Apa itu Surat Persetujuan? Jenis dan Format

Surat persetujuan adalah dokumen yang memberikan bukti bahwa Anda telah memberikan izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atas nama Anda. Ini bisa menjadi sesuatu yang sederhana seperti mengizinkan mereka mengambil paket dari kantor pos atas nama Anda, atau bisa lebih kompleks, seperti mengizinkan mereka untuk membuat keputusan medis atas nama Anda jika Anda tidak dapat melakukannya sendiri.

Surat persetujuan sering digunakan dalam lingkungan bisnis, karena memberikan cara bagi satu pihak untuk memberikan izin kepada pihak lain untuk mengambil tindakan yang mungkin memiliki implikasi hukum. Misalnya, jika Anda memberi seseorang wewenang untuk menandatangani kontrak atas nama Anda, Anda harus memberi mereka surat persetujuan terlebih dahulu. Surat persetujuan juga dapat digunakan dalam situasi yang lebih pribadi. Misalnya, jika Anda akan melakukan perjalanan dan tidak dapat merawat hewan peliharaan Anda, Anda dapat memberikan persetujuan tertulis kepada teman atau anggota keluarga untuk melakukannya.

Apa itu Surat Persetujuan?

Surat persetujuan adalah dokumen yang memberikan bukti bahwa penandatangan telah memberikan izin kepada orang lain untuk melakukan sesuatu yang biasanya memerlukan persetujuan atau otorisasi penandatangan.

Dengan kata lain, itu adalah cara satu pihak memberikan izin hukum kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu atas nama mereka. Surat persetujuan juga terkadang merupakan dokumen penting yang diwajibkan secara hukum karena membantu memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam suatu kegiatan, acara, atau kelas merasa nyaman dengan apa yang terjadi.

Pentingnya Surat Persetujuan

Ada banyak alasan mengapa Anda mungkin memerlukan surat persetujuan. Misalnya, jika Anda akan pergi ke luar kota dan orang lain akan merawat hewan peliharaan Anda, Anda harus memberi mereka Formulir Persetujuan untuk Perawatan Hewan yang diaktakan. Ini akan memberi wewenang kepada orang tersebut untuk membuat keputusan tentang perawatan hewan peliharaan Anda saat Anda tidak ada.

Penggunaan umum lainnya untuk surat persetujuan adalah ketika Anda perlu memberi seseorang wewenang untuk menandatangani kontrak atas nama Anda. Ini mungkin karena Anda tidak dapat hadir pada saat penandatanganan, atau karena pihak lain mengharuskan kontrak ditandatangani oleh seseorang yang memiliki wewenang khusus di dalam perusahaan Anda. Dalam hal ini, surat persetujuan harus spesifik tentang tindakan apa yang diizinkan untuk dilakukan oleh penandatangan.

Surat persetujuan juga dapat digunakan dalam situasi yang lebih pribadi. Misalnya, jika Anda memiliki anak yang akan bepergian dengan orang lain, Anda harus memberikan Surat Izin Bepergian dengan Anak di Bawah Umur. Ini akan memberikan izin kepada orang lain untuk membuat keputusan terkait perjalanan anak, seperti memesan penerbangan dan hotel, saat Anda tidak ada.

Pedoman Penulisan Surat Persetujuan

Tidak ada templat satu ukuran untuk semua untuk surat persetujuan, karena detailnya akan bervariasi tergantung pada situasinya. Namun, ada beberapa pedoman umum yang dapat Anda ikuti untuk memastikan bahwa surat Anda jelas dan ringkas-

1. Pastikan untuk memasukkan semua informasi yang relevan tentang situasi tersebut.
2. Nyatakan dengan jelas apa yang Anda setujui.
3. Sertakan detail terkait, seperti tanggal atau tenggat waktu.
4. Tentukan kondisi atau batasan apa pun atas persetujuan Anda.
5. Pastikan bahwa surat itu diberi tanggal dan ditandatangani.

Jenis Persetujuan

Surat persetujuan merupakan bagian penting dari proses mendapatkan izin dari wali yang sah. Ini adalah dokumen tertulis yang memberikan bukti bahwa individu telah memberikan persetujuan mereka untuk sesuatu.

