoluyla olabilir.

Değişiklikleri Planla

Programlar değiştikçe, değişikliklerin gözden geçirilmesi ve onaylanması gerekir. Yine genellikle proje yöneticisi olan bir ekip üyesi, son tarih değişikliklerini onaylayan olarak atanmalıdır. Bununla birlikte, değişiklik bir çizelgede kabul edilen dalgalanmanın ötesindeyse, muhtemelen üst yönetimin ve/veya proje paydaşlarının onayını gerektirir.

Zamanlama Araçları

Zamanlamanızı oluşturmak ve yönetmek için kullanacağınız araçları listeleyin. Bu araçları kimlerin ve ne ölçüde kullanacağını da not etmek önemlidir. Salt okunur, düzenleme ve güncelleme gibi rolleri belirleyin.

Raporlama

Raporlar, ilerlemeyi paydaşlara iletmenize, daha iyi kararlar almak için veri elde etmenize ve projenizi yolunda tutmanıza olanak tanır. Zamanlama yönetimi planınızın bu bölümü, ihtiyaç duyduğunuz rapor türlerini, bunları proje boyunca kimlerin oluşturacağını ve alacağını ve bunların sıklığını özetler.

Program Entegrasyonu

Bu son bileşen, daha büyük bir çizelgenin parçası olan bir çizelgeyi ya da bir program ya da proje portföyündeki bir projenin çizelgesini yönetenler içindir. Bu durumda, diğer programları takip etmeniz ve sizinkinin diğerlerinin genel zaman çizelgesi ve stratejisiyle uyumlu olduğundan emin olmanız gerekir.

Bir Program Yönetim Planı Nasıl Yapılır

Program yönetim planı, daha büyük proje yönetimi planının bir parçasıdır ve proje teslimatlarını karşıladığınızdan emin olmanın bir yoludur. Ayrıca, son tarihlerinizi karşılamanıza izin veren süreçleri de özetlemektedir.

Bir çizelge yönetim planı dört bölümden oluşur: çizelge geliştirme, çizelge kontrolü, çizelge değişiklikleri ve proje çizelgesi. Bu konuların her birini daha derinlemesine inceleyelim.

Program Geliştirme

Proje ekibinden biri bu görevi aldığında, ekipten girdi toplar ve her görevin süresini, ilişkili maliyetleri ve görevi tamamlamak için gerekli kaynakları daha iyi tahmin etmeye yardımcı olacak prosedürler yazarlar.

Bu, çizelgeyi geliştirmekten ve yönetmekten sorumlu olan, değişiklik yapma yetkisine sahip olan, vb. proje takvimi için gerekli olan her şeyin (proje yönetim yazılımı dahil) kapsamlı bir denetimini içerir.

Program Kontrolü

Bu noktada, programınızı nasıl ölçeceğinizi ve kontrol edeceğinizi belirlemeniz gerekir. Bu, planlanan programınızı ve maliyetlerinizi gerçek programınız ve maliyetinizle karşılaştırmanın bir yolunun olması anlamına gelir. Tamamlanma yüzdesi, saat, maliyet vb. gibi programı nasıl ölçeceğinizi belirlemelisiniz.

Ekipten biri, ilerlemeyi ölçmek için sorumluluk sahibi olacaktır. Bazen proje yöneticisidir, ancak her zaman iş için doğru kişi değildirler. Ekip de genellikle bu rolü üstlenemeyecek kadar meşguldür. Bu kararı projenize, ekibinize ve bu ölçümlerin alınma sıklığına göre verin.

Değişiklikleri Planla

Bahsettiğimiz gibi, bir projede şüphesiz ek süre veya maliyet gibi değişiklikler olacaktır ve bu değişiklikleri onaylayan birinin olması önemlidir. Bu kişi genellikle proje sponsorudur, günlük aktivitelere dahil olmayan kişidir.

Değişiklikler meydana geldiğinde akılda tutulması gereken bazı şeyler şunlardır: Bu, programı değiştirmek için bir neden mi? Evrak işi var mı? Değişikliği gerçekçi bir şekilde uygulamak için zaman çerçevesi nedir? Ve elbette, değişikliği onaylamaya kim yetkilidir?

Proje Takvimi

Program genellikle proje planının bir parçasıdır ve belgelerden biri veya ek olarak dahil edilir. Proje daha büyük olduğunda ve program daha uzun ve daha karmaşık olduğunda, genellikle proje yönetimi yazılım aracına dahil edilir.

ProjectManager, proje planınızı ve zamanlamanızı yönetmenize yardımcı olan proje yönetimi yazılımıdır. Bu kısa videoyu izleyerek nasıl olduğunu görün.

Zamanlama Yönetimi Kontrol Listesi

Programınızın gerekli tüm bölümleri içerdiğinden emin olmak ve kapsam kaymasını önlemek için aşağıdaki soruları yanıtladığınızdan emin olun.

• Takvimi Nasıl Geliştireceksiniz?

Görevleri bir zaman çizelgesinde toplayan ve organize eden Gantt şeması gibi, zamanlamanızı oluşturmanıza ve yönetmenize yardımcı olacak araçlar sunan bir yazılım seçin. Projenizin alacağı zamanı daha iyi tahmin etmek için kullanacağınız teknikleri de bilmelisiniz.

• Döngüde Kim Var?

İlerleme konusunda güncel kalması gereken paydaşları belirleyin ve güncellemeleri ne sıklıkta ve hangi yollarla almak istediklerini öğrenin.

• Performans Nasıl ve Ne Zaman Ölçülür?

Proje ilerlemesini ve performansını izlemenin ve takip etmenin birçok yolu vardır. Üst düzey anlık görüntüler sağlayan panolardan verilerin daha derinlerine inen raporlara kadar, programınızı yürütmeden önce doğru araçlara sahip olduğunuzdan emin olun.

