워크플로 프로세스를 정의하는 방법

그 프로젝트를 어떻게 끝낼지 궁금하세요? 먼저 워크플로 프로세스를 정의해야 합니다. 방법을 알아보려면 아래를 읽어보세요.

워크플로 프로세스란 무엇입니까?

워크플로는 일련의 비즈니스 프로세스 관리 규칙에 따라 작업, 정보 및 문서가 작업을 위해 한 사람에서 다른 사람으로 전달되는 비즈니스 프로세스를 정의, 실행 및 자동화하는 프로세스입니다. 그것은 한 명 이상의 사람들에 의한 작업을 포함하고 자료, 정보 또는 서비스를 변환합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 원활한 워크플로 자동화가 가능합니다. ProjectManager는 품질을 유지하면서 효율성을 추가하기 위해 사용자 지정 워크플로 및 작업 승인이 포함된 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 각 프로세스에 필요한 만큼 트리거를 설정하고 작업을 조정하여 상태, 우선 순위, 담당자 등을 변경합니다. 작업 승인을 사용하여 프로세스를 제어하기 위해 이러한 변경을 수행할 권한이 있는 사람을 선택합니다. 오늘 무료로 시작하세요.

워크플로 프로세스와 비즈니스 프로세스

워크플로 프로세스와 비즈니스 프로세스는 관련되어 있지만 동일하지 않습니다. 워크플로 프로세스는 완전히 자동화되거나 자동화된 프로세스의 일부일 수 있는 비즈니스 프로세스의 자동화입니다. 프로세스에는 일련의 절차 규칙에 따라 프로세스를 진행하는 문서, 정보 또는 작업이 포함될 수 있습니다.

그러나 비즈니스 프로세스는 비즈니스 목표 또는 정책 목표를 실현하는 데 함께 도움이 되는 하나 이상의 연결된 절차 또는 활동의 집합입니다. 이는 일반적으로 역할과 관계를 정의하는 조직 구조의 맥락 내에서 이루어집니다. 다른 프로세스에 적용할 수 있는 프로세스로 생각할 수 있습니다.

간단히 말해서 비즈니스 프로세스는 수동 또는 자동화될 수 있는 활동과 관련되며 비즈니스 목표를 실현합니다. 워크플로 프로세스는 완전히 또는 부분적으로 자동화된 비즈니스 프로세스입니다. 비즈니스 컨텍스트에서 작업을 자동화하기 위한 접근 방식과 기술을 나타냅니다. 비즈니스 프로세스는 보다 일반적이며 일반적으로 자동화 및 수동 작업의 복잡한 흐름을 포함합니다.

관련: 워크플로 다이어그램을 만드는 방법

끝을 염두에 두고 시작하십시오

워크플로에 대해 처음 생각할 때 끝을 염두에 두고 시작하고 싶습니다. 이것은 당신이 최종 목표를 향해 바라보고 거기에 도달하기 위한 올바른 경로를 알아낼 수 있도록 뒤로 작업한다는 것을 의미합니다. 이는 워크플로 프로세스를 결정하는 데 도움이 됩니다.

이러한 관점에서 다음과 같은 몇 가지 질문을 스스로에게 하고 싶을 것입니다. 프로젝트의 끝점에 도달하는 데 필요한 프로세스, 워크플로 및 시스템은 무엇이며 채택할 모범 사례는 무엇입니까? 체크리스트를 만들고 질문을 하고 싶을 것입니다. 누구와 협력할 것인지 확인하고 어떤 리더십 팀이 전체 노력을 주도할 것인지 결정하십시오.

워크플로를 정의하는 방법

프로젝트의 워크플로를 정의하는 것은 작업 관리의 초석입니다. 올바르게 수행하기 위한 세 가지 팁은 다음과 같습니다.

1. 현실적인 워크플로 다이어그램을 만들고 작업을 수행하는 사람들을 참여시킵니다.
2. 팀의 동의를 얻고 승인을 받은 다음 프로젝트 계획을 채택합니다.
3. 프로세스가 도구 선택을 주도하도록 워크플로 프로세스를 도구 기능과 일치시키십시오.

이 과정을 따르면 많은 이점이 있습니다. 생산성을 향상시키고 프로젝트 작업 시 오류를 줄이며 스트레스를 해소하고 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

워크플로 프로세스 자동화

워크플로를 정의한 후에는 더 효율적으로 만들고 싶을 것입니다. 이를 수행하는 한 가지 방법은 워크플로 자동화를 사용하는 것입니다. 수동 데이터 입력 및 요청 처리를 대부분 제거하여 내부 워크플로를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

자동화를 통해 완료, 보류 중 또는 진행 중인 작업의 상태를 추적할 수도 있습니다. 소프트웨어가 ProjectManager와 같은 클라우드 기반인 경우 이러한 상태 업데이트가 실시간으로 기록되어 효율성이 추가됩니다.