Ini bisa untuk perawatan medis, perjalanan, atau aktivitas lain di mana orang lain akan terlibat. Persetujuan dapat diberikan dengan berbagai cara, termasuk secara verbal, implisit, atau eksplisit.

Persetujuan implisit adalah ketika seseorang tidak mengatakan tidak, dan dapat diasumsikan bahwa mereka baik-baik saja dengan apa yang terjadi. Persetujuan eksplisit adalah ketika seseorang mengatakan ya atau menyetujui sesuatu. Dengan persetujuan eksplisit, tidak ada ruang untuk interpretasi.

Persetujuan opt-out adalah ketika orang tua atau wali memberikan izin kepada anak mereka untuk berpartisipasi dalam suatu aktivitas, tetapi mereka memiliki opsi untuk mengeluarkan anak mereka dari aktivitas tersebut jika mereka memilih untuk melakukannya.

Persetujuan langsung adalah ketika orang tua atau wali memberikan izin kepada anak mereka untuk berpartisipasi dalam suatu kegiatan, acara, atau kelas dengan menandatangani surat persetujuan.

Persetujuan tidak langsung adalah ketika orang tua atau wali memberikan izin kepada anak mereka untuk berpartisipasi dalam suatu kegiatan, acara, atau kelas dengan menyetujuinya secara lisan.

Jika orang tua atau wali memutuskan untuk menolak persetujuan, anak mereka tidak akan dapat berpartisipasi dalam aktivitas, acara, atau kelas.

Bagaimana cara menulis Surat Persetujuan?

Memformat Surat Anda

1. Gunakan template jika memungkinkan

Surat persetujuan bisa sederhana atau kompleks, tergantung situasinya. Jika Anda memiliki template atau bahkan hanya format umum yang Anda sukai, ini akan membuat proses penulisan surat Anda menjadi lebih mudah. Misalnya, jika Anda sedang menyusun surat persetujuan untuk anak Anda untuk pergi ke luar negeri, Anda dapat menggunakan template atau formulir dari kedutaan negara atau departemen luar negeri. Template untuk surat persetujuan yang berkaitan dengan transaksi bisnis komersial, seperti penggunaan kekayaan intelektual, juga tersedia dari lembaga pemerintah.

2. Gunakan format surat bisnis formal

Surat persetujuan sering kali harus berupa dokumen bisnis formal, jadi penting untuk menggunakan format yang benar. Ini termasuk menggunakan salam yang benar (misalnya, "Tuan Smith yang Terhormat"), serta menutup surat dengan tanda tangan profesional (misalnya, "Hormat kami, John Doe"). Pilih jenis huruf yang mudah dibaca. Font default perangkat lunak pengolah kata Anda biasanya cukup baik, atau Anda dapat menggunakan sesuatu yang lebih formal, seperti New Roman.

3. Identifikasi penerima surat yang sesuai

Surat persetujuan sering ditujukan kepada individu tertentu, seperti orang yang akan merawat hewan peliharaan Anda saat Anda berada di luar kota. Dalam kasus lain, surat tersebut dapat ditujukan kepada khalayak umum, seperti ”Kepada Yang Berkepentingan”.

4. Buat blok tanda tangan dan notaris

Jika Anda membuat surat persetujuan untuk tujuan hukum atau bisnis, Anda harus menyertakan tanda tangan dan blok notaris. Blok tanda tangan adalah tempat Anda akan menandatangani surat, dan blok notaris adalah tempat notaris akan menyaksikan tanda tangan Anda.

B -Menyusun Surat Anda

1. Tinjau informasi apa pun dari permintaan asli

Surat persetujuan sering kali sebagai tanggapan atas permintaan dari pihak lain. Sebelum Anda mulai menyusun surat Anda, pastikan untuk meninjau permintaan asli dengan cermat untuk memastikan bahwa Anda memahami apa yang diminta dari Anda.

2. Kumpulkan detail spesifik tentang subjek surat Anda

Surat persetujuan sering kali perlu menyertakan detail spesifik tentang situasi tersebut. Misalnya, jika Anda menyetujui rencana perjalanan anak Anda, Anda perlu memberikan informasi tentang rencana perjalanan anak dan siapa yang akan menemani mereka. Jika Anda menyetujui penggunaan kekayaan intelektual Anda, Anda harus menentukan jenis penggunaan dan durasi perjanjian.