• Nasıl Yolda Kalacaksınız?

Belirtildiği gibi, projeler değişir ve bir noktada kendinizi programın gerisinde bulabilirsiniz. Dünyanın sonu değil, ancak programa geri dönmek için yerinde bir yanıtın olması gerekiyor. Yaygın olarak kullanılan bazı teknikler, çökme (daha fazla kaynak ekleme), hızlı izleme (birkaç görevi aynı anda yürütme), kapsamı değiştirme veya programı revize etmedir.

• Kaynaklar Nasıl Yönetilecek?

Her görevi tamamlamak için ihtiyaç duyacağınız kaynakları ve bunların programınıza nasıl uyduğunu öğrenin. Ekibiniz bu görevi yerine getirmeye hazır olduğunda gerekli tüm materyallere sahip olmak isteyeceksiniz.

Zamanlama Yönetimi Şablonları

Projelerinizi yönetmenize yardımcı olacak düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonu sunuyoruz. İşte bir proje takvimi oluşturmak ve program yönetimi planınız için gerekli bilgileri toplamak için ideal olan üç şablon.

Gantt Şeması Şablonu

Gantt çizelgeleri, proje yöneticilerinin proje çizelgelerini oluşturmasına, izlemesine ve yönetmesine olanak tanıyan çok yönlü bir araçtır. Ücretsiz Gantt şeması şablonumuzu bir Excel dosyası olarak kullanabilir veya sizin ve ekibinizin çevrimiçi olarak erişebileceği bir proje programı oluşturmak için ProjectManager'a aktarabilirsiniz.

İş Dökümü Yapısı Şablonu

Bir iş kırılım yapısı oluşturmak, proje görevlerinizi görselleştirmenize ve buna göre önceliklendirmenize olanak tanır. Bu, bir proje takvimi oluştururken temel bir adımdır. İş kırılım yapısı şablonumuzu indirebilir veya süreci sizin için otomatikleştiren yerleşik bir iş kırılım yapısı özelliğine sahip çevrimiçi Gantt grafiğimizi kullanabilirsiniz.

Proje Kapsam Şablonu

Bir zamanlama yönetimi planı oluşturmadan önce, yapılması gereken tüm proje çalışmalarını özetleyen proje kapsamınızı tanımlamanız gerekir. Doğru bir proje takvimi oluşturabilmeniz için nelerin yapılmayacağını da belirlemeniz önemlidir.

ProjectManager, Yönetim Planlarını Planlamaya Nasıl Yardımcı Olur?

Programınızı yönetmek, daha büyük olanın içine yerleştirilmiş daha küçük bir proje gibidir. Projenin boyutu ne olursa olsun, karşılanması gereken zaman çizelgeleri, yönetilecek kaynaklar ve atanacak ekipler vardır. Herkesin kapasitesinin üzerinde çalışmasını ve ilerlemelerini ve iş yüklerini izlemesini sağlamanız gerekir. Yapılması gereken çok şey var, burada ProjectManager devreye giriyor. Ödüllü yazılımımız sizi düzenli ve üretken tutar.

Programınızı oluşturmak ve ardından yönetim için sağlam bir araç gerekir. Çevrimiçi Gantt grafiğimiz, proje görevlerinizi toplar ve bir proje zaman çizelgesinde yer alan başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ekler. Ardından, ekibinizin neyin ne zaman tamamlanmasının en önemli olduğunu bilmesi için görevleri öncelikli olarak etiketleyebilirsiniz. İlerlemeyi kolayca takip etmek için, kilometre taşı özelliğimizle tüm program farklı aşamalara ayrılabilir.

İşgücü ve kaynak maliyetleri de Gantt'ta toplanabilir. Programınızı tamamladıktan sonra, kritik yolu görmek için filtre uygulayabilir ve hatta proje varyansını ölçmenize olanak tanıyan bir temel ayarlayabilirsiniz. Doğru yolda olup olmadığınızı veya programa geri dönmek için ayarlamalar yapmanız gerekip gerekmediğini her zaman bileceksiniz. Programınızda bir şeyi değiştirmeniz gerekirse, görevi yeni tarihe sürükleyip bırakmanız yeterlidir; her şey otomatik olarak güncellenir.

Ekipler, dinamik görev listesi veya takvim gibi çoklu proje görünümlerimizden biriyle kendi çalışmalarını organize etme seçeneğine sahiptir. Kanban panosu görünümü iş akışınızı görselleştirir, böylece yöneticiler kimin ne üzerinde çalıştığını görebilir. Ekiplerin ihtiyaç duydukları şeylere aşırı yüklenmeden sahip olmalarını sağlayan kaynak yönetimi özellikleri de vardır. İş yükü sayfamız, daha fazla üretkenlik için ekibinizin görevlerini dengede tutar.

Son olarak, proje performansını paydaşlarınıza iletmek onları mutlu eder ve programınızı sürdürmenizi sağlar. Tek tıkla raporlarımız, yalnızca sizin ve paydaşlarınızın görmek istediği verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir. Paydaşlara sunum yaparken PDF olarak veya hatta çıktı olarak paylaşmak da kolaydır. ProjectManager programınızı kontrol eder ve yolda kalmanız için ihtiyacınız olan şeffaflığı sağlar.

ProjectManager, proje çizelgelerini oluşturan ve yöneten, planları yürüten, ilerlemeyi izleyen ve performansla ilgili raporlar sunan, ödüllü, bulut tabanlı bir araçtır. Tüm proje yönetimi ihtiyaçlarınız için tek adresiniz. On binlerce ekibin yüz binlerce projeyi yönetmesine neden yardım ettiğimizi görün ve bu 30 günlük denemeyi bugün yapın.