자동화 기능이 있는 소프트웨어는 팀이 계속 작업을 수행하는 데 도움이 될 수도 있습니다. 상태가 늦거나 마감일이 임박한 경우 해당 작업을 담당하는 팀 구성원에게 자동 알림을 이메일로 보낼 수 있습니다. 마찬가지로 중요한 것은 작업이 완료되면 팀에 알림이 전송되어 한 작업에서 다른 작업으로 원활하게 전환할 수 있다는 것입니다.

워크플로 프로세스에 도움이 되는 무료 템플릿

워크플로 프로세스에는 자동화가 포함되며 이를 위해서는 소프트웨어가 필요합니다. 그러나 모든 사람이 아직 업그레이드할 준비가 된 것은 아닙니다. 아직 고민 중이라면 워크플로 프로세스에 도움이 될 수 있는 무료 프로젝트 관리 템플릿이 있습니다. 다음은 ProjectManager가 당사 사이트에서 무료로 제공하는 수십 가지 중 몇 가지입니다.

RACI 매트릭스 템플릿

워크플로 프로세스를 생성하기 전에 팀에서 누가 무엇을 하고 있는지 이해해야 합니다. 이 팀 구성은 Excel용 무료 RACI 매트릭스 템플릿의 도움으로 완료됩니다. 무료 템플릿을 사용하여 책임, 책임, 상담 및 정보의 약어에 해당하는 범주에서 팀 구성원을 수집할 수 있습니다.

작업 주문 템플릿

워크플로 프로세스에 조직 외부의 사람들이 포함되는 경우 Excel용 무료 작업 주문 템플릿이 필요합니다. 작업을 완료하는 데 필요한 노동력, 도구 및 재료, 수행해야 할 작업, 비용, 작업 완료 마감일 및 할당된 작업에 대한 지침이 포함되어 있습니다.

애자일 스프린트 계획 템플릿

팀은 관리자가 계획하는 것과 같은 방식으로 작업하지 않을 수 있으므로 해당 언어를 구사해야 합니다. 애자일 환경에서 작업하는 경우 무료 애자일 스프린트 계획 템플릿을 사용하십시오. 단 몇 주 동안 지속되는 짧고 반복적인 스프린트를 통해 팀의 고유한 유연성을 팀에 제공합니다.

ProjectManager가 워크플로 프로세스를 개선하는 방법

ProjectManager는 워크플로를 보다 생산적으로 만들기 위해 많은 수작업을 자동화하는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 우리의 소프트웨어는 마감 시간이 다가오면 할당된 팀원에게 경고를 보내 모든 사람이 일정을 인지하고 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있도록 합니다.

Kanban 보드에서 워크플로 생성

워크플로를 시각화하는 칸반 보드와 같이 워크플로에 효율성을 추가하는 기능이 있습니다. 전통적인 칸반 보드처럼 할 일, 하는 일, 완료한 3개의 열이 있을 수 있습니다. 각 카드 아래에는 팀 구성원에게 할당할 수 있는 개별 작업이 있습니다. 이러한 카드는 쉽게 필터링할 수 있도록 태그를 지정할 수 있으며 더 나은 공동 작업을 위해 주석과 문서를 추가할 수 있습니다.

카드를 확장하여 작업에 대한 더 자세한 정보를 표시할 수 있습니다. 확장된 보기에는 작업 시간이 표시되고 할 일 목록 등을 만들 수 있습니다. 작업에 할당되지 않은 다른 팀원을 불러오고 싶다면 태그만 하면 이메일로 알림을 받을 수 있습니다.

대시보드에서 진행 상황 추적

ProjectManager가 도움이 될 수 있는 또 다른 영역인 워크플로를 최적화하려면 워크플로를 분석해야 합니다. 프로젝트 대시보드를 통해 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 실시간으로 확인할 수 있습니다. 하나의 보기에서 모든 작업을 추적하여 완료율을 보여줍니다. 또한 팀의 워크플로를 보고 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

ProjectManager에는 프로젝트를 계획, 추적 및 보고할 때 이 작업과 훨씬 더 많은 작업을 수행할 수 있는 도구가 있습니다. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용하여 워크플로 등에 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오.

워크플로 프로세스에 대해 자세히 알아보려면 이 비디오를 시청하십시오.

ProjectManager에는 프로젝트 관리의 모든 측면에 대한 방대한 블로그 게시물 라이브러리에서 확장할 수 있는 튜토리얼 비디오가 있습니다. 이 짧은 교육 비디오에서 PMP의 Jennifer Bridges는 워크플로 프로세스가 무엇인지 정의합니다.

다음은 참조용 스크린샷입니다!

시청 해주셔서 감사합니다!

전사:

오늘은 워크플로 프로세스를 정의하는 방법에 대해 이야기하고 있습니다. 글쎄요, 종종 새로운 이니셔티브나 새로운 프로젝트를 관리할 때 작업을 완료하기 위한 새로운 프로세스를 정의해야 합니다.