3. Garis besar surat itu

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang diperlukan, Anda dapat mulai menyusun surat Anda. Mulailah dengan menyatakan tujuan surat dalam kalimat pembuka. Kemudian, berikan detail yang relevan tentang situasi tersebut. Pastikan untuk menyertakan kondisi atau batasan apa pun pada persetujuan Anda. Terakhir, sebutkan kapan surat itu akan kedaluwarsa.

4. Identifikasi diri Anda dan minat Anda pada subjek surat

Surat persetujuan sering kali harus ditandatangani oleh orang yang memberikan persetujuannya. Sebelum Anda menandatangani surat itu, pastikan untuk menyertakan nama lengkap dan jabatan Anda, serta minat Anda pada subjek surat itu. Misalnya, jika Anda menulis surat persetujuan untuk anak Anda bepergian, Anda harus menyertakan hubungan Anda dengan anak tersebut (misalnya, “Saya adalah orang tua dari anak tersebut”). Jika Anda menulis surat persetujuan untuk penggunaan kekayaan intelektual Anda, Anda harus menyertakan gelar atau posisi Anda (misalnya, "Saya adalah pemilik hak cipta").

5. Jelaskan secara spesifik apa yang Anda setujui

Tubuh surat Anda harus menjelaskan secara spesifik apa yang Anda setujui. Misalnya, jika Anda menulis surat persetujuan untuk anak Anda bepergian, Anda perlu memberikan detail tentang rencana perjalanan anak tersebut dan siapa yang akan menemani mereka. Jika Anda menulis surat persetujuan untuk penggunaan kekayaan intelektual Anda, Anda perlu menentukan jenis penggunaan dan durasi perjanjian.

6. Batasi periode waktu persetujuan Anda berlaku

Surat persetujuan sering kali perlu menyertakan pernyataan tentang berakhirnya persetujuan. Misalnya, jika Anda menulis surat persetujuan untuk anak Anda bepergian, Anda perlu menentukan kapan anak tersebut akan kembali. Sebagian besar surat persetujuan adalah untuk waktu yang terbatas, tidak permanen. Masukkan jangka waktu atau tanggal persetujuan Anda tidak lagi berlaku ketika Anda menyatakan bahwa itu akan diberikan untuk sementara.

7. Sertakan informasi kontak yang valid

Jika orang yang menerima surat Anda memiliki pertanyaan, mereka harus dapat menghubungi Anda. Pastikan untuk menyertakan nama lengkap, alamat, dan nomor telepon Anda (atau alamat email, jika diinginkan) di akhir surat. Sebaiknya sertakan informasi kontak rumah dan kantor Anda, serta jam Anda biasanya tersedia di setiap lokasi jika Anda menulis surat persetujuan pribadi. Jika Anda sedang menyusun surat persetujuan atas nama perusahaan atau organisasi, Anda biasanya hanya menyertakan informasi kontak perusahaan.

C- Menjadikannya Resmi

1. Koreksi surat Anda dengan cermat

Sebelum Anda menandatangani dan mengirim surat Anda, pastikan untuk mengoreksinya dengan hati-hati jika ada kesalahan. Surat persetujuan sering kali perlu diaktakan, jadi penting agar surat itu bebas dari kesalahan. Mulailah dengan membaca kata terakhir dan mundur ke yang pertama, membaca setiap kata satu per satu saat mengoreksi. Dengan begitu, kesalahan jauh lebih mudah dikenali.

2. Cetak surat Anda pada kop surat resmi jika sesuai

Jika Anda menulis surat persetujuan atas nama perusahaan atau organisasi, Anda harus mencetak surat tersebut dengan kop surat resmi. Ini menambah tingkat otoritas ekstra pada surat itu. Misalnya, Anda tidak akan menggunakan kop surat bisnis untuk menulis surat persetujuan bagi anak Anda untuk pergi ke luar negeri jika Anda bukan pemilik perusahaan tersebut. Korespondensi bersifat pribadi daripada komersial.

3. Tanda tangani dan beri tanggal pada surat Anda

Sebagian besar surat persetujuan harus ditandatangani oleh orang yang memberikan persetujuan mereka. Pastikan untuk menandatangani dan memberi tanggal pada surat itu di tempat yang sesuai. Jika tanda tangan Anda diaktakan, tidak diragukan lagi bahwa Andalah orang yang menandatangani dokumen tersebut. Jika Anda mengirim salinan elektronik surat tersebut, Anda dapat mengetikkan nama Anda sebagai pengganti tanda tangan. Pastikan untuk menyertakan pernyataan di akhir surat yang mengatakan “Surat ini ditandatangani secara elektronik oleh (Nama Anda) pada (Tanggal).”

4. Sertakan dokumen pendukung tambahan lainnya

Bergantung pada jenis persetujuan yang Anda berikan, Anda mungkin perlu menyertakan dokumen pendukung tambahan. Misalnya, jika Anda menulis surat persetujuan untuk anak Anda bepergian ke luar negeri, Anda harus melampirkan salinan paspor mereka ke surat tersebut. Jika Anda memberikan izin kepada seseorang untuk menggunakan kekayaan intelektual Anda, Anda mungkin perlu menyertakan salinan kontrak atau perjanjian yang relevan.

5. Kirimkan surat itu ke orang yang tepat

Setelah Anda selesai menyusun dan menandatangani surat Anda, saatnya untuk mengirimkannya kepada orang yang tepat. Jika Anda mengirim surat melalui pos, pastikan untuk menggunakan surat tercatat sehingga Anda memiliki bukti bahwa surat itu telah dikirim. Jika Anda mengirimkan surat secara langsung, Anda mungkin ingin meminta orang tersebut untuk menandatangani tanda terima yang mengonfirmasi bahwa mereka telah menerima surat tersebut.

6. Buat salinan surat Anda

Setelah Anda menyelesaikan draf akhir Anda, buat beberapa salinan surat itu. Sebaiknya simpan satu untuk catatan Anda dan kirim yang lain ke pihak yang tepat. Jika Anda mengirim salinan elektronik surat itu, pastikan untuk menyimpan salinannya juga untuk catatan Anda. Anda mungkin perlu merujuknya kembali di beberapa titik di masa mendatang.

Jenis Formulir Persetujuan

1. Formulir Izin Orang Tua

Formulir persetujuan orang tua adalah dokumen yang memungkinkan anak di bawah umur untuk berpartisipasi dalam suatu kegiatan, acara, atau program. Formulir tersebut digunakan sebagai surat persetujuan orang tua dan ditandatangani oleh orang tua atau wali sah anak tersebut, yang memberikan izin kepada anak mereka untuk mengikuti kegiatan tersebut.

2. Formulir Persetujuan Medis

Formulir persetujuan medis adalah dokumen yang memberikan izin kepada orang lain untuk membuat keputusan medis atas nama Anda. Formulir ini biasanya digunakan ketika seseorang tidak dapat membuat keputusan sendiri, seperti ketika mereka tidak sadar atau memiliki cacat mental.

3. Formulir Persetujuan untuk Penelitian atau Informed Consent

Formulir persetujuan untuk penelitian atau informed consent adalah dokumen yang memberikan izin kepada Anda untuk berpartisipasi dalam studi penelitian. Formulir tersebut menguraikan risiko dan manfaat dari mengambil bagian dalam penelitian ini, serta hak-hak Anda sebagai peserta.

4. Formulir Persetujuan Pendidikan

Formulir persetujuan pendidikan adalah dokumen yang memberikan izin bagi seorang anak untuk dididik dengan cara tertentu. Formulir ini biasanya digunakan ketika orang tua atau wali memilih program pendidikan untuk anak-anak mereka, seperti homeschooling atau sekolah swasta.

Kapan Menggunakan Surat Persetujuan?

Surat persetujuan biasanya digunakan ketika Anda perlu memberi izin kepada orang lain untuk melakukan sesuatu atas nama Anda. Surat tersebut dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti memberikan izin kepada anak Anda untuk bepergian ke luar negeri atau memberikan izin kepada orang lain untuk menggunakan kekayaan intelektual Anda.

Surat persetujuan juga sering digunakan dalam dunia bisnis. Misalnya, Anda mungkin perlu menulis surat persetujuan jika Anda akan bekerja dengan klien atau mitra baru.

Surat persetujuan juga dapat digunakan dalam situasi hukum. Misalnya, jika Anda akan bersaksi di pengadilan, Anda mungkin perlu menandatangani surat persetujuan yang memberikan izin agar kesaksian Anda digunakan.