글쎄요, 그것은 때때로 하는 것보다 더 쉽습니다. 새로운 이니셔티브나 새 프로젝트를 보면 여러 플레이어가 관련되어 있으므로 프로젝트 관리자 또는 여러 프로젝트 관리자가 있을 수 있고 다른 팀 구성원이 있을 수 있으며 여러 번 디자이너, 파트너, 고객, 계약자 및 공급업체가 있습니다.

그리고 그와 함께 발생하는 문제 중 일부는 기존 프로세스를 처리하는 것입니다. 아마도 과거에 수행된 작업일 수 있습니다. 그래서 때때로 사람들은 예전 방식을 유지합니다. 그리고 다른 프로세스가 있었으므로 특히 타사 또는 공급업체인 경우 자체 프로세스가 있습니다.

따라서 모든 사람이 같은 언어로 말하거나 같은 방식으로 일을 하도록 하는 것은 어렵습니다. 그런 다음 때때로 이러한 플레이어 중 일부는 프로세스가 전혀 없고 어떤 사람들은 도구에 따라 프로세스가 설계되어 결과를 얻기가 어려울 때가 있습니다.

따라서 워크플로 프로세스를 설계할 때 끝을 염두에 두고 시작하려고 합니다. 그게 무슨 뜻이야? 우리는 현재 운영 방식과 미래 운영 방식을 살펴봅니다. 그래서 우리는 새로운 것을 하거나 다르게 하기 위해 무엇을 해야 하는지 살펴보아야 합니다.

따라서 우리가 살펴보고 싶은 몇 가지 사항은 프로세스, 워크플로 및 시스템이 어떻게 생겼는지, 모범 사례, 체크리스트, 어떤 질문을 해야 하는지, 어떤 파트너가 참여해야 하는지, 리더십 팀은 다음과 같아야 합니다. 하지만 오늘 화이트보드 세션에서는 워크플로에 집중하고 싶습니다.

이제 워크플로가 실제로 무엇인지 살펴보는 것으로 시작하겠습니다. 일련의 절차적 규칙에 따라 작업, 정보 및 문서가 한 사람에서 다른 사람으로 전달되는 비즈니스 프로세스의 정의, 실행 및 자동화입니다. 그리고 작업은 한 명 이상의 사람이 수행할 수 있으며 이는 자료, 정보 또는 서비스를 변환합니다. 기본적으로 워크플로가 어떻게 되는지 살펴보고 있습니다.

그래서 우리가 하나를 정의하는 방법에 대해 이야기합시다. 이것은 매우 높은 수준이지만 세 가지 주요 단계는 우선 워크플로 다이어그램을 만드는 것입니다. 그래서 그것은 문자 그대로 그 작업이 한 사람에서 다른 사람으로, 또는 한 그룹에서 다른 그룹으로 어떻게 전달되는지에 대한 다이어그램입니다. 그리고 물론, 당신은 그것이 매우 상세한 수준에 도달할 수 있다고 상상할 수 있습니다. 그러나 기억해야 할 중요한 것은 작업을 수행하는 사람들을 참여시켜 현실감 있게 만드는 것입니다.

그리고 두 번째로, 다이어그램이 완성되면 전체 팀과 이를 공유하고 동의가 있는지 확인하고 빈틈이 없는지 확인하고 다시 한 번 현실적인지 확인하고 싶습니다. 모든 사람이 프로세스에 서명하고 이를 채택하고 프로젝트 또는 이니셔티브 전반에 걸쳐 구현하기를 원합니다.

그런 다음 세 번째 작업에서는 워크플로 프로세스를 도구 기능과 일치시킵니다. 여기서 우리는 프로세스가 도구를 구동하도록 하고 싶습니다. 그러나 종종 사람들은 "글쎄, 그건 현실 세계가 아니야"라고 말합니다. 왜냐하면 그 도구는 기업에서 선택했거나 이미 사용하고 있기 때문입니다. 하지만 그걸로 우리는 상식을 사용하고 싶습니다.

우리는 또한… 프로젝트 관리 도구가 얼마나 중요한지 알 수 있기를 원합니다. 그리고 이를 통해 우리는 가능한 한 많이 자동화하고 싶은 도구를 사용합니다. 그러므로 일을 하는 사람들은 그들이 가장 잘할 수 있는 일을 할 수 있고 그것이 일입니다. 그리고 나서… 이 모든 것의 이점은 무엇입니까? 생산성을 향상시키고 오류를 줄이며 스트레스를 제거하고 이니셔티브 또는 프로젝트 간에 일관성을 유지합니다.

따라서 워크플로 프로세스에 도움이 되는 도구가 필요하면 지금 ProjectManager에서 소프트웨어에 등록하십시오.