Surat persetujuan biasanya digunakan ketika ada beberapa jenis risiko yang terlibat. Misalnya, jika Anda memberi izin kepada orang lain untuk membuat keputusan medis atas nama Anda, ada risiko bahwa mereka mungkin tidak membuat keputusan terbaik untuk kesehatan Anda.

Surat persetujuan juga dapat digunakan ketika ada potensi kerugian finansial. Misalnya, jika Anda memberi seseorang izin untuk menggunakan kekayaan intelektual Anda, ada risiko bahwa mereka mungkin tidak menggunakannya dengan benar dan akibatnya Anda bisa kehilangan uang.

Akhirnya, surat persetujuan dapat digunakan ketika ada kemungkinan tindakan hukum. Misalnya, jika Anda bersaksi di pengadilan, ada risiko bahwa kesaksian Anda dapat digunakan untuk melawan Anda dalam tuntutan hukum di masa mendatang.

Kapan Tidak Menggunakan Surat Persetujuan?

Ada beberapa situasi di mana surat persetujuan bukanlah pilihan terbaik. Misalnya, jika Anda menandatangani kontrak, Anda harus meninjau persyaratan kontrak dengan cermat sebelum menandatanganinya. Surat persetujuan bukan pengganti kontrak.

Selain itu, surat persetujuan tidak boleh digunakan untuk memberikan izin kepada orang lain untuk melakukan sesuatu yang ilegal. Misalnya, Anda tidak boleh menggunakan surat persetujuan untuk memberikan izin kepada seseorang untuk melakukan penipuan.

Akhirnya, surat persetujuan tidak boleh digunakan untuk melepaskan hak Anda. Misalnya, Anda tidak boleh menggunakan surat persetujuan untuk melepaskan hak privasi Anda atau hak Anda untuk menolak perawatan medis.

Template untuk menulis Surat Persetujuan

A- Template Surat Persetujuan untuk Anak-anak Bepergian ke Luar Negeri

Orang tua atau Wali yang terhormat,

Saya menulis untuk meminta persetujuan Anda agar anak saya, (masukkan nama anak), untuk bepergian ke luar negeri bersama saya. Saya akan bertanggung jawab atas semua pengeluaran anak selama kami berada di luar negeri, dan saya akan memastikan bahwa anak tersebut memiliki semua dokumen perjalanan yang diperlukan.

Saya mengerti bahwa dengan memberikan persetujuan saya, saya juga bertanggung jawab atas keselamatan dan kesejahteraan anak selama kami bepergian. Saya akan melakukan segala daya saya untuk memastikan bahwa anak itu aman dan sehat, dan saya tidak akan mengambil risiko apa pun yang dapat membahayakan keselamatan mereka.

Saya telah melampirkan salinan paspor dan polis asuransi perjalanan saya pada surat ini.

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya di (masukkan informasi kontak Anda).

Terima kasih atas waktu dan pertimbanganmu.

Sungguh-sungguh,

(Namamu)

B- Templat Surat Persetujuan untuk Memberikan Izin kepada Seseorang untuk Menggunakan Kekayaan Intelektual Anda

Yang terhormat (masukkan nama),

Saya menulis untuk memberi Anda persetujuan saya untuk menggunakan kekayaan intelektual saya untuk tujuan (masukkan tujuan). Saya memahami bahwa dengan memberikan persetujuan saya, saya juga bertanggung jawab atas keamanan dan kesejahteraan kekayaan intelektual.

Saya telah melampirkan salinan paspor dan polis asuransi perjalanan saya pada surat ini.

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya di (masukkan informasi kontak Anda).

Terima kasih atas waktu dan pertimbanganmu.

Sungguh-sungguh,

(Namamu)

Kesimpulan!

Pada catatan penutup, jelas bahwa Surat Persetujuan digunakan untuk mendapatkan persetujuan dari seseorang untuk tugas tertentu yang mungkin memiliki beberapa risiko.

Surat ini harus ditulis dengan nada formal dan harus berisi semua rincian yang relevan mengenai tugas tersebut. Individu juga harus dibuat sadar akan hak-hak mereka dan apa yang mereka setujui.

Apa pendapat Anda tentang Surat Persetujuan? Apakah Anda pikir mereka perlu? Beri tahu kami di komentar di bawah!